邮件收发管理制度
公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
邮件收发管理制度
邮件收发管理制度一、目的为了规范公司的邮件收发管理工作，确保本厂邮件的准确、及时收发，特制订本制度。
二、范围本厂内三、定义邮件物品，指公司员工因工作需要，向外部寄送文件资料、货物及其他物品等（大型设备的发送不在此例）。
四、职责（一）收发室：负责公司邮件物品的收发管理；（二）各部门：协助收发室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
五、工作内容（一）邮件的签收与发送1、邮件的签收a、收发室在接收到外来邮件物品时（特别是快递、挂号、包裹单、汇款单、货运单时），要及时通知收件人到收发室当面签收；b、收件人要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记签收时间，以备查验和对；c、收件人为公司名称、公司顾问人员及离职人员的，由综合部相关人员代签；d、除特殊情况外，如物品单中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成物品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任；e、凡快递、挂号信、包裹单、汇款单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室签收邮单，并及时去邮局取款取件，如因个人缘故超期罚款，收发室概不负责；（二）邮件的发送a、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先签写《邮件发送审核表内》，需经部门负责人，综合管理部负责人签字确认，并将需邮寄的物品包装好后交给收发室，由收发室统一安排邮寄；b、未经登记或需邮寄的物品无部门负责人签字者，收发室可拒绝受理，如需邮寄邮费自付；c、如收件人等信息不清楚或不完整，收发室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经收发室要求无效者，收发室有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理；d、收发室邮件负责人要认真在《邮件发送登记表》上进行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪有寄件人自行负责；e、寄送文件、资料、货物等邮件物品，原则上通过公司指定的承运单位（邮局、EMS、中通邮件、运达等公司）进行邮寄，如有特殊情况需经过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部负责人审批方可生效；f、收发室要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对；g、收发室每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的问题；h、公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账，一经查出，罚所赊邮费的5倍。
电子邮件收发管理规定
黑龙江永安集团有限公司电子邮件收发管理规定第一章总则第一条为了规范员工公务用电子邮件收发和使用，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。
第二章公司电子邮箱的使用第三条行政人事部必须在员工入职三天内，向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。
第四条员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码，防止盗用。
第五条员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件第六条员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。
第七条电子信件格式要求1、发送邮件时，一定要写主题，标明1）、公司、部门名称；2）、文件标题。
2、文件资料发送邮件时，一般情况下需要将文字直接打在电子邮箱正文处；如加载附件时，将word文本格式转换成图片格式。
特殊情况下如不能，可发送word文本格式，但需要限制编辑权限。
3、电子邮件正文处不使用任何信纸。
（1）称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；（2）问候语：如“您好！”、“早上好”；（3）需告知邮件的内容描述，描述应简洁明了；（4）告知邮件中的附件个数；（5）结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（6）签名处，可按如下样板设定：-------------------------------------xxxx 部（部门名）xxx(员工姓名)xxxxxxxxxxxxx有限公司地址：电话（Tel）:0454-88xxxxx传真（Fax）:0454-88xxxxx-------------------------------------（7）需要上传附件时，一般情况下不要传递压缩包，一封邮件最多一次性上传六份资料，附件文件发送时必须控制文件大小，或分批次发送。
