秘书资格考试备考辅导秘书档案管理：档案工作之基本术语.docx
档案工作基本术语
档案工作基本术语中华人民共和国档案行业标准DA/T1—2000 1范围本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。
本标准适用于档案工作、文书工作及有关领域。
2一般概念2.1档案archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.2档案价值archival value档案(2.1)对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2.3档案工作archives work管理档案(2.1)和档案(2.1)事业的活动。
2.4档案管理archives management档案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鉴定(4.1).统计(9.1)和提供利用(7.1)等活动。
2.5档案学archival science研究档案(2.1)的形成规律、性质、特点以及档案工作(2.3)方法与发展规律的科学。
2.6公共档案public archives国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案(2.1)。
2.7私人档案private archives私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案(2.1)。
2.8文书档案administrative archives反映党务、行政管理等活动的档案(2.1)。
2.9科学技术档案scientific and technical archives反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案(2.1)。
2.10专业档案specialized archives反映专门领域活动的档案(2.1)。
2.11音像档案audio-visual archives记录声音或影像的档案(2.1)，包括照片、影片、录音带、录像带等。
2.12文件record；document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
2.13电子文件electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体(8.8)，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件(2.12)。
《档案工作基本术语》的解读及相关问题探讨
《档案工作基本术语》的解读及相关问题探讨作者：张晓王英玮来源：《北京档案》2018年第08期国家档案局于2000年12月6日发布了《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）（以下简称T1），代替了《档案工作基本术语》（DA/T1-1992），并于2001年1月1日起实施。
该标准对规范我国档案工作、文书工作及相关领域的档案术语，促进档案工作的规范化、标准化、专业化发展，推动档案学术和业务经验交流等，均具有重要的价值和意义。
新版T1的内容较之旧版T1，不仅增加了术语的数量而且对术语的规范解释也更为科学。
但时隔18年后，我国乃至世界的档案工作都有了新的发展和进步，某些术语的解释亟待完善和充实、某些新的术语尚需增加。
本文主要在对T1内容进行解读的基础上，谈谈对其中的一些问题的看法，供标准修订部分参考。
一、T1的内容构成及主要特点（一）内容构成1992版的《档案工作基本术语》共收录了档案工作基本术语63个，其中一般术语14个，档案业务工作术语49个；第一层级术语51个，第二层级术语12个。
2000版的《档案工作基本术语》共收录了档案工作基本术语134个，其中一般术语31个，档案业务工作术语103个；第一层级术语112个，第二层级术语22个。
T1共分9章，即范围、一般概念、档案收藏、档案鉴定、档案整理、档案检索、档案利用、档案的保管与保护、档案统计。
（二）主要特点同1992版的《档案工作基本术语》相比，2000版的《档案工作基本术语》标准主要呈现出如下几个特点：第一，涵盖面广。
新增档案工作基本术语71个，有效填补了旧版术语标准的空白点，使档案工作者获得了更多的术语语言。
例如，在第2章中新增了反映档案种类的术语，包括“公共档案”“私人档案”“文书档案”“科学技术档案”“专业档案”“音像档案”；新增了反映文件种类和版本（稿本）的术语，包括“文件”“电子文件”“原件”“复制件”“文稿”“文本”“正本”“副本”“手稿”“文种”；新增了反映文档管理机构的术语，包括“目录中心”“文件中心”。
《档案工作基本术语档案工作基本术语》的解读及相关问题探讨
具有重要的价值和意义。新版 T1 的内容较之旧版 T1， 不仅增加了术语的数量而且对术语的规范解释也更为 科学。但时隔 18 年后，我国乃至世界的档案工作都有 了新的发展和进步，某些术语的解释亟待完善和充实、 某些新的术语尚需增加。本文主要在对 T1 内容进行 解读的基础上，谈谈对其中的一些问题的看法，供标准
[9]靳启颖.大数据环境下公众参与档案收集工作模 式研究[J] .兰台世界，2016（2）：32-34.
[10]国家档案局全国档案事业统计情况摘要 http: ///xxgk/node_2840.htm.
[11]吴品才.完整准确地理解“文件横向运动”[J].档 案学通讯，2015（1）:15-18.
