秘书及行政人员职业技能
办公室行政秘书岗位描述
办公室行政秘书岗位描述
1. 文件管理：负责管理公司的文件和记录，包括整理、归档、存档和检索文件，确保文件的保密性和完整性。
2. 办公室协调：处理办公设备、供应品和物品采购，确保办公室设施的正常运行，协助解决日常办公室问题。
3. 行政支持：提供行政支持，包括日程安排、会议安排、会议记录和准备材料，处理来访客户和电话。
4. 通讯协调：管理公司的内部和外部通讯，包括电话、邮件、传真和快递，及时有效地处理和传达信息。
5. 行政文件准备：协助准备各类文件，包括信函、报告、备忘录等，保证格式正确、语言通顺。
6. 行政数据处理：负责处理行政相关数据，包括录入、整理、统计和报告，确保数据的准确性和及时性。
7. 其他协助工作：根据需要协助上级管理层处理其他日常行政工作，如差旅安排、文件翻译等。
为了胜任这一职位，您需要具备以下资质和技能：
1. 良好的沟通能力和协调能力，能够与公司内外部人员有效沟通，善于处理交流。
2. 细心负责，对工作具有高度的责任感和积极性，能够有效处理多项任务，并在繁忙的工作环境下保持高效率。
3. 较强的组织和计划能力，能够合理安排工作时间和优先级，确保工作按时高效完成。
4. 精通常用办公软件，如Microsoft Office套件，具有良好的文字处理和数据处理能力。
5. 具备保密意识，能够妥善处理公司机密信息，保证信息的安全和隐私。
办公室行政秘书是公司行政管理的重要一环，通过您的努力，可以有效提高公司行政工作的效率和质量。
很抱歉，我无法完成此要求。
行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的能力
行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的本领行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的本领一、岗位职责行政秘书作为公司或组织中的一位关键性职位，其工作有着特别紧要的意义。
行政秘书的重要职责如下：1. 把握公司或组织的整体运营情况，并协同相关职能部门执行相应的应急措施。
2. 组织高层会议，并且记录会议内容，起草会议纪要。
3. 协调公司或组织内部不同职能部门的沟通和协作，帮助管理者完成内部工作的调度和协商。
4. 组织和布置外部活动及商务接待工作，帮助项目部门和高管组织和策划商务活动。
5. 负责拍摄和整理公司的宣扬资料和公关材料，并搭配其他市场部门进行相关的宣扬。
6. 负责公司/组织的各项流程文件的整理、归档和备份工作，确保紧要信息得到保留和整合。
7. 帮助高管订立行政物资采购计划、物品调配计划和移交计划，负责行政物资管理的监督、保管和更新。
二、任职条件行政秘书是一个特别紧要的职位，其担负此岗位需要拥有以下的职业素养：1. 具有专业的行政或秘书相关专业的教育背景，或者是商学院、管理学院、经济学院等机构的毕业生，同时也需要拥有优秀的写作和精准的数据分析技能。
2. 具有优秀的组织管理本领，良好的沟通和协作本领，以及良好的工作态度和团队意识。
能够在快速、多变的工作环境下稳步推动工作，并具有适应性强的执行本领。
3. 具有相关领域的工作阅历，对行政部门的操作具有相应的谙习度，娴熟使用微软办公软件或其他行政管理软件。
4. 具有良好的个人素养，如高度的责任感、诚实守信、公正无私的原则、结果导向、有制造精神并具有客户服务理念。
三、应具备的本领1. 组织本领作为行政秘书的职务，组织和协调本领是至关紧要的。
他们需要着眼全局，把握时间和进度的布置。
还要有规划本领以及知道如何将目标分解为小步骤进行渐渐执行。
2. 沟通技能行政秘书需要与各种职能部门保持良好的合作关系，因此需要具备优秀的沟通技能。
他们必需能够清楚地表达本身的看法，并理解对方的观点。
秘书职业基础培训
秘书职业基础培训秘书职业基础培训一、秘书职业概述秘书是公司机构中起到沟通桥梁和协调作用的重要人员，主要负责文件和信息的收发整理、会议的组织和安排、领导工作的协调和支持等工作。
秘书是一个充满挑战和责任的职业，对于秘书的要求不仅仅是熟悉办公技能，还需要具备一定的沟通能力和组织能力。
二、基本素质要求1.沟通能力：秘书需要能够与各种不同的人进行有效的沟通，包括与上级、同事和外部人员的沟通。
因此，秘书需要具备良好的口头表达和书面表达能力，能够准确传达信息和表达自己的意见。
2.组织能力：秘书需要做好各种日常事务的组织和安排工作，包括行程安排、会议组织和文件整理等。
