文秘工作与档案管理
办公室文秘的文件处理与档案管理
办公室文秘的文件处理与档案管理在现代办公环境中，文秘人员是组织机构中非常重要的一环。
他们负责处理各种文件和档案，并始终保持办公室的信息流通和数据管理。
本文将介绍办公室文秘的文件处理与档案管理，以帮助文秘人员更好地完成他们的工作任务。
一、文件处理1. 文件分类与归档在办公室中，文秘人员常常需要处理各种文件，包括公文、合同、报告、备忘录等。
为了将文件整理有序并方便查找，文秘人员应该对这些文件进行分类与归档。
可以根据文件的种类、部门、时间等因素进行分类，并为每个文件设立独立的档案夹或文件夹。
2. 文件登记与记录办公室文秘应负责对接收和发放的文件进行登记与记录，以确保文件的流转情况清晰可查。
在文件上标注相关信息如收到日期、文件编号、来文机关等，并在相关记录簿上记录对应的信息。
这可以帮助文秘追踪文件的处理进程，并提供后续查询的依据。
3. 文件传递与分发文秘人员需要保障文件在组织内部的传递和分发顺利进行。
对于重要文件，可以采用专递、传真、电子邮件等方式进行传递；对于文件的分发，可以通过邮寄、交付等方式将文件送达到指定的人员手中。
在进行传递与分发过程中，要确保准确无误，并做好相应的记录工作。
4. 文件备份与保密为了确保文件的安全性和可靠性，文秘人员应建立一个可靠的备份系统。
可以将重要文件复制至电子设备或存储介质上，并妥善保管。
同时，在处理机密文件时，文秘人员必须严格遵守保密规定，确保文件不被未授权人员获取。
二、档案管理1. 档案存储与整理在办公室中，档案管理是文秘人员的核心工作之一。
他们需要负责对文件进行存储和整理，以便于将来的查阅和利用。
可以根据文件类型和重要性为档案设立专门的存储空间，并使用标签或标识进行分类和标注。
同时，要保持档案的整洁和有序，定期进行盘点和归档。
2. 档案检索与归还管理好档案不仅意味着存储和整理，还需要及时的检索和归还。
文秘人员应建立一个档案借阅系统，记录借阅者、借阅日期和归还日期等信息。
文秘工作内容及职责
文秘工作内容及职责作为一名文秘，工作内容广泛而多样，职责重要而繁重。
文秘是指在组织或个人内部承担起撰写文件、总结汇报、文件管理、资料整理等工作的人员。
他们在工作中扮演着重要的角色，为组织的日常运营和决策提供支持。
文秘的工作内容主要包括以下几个方面：1. 文件处理和撰写：文秘负责组织、收集、整理和归档各类文书文件，包括会议纪要、行政报告、决议和决策文件等。
他们需要能正确理解领导和上级的意图，并能准确表达。
在撰写文件时，文秘需要掌握一定的文字写作技巧，确保文件内容表达清晰、简洁、准确。
2. 会议和活动支持：文秘在组织会议和活动时发挥着重要的作用。
他们负责会议筹备、与会人员邀请、会议议程的安排、会议材料的准备和分发等工作。
在会议进行过程中，文秘通常担任会议记录员的角色，记录会议内容、决议和行动计划等，并根据需要撰写会议纪要。
3. 文件管理和档案整理：文秘负责建立和管理组织的文件管理系统，确保文件的存储、检索和归档工作的顺利进行。
他们需要制定并执行文件管理规范，确保文件安全、完整，并为内外部人员提供所需文件和信息支持。
此外，文秘还要负责档案整理，对过期和无用文件进行销毁或归档处理。
4. 日常事务协调：文秘承担着协助领导处理日常事务的职责。
他们需要与各部门、人员进行沟通和协调，安排会议、行程和接待工作，并及时处理来自内外部的各类事务，保证工作的顺利进行。
5. 数据统计和分析：文秘在工作中需要处理和分析大量的数据，为领导提供决策支持。
他们需要收集和整理数据，制作统计报表，并对数据进行分析和解读，提供参考意见和建议。
文秘的职责是多样而复杂的，要求他们具备一定的专业知识和技能。
首先，文秘需要具备良好的文字写作能力和表达能力。
他们需要能够准确、简明地表达意思，使文件内容易于理解和接受。
此外，他们还需要具备较强的组织能力和时间管理能力，能够合理安排工作和处理多个任务。
其次，文秘需要具备一定的计算机操作和办公软件使用能力。
办公室文秘档案管理制度
第一章总则第一条为规范办公室文秘档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文秘档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条文秘档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、系统，不得丢失、损毁；2. 准确性原则：档案内容准确无误，符合实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全；4. 便捷性原则：提高档案的检索和利用效率，方便查阅。
