电子文件管理工作
新形势下如何做好电子文件归档管理工作
Archives Management档案管理新形势下如何做好电子文件归档管理工作■米兰霍州煤电集团公司摘要：近年来，随着科技的日新月异和网络的广泛普及，在新形势下自动化办公模式得到了广泛应用。
企业繁杂的工作产生了海量的电子文件，其主要是在计算机中形成的电子文件，其可以进行网络传输，同时还可以通过各种数字设备和计算机进行阅读和处理。
电子文件有利于工作效率的提升，但问题也随之而来。
如何做好电子文件归档管理工作是当前亟待解决的重要课题。
为此，本文论述了做好电子文件归档管理工作的有效策略，以期从整体上促使电子文件档案信息查询及利用效率飾提升。
关键词：电子文件；归档；管理电子文件在数字环境和设备中生成，并通过数码形式存储在各种信息载体中。
人们可以通过数码设备处理和阅读，还可以在网络上传送文件。
作为科技发展的产物，电子文件在使用上有着良好的便利性，是档案资源不可或缺的重要部分，所以在新形势下做好电子文件归档管理工作至关重要。
但受多种因素的影响，企业工作人员的档案管理意识薄弱，忽视了电子文件的归档管理，加之缺乏人力物力，为今后的档案利用埋下了隐患。
因此，如何在新形势下做好电子文件归档管理工作是亟待解决的重要课题。
一.新形势下做好电子文件归档管理工作的意义（一）有助于开展全文检索档案管理人员在计算机管理系统利用文字图表类电子文件时，通常情况下都是在检索目录信息后才会显示扫描件，这样一来正文内容无法提供检索。
现阶段很多企业经常利用档案通过图像识别、关键词著录、人工录入等方式为其提供内容检索，受多种因素的影响，计算机管理系统无法覆盖全部文书档案，加之工作量较大，因此无法进一步满足用户的需求。
因此，档案管理人员可以通过电子文件的收集最大限度地实现档案内容的检索，有效保证查准率和查全率。
（二）有助于开展深层统计分析现阶段，很多企业都开展了档案目录信息统计分析。
由于缺乏完善的档案全文信息，从而无法有效为深层次统计分析提供素材，在很大程度上制约了档案收集和服务的利用。
电子文件管理实施方案
电子文件管理实施方案一、引言。
随着信息化时代的到来，电子文件管理已经成为各个行业必不可少的一部分。
有效的电子文件管理可以提高工作效率，保障信息安全，降低成本，提升工作质量。
因此，制定一套科学合理的电子文件管理实施方案对于企业来说至关重要。
二、目标与原则。
1. 目标，建立完善的电子文件管理体系，提高文件管理效率，降低管理成本，保障信息安全。
2. 原则，依法合规、科学规范、安全高效、便捷可控。
三、实施方案。
1. 建立文件分类标准，根据公司业务特点和文件管理需求，制定文件分类标准，明确各类文件的归档、保存、销毁等规定。
2. 制定电子文件管理流程，明确文件的创建、审批、归档、检索、销毁等流程，建立规范的电子文件管理流程。
3. 确定文件存储方式，根据文件的重要性和保密级别，确定不同文件的存储方式，包括云存储、本地存储、外部存储等。
4. 强化权限管理，建立严格的文件访问权限管理机制，确保文件的安全性和隐私保护。
5. 采用电子签名技术，对重要文件采用电子签名技术，确保文件的真实性和完整性。
6. 实施定期备份，建立定期备份制度，保障文件数据的安全，防止意外损失。
7. 建立文件检索机制，建立便捷的文件检索系统，提高文件的查找效率，减少工作时间浪费。
8. 加强员工培训，针对文件管理流程、规范和技术进行培训，提高员工的文件管理意识和技能。
四、实施步骤。
1. 制定电子文件管理制度，由相关部门制定电子文件管理制度，明确文件管理的责任部门和具体流程。
2. 采购文件管理系统，根据公司实际需求，选择适合的电子文件管理系统，并进行系统的部署和配置。
3. 文件分类和整理，对现有文件进行分类整理，明确各类文件的归档标准和存储位置。
4. 员工培训，组织相关人员进行电子文件管理流程和系统操作的培训，确保员工能够熟练操作文件管理系统。
5. 系统试运行，进行文件管理系统的试运行，检验系统的稳定性和实用性。
6. 完善管理流程，根据试运行情况，适时完善电子文件管理流程和制度。
电子文件存放管理制度
电子文件存放管理制度一、总则为规范电子文件的存放管理，保证文件的完整性和安全性，提高文件的查找效率和利用价值，特拟订本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门电子文件的存放管理工作。
三、文件分类1. 根据文件性质和内容，将电子文件分为重要文件、一般文件和废弃文件三类。
2. 重要文件：指公司重要的机密文件、重要合同文件、财务文件等；一旦遗失或损坏可能对公司造成严重影响的文件。
需进行加密存放，并设置备份。
3. 一般文件：指公司日常工作中产生的一般文件，如会议纪要、活动方案、市场调研报告等。
可根据文件内容的重要程度设置不同级别的存放措施。
4. 废弃文件：指已完成工作或失效的文件，应及时删除或归档至废弃文件夹，以便释放存储空间。
四、存放管理1. 建立电子文件存放目录结构，对不同类型的文件进行分类存放。
为了方便管理和查找，可根据部门、日期、项目、文件类型等设立不同的文件夹。
2. 对于重要文件，应设置访问权限，只有经过授权的人员才能查看或修改文件内容。
同时，定期对文件进行备份，以防止文件遗失或损坏。
3. 对于一般文件，可以根据文件的重要程度和使用频率，设定存放期限和归档规定。
长时间未使用的文件，可移至归档文件夹进行存放。
4. 废弃文件应定期清理。
通过查找重复、失效或过期的文件，及时进行删除或归档，以保持存储空间的整洁和有效利用。
五、查找与利用1. 建立电子文件检索系统，为员工提供方便快捷的查找功能。
可通过关键词、文件名、日期等方式进行检索，以提高文件查找效率。
2. 对于重要文件，应提供详细的文件说明和版本记录，确保文件的完整性和一致性。
