电子文件管理
公司的电子文件管理制度(5篇)
公司的电子文件管理制度（5篇）公司的电子文件治理制度1一、目的适应信息化建立的需要，标准公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的治理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。
二、范围适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案治理。
三、定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。
电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
四、治理要求1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，爱护其IT系统免遭破坏和非法使用。
2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经治理员允许不得卸载办公软件，3、存放效劳器的房间要上锁，效劳器和设备要有专人治理。
4、电子文档更新必需拷贝文档保持全都，并且全部的文件发放记录应保存书面签字不得以电子形式保存。
5、必需备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丧失。
6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。
7、计算机系统每日创立或更新的关键数据应每日备份。
8、全部软件都应至少进展一次完整备份以作出爱护。
9、系统数据应至少每月备份一次。
10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的状况下进展，备份数据应储存在大容量硬盘中。
11、备份数据应由子系统治理员放在安全牢靠的地点，全部软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。
12、工作人员定期更改密码。
13、除非授权，否则不能随便添加员工进入IT系统。
公司的电子文件治理制度2一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子的文档治理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监视、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作效劳。
电子文件管理
和合作。
企业领域
企业在日常运营中产生的大量电子文件， 如合同、发票、报告等，需要进行有效的 管理和利用，以支持企业的决策和运营。
个人领域
个人用户可以利用电子文件管理工具，对 个人文档、照片、视频等电子文件进行整 理和保存，方便查找和使用。
安全性。
防火墙保护
在网络边界部署防火墙，防止 未经授权的访问和数据泄露。
定期安全审计
定期对系统进行安全审计，及 时发现和修复潜在的安全漏洞
。
员工培训与教育
加强员工的安全意识培训，提 高员工对数据安全的重视程度
。
05
电子文件的检索与利用
检索原理与方法
基于关键词的检索
基于元数据的检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速 定位到目标电子文件。
电子文件占用物理空间小，可大量存 储于计算机等设备中，节省存技术的应用
随着云计算技术的发展，电子 文件将更多地存储在云端，用
户可随时随地访问和使用。
大数据技术的应用
大数据技术可帮助用户更好地 管理和分析电子文件，挖掘其 中的价值。
人工智能技术的应用
人工智能技术可应用于电子文 件的自动分类、识别和整理等 方面，提高电子文件的管理效 率。
设定备份计划，定期对重要文件进行 备份，以防止数据丢失或损坏。
增量备份
仅备份自上次备份以来发生变化的部 分，减少备份时间和存储空间占用。
差分备份
备份自上次完全备份以来发生变化的 部分，相对于增量备份更易于恢复。
灾难恢复计划
制定应对自然灾害、人为破坏等意外 情况的恢复计划，确保在极端情况下 能够及时恢复重要数据。
公司电子文件管理制度
一、总则为加强公司电子文件的管理，确保电子文件的完整、准确、安全和有效利用，提高工作效率，依据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有电子文件的管理，包括但不限于：电子邮件、文档、图片、音频、视频等。
三、电子文件的定义电子文件是指以数字形式存储、处理、传输的文件，包括但不限于以下几种类型：1. 文字类文件：如Word文档、Excel表格、PowerPoint演示文稿等；2. 图形类文件：如JPEG、PNG、GIF等图片格式；3. 音频类文件：如MP3、WAV等音频格式；4. 视频类文件：如MP4、AVI等视频格式；5. 其他电子文件：如电子报表、电子合同、电子发票等。
四、电子文件管理制度1. 电子文件分类与归档（1）根据文件内容、性质和用途，将电子文件分为不同类别，如公司规章制度、业务文件、财务文件等。
（2）按照分类，对电子文件进行归档，确保文件分类清晰、有序。
2. 电子文件命名规范（1）电子文件命名应遵循统一、简洁、易于识别的原则。
（2）文件命名格式：类别_年份_部门_文件编号_文件名称。
