文件统一管理规定[1]
公文收发管理规定1
公文收发管理规定1公文收发管理规定1有限公司文件号文件收发管理规定为了加强公司公文办理工作的规范化，提高公司部门之间需要协调的工作的效率和质量，尤其是提高外地办事处需要工厂各部门协助处理的事情的效率，避免文件发到工厂没人接受或者没人协助处理的事情发生，实现协调工作的制度化，特制定本制度。
一、适应范围1、公司各部门之间需要由公司层面级协调处理的所有文件、制度、通知、通告、规定、申请等文件（部门内部或者部门之间可以自行协调解决的问题，以自行解决为主）；2、公司政府主管部门下发的需要办理回复的文件。
二、负责部门收发文管理工作均由总经办统一负责管理，总经办秘书负责收文、发文、归档三、收文办理1、收文办理的程序一般包括：签收、编号、登记、分送、阅批、分办、催办、回复、保管、归档、销毁等；2、总经办接到来文后，要认真核对并逐件编号，制作文件传阅处理单，并登记收文登记簿；3、来文登记后，按照文件的内容和性质进行分送，交给相关领导阅示后，由秘书按领导批示意见交给责任部门进行处理；4、一般文件应于两天内处理完毕，有规定办理期限的，应按规定时限办理结束，各部门或个人对承办的文件必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；没有特殊原因而延期不办的，每次扣除当月绩效5分；5、对于急办件，秘书应立即将文件送领导批阅，领导不在时，应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理，事后及时向领导汇报并做好督办工作；6、各部门均应实行文件催办制度，负责办理的人员，对自己经手处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事；7、办理完毕的来文经总经理审阅后应由秘书进行归档；四、发文处理1、发文办理的程序一般包括：拟稿，校对，审核、签发（批准）、登记、下发、归档、销毁等；2、凡需会审的文件，需填制《公司文件会审表》，不需要会签的文件由该部门负责人审核签发，需会签的文件经由有关部门会签后交总经理签发，最后统一交秘书办理；3、经签发的文件，统一由秘书编制文号并下发；4、签发后的文件，未经批准，不得改动；5、文件办完后，总经办应及时将文件的签发稿、正本和有关材料整理归档。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
公司文档管理规章制度
公司文档管理规章制度公司文档管理规章制度一、目的为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合我公司实际情况，特规定本制度。
二、权责范围集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门，负责本制度的拟定、审核及执行解释；总经理负责本制度的批准执行。
集团公司行政人事部负责本制度的落实与实施跟进。
三、文件种类本制度所指公文，包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。
四、文件发行程序1.各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。
2.新编制管理型文件编制完成后，由原编制单位人员进行校对工作，需发行的报行政人事部统一处理，技术型文件报技术质量部进行处理，严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门。
严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。
3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。
审核重点是：是否符合行文规则；内容是否合法；涉及其他部门的事项是否已协商会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全。
4、经审核，对符合行文规则的公文，行政人事部及时进行登记编号存档，并加盖德高公司“文件发行专用章”，不符合行文规则的公文做退件处理。
对于符合规定需发行的文件，需在一个星期内必须发行。
5、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（1）涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。
（3）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
由行政人事部统一编排发文字号。
（4）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（5）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。
公司文件管理制度及流程精选1七篇