在必要时，可设置文件审批和修改记录，以追踪文件的变更情况。
3. 对于一般文件，应建立文件共享平台，方便员工之间的文件共享和交流。
同时，定期对文件进行更新和维护，以确保文件的准确性和及时性。
4. 对于废弃文件，应设置归档规则和清理周期，定期对废弃文件进行清理和归档。
同时，建立废弃文件清单，记录清理情况和处理结果。
电子文件归档和电子档案管理制度三篇
电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。
一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。
(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。
(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。
(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。
二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。
电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。
(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件管理工作情况汇报
电子文件管理工作情况汇报根据公司要求，我对电子文件管理工作情况进行了汇报。
在这个过程中，我将详细介绍我和我的团队在电子文件管理方面的工作内容、工作量、工作成果和存在的问题，并提出改进建议。
首先，我要介绍的是我们团队的工作内容。
我们主要负责公司内部电子文件的归档、管理、检索和备份工作。
这包括对各部门的文件进行分类整理，建立文件目录结构，制定文件管理规范和流程，并与IT部门合作建立文件管理系统。
同时，我们也要负责定期对文件进行备份和维护，确保文件的安全性和完整性。
在过去的一段时间里，我们团队完成了大量的工作量。
我们通过对各部门的文件进行调查和整理，建立了一套完整的文件目录结构，使得各部门的文件得到了统一的管理和归档。
同时，我们也和IT部门密切合作，建立了一套文件管理系统，使得文件的检索和管理变得更加方便和高效。
在工作成果方面，我们团队取得了一些显著的成绩。
首先，我们大大提高了文件的管理效率。
以前，各部门的文件管理混乱不堪，很难找到需要的文件，经常会出现文件丢失或者重复归档的情况。
现在，通过我们的工作，文件的管理变得有序和规范，文件的检索和归档变得便捷和快速。
其次，我们提升了文件的安全性和完整性。
通过定期对文件进行备份和维护，我们保证了文件的安全和稳定，避免了数据丢失和文件损坏的情况。
在工作中也遇到了一些问题。
首先，我们在文件管理系统的建设过程中遇到了一些技术难题，导致了系统的上线延迟。
其次，我们在文件的整理和分类过程中，遇到了一些部门不配合的情况，导致了工作效率的降低。
最后，我们也发现了一些文件管理制度的漏洞和不足，需要及时的加以改进。
为了解决这些问题，我们提出了一些改进建议。
首先，我们建议加强对文件管理系统的建设和维护，确保系统的稳定和安全，并提高对系统的使用培训。
其次，我们要加强对各部门的文件管理规范和流程的宣传和培训，提高各部门的文件管理意识和配合度。
最后，我们还要及时对文件管理制度进行修订和完善，确保文件管理工作的规范和高效。
电子文件管理工作计划范文
一、背景与目的随着信息技术的飞速发展，电子文件在企事业单位的日常工作中扮演着越来越重要的角色。
为规范电子文件管理工作，提高文件归档质量，保障信息安全，特制定本工作计划。
二、工作目标1. 规范电子文件管理工作流程，确保电子文件的真实性、完整性和安全性；2. 提高电子文件归档效率，缩短归档周期；3. 建立健全电子文件档案库，实现电子文件的有效利用；4. 加强电子文件管理队伍建设，提高管理人员业务水平。
三、工作内容1. 电子文件归档制度制定（1）根据国家档案局相关法律法规，结合本单位实际情况，制定电子文件归档制度；（2）明确电子文件归档范围、归档流程、归档时限等要求；（3）建立健全电子文件归档工作责任制，明确各部门职责。
2. 电子文件归档系统建设（1）选用合适的电子文件归档系统，确保系统功能满足实际需求；（2）对系统进行安装、调试，确保系统正常运行；（3）对归档人员进行系统操作培训，提高归档效率。
3. 电子文件归档流程优化（1）优化电子文件归档流程，缩短归档周期；（2）明确电子文件归档时限，确保归档工作按时完成；（3）加强归档过程中的质量控制，确保电子文件质量。
4. 电子文件安全管理（1）制定电子文件安全管理制度，明确安全责任；（2）加强电子文件备份工作，确保数据安全；（3）定期对电子文件进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。
5. 电子文件档案库建设（1）根据电子文件归档制度，对电子文件进行分类、整理、归档；（2）建立健全电子文件档案库，实现电子文件的有效利用；（3）定期对电子文件档案库进行维护，确保档案库正常运行。
6. 电子文件管理队伍建设（1）加强电子文件管理人员的业务培训，提高其业务水平；（2）选拔优秀人才充实电子文件管理队伍，提高团队整体素质；（3）建立健全激励机制，激发电子文件管理人员的工作积极性。
四、实施步骤1. 制定电子文件归档制度，明确工作目标；2. 选购电子文件归档系统，进行系统安装、调试；3. 开展电子文件归档流程优化工作；4. 制定电子文件安全管理制度，加强安全管理；5. 建立电子文件档案库，实现电子文件的有效利用；6. 加强电子文件管理队伍建设，提高管理人员业务水平。
(完整版)电子文件管理制度