[3]张永进，李敏.高校工科专业教学档案管理存在问 题与改进对策[J].浙江档案,2018（5）：66.
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[5]杨玲，吴玉龙，宋元，米捷.自然资源数字档案室建 设的问题与对策[J].北京档案，2018（5）：34-35.
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[7]马春林.基层机关事业单位文书材料归档存在的 问题与对策[J].档案与建设，2016（8）：85，88-89.
[8]李小刚，谢诗艺，程舒.大数据时代档案馆服务创 新研究[J] .北京档案，2013（11）：11-13.
地履行自身职责，形成长效归档机制。归档工作质量评 价制度则是以档案管理部门为实施主体，以立卷部门为 评价对象对归档工作质量进行的监督和检查。前者是 针对个人的考核，后者是针对部门的考评，两种考核点 面结合、相辅相成。笔者所在单位于 2001 年起推行全 员聘任考核制度，档案工作即被纳入相关人员聘期职责 与考核指标之中。2013 年起，部门档案工作质量评价被 纳入学校总考核评分体系，由档案馆对各立卷部门进行 考评打分，同时，随着学校重视程度的加深，该评分比重 逐年上升，由最初的 2 分上升至 5 分，档案工作地位显著 提升，其最直接的效果就是档案归档数量连续实现跨越 式增长，归档质量实现质的飞跃。
档案管理资格考试
档案管理资格考试
以下是一些涵盖在档案管理资格考试中的主要内容：
1.档案学基础理论：
o档案的定义、性质和功能
o档案工作的历史和发展
o档案管理的原则和方法
2.档案管理法规与政策：
o国家和地方关于档案管理的法律法规
o档案开放与利用的政策规定
o信息安全和隐私保护的相关法规
3.档案工作流程：
o档案的形成、收集和整理
o档案的鉴定、分类和编目
o档案的保管和保护措施
4.档案信息化管理：
o电子档案的生成、管理和保存
o数字化技术和设备的应用
o档案信息系统的使用和维护
5.档案检索与利用：
o档案检索工具的编制和使用
o档案提供利用的服务方式和程序
o档案价值的评估和利用策略
6.档案保护与修复：
o档案材料的物理特性和耐久性
1
o档案的环境保护和防灾措施
o损坏档案的修复和处理技术
7.特定领域档案管理：
o科技档案管理
o文书档案管理
o城建档案管理
o医疗档案管理等特定行业或类型的档案管理特点和要求
8.职业道德与职业素养：
o档案工作者的职业道德规范
o沟通协调和团队协作能力
o终身学习和专业发展意识
2。
办公文秘--档案管理基本知识(DOC 158页)
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
(档案管理)档案专业常用术语汇总
档案专业常用术语汇总1．档案学概论：Introduction to Archival Science；2．档案管理学：Management of Archives3．机关档案管理：Agency Records Management/Management of Agency Records 4．专门档案管理：Management of Specialized Archives5．外国档案事业史：History of Foreign Archives and Foreign Archives Professions 6．档案文献编纂学：Compilation of Archival Documents7．中国档案事业史：History of Chinese Archives and Chinese Archives Professions 8．中国政治制度史：History of Political Systems in China9．档案文献复制技术：Archives Materials Duplication Techniques10．机械制图：Mechanical Drawing11．企业档案管理：Business Archives Management12．档案计算机管理：Computer Management of Archives13．文书学：Document Administration14．科技档案管理学：Scientific and Technical Archives Management15．公文写作与处理：Document Writing and Processing16．专业英语：Special English in Archives17．秘书学：Secretary Science18．档案现代化管理：Modernization of Archives Management19．电子文件管理：Management of Electronic Records20．档案：archives21．档案价值 archival value22．档案工作 archives work23．档案管理 archives management24．档案学 archival science25．公共档案 public archives26．私人档案 private archives27．文书档案 administrative archives28．科学技术档案 scientific and technical archives29．专业档案 specialized archives30．音像档案 audio-visual archives31．文件 record; document32．电子文件 electronic record33．原件 original document34．复制件 copy; duplicated document35．文稿 draft; manuscript36．文本 text; version37．正文 official text38．副本 copy; duplicate39．手稿 manuscripts40．文种 record type41．档案行政管理部门 archival administrative department42．档案室 record office43．档案馆 archives44．综合档案馆 comprehensive archives45．专业档案馆 specialized archives46．部门档案馆 departmental archives47．企业档案馆 business archives48．事业单位档案馆 institutional archives49．档案资料目录中心 archival descriptive information centre 50．文件中心 records centre51．收集 acquisition; collection52．归档 filing53．移交 transfer54．接收 accession55．征集 acquisition56．寄存 deposit57．捐赠 donation58．交换 exchange59．馆藏 holdings60．散存档案 estray archives61．散失档案 removed archives62．鉴定 appraisal63．保管期限 retention period64．保管期限表 records retention schedule65．销毁 destruction66．销毁清册 destruction list67．整理 archival arrangement68．来源原则 principle of provenance69．档案实体分类 physical archives classification70．立档单位 fonds constituting unit71．全宗 fonds72．联合全宗 combined fonds73．汇集全宗 collected fonds74．全宗群 fonds complex75．案卷 file76．立卷 filing77．卷内备考表 file note78．档号 archival code79．检索 retrieval80．