公司文件管理制度及流程精选1七篇篇1：公司文件管理制度一.总则第一条为减少发文数量，提升办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包含：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二.收文的管理第三条公文的签收1.凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条文件的传阅与催办1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。
如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5.行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
1-10 公文管理办法
附件：煤炭集团有限公司公文管理办法第一章总则第一条为加强煤炭集团有限公司（以下简称“公司”）公文管理，规范公文管理内容和要求，做好公文收发处理工作，根据《中国华电集团公司公文管理办法》、《中国华电集团公司公文处理办法》相关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于本公司公文处理的管理。
（一）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
公文由总经理工作部统一收发、分办、传递、用印、归档和销毁。
（二）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保党和国家秘密的安全。
机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。
（三）公司公文处理采用公司办公自动化系统（以下简称“OA系统”），所有非涉密公文处理全程通过OA系统进行电子文件运转，涉密文件采用纸质文件运转。
电子文件要根据公司电子文件管理办法进行处理。
第三条公文是公司在实施管理和领导过程中所形成的具有特定或法定效力的规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策、发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。
第四条公司公文包括：“煤炭集团有限公司文件”、“中共煤炭集团有限公司党组文件”，便函文件用“煤炭集团有限公司”，分别简称公司正式发文、便函发文。
第五条公司总经理工作部是公文管理机构，主管本单位并负责指导所属单位的公文处理工作。
总经理工作部配备专职人员负责公文处理工作。
公司各部门专人负责文秘联络工作。
文秘人员应忠于职守，转变作风，更新观念，勤奋好学，并具备有关专业知识。
第二章公文管理权限第六条总经理工作部管理权限：（一）拆封署名公司收启的信件。
（二）根据收文内容，按公司领导批示进行分办。
（三）对公司领导批办的文电实施催办。
（四）审核发文文稿，对内容不明确、手续不完备、质量不符合标准的文稿，有权退回重拟。
（五）文件传阅过程中，对不符合传阅要求的文件提出意见。
办公室物品摆放管理规定_1
办公室物品摆放管理规定篇1:办公室物品摆放管理规定办公区物品摆放规范为使办公区物品摆放规范、整齐、统一、美观，积极打造优美的办公环境，展示集团良好的工作形象，按照人性化、精细化管理要求，结合各职能中心工作实际，特制订办公区物品摆放管理规范。
一、办公桌物品摆放基本要求：1、办公区物品的摆放以整齐、整洁、有序为主。
2、办公桌除台历、茶水杯、笔筒、电话机、文件框、绿植外不得摆放其他物品。
3、办公桌台下只允许放置电脑机箱、纸篓、办公椅，其他不允许放置任何物品。
4、所有办公桌台设施不得私自张贴画报、随意涂鸦。
5、办公电脑的桌面背景必须统一使用集团背景图片，保持桌面整洁，并注意保护公司秘密。
6、单一办公桌摆放及相连办公桌摆放按照统一规范原则。
（见图）7、影响整体美观的私人物品不允许出现在办公区内，办公室通道中不允许摆放任何物品，笤帚、畚箕放要统一置放在办公区的角落。
8、下班时，请将办公椅放在办公桌下的空间处，椅背贴桌面平行，最后离开办公室时须将饮水机、电脑、照明灯关闭，切断电源。
9、样品、印刷品、资料等一律按照及时使用、及时清理、及时领用、及时发放，统一放置的原则，一律不得置放在办公区域内。
10、文件夹、档案盒标签统一按规定使用。
（见附图）11、所有办公人员应随时保持办公桌面和周边办公环境整洁，物品摆放整齐，并积极主动打扫个人办公区卫生。
二、工作椅摆放要求：1、人离开办公室短时外出，座位半推进。
2、人离开办公室，超过四小时或休息，座位完全推进。
三、文件资料摆放要求：1、文件资料的摆放要合理、整齐、美观。
2、各类资料、物品要编号，并按类摆放。
3、保持文件柜、办公桌抽屉清洁整齐，随时进行清理、整顿。
四、本规定由行政人事管理中心督察办负责检查考核，违反本规范要求的员工，将给与20元-200元不等的经济处罚。
篇2:安全生产监督管理规定安全生产监督管理规定第一章总则第一条为加强公司生产安全工作，规范安全管理，防止和减少生产安全事故，保障人民生命和财产的安全，维护公司的改革、发展和稳定，依据《中华人民共和国安全生产法》（以下简称《安全生产法》）、国家有关法律法规和集团公司的《安全生产管理制度》，结合公司具体情况，特制定本规定。