完整版)电子文件管理制度电子文件管理制度1.引言随着信息化的快速发展，电子文件的产生和管理越来越重要。
为了保护公司的信息资产，提高工作效率，我们制定了本电子文件管理制度，以规范电子文件的创建、存储、传输和处理，确保电子文件的安全性、完整性和可信度。
2.适用范围本制度适用于公司内部所有员工在工作中产生的电子文件，包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片、音频文件和视频文件。
3.电子文件的创建与归档3.1 必须使用公司统一规定的办公软件来创建并保存电子文件，以确保格式统一和兼容性。
3.2 在创建电子文件时，应尽量使用标准的文件命名规则，包括文件名、文件夹名和标签等，方便文件的分类和查找。
3.3 针对重要文件，应及时进行备份，并将备份文件存放在安全可靠的位置，以防文件丢失或损坏。
4.电子文件的存储与传输4.1 所有电子文件必须存储在公司规定的网络服务器或云存储平台上，禁止将文件存储在个人电脑、移动设备或外部存储介质中。
4.2 对于敏感或机密的电子文件，要进行加密处理，并仅授权人员可以解密访问。
4.3 在传输电子文件时，应使用安全通道，如加密的网络传输协议、VPN等，以防止文件内容被窃取或篡改。
5.电子文件的保管与销毁5.1 电子文件的保管期限应根据公司内部规定和法律法规要求来确定，到期后应及时进行归档或销毁。
5.2 已归档的电子文件应存放在专门的文件夹或数据库中，并设置访问权限，以防止未经授权的访问。
5.3 对于已不再需要的电子文件，应按照公司规定的文件销毁流程进行销毁，以确保文件的安全性。
6.电子文件的审查与审计6.1 公司有权对员工的电子文件进行定期或不定期的审查和审计，以确保员工遵守本制度的要求。
6.2 在进行审查和审计时，应遵循公司的审核程序和规范，并尽量减少对员工工作的干扰和不便。
7.电子文件管理的责任7.1 公司应设立专门的信息管理部门或委派专人来负责电子文件的管理和监督。
7.2 所有员工应按规定来执行电子文件管理制度，并承担相应的责任和义务。
电子文件管理制度
电子文件管理制度1. 背景和目的为了规范和提高企业的电子文件管理工作，提高文件管理的效率和准确性，确保企业文件的安全性和可靠性，订立本《电子文件管理制度》。
2. 适用范围本制度适用于全部企业职能部门。
3. 文件管理责任3.1 企业职能部门负责订立、实施和监督本制度的执行。
3.2 每个部门负责本部门内的文件管理工作，包含文件的创建、保管、分类、归档和销毁。
4. 文件的标准化命名和分类4.1 文件应依据文件内容、文件类型和文件紧要性进行分类，确定文件属性和存储位置。
4.2 文件的命名应简明扼要，遵从肯定的命名规范，便于快速查找和识别。
4.3 文件分类和命名标准由各职能部门依据自身工作特点订立，并报备企业职能部门备案。
5. 文件的创建和保管5.1 文件的创建应符合法律法规和企业规定的要求。
5.2 文件应使用正版软件创建和保管，使用有效的防病毒软件进行扫描。
5.3 文件应保管在企业网络服务器或指定的存储设备中，禁止在个人电脑或移动存储设备上保管紧要文件。
5.4 文件应依照规定的分类和存储位置进行保管，定期进行备份。
5.5 文件的保管时间应依据文件的紧要性和法律法规的要求确定。
6. 文件的归档和销毁6.1 文件在不再需要时，应及时进行归档或销毁。
6.2 文件的归档应依照肯定的规定进行，确保文件的存档次序和查找的便利性。
6.3 归档文件应放置在特地的文件柜或存储空间中，设置权限进行管理，防止损毁和未经授权的访问。
6.4 归档文件的保管时间应依据法律法规的要求进行确定。
6.5 无需归档的文件应依照规定的流程进行销毁，销毁过程应有相关部门的监督，确保文件不被恶意利用。
7. 文件的查询和共享7.1 各职能部门应订立文件查询和共享的流程和权限，确保查询和共享的安全性和准确性。
7.2 查询文件时，应供应文件的基本信息和查询权限，确保查询的结果准确和实时。
7.3 共享文件时，应掌控共享的范围和权限，以保护文件的机密性和完整性。
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2018/8/10
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（三）电子文件的种类
按电子文件的载体分： 常见的就是磁记录文件、光学记录文 件。 磁记录文件主要就是以磁带、磁盘、磁卡 等为载体的文件。 光学记录文件主要就是光盘等。
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电子文件的种类
按电子文件的信息存在形式，其实也 就是平时所说的按格式来分，主要有： 文本文件 数据文件 图形文件 图像文件 声音文件 影像文件 多媒体文件
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文本文件
亦称为字（表）处理文件，它是指使用文 字处理软件生成的，由字、词、数字或符 号表达的文件。 用不同文字处理软件编辑的文本文件一般 不能交换使用，纯文本文件（TXT）不包括 格式代码，在使用中不受计算机硬件和软 件类型的限制。
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文本电子文件以公文处理单应以OFD、 PDF、PDF/A版式文档格式归档保存和 留痕稿用WPS、RTF、DOC等同级国家 综合档案馆认可的格式归档保存。 文本文件的类别代码 T
真实
