合同档案管理制度2012.6.19打印版
合同档案管理制度
目录
第一条合同档案管理目的 (2)
第二条合同档案管理范围 (2)
第三条档案管理职责 (2)
第四条合同档案的移交 (2)
第五条合同档案的保管期限 (2)
第六条合同档案管理办法 (3)
第七条合同档案的鉴定与销毁 (3)
第八条罚则 (4)
第九条附则 (4)
附件一：《合同档案交接清单》
附件二：《合同档案借阅登记表》
附件三：《合同档案销毁清单》
第一条、合同档案管理目的
为了规范合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
二、合同档案管理范围
本合同档案管理制度所指的合同档案是公司（广州市精都实业有限公司、广州市精都实业有限公司白云分公司、广州五号停机坪商业经营管理有限公司）在经营业务中形成的各种协议、合同文本、各类公函、通知（包括但不限于协议或合同的附件、对方加盖红章五证）等。
三、档案管理职责
1、法务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，
并负责监督指导各部门的合同管理工作
2、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体
系，并确定一名专门人员负责合同文档管理
3、档案管理部门应对合同档案形式与内容的规范性进行分析，保证不遗
漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地反映其合法权益
4、档案管理部门应定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或
补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的
合同的办理情况进行通报督促
5、合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的
具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范
围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及
时、完整地归档
6、档案管理部门应主动及时的收集相关资料，避免合同档案的遗漏及
时效的损失
7、每半年对合同文档进行清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原
因，及时处理，并追究相关人员责任
8、档案管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，
编制合同统计清单
9、合同文档的保存条件：防火，防潮
四、合同档案的移交
1、各业务部门应在签署合同后的当日将合同原件、合同会审表原件、呈批件（包括但不限于活动呈批件、商铺租赁条件审批表）原件、对方加盖公章证件（包括但不限于营业执照、组织机构代码证、国税证、地税证、法定代表人身份证）各1份（如合同为委托代表人签字，需提供授权委托书原件及委托代表人身份证复印件各1份）移交合同档案管理部门；如相关证件无法当日移交的，各经办部门最迟应在合同签署后的一个星期内移交。
2、合同移交时，负责合同档案管理工作的人员应当面点清，并与各业务部门的经办人员签署“合同档案交接清单”(该合同档案交接清单应一式二份，经办部门与法务部各执一份)，由合同档案管理部门保管的“合同交接清单”应与合同共同归档。
3、合同履行完毕后，各经办部门需将该合同项目所涉及的所有技术资料汇总成册，经各部门经理鉴定后，具有长久保存价值的技术资料向合同档案管理部门移交存档。
五、合同档案的保管期限
1、合同档案的保管期限分永久、长期、短期三种。
长期为15年以上；短期为15年以下，三年以上。
2、确定合同档案保管期限的原则：
（1）、凡是对公司影响重大或具有长远利用价值的合同档案，列为永久保管；
（2）、凡是在较长时间内对公司有影响或有考察利用价值的合同档案，列为长期保管；
（3）、凡是在较短时间内对公司有影响或有考察利用价值的合同档案，列为短期保管。
六、合同档案管理办法
1、合同档案以年代并按部门进行分类编号。
2、各部门因工作需要，借阅本部门的合同档案（包括合同及相关证件）需填写“合同档案借阅登记表”，并经本部门领导及档案管理部门负责人批准后，方可借出。
3、公司各部门借阅非本部门的合同档案需填写“合同档案借阅登记表”，并经本部门领导及总经理的共同批准后，方可借出。
4、借阅人不得泄密、涂改、伪造、拆散、撕毁、转借、复印合同档案材料，如有特殊情况需要转借、复印的，需经总经理的批准。
5、借阅的合同档案用完后应及时归还，借用时间一般不得超过三天。
如需延长借阅时间的，需由合同档案管理部门负责任人批准。
6、借阅人应当对合同档案进行妥善保管，不得遗失。
七、合同档案的鉴定与销毁
1、各业务部门应定期对本部门的合同进行鉴定，对于合同期限已届满的合同应及时以书面的形式汇总到合同档案管理部门。
原则上各业务部门应每半年进行一次汇总。
2、合同档案管理部门定期对所保存的合同档案进行鉴定，对保存期限已满的合同档案，按规定进行销毁。
3、档案鉴定工作由合同档案管理部门负责人组织，有关部门参加组成档案鉴定小组，对被鉴定的合同档案进行逐件审查，提出存毁意见。
4、合同档案鉴定小组审定，并经总经理及董事长批准后方可销毁。
5、销毁合同档案的，需在指定地点进行销毁，且应有两名以上的监督人员在场并在“合同档案销毁清单”上签字。
八、罚则
1、公司各部门及各经办人员无故延期或不交合同档案（包括但不限于合同），经合同档案管理部门催交后，经办部门或经办人员仍拖延移交的，责令经办人员及经办部门领导写出书面检查，并予以公司内部通报批评。
2、所有员工违反本制度第六条第四款之规定，泄密、涂改、伪造、拆散、撕毁及未经同意转借、复印合同档案的，视具体情况要求其部门领导及当事人出