邮件容量大小控制在7M以内。
4、发送邮件后，须及时电话或短信通知。
第三章公司文件的收发第八条公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。
公司邮件收发管理制度
公司邮件收发管理制度第一章总则为规范公司邮件的收发管理，提高工作效率，加强信息安全，特制定本管理制度。
第二章邮件的分类1. 按照邮件的重要性和紧急程度进行分类，分为紧急邮件、重要邮件、一般邮件等。
2. 紧急邮件：指需要立即处理的邮件，涉及公司核心业务或重要决策，需在规定时间内回复或处理。
3. 重要邮件：指对公司业务有重要影响的邮件，需及时处理，并在规定时间内回复。
4. 一般邮件：指一般工作日常邮件，可根据工作时间安排处理。
第三章邮件的处理流程1. 收件箱管理：每位员工应及时查看收件箱，对重要或紧急邮件进行标记，并根据规定时间内回复或处理。
2. 发件箱管理：发送邮件前应认真核对收件人邮箱地址，避免发送错误。
3. 回复邮件：对于收到的邮件，应根据重要性和紧急程度及时回复，并在邮件主题前加上“回复”二字。
4. 转发邮件：对于需要转发的邮件，应注明转发原因和接收人，避免信息泄露。
5. 保存邮件：重要邮件应及时保存到指定文件夹中，以备参考和查阅。
第四章邮件安全管理1. 署名规范：发件人应在签名前注明姓名及职务，以便接收人准确识别发件人身份。
2. 附件处理：发送邮件时，应慎重考虑附件的安全性，避免发送含有病毒或恶意程序的文件。
3. 邮件加密：对于涉及公司机密信息的邮件，应采用加密传输的方式，确保信息安全。
4. 邮件审查：公司有权对员工发出或接收的邮件进行审查，保护公司信息安全。
第五章邮件使用规范1. 邮件内容应正确、清晰、准确，避免使用不文明用语或涉及敏感话题。
2. 遵守公司规定的邮件发送时间，避免在非工作时间发送邮件，影响他人休息。
3. 禁止私人邮件和不相关工作邮件使用公司邮箱发送，避免占用公司资源。
第六章邮件管理责任1. 部门领导应负责监督并检查本部门邮件的发送和接收情况，确保邮件管理规定得到落实。
2. IT 部门负责监管整个公司的邮件使用情况，及时排查邮件安全隐患。
第七章处罚机制1. 对违反公司邮件管理制度的行为，公司将给予相应的处罚，包括警告、记过、降职等。
公司邮件快递收发管理制度
公司邮件快递收发管理制度需要向外部发送文件、资料、货物或其他物品的员工必须前往物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记。
登记完成后，需等待部门负责人审批，审批通过后，将文件交予物流部处理。
物流部将负责联系快递公司，统一进行发送。
所有需求部门必须在每日下午4:30之前将物品送至物流部。
若未经登记或快递物品缺少部门负责人审批，物流部有权拒绝接收，并将不合格的包裹退回给发件人。
在选择快递公司时，应遵循合理、负责任和低成本的原则。
寄件人应根据物品性质，负责任地选择性价比高的快递服务，以低成本完成寄送。
若物品适合普通邮寄，则不应选择快递服务。
需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细记录收件人姓名、地址、所寄物品名称以及快递承运单位和快递单号，以便查验和核对。
若资料登记不清晰或不完整，物流部有权要求当事人补充完善。
对于无故拒不按要求填写或物流要求无效的情况，物流部有权拒绝发送该物品，并将情况报告给部门负责人处理。
填写快递单时，请用正楷字清晰填写收件方和寄件方的详细资料，包括地址、收件人、联系电话和邮编等。
寄件相关规定如下：7.1.1 物件分类：- A类：紧急件- B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）- C类：普通件（如资料、文件、普通配件等）- D类：普通信函、贺卡等7.1.2 快递公司选择参照表：- 序号 1 2 寄件类型选择快递公司- A B 发顺丰快递- C D 发EMS或顺丰快递- 物流部将提供各快递公司的优势特点及价格，供参考选择。
7.1.3 普通物品、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递）。
若为特急件、贵重配件或物品，可选择顺丰快递等邮寄方式。
7.1.4 严禁使用公费寄送私人物品，一经发现，将按快递费的10倍进行处罚。
7.1.5 为便于寄回公司物品损坏时的索赔，外派人员必须选择有资质且能出具发票的快递物流公司。
7.1.6 寄回公司的物品，由寄件人直接付款。
物流部自本通知发出之日起，将不再支付快递公司到付付款。
公司邮箱收发管理制度
公司邮箱收发管理制度一、邮箱的开通和关闭1.员工入职时由IT部门为其开通公司邮箱，设置初始密码并告知员工。
2.员工离职时，由HR部门通知IT部门关闭其邮箱，并将所有重要邮件进行备份。