电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持 不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文 信息和元数据。 包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计 算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文 信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的 是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。 指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数 据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子 文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且 不会被非授权获取。
显示文 件内容
2016/7/21
显示背 景信息
显示关 联文件
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（二）电子文件的产生系统
（1）OA（办公自动化系统）； （2）ERP（企业资源计划系统）； （3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）； （5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）； （7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）； （9）GIS（地理信息系统）； （10）E-MAIL（电子邮件系统）； （11）EDI（电子数据交换）； （12）EC（电子商务系统）； （13）EG（电子政务系统）； （14）数码照相与摄像及多媒体系统； （15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。
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数据文件
亦可称为数据库电子文件，它主要包括两 类，一是含有数据的电子表格文件；二是 数据库电子文件，一个数据库由若干记录 组成，一个记录由若干字段（数据项）组 成。 不同的数据库之间通常需要通过转换程序 才能进行信息交换。一般来说，数据文件 应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行 数据交换。 数据文件的类别代码 D
电子文件管理工作
福建省档案局监督指导处
黄燕芳
主要内容
一、电子文件概述 二、电子文件管理的通用要点 三、基于信息系统环境下的电子文件
归档流程
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一、电子文件概述
（一）电子文件的概念 （二）电子文件的特点 （三）电子文件的种类
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一、电子文件概念
（一）电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通 过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、 音频、视频等不同形式的信息记录。 －－－《电子文件管理暂行办法》
2.背景
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内
容：
（1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
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2、信息的非人工识读性
电子文件是以数字化信息形态存在的，它 把可识别的文字、图形等传输到计算机中 转换成二进制数字编码，人工不能直接识 读。 电子文件载体上记录的数字信息往往进行 过压缩编码、加密等处理，必须由相应的 计算机软硬，将载体上的数字编码序列读 取出来，转换成人能识别的形式，显示在 屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内 容。
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音频文件
音频文件是指用音频设备录入或用编曲软 件生成的文件。 音频文件的音质越好，文件所占存储空间 也就越大。 音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。 音频文件类别代码 A
2018/8/1023 Nhomakorabea媒体文件
多媒体文件是指包含两种以上信息形式的 文件，这种文件使用多媒体技术制作，具 有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机 复现。 多媒体数据同样以MPEG、AVI为通用文件格 式。 多媒体文件类别代码 O
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图像文件
图像文件是指使用数字设备采集或制作的 画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面， 用数码相机拍摄的照片等。 不同格式的图像文件不能任意进行交换使 用。 图像电子文件以JPEG、TIFF、RAW、PDF为 通用文件格式。 图像文件的类别代码 I
