档案整理告知书
苏州市缺少档案材料告知书
苏州市缺少档案材料告知书
（单位全称）：
根据你单位申报的（姓名）、（身份证号：）的学习和工作经历，经查阅档案缺少以下关键材料：
请贵单位配合我中心按照真实有效的原则补齐上述档案材料。
暂时无法补齐的，请按照人力资源社会保障部办公厅《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）第二条第四款“实行档案接收告知承诺制”的要求，本人签署承诺补充工作材料书。
在未补齐材料前，因缺少工作材料而影响档案正常利用的责任自负。
******中心
年月日………………………………………………………………………………………
承诺补充档案材料书
******中心：
以上告知内容已知晓，所填工作经历真实有效。
在未补齐材料前，因缺少工作材料而影响档案正确利用的责任自负。
承诺人：工作单位（盖章）
年月日年月日
注：本告知、承诺书一式三份。
本人和单位各执一份、另一份存入档案。
XX市缺少档案材料告知书【模板】
XX市缺少档案材料告知书
（单位全称）：
根据你单位申报的（姓名）、（身份证号：）
的学习和工作经历，经查阅档案缺少以下关键材料：
请贵单位配合我中心按照真实有效的原则补齐上述档案材料。
暂时无法补齐的，请按照人力资源社会保障部办公厅《关于简化优化流动人员人事档案管理服
务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）第二条第四款“实行档案接收告知承诺制”
的要求，本人签署承诺补充工作材料书。
在未补齐材料前，因缺少工作材料而影
响档案正常利用的责任自负。
******中心
年月日………………………………………………………………………………………
承诺补充档案材料书
******中心：
以上告知内容已知晓，所填工作经历真实有效。
在未补齐材料前，因缺少工作材料而影响档案正确利用的责任自负。
承诺人：工作单位（盖章）
年月日年月日
注：本告知、承诺书一式三份。
本人和单位各执一份、另一份存入档案。
通知公司重要文件归档整理通知
通知公司重要文件归档整理通知尊敬的各位同事：
为了更好地管理和保护公司的重要文件，确保信息安全和工作效率，现对公司文件归档整理工作做出以下通知：
一、背景
随着公司业务的不断扩大和发展，各类文件资料不断增加，文件管理工作显得尤为重要。
合理、规范的文件归档整理工作不仅可以提高工作效率，还能有效防止文件遗失、泄露等问题的发生。
二、目的
通过本次文件归档整理工作，旨在建立健全的文件管理制度，规范文件存储和归档流程，确保文件信息的完整性、保密性和易查性。
三、具体要求
分类整理：根据文件内容和属性，将文件进行分类整理，建立清晰的档案目录结构。
标准命名：统一规范文件命名方式，包括日期、部门、文件名等要素，便于快速查找和识别。
数字化处理：对于可以数字化处理的文件，尽量采用电子化存储方式，并建立相应的备份机制。
权限控制：对于涉密或重要文件，严格控制访问权限，确保信息安全。
定期清理：定期对文件进行清理和归档，删除过期、无效或重复的文件，保持档案库的整洁和高效。
备份存储：建立完善的文件备份存储机制，确保关键信息不会因意外事件而丢失。
四、时间安排
本次文件归档整理工作将于下周一正式启动，各部门请配合相关人员完成各项整理工作，并在规定时间内完成归档任务。
五、总结
希望各位同事能够充分重视文件管理工作，积极配合完成本次整理任务。
只有做好了基础的文件管理工作，才能更好地支撑公司业务发展和运营需求。
谢谢大家的合作！
此致
敬礼！。
移交建设工程档案告知书-1
移交建设工程档案告知书
工程规划许可证号：
建设单位：
项目名称：
工程位置：
经办人：联系电话：
根据《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律规章的规定，为了加强东莞市建设工程档案的管理，满足城市规划、建设、管理工作的需要，使建设工程档案能及时归档，并按规定移交东莞市城建档案馆，建设单位应按《东莞市城市建设档案管理办法》的规定做好以下工作：
1、在工程建设前期应向市城建档案馆（联系电话22388023）咨询有关工程档案的整理标准和要求，并组织施工和监理单位实施。
2、在工程建设过程中做好本单位形成资料的收集、汇总工作，并督促施工、监理单位做好相应档案资料的收集、整理工作。
3、组织竣工验收前，提请市城建档案馆对工程档案进行预验收，取得《东莞市建设工程档案预验收认可书》。
并在工程竣工验收后6个月内，向市城建档案馆移交一套符合规定的建设工程档案。
4、对逾期不按规定移交档案者，我局将根据《城乡规划法》第六十七条、《建设工程质量管理条例》第五十九条进行处罚。
东莞市城乡规划局
年月日。
档案管理制度
档案管理制度第一条目的为规范档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制订本制度。
第二条档案的范围1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
第三条档案的管理部门档案管理的主管部门是办公室，行政档案、人事档案、财务档案、业务档案（建筑档案、设备档案）等均由办公室进行统一管理，不统一管理的需经总经理批准。
第四条档案管理部门的职责1、办公室档案管理的职责1）负责组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等管理。
2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。
4）负责保管公司所有档案。
5）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子档案总目录。
2、财务部档案管理的职责1）负责配合办公室编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
2）负责收集、整理、保管财务类档案，并与办公室做好财务档案的移交工作。
3、其他部门档案管理的职责1）负责配合办公室按照档案管理制度的要求进行档案的收集、整理、归档。
第五条档案的分类公司档案分类和分类编号由办公室统一集中管理。
各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。
档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。
公司档案主要采取按内容进行分类，并编制目录。
1、企业档案分类使用说明1）组成：企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用拼音字母名称标识二级类目（分类）。
档案号的各段（一级类目号、分类号、案卷号）之间用“—”符号分隔。
2）档案号编制依据根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号方案》和公司工作实际，进行公司档案号的编制。
3）企业综合档案档号的分类、组成说明。
按文档类别分类（A、B、C、D）档案编号：一级类目号--年度号--案卷顺序号（○○○—○○○○—○○○）。
林权档案
林权档案整理讲稿定义：林权改革档案是指在林权改革过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。
归档文件的整理：将立档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程归档要求：1、归档文件收集必须齐全完整。
涉及林改过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录必须收集齐全完整。
已破损的文件应与修整，字迹模糊的或易退变的文件应与复制。
