电子文件管理程序
电子文件存储流程及管理流程
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电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的快速发展，电子文件的使用在各个领域得到广泛应用。
为了更好地管理和利用电子文件，制定一套科学合理的电子文件管理规范是必要的。
本文旨在规范电子文件的创建、存储、传输、保护和销毁等方面的行为，以提高电子文件管理的效率和安全性。
二、文件创建1. 文件命名规范a. 文件名应具有描述性，能够清晰表达文件内容。
b. 文件名应避免使用特殊字符和空格，可使用下划线或连字符进行分隔。
c. 文件名应尽量简洁明了，避免过长。
d. 文件名应使用英文或数字，避免使用非常规字符。
2. 文件格式规范a. 根据文件内容和用途选择合适的文件格式，如文本文件、电子表格、图片、音频、视频等。
b. 尽量使用开放标准的文件格式，以保证文件的可读性和兼容性。
c. 避免使用过于复杂的文件格式，以提高文件的传输和处理效率。
3. 文件分类和归档a. 根据文件的性质和用途，将文件进行分类，并建立相应的文件夹或目录结构。
b. 文件夹或目录的命名应具有描述性，能够清晰表达文件内容。
c. 定期对文件进行归档，将不再频繁使用的文件进行整理和存档，以减少存储空间的占用。
三、文件存储1. 存储介质选择a. 根据文件的重要性和保密级别选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、磁带、云存储等。
b. 对于重要文件，应采用冗余存储的方式，确保文件的备份和恢复能力。
2. 存储设备管理a. 对存储设备进行定期检查和维护，确保设备的正常运行。
b. 对存储设备进行分类管理，建立存储设备清单，包括设备名称、型号、容量、使用日期等信息。
3. 存储空间管理a. 对存储空间进行合理规划和分配，确保足够的存储空间供文件使用。
b. 定期清理存储空间，删除不再需要的文件和临时文件，以释放存储空间。
四、文件传输1. 内部传输a. 内部传输指文件在组织内部的传递和共享。
应建立合适的内部传输渠道，如局域网、内部邮件系统等。
b. 内部传输的文件应进行加密和权限控制，以保护文件的安全性和隐私性。
电子文件控制程序流程
电子文件控制程序流程摘要：本文旨在介绍电子文件控制程序的流程。
电子文件控制是组织内部管理电子文件的重要环节，它确保文件的完整性、可追溯性和安全性。
本文将从文件创建、文件分类、文件存储、文件访问等方面详细介绍电子文件控制程序的流程，并提供一些建议和注意事项。
1. 文件创建电子文件控制程序的第一步是文件的创建。
在创建电子文件时，应确保文件的命名规范和格式规范。
文件名应具有一定意义，能够清晰地表达文件内容。
同时，文件的格式应与组织内部使用的软件兼容，以保证文件的可读性和可编辑性。
2. 文件分类分类是电子文件管理的重要步骤。
组织应根据文件的性质、用途和重要性将文件进行分类。
一般可以按照文件的主题、部门、日期等因素进行分类。
分类的目的是便于文件的检索和管理。
在分类文件时，应制定明确的分类标准和规则，并将其广泛宣传和培训，以保证文件的一致性和准确性。
3. 文件存储文件存储是电子文件控制程序的核心环节。
在选择文件存储位置时，应考虑以下几个因素：- 安全性：选择安全的存储设备和系统，确保文件不受损害、丢失或泄露。
- 可靠性：选择可靠的存储设备和系统，以防止文件的意外丢失或损坏。
- 可扩展性：选择具有扩展能力的存储设备和系统，以满足组织文件存储需求的增长。
- 错误纠正能力：选择具有错误纠正和恢复能力的存储设备和系统，以防止因错误而导致文件损坏。
同时，为了方便文件的管理和检索，可以使用文件命名规范和目录结构。
文件命名规范应能够清晰地表达文件的内容和属性，目录结构应能够合理地组织和分类文件。
4. 文件访问文件访问是电子文件控制程序的关键步骤之一。
根据不同的情况和要求，可以设置不同的文件访问权限。
一般可以分为以下几个层次的权限：- 只读权限：用户只能查看文件内容，不能进行修改和删除。
- 编辑权限：用户可以修改文件内容，但不能删除文件。
- 管理权限：用户可以对文件进行修改、删除和管理。
在设置文件访问权限时，应根据用户的职责和需要进行合理的分配，以防止未授权的人员访问和修改文件。
电子档管理程序文件V0