具书面检查并予以公司内部通报批评；如造成恶劣后果的，视情况严重程度追究其法律责任。
3、所有员工违反本制度第六条第五款之规定，未在规定的借阅期限归还合同档案的，限期归还，并责令其出具书面检查。
4、所有员工违反本制度第六条第六款之规定，遗失合同档案的，应当立即报告，并在公司内部予以通报批评；如因遗失合同档案，泄露公司商业秘密的，视情况严重程度追究其相关责任（包括书面检查、罚款、甚至依法追究法律责任的措施）。
九、附则
1、本制度的解释权归合同档案管理部门。
2、本制度中所涉及的“合同档案交接清单”、“合同档案借阅登记表”、“合同档案销毁清单”为本制度的附件。
3、本制度自年月日起实施，公司所有员工应予以遵守并严格执行。
合同的档案管理制度
第一章总则第一条为了规范合同档案的管理，保障合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理工作。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止档案遗失、损毁或篡改。
2. 真实性原则：保证合同档案内容的真实、准确，不得伪造、篡改。
3. 安全性原则：确保合同档案的安全，防止档案被非法获取、泄露或破坏。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密的合同档案，应严格保密。
5. 利用性原则：提高合同档案的利用率，充分发挥合同档案的作用。
第二章职责与分工第四条合同管理部门负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条各部门负责人对本部门合同档案的管理工作负总责，应确保本部门合同档案的完整、准确、安全。
第六条合同档案管理员负责具体实施合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三章收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：1. 合同文本；2. 合同附件；3. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；4. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要、协议书等；5. 合同履行过程中的相关证明材料。
第八条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；2. 对收集到的合同档案进行编号、登记；3. 对合同档案进行编目、著录，确保信息准确、完整；4. 合同档案的装订应符合规范要求。
第四章归档与保管第九条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 合同签订部门将合同档案报送合同管理部门；2. 合同管理部门对合同档案进行审核、整理；3. 合同管理部门对审核、整理后的合同档案进行归档。
第十条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的存放位置应便于查阅、利用；3. 合同档案的保管人员应定期检查档案的保管情况，确保档案安全。
合同档案管理制度2012619打印版
合同档案管理制度目录第一条合同档案管理目的 (2)第二条合同档案管理范围 (2)第三条档案管理职责 (2)第四条合同档案的移交 (2)第五条合同档案的保管期限 (2)第六条合同档案管理办法 (3)第七条合同档案的鉴定与销毁 (3)第八条罚则 (4)第九条附则 (4)附件一：《合同档案交接清单》附件二：《合同档案借阅登记表》附件三：《合同档案销毁清单》第一条、合同档案管理目的为了规范合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
二、合同档案管理范围本合同档案管理制度所指的合同档案是公司（广州市精都实业有限公司、广州市精都实业有限公司白云分公司、广州五号停机坪商业经营管理有限公司）在经营业务中形成的各种协议、合同文本、各类公函、通知（包括但不限于协议或合同的附件、对方加盖红章五证）等。
三、档案管理职责1、法务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作2、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理3、档案管理部门应对合同档案形式与内容的规范性进行分析，保证不遗漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地反映其合法权益4、档案管理部门应定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促5、合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档6、档案管理部门应主动及时的收集相关资料，避免合同档案的遗漏及时效的损失7、每半年对合同文档进行清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任8、档案管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单9、合同文档的保存条件：防火，防潮四、合同档案的移交1、各业务部门应在签署合同后的当日将合同原件、合同会审表原件、呈批件（包括但不限于活动呈批件、商铺租赁条件审批表）原件、对方加盖公章证件（包括但不限于营业执照、组织机构代码证、国税证、地税证、法定代表人身份证）各1份（如合同为委托代表人签字，需提供授权委托书原件及委托代表人身份证复印件各1份）移交合同档案管理部门；如相关证件无法当日移交的，各经办部门最迟应在合同签署后的一个星期内移交。