文件发放回收管理规定
档案管理制度为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。
1、文件的发放：（1)财务部、生产部、知识产权管理部、营销部、办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收.需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件由办公室安排专人统一发放和回收。
（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。
发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。
如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。
代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。
需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等）,发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人.2、文件的更改：（1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况,可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。
但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章.3、文件的换页：（1）任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页.（2）有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。
公文发文管理规定
公文发文管理规定为了进一步规范公司发文办理工作，，结合公司电子公文系统运用和公文运行管理实际，特制定本规定。
一、公司机关部门发文管理规定（一）机关部门发文事项１．为增强部门发文的权威性，结合各部门工作职责及发文实际，对部门发文作进一步规范。
机关各部门向所属各单位印发部门文件应在规定的事项范围内，其余日常业务联系、商洽工作的事项均以部门函件（带函件文头编号）或便函（带函件文头不编号）形式印发。
２．部门发文主要包括以下四种情况：印发有关通知、通报；对基层单位有关事项进行批复；印发表彰决定；印发部门规章制度。
3．部门转发文件应遵循对等原则，按来文等级选择相应的发文等级，不得随意提高转发文件的等级，可根据实际情况降低发文等级。
（二）机关部门行文规则１．除总经理办公室外，机关其他部门不得对外正式行文。
各部门可以部门函件、便函的形式对外联系和商洽工作。
２．各部门与所属各单位对口部门之间日常联系业务、商洽工作、征询意见、沟通情况，可以部门函件或便函行文。
３．各部门在发文事项范围内向所属各单位印发部门正式文件时，主送单位可写“各单位”或“ＸＸＸ单位”。
但以部门函件或便函对所属基层单位行文时，主送单位只能为各单位对口的业务部门。
４．除人事处可就干部任免事项向机关内设机构印发部门文件外，公司机关部门之间一般不互相正式行文。
５．部门间不联合行文。
发文事项涉及多个部门时，由主办—1 —部门办文，并会签相关业务部门。
6．（办公室）、组织部、思想政治工作处、工会、团委可以在职权范围内，分别向所属基层单位的对口部门行文。
7 . 办公室根据公司授权，可以向各单位（总支）行文。
公司的其他部门如（办公室）、组织部、思想政治工作处、工会、团委不得对各单位（总支）发布指示性公文（通知、决定、批复、意见），可根据公司授权，以公司名义向各单位（总支）行文。
8. 公司的其他部门向所属各单位印发部门正式文件时，其主送单位可分别使用“各单位，各单位纪检工作部门”；“各单位群工作部门”；“各单位工会”；“各单位团委，各直属团总支、支部”名称。
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文件统一管理规定
1目的
为统一集团不同体系之间及体系内外文件管理，规范文件格式及管理流程，为下一步推行卓越绩效管理做好铺垫，特制定本规定。
2适用范围
本办法适用于公司所有文件，包括受控文件、外来文件、红头文件及内部文件等。
3文件定义
3.1受控文件：包括体系手册，程序文件，作业文件中的各类条例、规定、管理制度、规程、计划，及记录文件等跨厂部、跨部门管理执行的文件。
3.2外来文件：公司以外单位提供的文件，除国家标准、行业标准、法律法规等的有效版本外，包括政府发文、顾客提供的图样。
3.3内部文件：各厂部室下发需本单位内部执行的文件。
4职责划分
4.1企业管理及改革部负责公司受控文件的审核、发放、回收、管理；负责监督、检查公司各种文件的执行及制度的评审；负责外来文件的收发记录备案；红头文件的下发、确认。
4.2公司厂部室负责以本厂部室名义制定的内部文件的起草、修订、发放、回收、保存、执行监督、处罚管理。
