录入档案须知
档案录入要求及数据导入批量挂接说明
一、档案著录要求（1）案卷级：如图1➢档号不需要输入，档号根据制定的规则在保存时自动生成。
➢公司代码在选择完所属公司后鼠标点击输入框时自动生成。
➢案卷号在录入时不需要填写保存时自动生成。
➢总页数为文件级页数的总和，不需要手动录入，在录完文件级页数时系统自动计算。
➢档案所属部门在录入时分三级：事业部/部门/科室。
如：金属事业部/生产部/厂内运输科，如果只存在两级，如：信息管理/系统应用。
（斜线不能用数字键盘中的‘/’键）➢日期录入格式为yyyy.mm.dd或者yyyy-mm-dd。
如：2011.01.01 或2011-01-01 ➢文书档案中的文件份数自动提取文件级归档份数之和。
➢脊背宽度：1cm、2cm、3cm、4cm、5cm、6cm图1 图2注：1、追加数据后在保存时如果提示一下画面（类似于这种），需要将案卷号与档号删除之后重新保存。
另外，在录入数据出错时尽量在现有基础上进行修改，如果不小心将录入的案卷信息删除了，请联系档案管理员将数据在回收站中删除或者还原。
2、文件级录入前设置（1）选中文件级条目，然后点击扩展键，选中个性设置（2）将个性设置里的密级字段后面的‘×’改为‘√’。
这样在录入文件级密级时会自动提取案卷级密级（2）文件级，如图2➢所属档号在鼠标点击输入框时自动成成➢档案所属部门在点击鼠标时自动生成➢归档形式为原件或者复印件➢其他字段没有特殊要求根据实际情况填写二、Excel表转入数据说明1、导出字段模版第一、在收集整编中选中要录入数据的档案类型第二、在案卷信息栏中添加案卷信息第三、在案卷内文件中添加一条空白条——点击工具栏中的增加可以增加一条空白数据第五，选中案卷内文件中的空白信息，点击右上角的扩展建选择转出数据，将字段模版导出到本机上，提示窗口选择“是”。
第六、将移交清单中的数据根据字段名称与导出的模版进行行对应，没有的可以为空模版字段（模版字段根据档案类型不同，里面的字段也不同）2、转入数据第一、选择要转入数据所在的档案类型第二、选择要转入数据所在的案卷条目第三、选中案卷内文件中的空白行，点击右上角箭头选择转入数据，选择要导入的文件注：在导出字段模版和转入数据时文件类型选择Excel文件。
档案转入转递与转出须知
档案接转须知目录1.档案转入须知2.档案转递须知3.档案转出须知正文档案转入须知一、政策依据（一）《中共中央组织部、人事部关于印发<流动人员人事档案管理暂行规定>的通知》（人发〔1996〕1一八号）。
（二）《成都市人事局关于印发<成都市人事代理试行意见>的通知》（成人发〔1997〕50号）。
二、办理条件（一）工作要求1.工作单位性质工作单位须具有法人资格，满足下列条件之一：（1）国有企事业单位、党政机关、社会团体（编外聘用，需纳入人事代理的）；（2）非国有企业；（3）个体工商户（限户主）。
2.工作单位注册地工作单位注册地满足下列条件之一：（1）在成都市六城区内；（2）在成都市郊区（市）县（在成都市六城区拥有个人房产）；（3）在成都市外（限成都市户口）。
3.出国（境）工作（限成都市户口）。
（二）档案要求1.档案存管在成都市内政府所属的人才中心、党政机关、事业单位、有档案管理权限的国有企业或社会团体；2.档案存管在成都市外的政府所属人才中心、党政机关、军队团以上政治机关、普通高等院校（民办除外）。