F、各部门文员需要建立本部门的电子文档清单，每月由文员进行备份。
G、各部门硬盘配置为原则为2T/盘，进行文件的拷贝储存，备份完后可按照7.2条款进行标识管理。
7.4光盘及移动硬盘保管
环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对温度在35%-45%之间；远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染和污垢，避免阳光直射
B、不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的电子文件的存储，使用不可擦除型光盘作为电子文件的存储载体，并依据《档案编制规则》标注档号。
C、光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供利用。两套光盘分开保管。
D、移动硬盘的管理，按照要求在本部门文员处进行保管，并进行移动硬盘的标识，每月由标准化部进行抽查确认。
序号
术语
定义
1
电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
2
归档电子文件
指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
4.职责权限
4.1行政部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。
6．归档电子文件的检验与移交
6.1归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归档的电子文件移交给标准化部文控中心。
6.2归档电子文件的移交内容包括归档电子文件，电子文件原数据表及有关材料。专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软硬件及相关技术资料送交标准化部一起备案，并填写《专用软硬件设备登记表》。
(完整版)电子文件管理制度
完整版)电子文件管理制度电子文件管理制度1.引言随着信息化的快速发展，电子文件的产生和管理越来越重要。
为了保护公司的信息资产，提高工作效率，我们制定了本电子文件管理制度，以规范电子文件的创建、存储、传输和处理，确保电子文件的安全性、完整性和可信度。
2.适用范围本制度适用于公司内部所有员工在工作中产生的电子文件，包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片、音频文件和视频文件。
3.电子文件的创建与归档3.1 必须使用公司统一规定的办公软件来创建并保存电子文件，以确保格式统一和兼容性。
3.2 在创建电子文件时，应尽量使用标准的文件命名规则，包括文件名、文件夹名和标签等，方便文件的分类和查找。
3.3 针对重要文件，应及时进行备份，并将备份文件存放在安全可靠的位置，以防文件丢失或损坏。
4.电子文件的存储与传输4.1 所有电子文件必须存储在公司规定的网络服务器或云存储平台上，禁止将文件存储在个人电脑、移动设备或外部存储介质中。
4.2 对于敏感或机密的电子文件，要进行加密处理，并仅授权人员可以解密访问。
4.3 在传输电子文件时，应使用安全通道，如加密的网络传输协议、VPN等，以防止文件内容被窃取或篡改。
5.电子文件的保管与销毁5.1 电子文件的保管期限应根据公司内部规定和法律法规要求来确定，到期后应及时进行归档或销毁。
5.2 已归档的电子文件应存放在专门的文件夹或数据库中，并设置访问权限，以防止未经授权的访问。
5.3 对于已不再需要的电子文件，应按照公司规定的文件销毁流程进行销毁，以确保文件的安全性。
6.电子文件的审查与审计6.1 公司有权对员工的电子文件进行定期或不定期的审查和审计，以确保员工遵守本制度的要求。
6.2 在进行审查和审计时，应遵循公司的审核程序和规范，并尽量减少对员工工作的干扰和不便。
7.电子文件管理的责任7.1 公司应设立专门的信息管理部门或委派专人来负责电子文件的管理和监督。
7.2 所有员工应按规定来执行电子文件管理制度，并承担相应的责任和义务。
办公电子文件管理制度
办公电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强办公电子文件管理工作，提高文件管理效率，保障文档安全和完整性，特制定本办公电子文件管理制度。