3. 电子文件存储与管理（1）电子文件应存储在公司指定的电子文件存储系统中，确保存储安全。
（2）存储系统应具备备份、恢复、权限控制等功能，确保电子文件的安全性和完整性。
4. 电子文件审批与流转（1）电子文件审批流程应按照公司相关制度执行，确保文件审批的合规性。
（2）电子文件流转过程中，应确保文件流转环节的记录完整，便于追溯。
5. 电子文件保密与安全（1）涉及公司秘密的电子文件，应按照保密规定进行管理，确保信息安全。
（2）公司应定期对电子文件进行安全检查，防止病毒、恶意软件等对电子文件的侵害。
6. 电子文件销毁（1）电子文件销毁应严格按照国家有关规定执行，确保销毁过程的安全、环保。
（2）销毁后的电子文件应进行彻底清理，确保不再存在任何形式的电子文件。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理是现代化办公环境中必不可少的一项工作。
为了更好地保护和管理电子文件，确保文件的完整性、可访问性和安全性，制定本规范，以规范电子文件的创建、保存、归档和销毁等工作。
二、适合范围本规范适合于所有涉及电子文件管理的部门和人员。
三、定义1. 电子文件：指以电子方式创建、存储、传输和处理的文件。
2. 电子文件管理：指对电子文件进行分类、整理、存储、检索和销毁等操作的管理活动。
3. 文档管理系统：指用于管理电子文件的软件系统，包括文件的创建、存储、检索和归档等功能。
四、电子文件的创建1. 文件命名规范：文件名应具有描述性，能够清晰表达文件内容，避免使用含有特殊字符和空格的命名方式。
2. 文件格式规范：应优先选择通用的文件格式，如PDF、DOCX等，以确保文件的可读性和兼容性。
3. 文件版本管理：对于需要频繁修改的文件，应进行版本管理，以便追踪文件的修改历史和恢复旧版本。
五、电子文件的保存1. 存储设备选择：应选择稳定可靠的存储设备，如硬盘、网络存储等，并定期备份文件以防止数据丢失。
2. 存储位置规范：应将电子文件存储在指定的网络文件服务器或者文档管理系统中，不得将文件存储在个人电脑或者挪移存储设备中。
3. 存储目录结构：应建立清晰的目录结构，以便于文件的分类、检索和归档。
目录命名应简洁明了，避免过深的层次结构。
4. 文件备份策略：应定期进行文件备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止因灾害等原因导致的数据丢失。
六、电子文件的归档1. 归档标准：根据文件的重要性和保管期限，制定归档标准，并将文件进行分类归档。
归档标准应符合相关法律法规和组织规定。
2. 归档审核：归档前应进行审核，确保文件符合归档标准，并记录归档审核的结果。
3. 归档存储：归档文件应按照归档标准存储，并记录文件的存储位置和归档时间。
七、电子文件的检索1. 检索方式：应提供多种检索方式，如文件名、文件类型、关键词等，以方便用户快速找到所需文件。
电子文件管理规范
电子文件管理规范引言概述：电子文件管理规范是指在信息化时代，为了更好地管理和利用电子文件，确保文件的安全、完整和可追溯性，制定的一系列规范和措施。
本文将从四个方面详细阐述电子文件管理规范的重要性和具体内容。
一、电子文件的分类和命名规范1.1 文件分类：根据文件的性质和用途，将电子文件进行分类，如行政文件、技术文件、财务文件等。
1.2 文件命名规范：为了方便查找和识别，电子文件应采用清晰、简明的命名规范，包括文件名、日期、版本号等要素。
1.3 文件存储结构：建立合理的文件存储结构，按照一定的层次和分类方式组织文件，方便日后的管理和检索。
二、电子文件的存储和备份规范2.1 存储设备选择：选择适合企业需求的存储设备，如服务器、硬盘阵列等，并确保存储设备的稳定性和可靠性。
2.2 存储空间管理：对存储空间进行合理分配和管理，包括定期清理无用文件、压缩文件等措施，以节约存储资源。
2.3 文件备份策略：制定合理的文件备份策略，包括定期备份、增量备份、异地备份等，以保证文件的安全性和可恢复性。
三、电子文件的访问和权限控制规范3.1 访问控制策略：制定明确的访问控制策略，包括权限设置、用户身份验证等，确保惟独授权人员可以访问相关文件。
3.2 文件审计和监控：建立文件审计和监控机制，记录文件的访问和修改情况，及时发现和处理异常行为。
3.3 文件传输安全：对于涉及敏感信息的文件，采取加密、传输协议等安全措施，防止文件在传输过程中被篡改或者泄露。
四、电子文件的归档和销毁规范4.1 文件归档策略：根据文件的保管期限和重要性，制定文件归档策略，将再也不需要频繁访问的文件进行归档，以节约存储空间。
4.2 归档管理措施：建立归档管理制度，包括归档文件的索引和标识、归档文件的存储和保管等，确保归档文件的完整性和可追溯性。
4.3 文件销毁程序：制定文件销毁程序，包括销毁的方式、时间和责任人等，确保文件在再也不需要时能够安全地销毁，防止信息泄漏。
电子文件安全管理制度
一、目的为了加强电子文件的安全管理，保障电子文件的安全、完整和可用性，防止电子文件泄露、篡改、丢失等风险，根据国家有关法律法规和电子文件管理的相关规定，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有电子文件的管理，包括但不限于以下内容：1. 内部文件、通知、报告、合同等；2. 客户资料、项目资料、技术资料等；3. 研究报告、统计数据、财务报表等；4. 图片、音频、视频等媒体文件。