三、办理流程（一）持以下材料到成都市人才流动服务中心（以下简称市人才中心）开具《商调函》（《调档函》）：1.有效身份证原件（如系代办，则提供委托书、委托人的身份证复印件1份、代办人的有效身份证原件和复印件1份）；2.与现工作单位签订的劳动合同或现工作单位出具的用工证明（市人才中心代理单位员工除外）；3.原工作单位出具的离职文件（限事业单位、党政机关、社会团体编制内人员，成都市内的国有企业人员）；4.现工作单位出具的介绍信（限市人才中心代理单位员工）；5.房屋产权证，若无，则提供购房合同和物管公司开具的入住证明（限成都市郊区（市）县就业，且在成都市六城区拥有个人房产）；二、办理条件（一）与成都市人才流动服务中心（以下简称市人才中心）签订的人事代理合同在有效期内（档案管理费逾期半月，不足一月的，按一月收取）。
毕业生档案转递信息填写须知.doc
毕业生档案转递信息填写须知请毕业生按照以下七类毕业去向，认真填写“毕业生离校系统”中档案转递相关信息，以期准确无误完成档案转递手续。
（档案相关信息中四项均为必填项）一、档案转递信息填写类别1、有派遣（就业）单位的毕业生（1）凡派遣（就业）单位有接收机要档案权限的,比如毕业生签约单位是国家机关、大型企事业单位、高等院校等，应直接填写其单位接收档案部门的名称及其详细地址（具体到门牌号、科室房间号），档案接收联系人务必写“张三+联系电话”或“XX档案室+联系电话。
”（2）在无人事档案保管权限的单位就业的，应提供其专门指定的符合机要通信范围并有人事档案保管权限的档案转递单位名称、详细地址（具体到门牌号、科室房间号）。
单位集体在某人才交流中心开户的，档案将被转递到该人才中心。
（3）派遣单位为生源地的毕业生档案应转递至生源地毕业生就业主管部门、当地人力资源和社会保障局、人才交流中心等人才机构。
▲需要特别注意派遣（就业）单位和档案接收单位之间的关系，两者有可能不是一致的，因而在填写档案转递信息时，如有必要，请咨询单位人事处或人力资源管理部门加以确认。
2、档案转回原籍的毕业生（含出国留学的毕业生）凡回省二分的毕业生（含出国留学的毕业生），其报到单位、档案转递地址一般为生源地毕业生就业主管部门、当地人力资源和社会保障局、人才交流中心等人才机构。
上述地址请毕业生查阅各省市毕业生就业主管部门或学校就业指导中心网站，联系妥帖后方可填写。
3、继续读博的毕业生（1）已经考取校外博士研究生的同学，请按录取学校的要求填写转档信息。
另外，请将录取学校的调档函原件和录取通知书的复印件交给行政楼112室统一备份留存。
（2）已经考取本校博士研究生及硕博连读的同学，转档单位写中国社会科学院研究生院研究生工作处档案管理办公室，接收联系人填贾老师81360112。
4、博士后入站的毕业生博士后入站的毕业生请按接收单位要求填写转档信息。
另外，请将入站单位的调档函原件和通知书的复印件交给行政楼112室统一备份留存。
电子档案上传注意事项
电子健康档案录入注意事项
1、体检表一定要填写，并且要正确、完整、规范，一定要认真录入（有的个别出现身高录成1800cm、体重500kg、年龄写成1210岁、血糖不能写成150mmoL/g、健康评价指导一定要有)
2、65岁以上老年人体检内容一定要有血糖、血脂、心电图的检查结果
3、家庭住址一定要正确且完整（×××县×××乡×××村）
4、建档人、责任医生一定要真实填写，不能乱编
5、身份证号码一定要写正确
6、各乡镇用户密码第一次登录后要及时修改成自己的密码
7、上传时间一定要在每日12:00-13:00、18:00-24:00、24:00-8：00 三个时间段上传，其他时间系统不接收
8、上传后删掉离线软件，留好备份，再重新下载安装小软件录入新的信息
9、上传成功后，一定要看完后面的提示（信息表、体检表、上传数量是否一致）及时纠正
以上几点各乡镇负责人一定要注意，在上传之前一定要自己先检查一遍，出现类似问题一定要及时修改，否则在上传后出现数量不一致，或有大量信息上传不了等问题，到时再修改，那样不仅加大了自己的工作量，而且会较繁琐。
档案接收办理须知