第二章档案收集与整理第四条文秘档案收集范围：1. 公司内部各类文件、资料、报告、请示、报告、总结等；2. 公司内部各类会议纪要、讲话稿、工作计划、方案等；3. 公司内部各类合同、协议、凭证、报表等；4. 公司内部各类照片、视频、音频等资料。
第五条文秘档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定，对收集到的档案进行整理；2. 档案整理应遵循先归档、后立卷、再装订的原则；3. 档案装订要求整洁、美观、牢固，便于查阅。
第三章档案保管与利用第六条档案保管：1. 档案柜应放置在通风、干燥、防潮、防尘、防火、防盗的地方；2. 档案柜内应保持整洁，不得存放与档案无关的物品；3. 档案柜钥匙由专人保管，不得随意转借。
第七条档案利用：1. 档案查阅应填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得折叠、涂改、撕毁；3. 查阅档案后，应及时归还，并做好归还记录。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下原则：1. 按照档案保管期限和规定，对不再具有保存价值的档案进行销毁；2. 档案销毁前，应进行审核，确保销毁档案的准确性；3. 档案销毁应由专人负责，销毁过程应有人监督。
第五章奖励与处罚第九条对在档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。
第十条对违反本制度，造成档案丢失、损毁、泄密的个人和部门，给予批评教育，并视情节轻重予以处罚。
第六章附则第十一条本制度由公司办公室负责解释。
文秘档案管理规章制度范文
文秘档案管理规章制度范文一、目的与范围本规章制度的目的是为了规范文秘档案的管理工作，确保档案的完整性、安全性和准确性，为组织的日常运作提供有力的支持和保障。
本规章制度适用于所有从事文秘工作的人员。
二、档案管理的基本原则1. 称职负责：每个文秘人员都应当履行好档案管理的职责，保证档案的完整性和机密性。
2. 规范操作：文秘人员在处理档案时，应当按照规定的程序和要求进行操作，杜绝随意更改和丢失档案的行为。
3. 安全保密：文秘人员应当严格保守档案的机密性，禁止私自复制、泄露和传播档案内容。
4. 定期整理：定期对档案进行整理和归档，确保档案的有序性和可检索性。
5. 准确记录：文秘人员在处理档案时，应当准确记录档案的相关信息，确保档案的真实性和可靠性。
三、档案的分类与归档1. 根据档案的性质和用途，将档案进行分类，包括行政文书类档案、会议纪要类档案、合同协议类档案等。
2. 档案的分类原则是相同性质和用途的档案应当归为同一类别。
3. 将归档文件统一编号，并在封面上注明档案的名称、编号和存放位置。
4. 档案的归档应当按照时间顺序进行，先进先归档。
四、档案的管理与交接1. 档案管理工作由专人负责，负责管理档案的人员应当具备一定的档案管理知识和经验。
2. 档案管理人员应当制定档案管理计划，并严格按照计划执行，确保档案的及时整理和归档。
3. 档案管理人员在交接工作时，应当确保交接的档案信息准确无误，并确保档案的安全交接。
五、档案的保管和查阅1. 档案应当存放在专门的档案室内，确保档案的安全。
2. 档案室应当定期进行安全检查，确保档案的防火、防潮和防盗措施得到有效执行。
3. 未经许可，任何人不得私自进入档案室。
4. 档案室内的档案应当按照一定的分类和编号方式进行存放，并做好相应的标识和记录。
5. 对于需要查阅的档案，应当向档案管理人员申请，经批准后方可查阅，查阅后应当及时归还档案。
六、档案的保密和复制1. 档案管理人员应当保守档案的机密性，严禁私自复制、泄露和传播档案内容，必要时应当采取相应的安全措施，如加密、锁定等。
高校文秘工作与档案管理工作的关系探讨
47办公室业务2014·7办公室业务·秘书工作高校文秘工作与档案管理工作具有密不可分的联系，两者之间相辅相成，档案管理工作是文秘工作的重要组成部分，而文秘工作是档案工作的重要基础，没有文秘工作的前期铺垫，档案管理工作也无法得以顺利展开，因此档案管理工作可以说是文秘工作的延伸发展。
在实际工作中，应正确处理两者之间的相互关系，实现文秘工作与档案管理工作的有效衔接与结合对于提高文书运转效率以及档案管理质量具有极其重要的现实意义。
一、文秘工作是档案管理工作最为重要的“源头活水”高校文秘工作者的主要工作内容是为校领导以及校内各职能部门服务，并做好两者之间的协调工作，其主要职责是为校领导出谋划策，是高校领导者的左膀右臂。
文秘工作者手上掌握着校领导的印鉴以及学校公章，只要是以学校、校领导名义下达的各种公文，都必须经过文秘工作者的仔细审核、盖章后才能下达、运转公文；文秘工作者还负责上级行政部门与校内各业务主管部门需要下发的各种公文的登记、办理、管理、整理、归档等工作；在各项公务活动中，由校领导直接形成或接收的各种实物、声像材料以及文件材料也会直接交由文秘工作者进行处理（主要包括登记办理、保管、存档等）。