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5、信息的易变性和可操作性
电子文件与载体的可分离性，也造成了电 子文件在被传递或更换至其它载体时，存 在着被改动而不被察觉的可能。 存储载体性能的不稳定性有可能造成文件 中信息的改变。 新的信息编码、存储格式、系统软件的不 断出现更是对其稳定性的巨大冲击。 可以利用已存在的文件信息做其它事情。
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。 档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
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电子文件的属性
电子文件是一种数字信息，由电子计算机 等数字设备生成和处理的，其信息用二进 制数字代码记录和表示。 电子文件是文件的一种类型，具有文件的 各种属性，特别是具有特定的要素、作用 和效力。
背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信 息。
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3.结构
结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落 安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等 方面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关，是确保 电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和 被利用的重要内容。
3T 700元 低 0.23元 750MB/s 130 MB/s 100 MB/s 低 中 简单 简单 简单 约114年
1.5T 925元 高 0.62元 140 MB/s 低 中 复杂 无 简单 30年
128G 450元 低 3.8元 750 MB/s 300 MB/s 100 MB/s 低 低 简单 简单 简单 约171年
符合单位职 责 全过程受控 全过程记录 没有不受控 操作可能
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电子（文件）档案管理原则
• 可靠性（Reliability） • 文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反 映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过 程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发 生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形 成。 内容
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。 需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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（二）电子文件的特点
1、系统依赖性 2、信息的非人工识读性 3、信息存储的高密度性 4、信息与特定载体之间的可分离性 5、信息的易变性和可操作性
2018/8/10
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1、系统依赖性
电子文件从生成、传输到存储都是通过计 算机实现的。 设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被 损坏以至丧失。 电子文件对其他设备环境的不兼容性。 不同软件环境形成的电子文件难以实现格 式转换。 出于安全保密需要，人为地进行复杂而独 特的编码加密或信息拆分处理，更加大了 电子文件的系统依赖性。
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图形文件
图形文件是指根据一定算法绘制的图表、 曲线图，包括几何图形和把物理量如压力、 强度等用图标表示的图形等等。它是以图 画的形式表示数据内在联系的图表、曲线 图等，通常计算机辅助设计（CAD）和一些 技术图纸用数字图形表示。 图形文件类别代码 G
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影像文件
影像文件是指使用视频捕获设备录入的数 字影像或使用动画软件生成的二维、三维 动画等各种动态画面，如数字影视片、动 画片等。 影像文件有不同的格式或标准，播放时需 要使用相关的设备和程序。 影像电子文件以MPEG、AVI为通用文件格式。 影像文件类别代码 V
完整
可用
安全
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电子（文件）档案管理原则
• 真实性（Authenticity） • 文件的真实性主要是指文件形成符合单位的工作 职责，文件和档案管理形成、接收、传输、保管 和处置的全过程都在受控的环境中进行，其每一 步都遵循相关的管理办法和流程，并对其进行记 录。同时能证明没有可以绕过受控环境对文件进 行操作的可能。
文件齐 全
无非法 改动
完整性
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