编目 cataloguing；description81．档案信息分类 archival information classification82．条目 entry83．著录 description84．标引 indexing85．分类标引 classified indexing86．主题标引 subject indexing87．受控标引 controlled indexing88．自由标引 free indexing89．关键词 keyword90．主题词 descriptor91．档案主题词表 archives thesaurus92．检索工具 finding aid93．目录 catalogue94．案卷目录 folder list; file list95．卷内文件目录 inner file item list96．案卷文件目录 file-item list97．全引目录 file-item list98．分类目录 classified catalogue99．主题目录 subject catalogue100．专题目录 subject catalogue101．索引 index102．文号索引 record number index103．人名索引 name index104．地名索引 place name index105．档案馆指南 guide to an archives106．全宗指南 guide to an archival fonds 107．全宗介绍 introduction to an archival fonds 108．专题指南 guide to subject records109．专题介绍 introduction to subject records 110．利用 access and use111．开放 opening112．公布 publishing113．咨询服务 reference service114．档案证明 archival evidence115．档案展览 exhibition116．阅览室 reading room117．密级 security classification118．降密 downgrade119．解密 declassification120．编纂 compilation121．大事记 chronicle of events122．组织沿革 administrative history123．基础数字汇集 collection of essential data 124．专题概要 thematic summary125．档案出版物 archival publications126．保管 custody127．保护 conservation128．全宗卷 fonds descriptive file129．档案馆建筑 archives building130．档案库房 archival repository131．档案装具 archives container132．密集架 compact shelving133．载体 medium134．介质 medium135．耐久性 durability136．退变 deterioration137．修复 restoration138．加固 reinforcement139．修裱 mounting140．适宜性原则 principle of compatibility141．相似性原则 principle of similarity142．可逆性原则 principle of reversibility143．加湿 humidification144．去湿 dehumidification145．脱酸 deacidification146．去污 cleaning147．熏蒸 fumigation148．防灾规程 disaster plan149．复制 reprography150．档案缩微品 archival microform151．统计 statistics152．登记 registration153．统计指标 statistical target154．统计报表 statistical form155．统计分析 statistical analysis156．全宗卡片 fonds card157．全宗单 fonds management sheet158．归档电子文件：filing electronic records159．物理归档：physical filing160．逻辑归档：logical filing161．真实性：Authenticity162．完整性：Integrity163．有效性：Utility164．元数据：Metadata165．迁移：Migration166．电子文件生命周期：The Life Cycle of Electronic Record 167．概念阶段：concept stage168．形成阶段：creation stage169.维护阶段：maintenance stage170．业务流程重构：Business Process Reengineering171．数字档案馆：Digital Archives172．证据价值：evidential value173．情报价值：information value174．在线式归档：On-line Filing175．卸载式归档：Off-line Filing176．拥有：ownership177．查全率：recall ratio178．查准率：precision ratio179．设计和施工档案：design and construction records180．实地测量档案：field survey records181．机读档案：machine-readable archives182．光盘：videodisk183．电子文件管理系统：electronic records keeping system(ERKS)184．信息系统：information system(IS)185．文件管理系统：document management system(DMS)186．档案计算机辅助管理系统：archives computer aided management system(ACAMS) 187．计算机辅助设计：computer aided design(CAD)188．国际档案理事会：International Council on Archives189．尊重全宗原则：The principle of respect pourles fonds190．登记室原则：Principle of Registry191．《荷兰手册》（《档案整理与编目手册》）：Manual for the Arrangement and Description of Archives192．文件生命周期理论：Theory of Record s’ life Cycle193．中华人民共和国档案法：Archives Law of the People's Republic of China 194．中华人民共和国国家档案局：the State Archives Administration of China 195．国家档案与文件管理署：National Archives and Records Administration（NARA）196．国际文献联合会：International Federation for Documentation[网络释义]hash 1.散表 2.散列 3.无用数据 4.杂乱脉冲干扰 5.哈希 6.捣成糊状 7.杂乱信号 8.[俚]大麻 9.无用信息 Hash 1.杂乱脉冲干扰档案工作基本术语----一般概念（含英语）▲档案（archives）—国家机构机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
档案工作基本术语2016