2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、（一般为A4），装订材料等应符合档案保护要求。
（书写、领导签字等不能有复写纸套写、不能有圆珠笔、铅笔，红墨水、蓝墨水等书写，）档案盒不能在文具店购买。
3、归档材料必须是原件，因特殊原因保存复制件的，必须由经办人核准，并注明原件的存放处。
凡需归档的文件材料要确保真实、有效、做到字迹工整、数据准确、图样清晰、签字盖章、日期等具有法律效用的标示完整齐备。
4、整理档案必须规范。
按照《四川省集体林权制度改革档案管理办法》的要求，林权登记档案材料，一般以宗地为保管单位。
林改档案分为文书档案和专门档案两种。
档案整理方法：一、收集、整理档案：收集档案必须齐全完整。
再剔出不归档的文件，如复件、普发性文件等。
二、分类：（分为三大类）第一类：前期文件（方案）类市级各个时期下发的各种文件，下发的批复，请示、成立领导小组、责任书、各村林改方案、各村林改培训会议、座谈会记录等。
第二类：资源调查类调查摸底表1-10表、汇总表。
第三类：各村林权改革档案类（市局为林权登记类）。
第四类：综合类（乡镇无第四类）林改工作计划、工作总结、林改会议记录、宣传培训情况等。
1、责任山：承包合同、申请表、身份证号码、身份证复印件等。
2、集体林拍卖：（1）下发的批复。
（2）向上级的请示。
（3）本村本组林改方案、拍卖的标底公告、拍卖后公示、勘界公示、流转合同告知书等。
（4）承包合同。
（5）林权登记申请表（内表）。
浙江省行政处罚案件档案整理规则
ICS 01.140.20 A 14DB33行政处罚案件档案整理规则Clean up regulation of archives for administration punishment case浙江省质量技术监督局 发布前言为了规范制作、妥善保管和科学整理行政处罚案件档案，保障和监督行政主体有效实施行政管理，规范行政处罚案件办理程序，提高办案质量和效率，并更好地为社会各方面提供利用服务，特制定本标准。
本标准由浙江省档案局提出并归口管理。
本标准起草单位：浙江省档案局。
本标准主要起草人：程淑芳、王群。
行政处罚案件档案整理规则1 范围本标准规定了行政处罚案件档案的定义、归档文件的要求、档案的整理、档号编制、案卷格式、行政处罚案件档案电子目录数据库。
本标准适用于在实施行政处罚案件中形成的档案的整理。
经行政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 9705-1988 文书档案案卷格式GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-94 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 中国档案主题词表DA/T 24-2000 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板《中国档案分类法》《档案分类标引规则》3 术语和定义DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1行政处罚案件档案行政处罚案件档案是按照法定的程序、在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式历史记录。
竣工结算资料整理报送告知书
工程资料整理报送告知书至各施工单位：海南省陵水县档案馆已开始接受工程竣工档案。
为了加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，根据《建设工程质理管理条例>（国务院第279号令）、《城市建设档案管理规定》（建设部第90号令）和国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定及结合我司竣工结算资料的要求，自竣工验收合格之日起3个月内必须向市城建档案局/建设单位报送一套符合规定的工程竣工资料备案。
为了做好该项档的编报工作，现就有关问题告知如下：一、工程档案报送的内容和组卷方法据《建设工程文件归档整理规范》规定，向城建档案部门报送的工程档案为部分具有长期和永久保存价值的工程档案，具体内空和组卷方法可参照《海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明》（见附件）整理。
二、工程档案的质量要求工程档案的案卷质量必须符合《建设工程文件归档整理规范》和《城市建设档案巡查卷质量规定》（建办［1995]679号)的要求。
详见后附范例。
三、工程档案报送期限竣工验收合格之日起3个月内报送。
四、违法责任逾期未向市城建档案室报送工程档案的，将按《建设工程质量管理条例》第五十九条和《城市建设档案管理规定》·第十四条处1-10元罚款。
五、归档的套数：工程竣工资料不得少于三套：一套(原件)移交建设单位工程部资料室；一套（原件）移交市城建档案馆；一套施工单保存。
物业资料不得少于一套：移交建设单位工程部资料室。
结算资料不得少于两套（小型配套单位资料少的可以竣工结算做一起）：一套（原件）移交建设单位工程部资料室；一套施工单位保存。
各类资料的具规范要求、做法、接收范围将分三部分在下列文本中说明：第一部分：工程竣工资料整理说明海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明（一）海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明（二）海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明（七）以下为范列：案卷封面的档号、档案馆代号由城建档案室填写案卷装订、装具1、采用装订和不装订两种形式。
档案管理制度
1、为了规范置远集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。
2、档案的范围(1)公司内部经营形成的各种资料。
(2)外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或者行业有关的公文、通知、批复等资料。
(3)下属全资、控股子公司(以下简称子公司)备案形成的与经营有关的资料。
1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。
2、档案管理部门的职责(1)行政管理中心档案管理的职责①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。
②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。
④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。
⑤负责采集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。
⑥负责采集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。
(2)财务中心档案管理的职责①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
②负责采集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。
1、档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。
各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。
如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批允许后再做调整。