档案接收办理须知第一篇：档案接收办理须知档案接收办理须知更新时间：2012-9-20 14:06:00一、办理条件：1.已在合肥落实工作单位的大中专毕业生的人事档案；2.因考研，出国等暂未落实工作单位的大中专毕业生的人事档案；3.辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员或与用人单位中止或解除人事、劳动关系的专业技术人员和管理人员的人事档案；4.外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业、股份制企业、社会中介机构、社会团体等新经济组织、新社会组织中的专业技术人员和管理人员的人事档案；5.其他流动人员的人事档案。
二、办理流程：1.准备所需相关材料；（1）大中专毕业生（毕业两年内档案仍在学校或其他就业指导中心的）凭就业报到证原件、身份证原件；（2）大中专应届毕业生工作未满一年，从单位辞职（辞退）人员，出具原单位的辞职（辞退、解除劳动合同等）证明文件原件、原就业报到证原件、身份证原件；（3）合肥市内机关、企事业单位的，出具原单位同意流动的有关材料原件（辞职、辞退、解除合同、自动离职、除名、运动员退役、退伍等证明文件）、身份证原件；（4）外省市从原单位辞职、辞退、解除劳动合同等，要调入我中心办理人事代理的人员，档案先调入当地的人才中心，凭在合肥市工作的劳动合同原件、身份证原件、当地人才中心出具的存档证明原件；（5）成教、自考类毕业生出具毕业证、身份证、成教类就业报到证原件或学历认证报告原件（合肥市包河区马鞍山路509号C区一楼安徽省教育厅窗口办理）。
2.由我中心向档案存放单位开具调档函，本人持调档函向原档案所在单位申请转档；3.档案转入我中心后，经我中心审查，确定档案材料齐全的，即时办理代理手续。
三、办理要求：1.档案材料必须完整齐全，凡是人事档案材料不全的，补齐后方可办理代理手续；2.档案必须通过机要件转递，个人自带的档案不予接受；3.档案材料是复印件的，视同档案材料不全。
如实填写档案信息倡议书
如实填写档案信息倡议书
各位同事：
为了更好地管理和归档档案信息，提高工作效率，特向大家发出如实填写档案信息的倡议。
作为公司档案保管的重要一环，每位员工都应该充分认识到档案信息的重要性和准确性。
只有如实填写档案信息，我们才能更好地管理和利用这些信息。
在填写档案信息时，请大家务必认真核对、如实填写，确保信息的完整和准确性。
特别注意以下几点：
1. 档案编号：每份档案都有独立的编号，填写时请仔细核对。
2. 档案名称：根据档案内容准确命名，避免重复或模糊。
3. 文档类型：根据档案内容确定正确的类型，不要随意填写或选择。
4. 填写时间：在填写档案信息时，请务必填写准确的时间，包括日期和具体的时间段。
5. 档案描述：在描述档案内容时，简明扼要地表达出档案的关键信息，避免冗长或模糊。
在填写档案信息时，请大家尽量避免使用和现有档案标题相同
的文字，这样能更好地区分不同档案之间的关系。
希望每位员工能够重视档案信息的填写工作，做到如实填写，确保档案信息的真实可靠。
只有如此，我们才能更好地管理和利用这些档案信息，提高工作效率，为公司的发展贡献力量。
谢谢大家的支持和配合！
公司领导审批。
如实填写档案信息倡议书
如实填写档案信息倡议书
尊敬的各位同事：
为了更好地管理和整理公司的档案信息，确保各项工作的顺利开展和高效运行，现向全体员工倡议如实填写档案信息。
以下是填写档案信息的几点重要事项，请大家务必认真阅读并按照要求进行操作：
1. 审核真实性：填写档案信息时，请务必准确、真实地提供个人相关信息，不得编造、隐瞒或篡改任何信息，以免给公司管理工作带来困扰和不便，也避免给自己带来不必要的麻烦。