合同管理档案管理制度
一、总则第一条为了规范公司合同管理，保障公司合法权益，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同的管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同、劳动合同等。
第三条公司合同管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同内容应符合国家法律法规和政策要求，不得违反国家强制性规定。
（二）公平公正原则：合同签订双方应遵循平等自愿、公平公正的原则，维护双方合法权益。
（三）保密性原则：合同内容涉及商业秘密的，应严格保密，不得泄露给无关人员。
（四）规范性原则：合同格式、条款、签订程序等应符合国家相关法律法规和公司内部管理规定。
二、合同签订管理第四条合同签订前，相关部门应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合理性和可行性。
第五条合同签订应经公司相关部门负责人审核批准，涉及重大经济利益的合同需经公司总经理审批。
第六条合同签订时，应确保合同内容完整、条款清晰、权责明确，并符合以下要求：（一）合同主体合法，具备相应的资质和条件。
（二）合同内容真实、准确，符合实际情况。
（三）合同条款合法、合规，不存在欺诈、胁迫等违法行为。
（四）合同格式规范，符合国家法律法规和公司内部管理规定。
三、合同档案管理第七条公司设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第八条合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、编号和归档。
第九条合同档案的保管应遵循以下要求：（一）确保档案的完整性和安全性，防止档案遗失、损毁。
（二）档案的保管期限应符合国家法律法规和公司内部管理规定。
（三）档案的借阅、复制等应经合同档案管理部门负责人批准。
（四）档案的销毁应按照国家法律法规和公司内部管理规定执行。
第十条合同档案的利用应遵循以下要求：（一）合同档案的查询、复制等应经合同档案管理部门负责人批准。
（二）查询、复制合同档案时，应遵守保密原则，不得泄露商业秘密。
合同档案管理制度
合同档案管理制度第一章总则第一条为规范和强化合同档案管理工作，提高合同管理的效率和质量，保障公司利益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有与合同相关的活动和业务。
第三条合同档案管理是公司的一项重要工作，必须严格按照本制度执行。
第四条公司应建立健全合同档案管理制度，明确管理责任和流程，加强监督检查，确保合同档案的安全、完整、准确和及时。
第二章合同档案的分类和归档第五条公司应按照合同的性质、内容和金额等特点，将合同档案分类归档，并制定相应的归档标准和程序。
第六条合同档案应按照主合同和附属合同相结合的原则分别归档，确保合同的完整性和连贯性。
第七条公司应建立合同档案档案袋的编号制度，确保每份合同档案都能够追溯和查阅。
第八条合同档案在归档前，应按照相关规定进行整理和核对，确保档案的真实性和完整性。
第九条合同档案的归档应按照时间顺序进行，确保档案的有效管理和利用。
第十条合同档案的存放地点应设立专门的存档室，确保档案的安全、防火和防盗。
第三章合同档案的管理和利用第十一条公司应建立健全合同档案管理制度和流程，明确合同档案的管理责任和权限。
第十二条公司应建立合同档案的管理制度和规范，加强对合同的监督和管理，确保合同的合法有效。
第十三条合同档案的利用应遵守相关法律法规和规章制度，确保信息的安全和保密。
第十四条合同档案的利用应遵守公司的内部管理规定和程序，确保信息的及时和准确传递。
第十五条合同档案的利用应按照规定的程序进行，避免信息的泄露和损失。
第十六条公司应建立合同档案的检查和审查制度，确保合同的合法、完整和准确。
第四章合同档案的保管和保全第十七条公司应建立全面的合同档案保管和保全制度，确保档案的安全和完整。
第十八条合同档案的保存期限应按照相关规定进行，确保档案的利用价值和保全价值。
第十九条合同档案的保管应严格按照规定的程序和标准进行，确保档案的安全和隐私。
第二十条合同档案的转移、借阅和复制等行为应严格按照规定进行，避免信息的泄露和遗失。
合同档案管理制度
合同档案管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于公司合同的签订、履行、变更、解除及终止等环节产生的档案管理。
第三条合同档案管理应遵循完整性、真实性、准确性、及时性和保密性原则，确保公司合同档案的安全、有效利用。
第四条公司设立合同管理委员会，负责合同档案管理的组织、指导和监督工作。
合同管理委员会由公司法定代表人担任主任，相关部门负责人为成员。
第二章合同档案的收集与归档第五条合同签订前，应充分调查、了解合同相对方的主体资格、信誉、履约能力等情况，并保存相关资料。
第六条合同签订过程中，合同承办部门应将合同文本、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等相关材料及时整理、归档。
第七条合同履行过程中，合同承办部门应将履行凭证、验收报告、付款凭证、结算单据、验收证书、验收合格证明等相关材料及时整理、归档。
第八条合同变更、解除或终止的，合同承办部门应将变更、解除或终止的书面协议、通知等相关材料及时整理、归档。
第九条合同档案归档应按照合同类型、签订时间、对方主体等分类，编制目录，便于查询。
第十条合同档案归档应使用统一的档案保管用品，确保档案的完整、整洁。
第三章合同档案的保管与利用第十一条合同档案应存放于安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变的专用档案室或档案柜中。