三、管理职责1. 电子文件管理部门负责制定和实施电子文件安全管理制度，监督、检查电子文件安全管理工作；2. 各部门负责人对本部门电子文件的安全负责，确保电子文件的安全、完整和可用性；3. 每个员工对本人使用的电子文件负有保管责任，确保电子文件的安全。
四、安全措施1. 加密存储：对涉及保密的电子文件进行加密存储，确保文件在存储过程中不被非法访问；2. 访问控制：实行严格的访问控制，对电子文件设置访问权限，限制未授权人员的访问；3. 数据备份：定期对电子文件进行备份，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复；4. 权限管理：对电子文件的使用、修改、删除等操作进行权限管理，防止未经授权的修改和删除；5. 安全培训：定期对员工进行电子文件安全知识培训，提高员工的安全意识。
五、操作规范1. 员工使用电子文件时，应遵循以下原则：a. 不得泄露单位秘密；b. 不得非法复制、传播电子文件；c. 不得在公共网络环境中存储、传输电子文件；d. 不得使用不明来源的软件进行电子文件处理。
2. 员工发现电子文件安全问题时，应及时向电子文件管理部门报告，并采取措施进行处理。
六、监督与检查1. 电子文件管理部门定期对电子文件安全管理工作进行检查，确保各项安全措施得到有效执行；2. 对违反本制度的行为，按照相关规定进行处理，情节严重的，追究相关责任人的法律责任。
七、附则1. 本制度由电子文件管理部门负责解释；2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
电子文件管理制度规范
电子文件管理制度规范一、总则为了规范和统一公司电子文件管理工作，提高工作效率，保证信息安全，特制定本制度。
二、文件管理范围1. 所有电子文件，包括但不限于文档、表格、图片、音视频等，均适用于本制度管理范围。
2. 所有电子文件的创建、存储、传输、使用等环节，都应遵循本制度规范。
三、文件管理责任1. 公司领导层应当对电子文件管理工作负有最终责任，确保制度的有效实施。
2. 各部门应当明确电子文件管理工作的责任部门和具体责任人，任职人员应当按照制度规定履行相应的责任。
四、文件创建与命名规范1. 所有电子文件应当采用标准的格式，包括但不限于.docx、.xlsx、.pdf等。
2. 为了便于识别和检索，所有文件应当按照一定的命名规范进行命名，避免出现混乱和重复的情况。
五、文件存储与备份1. 公司应当建立健全的文件存储系统，确保文件的安全性和完整性。
2. 所有文件应当定期进行备份，备份数据应当保存在安全可靠的存储设备中，以便在紧急情况下进行数据恢复。
3. 文件备份的存储位置和周期应当做好记录，确保备份工作的及时性和有效性。
六、文件传输与共享1. 在进行文件传输和共享时，应当采取安全可靠的方式，避免泄露和损坏文件。
2. 对于涉密性较高的文件，应当采取加密传输的方式，确保文件的安全性。
3. 对于需要共享的文件，应当明确共享的范围和权限，确保文件的合规共享。
七、文件查阅与审批1. 对于需要查阅和使用的文件，应当按照权限规范进行操作，保护文件的安全性。
2. 文件的审批流程应当明确，避免出现未经授权的文件修改和删除行为。
八、文件归档与销毁1. 对于已经完成使用的文件，应当按照规定的归档期限进行归档和存储。
2. 对于已经失效或不再需要的文件，应当按照规定的销毁程序进行销毁，确保文件内容不会泄露造成安全隐患。
九、文件安全管理1. 公司应当建立健全的文件安全管理制度，确保文件内容不被窃取和篡改。
2. 对于重要文件，应当进行加密存储和传输，确保文件的安全性。
电子文件管理规范
电子文件管理规范引言概述：随着科技的快速发展，电子文件管理在各行各业中扮演着重要的角色。
为了保证电子文件的安全性、可靠性和可访问性，制定一套科学合理的电子文件管理规范十分必要。
本文将从文件命名、文件存储、文件备份、文件权限和文件归档五个方面详细阐述电子文件管理规范。
一、文件命名：1.1 文件命名规范：为了方便文件的查找和识别，应制定一套文件命名规范。
命名规范应包括文件名的长度限制、字符的使用规则以及命名的层次结构等。
1.2 文件名的清晰与简洁：文件名应具备清晰和简洁的特点，能够准确反映文件的内容和用途。
避免使用过长、含繁琐字符或无意义的文件名。
1.3 文件名的一致性：在整个组织或团队中应保持文件命名的一致性，以便于文件的管理和协作。
二、文件存储：2.1 文件存储位置：应确定合适的文件存储位置，可以根据文件的重要性和频繁使用程度进行分类存储，如本地磁盘、网络共享文件夹、云存储等。
2.2 文件存储结构：建立合理的文件存储结构，可以按照项目、部门或时间等进行分类，以便于文件的组织和检索。
2.3 文件存储的备份：定期进行文件存储的备份工作，确保文件的安全性和可靠性。
备份可以选择本地备份、远程备份或云备份等方式。
三、文件备份：3.1 定期备份：制定定期备份计划，根据文件的重要性和变更频率，合理设置备份周期，确保文件的及时备份。
3.2 多重备份：采用多重备份策略，将文件备份到不同的存储介质或位置，以应对硬件故障、自然灾害等情况。
3.3 数据完整性校验：在备份完成后，进行数据完整性校验，确保备份的文件与源文件一致，以防止备份文件的损坏或丢失。
四、文件权限：4.1 文件访问权限：根据不同角色的需要，设置合适的文件访问权限，确保文件只能被授权人员访问和修改。
4.2 文件权限的审批流程：建立文件权限的审批流程，确保权限的合理分配和管理。
权限变更应有相应的审批和记录。
4.3 文件权限的定期审查：定期对文件权限进行审查，及时撤销不需要的权限，保证文件的安全性和机密性。