因此，秘书需要具备较强的组织能力，能够合理安排时间和资源，提高工作效率。
3.决策能力：秘书在处理各种事务时经常需要根据实际情况作出决策，包括处理日常工作问题、协调人际关系等。
因此，秘书需要具备较强的决策能力，能够独立思考和处理问题。
4.保密能力：秘书在工作中经常接触到各种机密信息和敏感事务，因此，秘书需要具备较强的保密意识和保密能力，能够妥善处理和保护机密信息。
三、基本工作技能1.文书处理：秘书需要熟悉各种日常办公文书的格式和写作规范，并能熟练运用办公软件进行文书处理。
包括信函、备忘录、报告等，这些都需要规范和准确无误地完成。
2.会议组织：秘书需要负责会议的组织和安排工作，包括会议前的准备、会议期间的协调与记录以及会议后的总结与整理等工作。
因此，秘书需要熟悉会议的各个环节和流程，并能提前做好准备工作。
3.行政事务处理：秘书需要处理各种日常行政事务，包括文件的发放、信件的收发、会议室的预订等工作。
因此，秘书需要具备较强的工作效率和细致的责任心，能够及时高效地处理各种行政事务。
4.协助上级领导：秘书需要协助上级领导完成各种工作任务，包括日程安排、行程计划、信息筛选等工作。
因此，秘书需要具备良好的协作能力和快速反应能力，能够紧密配合上级领导的工作需求。
四、拓展技能1.外语能力：随着国际交流的不断加深，秘书需要具备一定的外语水平，能够进行基本的英语交流和阅读。
办公室行政秘书岗位说明书
办公室行政秘书岗位说明书
职位概述：
办公室行政秘书是公司内行政管理部门的重要成员，负责协助管理人员和员工处理日常办
公室事务。
该岗位需要对办公室流程有深入了解，能够高效地协助管理人员完成各项工作，并确保办公室运作的顺利进行。
主要职责：
1.协助管理人员处理日常行政事务，包括文件管理、日程安排、会议安排、电话接听等；
2.协助人力资源部门进行招聘、培训、员工绩效评估等工作；
3.负责办公室设备的维护和管理，保持办公环境的整洁和有序；
4.协助管理人员处理邮件、传真和其他文件的处理和归档；
5.负责接待来访客户，提供必要的协助和服务；
6.协助管理人员进行行政报告和数据整理；
7.完成领导交给的其他工作任务。
任职资格：
1.具有相关行政管理或秘书工作经验者优先考虑；
2.熟练掌握办公软件，能够快速、准确地处理各项办公事务；
3.具有出色的组织、沟通和协调能力；
4.具备良好的职业素养和细致的工作态度；
5.能够承受一定的工作压力，具备较强的抗压能力；
6.有较好的人际交往能力和团队合作意识。
岗位优势：
1.薪资待遇优厚，享受完善的福利待遇；
2.工作环境轻松，办公室氛围融洽；
3.有广阔的晋升空间和良好的职业发展前景；
4.工作内容丰富多样，能够获得丰富的工作经验；
5.受到公司管理层的重视和支持。
我们期待热爱行政管理工作、有相关经验和专业知识的候选人的加入，我们将提供具有竞
争力的薪资待遇和良好的职业发展机会。
如果您符合以上要求，并且愿意在我们公司发展，欢迎您加入我们！很抱歉，我无法完成您的要求。
【高级秘书与行政助理学】高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营
【高级秘书与行政助理学】高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营主讲：敦平（深圳人力资源协会、地产协会、企业家协会特约企业培训专家）课程对象：企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任、前台人员等。
授课方式：内容讲述、案例分析、游戏互动、讨论点评、情景演练【备注】1.凡参加认证的学员，在培训结束参加考试合格者由>颁发>国际国内中英文版双职业资格证书，（国际国内认证／全球通行／社会认可／官方网上查询）；2.凡参加认证的学员须课前准备大一寸红底或蓝底数码照片；3．课程结束后20个工作日内将证书快递寄给学员；引言：您是秘书、助理、行政管理者，是领导“身边”的人，您是否对以下问题感到困惑：1、同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步青云，成为领导的得力助手，成为企业不轻易被取代的人，而有的的人付出不少，却不能被领导认可？2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢？6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对？