二、邮箱使用规范1.公司邮箱仅用于工作相关的邮件通信，不得用于私人用途或发送垃圾邮件。
2.不得使用公司邮箱传播色情、暴力、淫秽等违法信息。
3.不得私自更改公司邮箱设置，包括密码、转发规则等。
4.不得将公司邮箱密码告知他人，以保护公司信息安全。
5.凡发送外部报价、合同等重要文件，应抄送相关部门领导。
三、邮箱收发管理1.所有员工每天上班第一时间打开公司邮箱，查看收到的邮件，并及时回复。
2.对于重要邮件，应及时进行标记，以便后续查阅。
3.不得删除重要邮件，如有需要请将其移动至指定文件夹。
4.定期清理邮箱，删除无用邮件，保持邮箱的整洁。
5.邮件回复应尽快回复，不得拖延时间，如有特殊原因需延迟回复，应事先告知对方。
四、邮件的分类处理1.对于收到的邮件，应根据重要程度进行分类处理，包括紧急、重要、一般等分类。
2.应根据邮件内容进行分类处理，包括需要回复、需要转发、需要保存等分类。
五、邮箱使用注意事项1.发送邮件时，应注意邮件的标题清晰准确，内容完整详细。
2.发送附件时，应注意附件大小不得超过公司规定大小，以免造成服务器负担。
3.避免在邮件中使用过于冗长、复杂的图片或格式，以免影响邮件传输速度。
4.收到外部邮件时，应注意识别邮件的真伪，防止打开恶意链接或附件。
六、不当使用公司邮箱的处理1.如发现员工私自使用公司邮箱进行私人用途或传播违法信息，公司将对其进行严肃处理，包括扣减绩效、警告甚至解雇。
2.如员工违反公司邮箱管理制度，造成公司信息泄露或损失，将承担相应的法律责任。
以上是我们公司的邮箱收发管理制度，希望员工遵守规定，合理使用公司邮箱，提高工作效率，保护公司信息安全。
学校电子邮件收发管理制度
第一章总则第一条为加强学校电子邮件管理，规范电子邮件收发行为，提高工作效率，保障学校信息安全和正常秩序，特制定本制度。
第二条本制度适用于学校全体教职工、学生以及校外合作单位和个人与学校之间的电子邮件往来。
第三条学校电子邮件系统由学校信息管理部门负责建设、维护和管理，确保系统稳定、安全、高效运行。
第二章电子邮件地址第四条学校电子邮件地址格式为：姓名（或部门名称）@。
第五条教职工的电子邮件地址由其所在部门统一申请，学生电子邮件地址由学生处统一分配。
第六条外来单位和个人申请使用学校电子邮件地址，需提供相关证明材料，经学校信息管理部门审核批准后方可使用。
第三章电子邮件收发规范第七条电子邮件收发应遵循以下原则：1. 实用性：邮件内容应简洁明了，避免冗长和重复；2. 保密性：涉及学校机密和个人隐私的邮件，应采取加密措施；3. 正确性：邮件内容应准确无误，避免误解和误传；4. 及时性：及时回复邮件，避免延误重要事项的处理。
第八条发送邮件应遵守以下规范：1. 标题明确：邮件标题应简明扼要，反映邮件主题；2. 内容规范：邮件内容应清晰、有序，便于阅读；3. 附件规范：邮件附件应压缩，并注明文件类型和大小；4. 发件人规范：使用规范的个人或部门名称作为发件人。
第九条收件人应遵守以下规范：1. 仔细阅读邮件内容，确保理解邮件意图；2. 及时回复邮件，如有疑问，应及时与发件人沟通；3. 对邮件内容保密，不得随意转发或泄露；4. 如发现邮件内容错误，应及时向发件人反馈。
第四章电子邮件安全与保密第十条学校电子邮件系统应采取以下安全措施：1. 建立完善的用户身份验证机制，确保用户身份的真实性；2. 定期更新系统漏洞，提高系统安全性；3. 对邮件内容进行加密处理，防止邮件内容泄露；4. 对邮件系统进行安全审计，及时发现和处理安全隐患。
第十一条学校教职工、学生应遵守以下保密规定：1. 不得利用电子邮件系统进行非法活动；2. 不得利用电子邮件系统传播虚假、有害信息；3. 不得泄露学校机密和个人隐私；4. 不得利用电子邮件系统进行商业活动。
公司收发快递管理规定（四篇）
公司收发快递管理规定第一章总则第一条为规范公司的快递收发工作，加强对物品的管理和保护，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司内部所有部门和人员的快递收发工作。
第三条快递包括文件、资料、物品等，由公司内部人员或外部单位送达公司的相关物品。
第四条快递收发工作应严格按照本规定的要求进行操作，确保物品的安全和准确交接。
第五条所有快递的收发均应记录在快递收发登记簿中，以备查阅。
第二章快递收发的基本流程第六条快递收发人员应按照以下基本流程进行工作：（一）收件：收件人员应认真核对快递单上的收件人、电话号码等信息，并在快递单上签名确认。
（二）验收：验收人员应仔细检查包裹外观，查看有无破损、湿漏等情况，并对内件进行清点。
（三）登记：接收部门应将快递信息登记在快递收发登记簿中，包括收件日期、快递号、收发人员等。
（四）送达：送达人员应将快递及时送达指定地点，并要求收件人签字确认。
第三章快递收发的责任与要求第七条快递收发人员应具备以下责任和要求：（一）严格按照操作流程进行工作，不得违规操作；（二）认真核对快递信息，确保收件人和送达地址的准确性；（三）保护快递物品的完整性，防止遗失和破损；（四）严禁私自拆封快递包裹，未经批准不得转交他人；（五）保密工作要做好，不得泄露客户及公司的重要信息；（六）遵守公司内部安全制度和规章制度。