2、档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。
公司档案主要采取按实质内容进行分类。
(1)按内容进行分类，主要有：①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。
②会议资料。
主要包括日常会议记要和专题会议资料等。
③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。
包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。
④企业基本资料。
包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。
办公室档案管理制度
(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办__文件、政府办常务___等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。
(2) 办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。
凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。
实行年度归档制度。
办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办__文件、政府办常务___等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。
第1页共11页的姓名、政治面貌及查阅内容或者范围。
分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。
要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。
为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。
第一条各科室平时要做好文件的采集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。
第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。
办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
同一问题__请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
第五条档案袋内文件的罗列。
档案袋内文件应区分不同情况进行罗列，密不可分的文件依序罗列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。
其它文件按文件的重要程度或者形成时间先后罗列。
第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。
时常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹退色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。
不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或者转借。
为加强医院办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。
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档案整理告知书
一、归档的工程文件应为原件。
二、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
三、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等。
四、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，如：红线图需有红线图专用章（为方章）。
五、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅（297mmX210mm）。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅（297mmX210mm），盖章栏露在外面，盖有审图中心的章（圆章）方有效。
六、立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过25mm；
案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
七、编制卷内文件页号应符合下列规定：
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷
单独编号，页号从“1”开始。
2.页号编写位置（页码编号用黑色或蓝色打码
机打印，不应手写）：单面书写的文件在右
下角；双面书写的文件，正面在右下角，背
面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页
号。
八、卷内目录的编制应符合下列规定：
1.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1
依次标注。
2.责任者：填写文件的直接形式单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其
余用“等”代替。
3.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
4.文件题名：填写文件标题的全称。
5.日期：填写文件形式的日期。
6.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。
最
后一份文件填写起止页号。
7.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
九、卷内备考表的编制应符合下列规定：
1.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各
类文件页数（包括照片），以及立卷单位对
案卷情况的说明。
2.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
十、案卷封面的编制应符合下列规定：
1.案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内
容。
案卷题名应包括建设单位+工程名称、专
业名称、卷内文件的内容（如：案卷题名需
与里面的工程名称相一致）。
2.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主
要责任者。
3.卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用
70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4
幅面。
十一、案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳间距8cm三孔左侧装订法，要整齐、牢固。
装订时必须剔除金属物；图纸不需装订和编页码。
办公电话：8899553 8899551
联系人：王科长厉科长。