4.3工作所涉及的外来文件由相关厂部室收发、记录、保存、管理，每月初将外来文件的收发记录在企业管理及改革部备案。
4.4各体系相关单位负责各体系手册的起草、修订、审核、监督与执行。
5文件的制定原则
5.1目的明确，符合国家有关法律、法规、标准及各体系手册的要求。
5.2责任主体和分工明确，内容无遗漏、重叠、矛盾。
5.3工作流程便于操作，管理成本较低。
5.4与相关制度紧密配合、准确对接，便于检查和评价管理结果。
5.5文件具有一年以上的适用性和稳定性，以暂行规定、试行、补充规定
等字眼为标题或结尾的制度，原则上运行期限不能超过一年。
5.6文件编号、术语、符号、代号、尺寸、打印字体、格式等要求统一，文件与文件之间相关内容一致。
6文件的构成及格式
6.1除红头文件、外来文件、化工体系文件外按原有规定执行，其余文件一律按以下规定执行。
6.2表头要求：字体宋体，字号小四，文本右对齐；形式如下：
文件编号第几页/共几页
6.3字体要求：文件标题居中，左右侧缩进0字符，段前0行段后自动，中文字体宋体，字形加粗，字号二号；正文用四号仿宋体，段落为25磅固定值，常规对齐为两端对齐，左右侧缩进0字符，首行缩进2字符，段前段后0行，行距25磅，字符间距为100%，标准间距（行距可稍做调整，以达到美观），上边距25mm、下边距20mm、左边距22mm、右边距20mm。
6.4页眉页脚要求：页眉距离1.3mm页脚距离1.1mm。
6.5正文顺序号形式为：
1--
1.1--
1.1.1--
共为三层，如内容层次较多，则第四层采用“（1）（2）”形式，第五层采用“①、②”形式，各层次之间结尾标点要求一致。
6.6结尾落款格式要求
6.6.1文件颁发部门：指文件制定部门，要求写部门全称，多个部门共同起草的，部门名称中间用空格隔开。
6.6.2生效日期：XXXX年X月XX日，由文件颁发部门填写具体阿拉伯数字的日期。
6.6.3抄报：字体楷体、字号五号，抄报人姓名加职务。
6.6.4发至：字体楷体、字号五号，根据文件发放范围合理书写，同级别单位（职务）用顿号隔开，不同级别单位（职务）用逗号隔开。
6.6.5起草人、审核人、批准人：字体楷体、字号五号，手写签字；审核人、批准人二者可为一人。
6.6编号形式为：
6.6.1集团文件编号：JY（企业编号）/XX（部门编号）-△△（文件类型拼音首写字母）-□□□（文件流水号）-00（文件修订号，从00开始）。
6.6.2厂部文件编号：XX（部门编号）-△△（文件类型拼音首写字母）-□□□（文件流水号）-00（文件修订号，从00开始）。
保密
7文件的控制
7.1文件的起草或修改、审核、批准
7.1.1各职能部室根据管理工作的需要，进行文件起草或修改，报上级领导，经批准后进行充分的调查研究，起草或修改文件初稿。
7.1.2初稿完成后，要征求相关单位的意见和建议，充分讨论沟通，改正不适宜之处，使文件初稿进一步完善。
修改后的文件初稿报企业管理及改革部。
7.1.3企业管理及改革部对文件初稿的可操作性、有效性、冲突性、形式是否规范等方面进行审查，并将审查意见反馈到职能部室。
7.1.4各职能部室按照企业管理及改革部的审查要求，对文件进行相应的修改和完善。
定稿后，以公司名义下发的文件由部门主管副总审核，董事长批准；以职能部室名义下发的文件由部门主管领导审核，主管副总批准。
7.2文件的发放与回收
7.2.1文件一经批准，必须在执行之前发至有关人员或部门。
7.2.2文件定稿后，到企业管理及改革部进行备案，企业管理及改革部填写分发号、加盖受控章后方可发放执行。
属于旧文件更改必须收回旧的文件，做好回收记录。
旧制度至少保留一份，并在文件上加盖“作废”印章，以备历史查询。
7.2.3电子版文件的发放。
文件批准后把电子版文件发至企业管理及改革部文件管理员OA内网，由文件管理员负责转化为PDF格式并依据文件发放范围进行发放。
7.3文件的废除、失效与销毁
文件的题目改变或其它原因需要废除，原文件废除。
文件废除后，原文件编码不再使用；文件修订后，在新版文件执行的同时，旧版文件过时失效。
当文件废除后，文件过时失效。
文件的销毁由专人负责，销毁文件、记录时应有第三方监督人及销毁记录。
8记录的管理
8.1记录文件的印刷
各种记录的印制由各部门负责印制。
使用的记录格式为经过批准的格式。
8.2记录文件的填写
8.2.1记录由相关负责人负责填写，内容真实，字迹清楚，符合相关格式格式要求规定，不得撕毁或任意涂改。
8.2.2填写结束后，由填写人等相关人员确认，并签注姓名和日期。
8.2.3记录由各记录相关上级单位人员进行审核。
8.3记录文件的保存
记录由所在厂部室保存，设置专人负责，一般保存期限为三年，根据实际情况保存期限需调整的，要标明更改后保存期限。
9外来文件
9.1所有外来文件的接收、发放要有登记，并编号标识。
9.2每月月初各外来文件归口管理单位对本单位新增外来文件到企业管理及改革部进行备案。
10红头文件的控制
根据公司要求需采用红头格式的文件，由起草单位报企业管理及改革部进行审核,后报董事长审批；由企业管理及改革部负责转为红头格式，并按照相应的发放范围进行发放，由相关单位签字确认。
11附则
本规定自下发之日起执行。