第四章快递包裹的安全管理第八条快递包裹的安全管理应遵循以下原则：（一）快递包裹应妥善保管，防止遗失、破损和被盗；（二）重要文件和贵重物品的快递应加强安全措施，如密封、包装、封箱等；（三）外包装应清晰标明收发单位、地址、联系方式等信息，并及时更换；（四）对于特殊物品的快递，应提前告知收发人员，做好特殊处理。
第五章快递收发的检查与评估第九条公司应定期对快递收发工作进行检查和评估，包括但不限于以下方面：（一）收发操作流程是否规范、完善；（二）快递信息的准确性和及时性；（三）物品的保护和安全措施是否到位；（四）收发人员的工作情况和表现。
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邮件收发管理制度
一、目的
为规范公司邮件的收发管理，保证公司对外业务的正常开展并有效节约邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。
二、适用范围
本公司全体员工
三、定义
邮件物品：指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等，物流除外。
四、职责
4.1办公室：负责公司邮件物品的收发管理。
4.2各部门：协助办公室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
五、内容
5.1 邮件的接收
5.1.1原则上邮件必须由收件人亲自签收，如收件人不便，可由办公室代为接收。
5.1.2办公室收到文件，资料，货物等邮件物品时，要及时转交给相关部门人员。
未经主人同意不得私自拆开邮件。
5.1.3办公室接收邮件之前需对邮件进行安全检查，对可疑邮件一律拒收。
可疑邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料；模糊不清的地址或收件人；油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等。
5.1.4物品接收人要在《邮件签收登记表》上签字接收，以备查验核对。
5.1.5收件人在接收到办公室通知后要及时前去领取邮件，如因不及时领取造成的邮件延误、破损或丢失等，一切后果自行承担。
5.2邮件的发送
5.2.1因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先填写《邮件发送审核表》，经部门负责人、办公室主管签字确认，由办公室联系公司指定的快递承运单位统一发送。
（各需求部门于每日17:00前提出需求，必要时需将邮寄品交办公室检验。
）
5.2.2未经登记或需邮寄物品无部门负责人审批的，办公室可拒绝受理。
5.2.3各需求人员必须在《邮件发送审核表》上详细注明相关信息，以备查验核对，如资料登记不清楚或不完整者，办公室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经办公室要求无效者，办公室有权拒发该邮件，并将情况报备部门负责人处理。
5.2.4填写快递单要求：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。
5.2.5寄件人将需寄发的物件备齐，与快递单一起放到办公室待核查。
寄件人若因配件较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。
5.2.6邮寄后，寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责，办公室配合查核。
5.2.7办公室要保留好每次邮寄的存根（保管期限为一年），以备查验核对寄件信息并每月做一次邮件发送汇总表进行快递费用核算。
5.2.8严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。
5.2.9为便于寄回公司物品损坏时的索赔，外派人员必须选择有资质能出具发票的快递物流公司。
寄回公司的物品，由寄件人直接付款。
原则上公司不承担到付付款费用。
5.3寄件相关规定
5.3.1邮件分类：
A类：紧急件；
B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）；
C类：普通件（如资料、文件、普通配件等）；
D类：普通信函、贺卡
5.3.2快递公司选择参照表
（尽量节约成本）
5.4保价
为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元至10000元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物件发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。
六、其他
6.1附件
附表1《邮件发送审核表》
附表2《邮件签收登记表》
附件一
邮件发送审核表
附件一
邮件签收登记表
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