2. 保密原则：填写档案信息是为了更好地管理和运营公司，所以我们需要确保每位员工个人信息的保密性。
请注意，填写的档案信息将仅用于公司内部管理，不会用于其他目的，也不会泄露给外部机构或个人。
3. 及时更新：个人信息有任何变化，请及时进行更新。
如有更改或补充，请及时向人事部门提供正确信息，确保个人档案信息的准确性和及时性，便于公司开展各项工作和相关事务处理。
4. 共同遵守：作为公司的一员，我们都应当遵守相关规定和条例，如实填写档案信息是每位员工的基本义务，也是对公司负责的表现。
各部门责任人也应加强对员工的引导和监督，确保每个员工都能严格遵守这一规定。
请各位员工共同配合，以高度的责任感和认真的态度，如实填
写档案信息。
公司将定期对档案信息进行核实和更新，有关部门和人事部门也将对填写内容进行审核和管理。
最后，请大家对公司的管理工作给予充分的支持与配合，通过合理、准确的档案信息填写，为公司的发展和各项工作提供有力支持。
谢谢大家！
敬上。
成都市人才服务中心档案接转须知
成都市人才服务中心档案接转须知背景介绍成都市人才服务中心作为负责协调和管理城市人才工作的专门机构，其档案管理工作显得尤为关键和重要。
随着各类人才的增多，档案接转和管理工作也日益繁杂，如今要求人才服务中心的工作人员更加高效和专业。
因此，为方便工作人员的档案接转及交接，同时提高档案的管理效率和质量，特发布此须知。
档案接转流程1.档案接转前，需要进行严格的审核和筛选，确保档案的真实性和完整性。
2.接转方向：请在档案接转前，向上级主管部门或同级人才服务中心进行汇报和申请接收意见。
3.核实档案：接收档案人员需要认真核实档案材料的数量、性质和存档格式等，确保档案的收录完善和规范。
4.确定档案种类：针对不同类别的档案，需要进行分类整理，以便于进行后续的管理和应用。
5.建立借阅档案操作系统：为了方便档案的借阅和阅览，需要建立统一的档案操作系统，确保档案的安全性和私密性。
6.档案的交接：在档案接转和交接的阶段，需要进行详细的阐明和说明，以便于接收方了解档案的来源、性质和重要性等。
三种档案接转方式1.线上接转：即使用网络和互联网等工具进行档案接转，具有时间、地点自由、效率高的特点。
2.线下接转：即通过交接、邮寄、传真等方式进行档案的接转，具有实时、直观、温馨的特点。
3.线上线下相结合：即采用综合方式进行档案接转，结合线上与线下的优势，使档案接转过程更加顺畅和高效。
档案管理注意事项1.档案管理者需要遵循保密原则，严格控制档案的保密性和私密性，确保档案的安全性和真实性。
2.在档案管理过程中，需要充分利用现代技术手段，采用科学化的手段和管理方法，以提高工作效率和服务水平。
3.档案的管理中，需要不断加强对档案工作人员的培训和管理，提高档案管理人员的素质和专业水平。
档案接转是一件繁琐而重要的工作，需要工作人员的高效和专业。
本文提出了档案接转的流程和方式，以及档案管理的注意事项，旨在为成都市人才服务中心档案管理工作更加高效和规范，为人才工作提供更加优质的服务。
学员档案录入管理制度范本
学员档案录入管理制度范本第一章总则第一条为了加强学员档案的管理，确保档案的真实性、完整性、及时性和安全性，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条学员档案录入管理工作应遵循真实、完整、准确、及时、安全的原则，确保档案资料的可靠性。
第三条学员档案录入管理工作由学校档案管理部门负责，各相关部门应积极配合，共同做好学员档案的管理工作。
第二章档案录入与管理第四条学员档案应包括个人基本信息、入学资料、成绩单、毕业证书、实习报告、鉴定意见等材料。
第五条档案录入应遵循以下规定：（一）档案录入应及时、准确、完整，确保资料的真实性。