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一、名词解释1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。
2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。
3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。
真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。
4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。
P175、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。
P236、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。
7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。
P368、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
P479、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。
电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。
10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
其归档的方式又可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。
P5311.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。
P10612.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。
二、简答1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素）P8第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。
当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。
第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。
到目前为止，电子文件存储介质的物理寿命还远远比不上纸张，存储介质也在不断的更新换代，不久的将来还会有新的存储介质出现。
随之更新的计算机逐渐对老式存储介质不在兼容，这就要求人们将原存储介质上的东西转换到新型存储介质上，以保证文件的可访问性，而转换过程中由于操作和其他方面的原因，可能导致信息的失真。
第三，电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息的稳定性的巨大冲击，因为新的计算机系统和程序常常无法解开那些过了时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境之中，迁移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。
2.数字档案馆和数字图书馆的联系与区别P24联系：数字档案馆与数字图书馆均为数字信息的聚散地，同样以文献信息为工作对象，同样以计算机技术及远程通信技术的集成为工作平台，在管理活动中都需要使用文献标识、信息存储、信息传输和信息保护等专门技术，都具有馆藏数字化、信息组织与传输网络文化等特点。
区别：从管理对象上看，数字图书馆的管理对象不仅仅局限与图书资料，而是力图将整个因特网上散乱、无序、海量的信息组织为有序化、结构化的信息模型，其中以数字化图书、文献信息资源为主。
数字档案馆的管理对象则比较专指、明确，即国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、档案信息，包括在电子环境中直接生成的电子文件和传统载体文件、档案的数字化。
从运作方式上看，数字图书馆是要使整个网络成为一个一体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合，提供统一的跨仓储的无缝查找。
数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成，以及不同档案机构的联合，分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取。
从社会角色定位看，数字图书馆是各类知识信息的资源库，具有广泛的社会性、最大限度的开放性。
为社会各个方面用户提供文献信息服务是数字图书馆的首要职能和主要职能。
而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息，一方面，它的社会性和开放性受到一定程度的限制；另一方面，它的职能除了向一般用户提供文件、档案信息服务外，还承担以信息支持的方式维系机构正常运转，保存机构记忆、地域记忆、民族记忆、社会记忆的历史责任。