第十二条合同档案的保管期限应根据合同类型、性质、法律法规等确定，至少应保存五年。
第十三条合同档案实行集中统一管理，合同承办部门需查阅、利用合同档案的，应向合同管理委员会提出申请，经批准后方可查阅。
第十四条查阅合同档案时，应遵循保密原则，不得泄露档案内容。
第十五条合同档案的借阅应严格控制，仅限于公司内部使用，不得外借。
确需外借的，应经合同管理委员会批准，并办理借阅手续。
第四章合同档案的移交与销毁第十六条合同承办部门人员离职时，应将手中持有的合同档案向合同管理委员会办理移交手续。
合同档案管理制度
合同档案管理制度第一章总则第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。
第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。
第三条用户合同具体包括：天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。
第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。
第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。
集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同一定要明确每批付款的时间和金额。
第六条合同签订后，业务人员应将合同原件、用户身份证复印件、用户联系方式等资料交档案管理员存档，以便日后查询。
第七条档案管理员应建立合同档案目录，确保合同档案的完整性和可追溯性。
第二章合同档案的保管第八条合同档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止档案受损。
第九条档案管理员应定期检查合同档案，确保档案的完好无损。
如发现档案受损，应及时采取措施进行修复。
第十条档案管理员应建立合同档案的借阅制度，严格控制合同档案的借阅。
如有借阅需求，应填写借阅申请表，经相关负责人审批后，方可借阅。
第十一条借阅合同档案时，应严格登记，确保档案的归还。
如合同档案发生丢失或损坏，应按原价值赔偿。
第三章合同档案的利用第十二条合同档案原则上不得外借，如确有需要，可以提供复印件，并注明“仅供查阅”字样。
第十三条内部部门因工作需要查阅合同档案，应向档案管理员提出查阅申请，经相关负责人审批后，方可查阅。
第十四条查阅合同档案时，应遵守查阅制度，不得擅自复制、拍照、涂改、撕毁档案。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度第一章总则为规范合同档案管理，优化合同管理流程，保护合同当事人的合法权益，特制订本合同档案管理制度。
第二章合同档案的建立1. 合同档案应包含《合同》正、副本及其它必要附件。
2. 合同正、副本应加盖红色公章并注明备案号。
3. 《合同》要求保存的，应当在合同生效之日起七日内报有权主管部门审核并予以备案。
4. 对于人民法院审理的涉及本企业合同纠纷案件，应组织有关人员担任法定证人出庭，协助法院将案件调查取证资料和法院裁判文书存入合同档案。
第三章合同档案的存放1. 合同档案应当建立档案库，并采取物理和电子相结合的方式进行储存，确保档案材料的安全性、完整性、及时性、可读性和可检索性。
2. 合同档案库门禁应由专人掌握，每日应进行安全巡查，发现问题立即进行处理。
3. 合同档案应当根据保密需要酌情设立访问权限，通过操作日志、审计等手段对合同档案的访问作出记录和追踪，并对异常访问行为及时报告所在单位。
第四章合同档案的借阅1. 合同档案是必须保密的，仅限公司内部人员查阅，需要复制或提供给外部人员查阅需严格审批。
2. 借阅人应当用本人正式证件办理借阅手续，有关部门应按规定向借阅人进行详细说明，要求保密并记录借阅人姓名、单位、联系方式、借阅日期等信息。
3. 借阅人应在规定时间内归还，如需延长时间必须按规定办理延期手续。
第五章合同档案的销毁1. 《合同》归档保存期限自合同履行完毕之日起。
不得随意销毁。
2. 保管期届满的企业《合同》应按照现行国家规定执行，严格按照保管期限对合同档案进行销毁。
3. 合同档案如转出、销毁、丢失、损毁等不正常情况，在第一时间内上报主管部门，并配合调查处理。
第六章附则1. 合同档案管理涉及的相关人员应签署保密协议，并接受相应的教育培训。
2. 对本制度的任何修改或补充，需经本企业批准，并同意在某个特定时刻经本企业主管部门予以公告，使所有的员工及工作人员有机会阅读接受本制度的变更或补充。
合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案管理，规范合同档案工作流程，提高合同档案管理水平，保障公司合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。
第三条合同档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法合规原则：严格按照国家法律法规和公司内部规章制度进行合同档案管理。
（二）统一管理原则：实现合同档案管理的集中化、规范化、标准化。
（三）保密原则：对合同档案中的商业秘密和涉及公司利益的信息进行保密。
（四）安全原则：确保合同档案的完整、准确、安全。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集：（一）合同签订部门应负责收集与合同相关的所有材料，包括合同文本、附件、协议、单证、函电等。
（二）合同签订部门应在合同签订后5个工作日内，将合同档案材料报送至合同档案管理部门。
第五条合同档案的归档：（一）合同档案管理部门负责对收集到的合同档案材料进行审核、整理、立卷、归档。
（二）合同档案归档应按照合同类别、合同编号、签订时间等进行分类整理。