档案工作基本术语第十一条一般概念（一）房地产企业档案房地产企业在房地产建设、管理、使用等各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、表册、声卡以及声像、电子文件等历史记录的总和。
包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、产品(生产)、科学技术研究、基本建设、设备仪器等档案。
（二）档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
（三）文件材料记录和反映房地产企业各项活动的文字、图样、图表、声像等不同形式和载体的文件总称。
（四）文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。
（五）科学技术档案反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
（六）专门档案反映专门领域活动的档案。
第十二条档案收藏（一）保管期限归档文件保管期限的简称或代码。
(二）案卷由一组关系密切的单份文件组合而成的档案保管单位。
(三）件归档文件的整理单位。
每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与补转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
（四）案卷目录登记案卷的题名及其他特征，并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
（五）卷内目录登记案卷内文件材料名称及其排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
（六）归档文件目录归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制目录。
（七）全引目录：将案卷目录与卷内目录相结合，按一定的次序编排而成的一种档案目录。
（八）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格，排列在卷内文件之后。
（九）档号：档案室在档案整理过程中对档案的编号。
档号通常包括全宗号、目录号、分类号、案卷号、序号。
（十）全宗号档案馆指定给立档单位的编号。
（十一）目录号全宗内案卷所属目录的编号。
（十二）项目代号是指产品、工程、课题、设备的代字或代号。
（十三）分类号是档案分类类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
（十四）案卷号同一分类号下的案卷小流水号。
DAT 1-2000 档案工作基本术语
档案工作基本术语DA/T 1-2000（代替DA/T1-1992，国家档案局2000-12-06批准，2000-01-01起实施）1.范围本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。
本标准运用于档案工作、文书工作及有关领域。
2.一般概念2.1档案archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.2档案价值archival value档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2.3档案工作archives work管理档案和档案事业的活动。
2.4档案管理archives management档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
2.5档案学archival science研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
2.6公共档案Public archives国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
2.7私人档案private archives私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
2.8文书档案administrative archives反映党务、行政管理等活动的档案。
2.9科学技术档案scientific and technical archives反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
2.10专业档案specialized archives反映专门领域活动的档案。
2.11音像档案audio-visual archives记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
2.12文件record／document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
2.13电子文件electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
2.14原件original document最初产生的区别于复制件的原始文件。
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秘书档案管理：档案工作之基本术语
1. 范围
本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。
本标准运用于档案工作、文书工作及有关领域。
2. 一般概念
2.1 档案 archives
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.2 档案价值 archival value
档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2.3 档案工作 archives work
管理档案和档案事业的活动。
2.4 档案管理 archives management
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
2.5 档案学 archival science
研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
2.6 公共档案 Public archives
国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
2.7 私人档案 private archives
私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
2.8 文书档案 administrative archives
反映党务、行政管理等活动的档案。
2.9 科学技术档案 scientific and technical archives
反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
2. 专业档案 specialized archives
反映专门领域活动的档案。
2. 音像档案 audio-visual archives
记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
2. 文件 record／document．
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
2. 电子文件 electronic records
以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
2. 原件 original document．
最初产生的区别于复制件的原始文件。
2. 复制件 copy／ duplicated document．
与原件内容相同的复制品。