3.数字档案馆的主要功能（一）电子文件信息的汇集功能；(二)电子文件信息的管理功能；（三）电子文件信息的发布功能4.电子文件鉴定工作的影响因素P36（一）电子文件数量的增长。
数字技术使人们产生、处理、传输信息的能力大为提高，电子文件比纸质文件的增长速度更加迅猛。
如果继续沿用纸质文件鉴定的方法，通过直接阅读文件内容决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。
其结果可能导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。
（二）电子文件信息的易逝性。
电子文件信息由于与特定载体相对独立而处于流动状态，在计算机中删除文件的操作也很简单，只需在键盘中键入有关命令，或按动鼠标即可。
一般工作人员没有长久保存文件的责任，往往会将一些失去现行价值的重要文件删除，此外，系统运行故障、用户误操作等原因都可能造成有价值电子文件的流逝。
（三）电子文件的软硬件依赖性。
电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人工所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。
电子文件的软硬件依赖性除了影响鉴定的范围之外,还会影响鉴定的次数. （四）电子文件信息的相关性。
计算机技术界为了节约资源，通过动态联系减少数据冗余。
所谓动态联系，是指文件与文件之间变化着的联系，一般是通过链接操作而建立起的。
我们称在文件之间转移的数据为对象，一旦文件与某对象之间建立链接，对象发生的任何变化都可以自动反映在文件中，导致文件具有动态特征。
（五）电子文件信息存储的高密度性。
计算机密度存储技术的出现，缓解了档案存储空间方面的压力。
保管场所面积的降低，为保存更多的文件提供了可能。
5.电子文件鉴定工作的特点:P39（一）多维性。
第一，鉴定范围拓宽；第二，鉴定工作与其他多项工作具有密切联系，在内容上又有交叉的地方。
（二）连续性。
鉴定不是一蹴而就的，而是需要在生命周期中连续开展。
（三）分散性。
电子文件鉴定的职责需要由多方承担，这是由电子文件鉴定的连锁性决定的。
（四）风险性。
电子文件鉴定内容的增加意味着困难发生错误的工作环节增多，电子文件的鉴定是连续分析的复杂过程，鉴定结果很大程度上是不可逆的。
6、电子文件利用的特点P96（一）共享性。
共享性是指一份文件可以实现多人同时、异地利用。
在电子环境下，同一份文件，可以为众多需要它的利用者所“共享”，主要表现在三个方面：首先，同一份文件可以同时在多台终端或与之联网的计算机屏幕上显现，打破了“文件份数”对利用者人数的限制。
其次，通过远程访问技术，利用者可以借助网络在异地调用所需文件信息，而不必亲临文件保存地，打破了“地点”的限制。
另外，对于上网的公共文件信息，利用者可以在任何时间内查询利用，打破了“利用时间”的限制。
（二）复用性。
电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件，这是由数字信息利用的无损性决定的，重复利用不会导致文件本身的老化。
（三）交互性。
电子文件的利用一般都需要借助于计算机方能实现。
利用者在查找文件的过程中可以随着思维的流动随时提出新的要求，通过人机会话，要求计算机调出相关文件，从而将利用者的需求、查询智慧与计算机的大存储量、高速计算机能力和通讯能力集合起来，以前所未有的高质量和高效率满足用户需求。
（四）多样性。
就利用的方式而言，电子文件的可操作性为利用者提供了更为广阔的利用空间，在许可的范围内，利用者可以根据自身的需要，以多种多样的方式加工、处理电子文件信息，实现文件高效利用。
就利用的内容而言，也呈现出多样化的特点，文件、文档的利用并不指对一次文献——原件的利用，还包括对二次文献——目录、三次文献——编研产品的利用。
（五）开放性。
在利用者看来，电子文件系统所提供的是一个具有开放性的环境，即该系统与其他信息资源提供利用系统具有良好的连接关系，以电子文件为入口，可以将利用者引导至其他相关的信息资源系统中。
用户不仅可以利用到文件信息，还可以以电子文件系统为桥梁，获得如图书、情报等多种信息。
6、电子文件利用的原则P98（一）广泛原则。
电子文件信息是人类的文化财富，在各种信息资源中，电子文件以其独具的原生性、真实性而占据重要的地位，无论是对于机构业务活动的开展，还是对于社会团体、个人的学习与研究都具有不可替代的价值。
（二）便利原则。
电子文件信息服务能否在多种信息资源服务中独树一帜，档案部门能否立稳脚跟、提高竞争力，关键在于利用服务工作是否真正以用户为中心，是否真正为用户提供便利。
（三）安全原则。
由于电子文件信息具有易更改性和对软硬件平台的依赖性等特点，还有一部分文件信息属于机密信息，所以在利用过程中，应保护电子文件的安全，使其免受不正当的访问。
安全原则包括两个方面的具体内容：一是保护电子文件的完整性和真实性；二是保护机密电子文件信息不受侵害。
（四）经济原则。
电子文件的利用比传统文件的成本更高，尤其是网络化利用，文件和档案管理人员应树立成本效益观念，尽量减少不必要的资源消耗，实现最佳的效益。
7、操作系统中文件管理系统和电子文件管理系统不同体现在?（一）管理对象不同文件管理系统是信息的管理程序，它管理所有存储在计算机外存上的，以一定文件名组织在一起的数字信息。
电子文件管理系统的对象则是在机构或者个人活动的开展、执行和完成过程中产生或者收到的、能够成为该项活动的证据的信息。