第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：（一）合同档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫蛀、防鼠咬的专用档案柜中。
（二）合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。
第七条合同档案的使用：（一）合同档案的使用应遵循“一事一档”原则，即每次查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》。
（二）合同档案的查阅和使用，需经公司分管领导批准。
第四章合同档案的销毁第八条合同档案的销毁：（一）合同档案保管期满需要销毁的，应由合同档案管理部门提出销毁意见，经公司分管领导批准后，进行销毁。
（二）销毁合同档案时，应采取登记、清点、监销等措施，确保档案安全。
第五章责任与奖惩第九条合同档案管理人员应认真履行职责，确保合同档案的完整、准确、安全。
第十条对在合同档案管理工作中表现突出的个人和部门，公司给予表彰和奖励。
合同的档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，维护公司合法权益，降低经营风险，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同的档案管理，包括但不限于采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的全面性，包括合同签订、履行、变更、终止等各个阶段的相关文件。
2. 准确性原则：确保合同档案内容准确无误，便于查阅和使用。
3. 安全性原则：采取有效措施，防止合同档案丢失、损坏、泄露等。
4. 便捷性原则：提高合同档案的查询效率，方便各部门和人员使用。
第二章职责分工第四条合同管理部门负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条合同管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施。
2. 收集合同签订、履行、变更、终止等各个阶段的相关文件。
3. 整理合同档案，确保档案的完整性和准确性。
4. 保管合同档案，确保档案的安全性和保密性。
5. 提供合同档案查询服务，协助各部门和人员使用档案。
第六条各部门负责人对本部门合同档案的完整性、准确性、安全性和保密性负责。
第七条各部门负责人应定期检查本部门合同档案的管理情况，发现问题及时整改。
第三章合同档案管理流程第八条合同签订前，合同管理部门应进行合同文本审核，确保合同内容合法、合规。
第九条合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本及相关附件，并办理归档手续。
第十条合同履行过程中，合同管理部门应跟踪合同履行情况，及时收集相关文件。
第十一条合同变更或终止时，合同管理部门应收集相关文件，并办理变更或终止手续。
第十二条合同档案归档时，应按照档案管理规范进行分类、编号、装订。
第十三条合同档案保管期间，应定期进行清点、整理，确保档案的完整性。
第四章合同档案查询与利用第十四条合同档案查询服务应遵循以下原则：1. 依法查询：查询人需提供合法的身份证明，并说明查询目的。
合同管理档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同管理工作，加强合同档案管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构。
第三条合同管理档案是公司重要的经济活动档案，是公司经济活动的真实记录，对于维护公司合法权益、防范法律风险具有重要意义。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集合同档案应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的相关文件。
（二）真实性：收集的合同档案应真实反映合同内容，不得伪造、篡改。
（三）及时性：合同档案的收集应与合同签订、履行同步进行。
第五条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：按照合同类型、合同履行主体、合同签订时间等进行分类。
（二）编号：对收集的合同档案进行统一编号，便于管理和查阅。
（三）归档：将整理好的合同档案按照分类、编号要求归档。
第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管应遵循以下规定：（一）设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设施。
（二）实行合同档案的分级保管，重要合同档案由专人负责保管。
（三）定期对合同档案进行检查，确保档案的完整、安全。
第七条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准。
（二）查阅人应遵守保密规定，不得泄露合同内容。
（三）查阅人应爱护合同档案，不得随意涂改、损坏。
第四章合同档案的归档与销毁第八条合同档案的归档应遵循以下规定：（一）合同履行完毕后，应及时将合同档案归档。
（二）合同档案归档前，应由相关部门负责人审核。
（三）合同档案归档后，应按照分类、编号要求进行整理。
第九条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。
（二）销毁合同档案前，应进行核实，确保档案的完整、准确。
（三）销毁合同档案时，应采取安全、环保的方式进行。
第五章责任与奖惩第十条公司各部门应加强对合同档案管理工作的领导，确保合同档案管理的规范、有效。