10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？11、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性？12、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏？13、想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手？14、不明确自己未来职业发展方向是什么？诸如以上的问题，都是每个秘书/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成为行政官者亟待解决的问题。
行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的能力
行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的能力
行政秘书是指在企事业单位或政府机构中，负责协助领导、文书处理、会议组织等工作的行政人员。
行政秘书岗位职责主要包括以下几个方面：
1. 协助领导：为领导提供协助，协调办公室工作，处理办公室日常事务。
2. 文书处理：负责行政文件的起草和处理，包括行政公文、报告、备忘录、会议记录等。
3. 会议组织：负责组织会议，包括会议日程安排、会议材料准备、会议记录和会后汇报等。
4. 联络协调：负责处理领导的关系网络，与内外部人员沟通联络，提高组织内部外部协调合作。
5. 行政支持：为行政领导提供全面的行政支持，包括文件的整理与归档、行政布置、日常客户服务等。
行政秘书需要具备以下的必要任职条件：
1. 学历要求：应具备本科及以上学历，文秘/行政管理/公共事务等相关专业。
2. 工作经验：应有一定相关工作经验，特别是行政事务和公共事务经验。
3. 语言能力：应具备扎实的英语听、说、读、写能力，能胜任与海外客户沟通的英文需求。
4. 技能能力：应具备较强的组织能力、协调能力、计划制定和决策能力以及公关能力等。
5. 职业素质：应具备较高的工作责任心、耐心、细心、勤奋、机智、沟通协调能力和团队合作精神。
综上所述，一个优秀的行政秘书需要具备一定的学历、工作经验以及多项必要的能力，才能够胜任岗位职责。
高级行政秘书
高级行政秘书高级行政秘书是一位具备优秀沟通技巧和高效协调能力的职业人员，他们为高管和领导提供重要支持，管理整个公司的办公事务。
以高效和第一时间完成任务，高级行政秘书通常根据不同组织和行业的需求进行个性化的工作。
一般来说，高级行政秘书负责很多事，如安排会议和行程、处理公司文件和报告、管理机密信息、帮助准备报告、招聘新员工、管理供应商和业务代表，以及管理办公室预算等等。
同时，高级行政秘书也要在多个领域具备专业技能，如会计、市场营销和IT技术等。
要成为一名优秀的高级行政秘书，需要具备以下几项重要的素质：1.高效协调能力。
高级行政秘书必须在快节奏的工作环境下经常调整和重新安排企业活动，他们需要能够使用多任务工具来协调日程安排、会议和旅行计划。
2.良好的人际交往和沟通能力。
高级行政秘书必须与所有部门的员工进行协作，与其他高管和领导保持良好关系，还必须与客户、媒体和活动组织者等来往。
3.机智。
高级行政秘书要随时应对突发事件，例如取消会议、调整行程或处理不可预见的问题。
他们需要快速反应，找出合适的解决方案，并即刻行动。
4.细节眼光。
高级行政秘书需要在大量的工作中把握重点，并留意每一个细节。
他们应该能够认真阅读每份文档、检查每张报告和计划、并查明每次会议的目的和时间。
5.保密能力。
高级行政秘书处理机密信息，因此必须具备以保险的方式处理、存储和分享机密信息的能力。
高级行政秘书在企业组织中发挥关键作用。
他们是组织顺畅运作的支柱和高管和领导的宝贵资源。
通过协助高管和领导处理大量琐碎乏味的文档工作，他们可以使领导团队专注于实现公司规划和战略目标。
总之，高级行政秘书是一种精英人才，他们能够在高度快速的工作环境中发挥重要作用并且过人。
通过运用他们的独特技能和专业素养，高级行政秘书能够实现组织的成功和提高企业效率和生产力。
行政秘书工作中应具备的专业素养与能力
行政秘书工作中应具备的专业素养与能力2023年，作为一名行政秘书，要胜任自己的工作，不仅需要具备熟练的办公软件操作技能及语言表达能力，还需要具备专业素养和能力，以应对企业日益复杂多变的需求和挑战。