（二）档案录入应使用规范的书写工具和格式，字迹清晰，便于阅读。
（三）档案录入应按照规定的目录进行，分类明确，便于查找。
（四）档案录入应实行电子化管理，建立完整的电子档案，便于保存和查询。
第六条档案管理部门应定期对档案进行审核、整理、归档，确保档案的完整性和准确性。
第七条档案管理部门应建立档案借阅制度，明确借阅范围、手续、期限等，确保档案的安全性。
第八条档案管理部门应做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠等工作，确保档案的完好无损。
第三章档案利用与保密第九条档案管理部门应建立健全档案利用制度，提供档案查询、借阅等服务，满足教学、科研、管理等需要。
第十条档案管理部门应做好档案的保密工作，严格执行保密规定，确保档案资料的安全。
第十一条任何单位和个人不得泄露、涂改、损坏、毁灭档案资料，不得擅自借阅、复制、公布档案资料。
第四章责任与处罚第十二条档案管理部门应加强对档案管理工作的监督与检查，发现问题及时纠正。
第十三条违反本制度的，视情节轻重，给予相应的行政处分或法律责任。
第五章附则第十四条本制度自发布之日起施行。
第十五条本制度的解释权归学校档案管理部门。
人事档案录入注意事项
人事档案录入注意事项
1、登陆网站：http://117.41.190.188/doone-edubur/userlogin.jsp
2、民师转正的教师，属何年招聘栏，要求填转正时间。
3、部门设置，建议各县要求学校均设置一个部门，部门名称为“本校教职工”。
4、批量导入照片，人事管理——基本信息导入——职工照片导入。
（注：职工照片的名字须与职工号一致。
）
5、管理员要拟好登记录入信息的人员名单这样做是为了保证每个人有一个职工号。
（职工号为：学校名+流水账号如：htxx001）。
6、请大家加入群（129429559上饶人事档案群）。
二、照片采集、导入程序
1、必须用数码相机采集，可与教职工信息表收集的同时进行。
相机技术参数无要求。
2、照片采集后，在上传照片前，用图片工具（PHOTO之类），调整照片的大小至规定大小120px*180px。
3、再用图片工具，通过“另存为”方式转换成jpg、gif或bmp格式，并以职工号作为照片的名字来重命名，保存。
4、照片上传必须在名单审核通过后，按先录入信息、再上传照片程序进行。
5、照片批量导入时，大小总共不能超过50M,单个文件（即单个照片）不能超过1M,只支持jpg、gif、bmp格式，分辨
率大小为80*100。
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录入档案须知
1、每个人名后面要加4，表示是2014年参加查体的。
2、根据表格的填写情况，每一个高血压患者后面要加g，表示将
参加规范化管理。
3、根据表格填写情况，在患病栏里填写了冠心病的，每一个冠心
病患者后面要加x，表示参加规范化管理，如果心电图正常，但是不服药的，而且在患病栏里表明有冠心病的，这部分人群不加x，不能参加规范化管理，同时每个冠心病患者要添加一次随访。
4、根据表格填写情况，在患病栏里填写了脑卒中的，每一个脑卒
中患者后面要加n，表示参加规范化管理，同时每个脑卒中要添加一次随访。
5、在丁家庄、十里河庄、荆山庄、邓家庄、盛福庄、义和庄、下
井庄、中井庄的糖尿病患者后面加t。
6、把报告不完整的健康查体表放一摞。
7、把纸质的表格填写完整，别有漏项空项，尤其是体重指数。
8、每一个60岁以上的老年人都要填写一份老年人体质辨识表，
老年人自理能力评估表，夹在健康查体表里。
9、根据我们复印的户口本里的人员情况，将电子档案里面现有的
人员的信息补充完整，不需要另外建档案。