第二条本制度适用于本单位所有机关、部门及工作岗位的电子文件管理工作。
第三条电子文件是指以数字形式存储的信息文件，包括文字、图表、声音、视频等内容。
第四条本制度所称电子文件管理，是指对电子文件的创建、利用、传输、保存、检索和销毁等活动的全过程管理。
第二章文件的创建与登记第五条所有电子文件的创建应当按照规定的格式和标准进行，确保文件内容真实、准确、完整。
第六条电子文件应当按照文件名称、编号、类型、日期、责任人等信息填写登记表，并存档备查。
第七条电子文件应当按照规定的分类和目录结构进行存放，便于管理和检索。
第八条电子文件的创建人应当对文件的内容和形式负责，不得随意删除、修改或篡改文件的内容。
第九条电子文件的密级由创建人根据文件内容和重要性确定，并标明密级标识。
第十条电子文件应当按照规定的存储设备和存储格式存放，并定期进行备份和归档。
第三章文件的利用与传输第十一条电子文件的利用应当遵循业务需要和管理规定，不得违反法律法规和规章制度。
第十二条电子文件的传输应当采取安全、可靠的方式进行，确保文件传输过程中不受干扰和破坏。
第十三条电子文件的传输环节应当记录传输信息，包括发送方、接收方、传输时间等信息。
第十四条电子文件的传输应当严格控制权限，保护文件内容的安全和机密性。
第四章文件的保存与检索第十五条电子文件的保存期限应当根据文件的重要性和法律法规的规定确定，超过保存期限的文件应当及时进行销毁。
第十六条电子文件的检索应当便捷、快速，确保文件内容的及时查阅和利用。
第十七条电子文件的检索应当采取严格的权限控制措施，防止未经授权的人员查阅文件内容。
第十八条电子文件的检索工具和系统应当定期进行更新和维护，保证查询功能的稳定和可靠。
第五章文件的销毁与归档第十九条电子文件的销毁应当按照规定的程序和要求进行，确保文件内容不被恢复和泄露。
电子文件管理程序（含表格）
电⼦⽂件管理程序（含表格）电⼦⽂件管理程序（ISO9001-2015/IATF16949-2016）1.0⽬的规定电⼦⽂件的管理办法，使其适宜、充分和有效，防⽌信息泄秘和擅⾃修改和传递，确保相关电⼦⽂件安全和管理有所遵循。
2.0范围/定义2.1电⼦⽂件——存储在本公司计算机（电脑）内的与质量有关的⽂件和信息。
重点指物统类、⼯程技术类及商业秘密类。
2.2相指引适⽤于公司计算机内的电⼦⽂件。
3.0权责3.1电脑使⽤者之批准——部门负责⼈。
3.2数据更改之批准——部门负责⼈。
4.0步骤4.1使⽤者识别4.1.1电脑实⾏专⼈专⽤，通过密码⽅能进⼊各⾃的电脑或电脑系统。
4.2电⼦⽂件输⼊/输出4.2.1电⼦⽂件的输⼊/输出，由电脑使⽤⼈按照规定的要求操作。
4.2.2依据⼯作需要打印或拷贝时，必须依照《⽂件控制程序》执⾏，任何⼈不得擅⾃拷贝或打印⽂件。
4.3电⼦⽂件更改4.3.1由专⼈通过密码，根据批准后的⽂件，更改计算机内之电⼦⽂件并标识更改后的新⽇期。
4.4编码原则和版本管理凡属于质量管理体系范围内的电⼦⽂件编码原则遵循《⽂件控制程序》；其他电⼦⽂件依照各使⽤部门的实际情况，由部门负责⼈或授权的操作者⾃⾏管理。
4.5电⼦⽂件管理4.5.1对属于经常变动且需打印发放的质量管理体系类⽂件应形成《电⼦⽂件⽬录》。
对于存有重要信息的电脑要指定专⼈负责，并建⽴《计算机清单》。
4.5.2电⼦⽂件和相关信息，需要变为纸质⽂件或记录时，其受控发放、回收、修改、作废等遵循《⽂件控制程序》。
4.5.3同⼀个纸质⽂件与电⼦⽂件具有同等效⼒，等同使⽤。
4.5.4发放各类⽂件的电⼦版本时，可不加盖“受控⽂件”印章。
但打印纸质⽂件发放时，必须经过审批，并让收⽂件者在原稿上签收。
4.5.5凡属受控电⼦的⽂件或电脑，均需设置访问密码。
5.0电⼦⽂件安全管理5.1 安全保密规定5.1.1电⼦⽂件（⼯程技术资料、物统资料等）是公司机密，未经批准，⼀律不得泄露，违者须对由此引起的⼀切后果负责。
电子文档管理程序
1 目的为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定。
2 范围适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。
电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
3 职责3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。