本文就行政秘书工作中应具备的专业素养与能力进行分析，并进行详尽探讨，以期对广大行政秘书朋友们有所帮助。
一、专业素养1.精通常见的办公软件和办公自动化技术：作为行政秘书必须熟练掌握Word、Excel、PPT等常见的办公软件，能够利用办公自动化技术提升工作效率。
并要熟练掌握如团队协作管理软件、文档管理软件、日程安排软件等应用软件，以应对复杂的工作任务。
2.出色的语言表达能力：作为一名行政秘书必须拥有出色的语言表达能力，不仅要善于沟通，还要能够清晰、准确地传达意思，具备清晰、简明的表达方式，能够在短时间内给对方留下深刻的印象。
3.具备业务知识：行政秘书除了要会办公室管理、日常行政工作外，还需要熟练掌握公司业务知识，了解公司产品性质、服务标准，以及相关行业政策等，从而为各类工作提供有针对性的支持和服务。
4.灵活的应变能力：行政秘书工作中常遇到各种琐碎的事情，需要具备快速灵活的应变能力，能够善于处理突发事件，有处理突发事件的经验。
5.保密意识：行政秘书往往会涉及一些重要机密，必须具备高度的保密责任心和秘密意识，能够妥善保管各类机密信息。
6.严格执行规章制度：行政秘书必须具备遵守公司规章制度、遵循法律法规、遵守职业道德的意识，严格执行公司管理规定，确保公司高效有序运转。
二、能力要求1.细致入微的思维能力：行政秘书往往需要同时处理多个复杂任务，因此需要具备细致入微的思维能力，能够全面真实地了解工作要求，找出关键问题和解决方案，以达到高效的工作目标。
2.良好的组织协调能力：作为行政秘书，需要具备较强的组织和协调能力，能够协调各部门、各级别的人员合作开展工作，确保任务按计划进行或尽快完成。
3.较强的资源整合和调度能力：行政秘书需要具备快速整合和调度资源的能力，越靠前的行政秘书越需要这样的能力。
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秘书及行政人员职业技能
1.在行政工作中没有受到过系统训练，无法从战略性全方位角度认知行政管理工作
2.不知如何把握上级的意图，完成任务
3.感觉工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏
4.行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”要提防
5.想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省
6.对行政工作的各项标准不清楚
7.在公司的职位地位不理想，与各部门沟通不顺畅
8.要干的事情太多，社会资源也有很多，但不知如何利用社会资源
9.对于如何管理公司的系统性整体行政事务心中没底
10.想系统学习，提高行政管理技能，但没有合适的传授经验课程，空有理论知识
●课程背景
随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。
经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作；同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。
为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。
●课程收益
★提高基行政工作能力，逐步成为合格的企业管理层
★掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能★运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法
★学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率
●讲师简介林恩女士
职业培训师，拥有十年职业培训实务经验，曾任跨国集团中国区的中方培训经理、国内某电子5
强企业和世界500强之一的汽车制造企业的人力资源高
级经理，曾先后为顺德美涂士、熊猫电子、中国电信、中国网通、中国联通、苏州绕城高速公路有限公司、宗申产业集团、广东巨轮模具股份有限公司等几十家企业做过咨询和内训。
所授课程：以绩效为导向的考核制度、TTT讲师培训、人力资源管理策略、高级秘书/助理和行政人员技能发展、商务文书写作、非人力资源主管和人力资源培训、高绩效主管训练、员工教育培训与发展计划、员工招募、面谈与甄选技巧、薪酬福利与奖金管理等。
参加过林老师授课的学员来自于：广东雅倩化妆品、中信度假村酒店、顺德顺威电器、中国网通、中国联通、铁道第三勘察设计院、贵州天能电力高科技有限公司、诺基亚、东风日产乘用车公司、康大集团、可口可乐、霍尼
维尔、丽珠集团、诺和诺德（中国）制药有限公司、格雷汉姆真空热传导技术（苏州）有限公司、上海中远川崎重工钢结构有限公司、上海格林福德有限公司、洛杉矶会议及旅游局驻华办事处、康乐保（中国）、海航集团、东芝（中国）、NORDEX（北京）风力发电工程技术有限公司、基美电子（苏州）有限公司、TCL、厦新电子、航新电子、伊莱克斯(中国)电器有限公司、万和电器、海尔电器、美的集团、格兰仕集团、鸿智电器、广东威创视讯科技股份有限公司、平安保险、人寿保险、建设银行、广发银行等。
●课程大纲
第一部分：怎样看待我们的工作
1、现阶段你的职业满意度如何？你是否发自内心热爱自己的工作呢？
2、怎样看待现在的职业，如何找到自己的职业定位呢？
3、用R&R五步法确认和梳理目前的工作职责，明确目前的工作定位。
4、秘书/行政类工作究竟有哪些模块？专业的从业人员应具备哪些能力？
5、我们的职业未来在哪里，如何规划自己的职业生涯？
第二部分：如何有效沟通从而提高工作绩效
1、沟通的根本目的是什么？
2、你的职业生涯中遇到的最大沟通挑战是什么？
3、良好沟通的前提和原则是什么？
4、我们应该如何与我们的上级、平级做好沟通？
◇如何领会对方的意图，把握弦外之音？
◇如何通过非语言行为了解沟通对象？（你处的位置都会影响沟通哦！）
◇面对不情之请、对方有情绪、隔级上级越级指挥等特殊情况如何应对？
◇赞美和批评也有步骤和方法
5、学会换位思考，用PDP测评工具帮助我们更好的理解沟通对象
6、学会算账，用数据说话
◇行政费用的类别
◇如何使用数据来沟通
第三部分：高效的会议管理
1、练习：你所在的组织在会议中有哪些可以改善之处
2、会议成本分析
3、会议管理的两个“三三三”法则
4、会议时间安排的技巧
5、会前准备——会议议题的收集和安排
6、会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对
7、会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作
8、总结：利用会议管理练习中学习到行政工作中遇到问题的处理方法和思维模式
第四部分：如何管理我们的时间，让8小时更有效
1、时间管理的五个原则和三个工具
2、练习1：整理自己过去一天的工作时间，找出时间碎片，如何改善？
3、练习2：整理一个秘书的工作日程
4、让自己不被干扰——学会拒绝
5、必须学习和掌握的重要工作方法——预防性管理
6、练习3：你立即需要动手做的哪些预防性管理类工作
7、哪些现代化的办公软件你要熟练使用来帮助提高工作效率
8、办公室5S运动及文档管理技巧
9、学会利用表单管理自己的工作
第五部分：项目性工作的组织管理与行政类工作手册编写
1、公司年会活动的案例分享
2、项目型大型活动组织的12字技巧
3、工作手册编写的重要意义——工作成果的载体及自我销售的工具
4、工作手册应包含的主要模块
5、手把手教你编写工作手册
6、工作手册案例分享
第六部分：公文写作简介
1、公文写作的概念及公文的要素
2、公文的类别
3、公文的行文规则
4、公文写作的一般步骤
5、公文写作的主题与材料
6、公文写作的结构和语言
7．几种常见文体的写作及练习
高级秘书、助理和行政人员职业技能训练营【时间地点】 2012年7月13-14日深圳 | 2012年7月26-27日北京 | 2012年7月28-29日上海
2012年9月14-15日深圳 | 2012年9
月20-21日北京 | 2012年9月22-23日
上海
2012年11月16-17日深圳 | 2012年11月22-23日北京 | 2012年11月24-25日上海
【参加对象】企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等
【费用】 3200元/人（含高级职业秘书证书、两天中餐、指定教材、茶点）
培训结束后由<<国际职业认证标准联合
会>>颁发<<高级职业秘书>>国际国内中英
文版双职业资格证书一枚，本证书国际国
内认证／全球通行／社会认可／官方网上
查询；
报名回执表
传真:（O2O）34O71978
我单位共___ 人确定报名参加2012年___ 月____ 日在
____ 举办的《__-
___ 》培训
班
（此表所填信息仅用于招生工作，如需参加请填写后回传给我们；咨询热线：4OO-O33-4O33）。