3.2 负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。
3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。
4 工作程序4.1 电子文件的归档类型4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范围和保管期限执行。
4.1.2 各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。
4.1.3 电子文件基本数据类型定义及其代码分别为：文本文件（Text，代码T）指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。
图形文件（Graphic,代码为G）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。
计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。
图像文件（Image,代码为I）指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
视频文件（Video,代码为V）指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。
音频文件（Audio,代码为A）指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
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变更记录表
1.1决定、提供及维持所需的电子设施，以达成产品要求的符合性，并符合顾
客及其它利害相关者的需求与期望。
做有效的管理维护与持续改善的有效性以维持质量、环境和环保管理系统的运作顺畅。
2.范围
2.1计算机软件与档案管理。
2.2外部数据与法规的维护。
3.定义
无。
4.职责
4.1本文件制订/修改的权责部门是文控中心。
4.2工程部负责客户原始图纸文件等相关数据文件的管理。
4.3生产部等相关部门负责生产等流程设备电子文件的管理。
4.4业务部负责客户数据文件及客户订单数据文件的管理。
4.5文控中心负责标准书电子档案的管理。
4.6工程维修负责设备操作系统软件的管理。
5.内容
5.1工程图文件
包含产品图纸、底片、网版、刀模、烫金版等图档。
5.1.1凡客户通过电脑文件、e-mail或磁盘片等方式，提供图文件的作
业。
5.1.2图文件或程序经处理后，将设计完毕的CAD/GERB等产品图档存放
归档。
5.1.3工程部门每日均须做备份。
5.1.4凡档案须被修改者，由工程设计人员变更图面后经部门主管确认
无误予以归档，图文件由工程设计人员以新版本归档保存。
5.2客户图档
包含客户图面资料与客户往来的文件等，且客户以传真或电子邮件等方
式提供的资料。
5.3工程文件档案
5.3.1设计变更履历：记录专案的设计变更过程。
5.3.2产品工作流程单：存放各版本的样品制作工单或生产工单。
5.4文控中心文件档案
5.4.1指质量、环境和环保管理系统发行的标准书原始电子档案。
5.4.2所有相关的标准书档案的制作归档，由文控中心负责管理。
5.4.3档案经制成及发行后，即储存于其指定磁盘机中。
5.4.4凡有任何变更或增加，由文控中心依《文件与资料控制程
序》经权责单位确认后正式发行。
5.5生产等流程设备文件（软件）
5.5.1如生产或服务提供设备所需的软件等。
施。
5.7.1所有正式档案皆储存于相关部门的最高主管的指定的磁盘
机中，由工程部/网管人员负责维持储取的正常运作；属于工
程电子档案部分，由工程内部同步备份至主管人员的电脑磁盘
机中。
5.7.2有任何特殊需求，经提出申请由相关权责人员处理后，方
可存取资料。
5.7.3资料备份作业由工程部/网管人员依其部门的行政规章处
理。
5.8电子资料的回馈机制
5.8.1所有电子资料的产生与实施，藉以维持质量、环境和环保
管理系统有关人员的方便取用，以利其实施、维持及持续改善
质量、环境和环保管理系统，并提升顾客及相关方的满意度。
6.相关文件和附件
6.1相关文件
6.1.1《文件与资料控制程序》
6.1.2《记录控制程序》
6.2附件
电子文件管理流程
工程部。