这些文件会经档案管理人员进行收集、整理、存档，最后形成高校文书档案。
由此可见，文秘工作是档案工作的前期铺垫，是档案材料的重要来源地，文秘工作者是这些文书档案产生、形成的主要参与者，文秘工作的质量直接决定着文书档案的质量。
为了确保档案管理工作的质量，文秘工作人员应具备强烈的档案意识，明确档案的重要意义，应要求文秘工作者熟练掌握一定的档案知识以及相应的技能。
在日常业务工作中，文秘工作者应明确自己的职责，积极参与学校档案管理工作行列，认真收集、整理各种实物、声像材料以及文件材料，确保档案资料收集的完整性、系统性、真实性、全面性。
二、档案工作是文秘工作的重要组成部分高校办公室是学校的信息中心，是教学、教育、管理、科研等各部门的中枢机构，校情通报、学校大事记、每学年的党政会议记录、学校总体规划、管理目标、领导决策、上级来文的处理、校史编研、纵横联系及来信来访、规章制度、对外重大活动的记录以及党和国家的方针、政策等文件资料都需要文秘工作者直接起草或审稿，关于校内各职能部门对于学校决策贯彻实施的情况以及反映等信息也主要由文秘工作者负责汇总，而档案管理工作者则主要负责这些文件资料、信息的收集、整理、归档和保管利用。
公司文秘档案管理制度
公司文秘档案管理制度一、概述公司文秘档案是公司的重要资料，管理工作的规范化对于公司的发展具有极为重要的意义。
为了保证文秘档案的保密性、完整性、可追溯性，规范文秘档案的管理，制定本公司文秘档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司的所有文秘档案管理工作，包括文秘档案的存放、查阅、借阅、销毁等。
三、管理机构公司设立文秘档案管理部门，具体负责公司文秘档案管理工作，并建立文秘档案管理制度。
四、档案分类文秘档案分为行政档案、财务档案、业务档案、会计档案等，具体分类由文秘档案管理部门审核决定。
五、档案管理1. 文秘档案的存放•文秘档案存放采用分级负责制，各部门成立相应的档案管理小组；•档案室采用密闭式管理，窗户、排气管等必须密封固定，以保证档案的安全性；•档案室内应设立温湿度、烟雾传感器等环境监测设备，对档案室内的环境进行实时监测。
2. 文秘档案的查阅与借阅•文秘档案管理部门负责对档案室的档案查阅和借阅进行统一管理；•档案室必须制定档案查阅和借阅的管理流程，严格监管借阅人员对档案的查阅和借阅；•借阅人员必须出示有效的证件，并在档案管理人员的监管下进行查阅和借阅。
3. 文秘档案的销毁•文秘档案的销毁必须严格按照销毁程序进行，销毁前应由专人出具销毁申请，经主管领导批准后方可进行销毁；•文秘档案销毁时必须密封、标识，并按规定存放于销毁库房，待定期销毁。
六、档案保管期限文秘档案管理部门负责制定各类档案的保管期限，应严格按照国家有关文件保管期限的规定执行。
七、档案管理制度的宣传和培训文秘档案管理部门应通过多种方式，如公司内刊、宣传栏、培训等，对公司档案管理制度进行宣传和普及，提高员工的档案管理意识和技能。
八、违反规定的处理对未经许可私自查阅、借阅、拷贝档案、未经批准销毁档案、对档案造假等违反本管理制度规定的行为，涉及员工应依照公司制度进行处理，情节严重者应依法追究其法律责任。
九、制度改进本制度的有效性需要不断地评估和改进。
文秘档案管理的岗位职责
文秘档案管理的岗位职责
文秘档案管理的岗位职责
一、负责局机关文件档案的收发归集、登记、立卷、存档、保管和及传递工作；按照文件管理规范要求，全部实行电脑软件登记，同时负责自制文件的电子文档的收集整理存档工作。
做到保管严密，存放有序，查找方便，严格遵守国家保密制度。
二、积极完成领导交办的报告、总结、计划、通知、通告等文件的撰写起草发送工作。
三、协助相关股室起草有关文件审核把关工作，负责行政公文及有关报表的打印校对工作。
四、负责局机关行政公章的用印管理登记工作，严格按有关印章管理制度规定管理登记用印以及按有关规定开具介绍信及证明。
五、负责局机关主要工作和会议的安排与通知，做好各类会议的记录，并整理会议要点上报及工作的催办与落实情况的收集整理工作。
六、负责局内大事记及各类资料的收集、积累、汇编工作。
负责有关考核情况的.收集、汇总、上报工作。
七、负责办理通知行政各项事宜，积极做好局机关各股室联络及各类统计报表工作。
八、负责局机关所有办公设备的登记管理汇总上报工作。
九、精通微机使用技术，不断提高办公自动化操作技能。
十、协助做好包联乡镇税金及分管片区税金的征收管理和任务的完成及群众信访答复工作。
十一、完成领导交办的其它各项工作。
文秘专业与企业档案管理有何关联
文秘专业与企业档案管理有何关联在当今的企业环境中，文秘专业和企业档案管理看似是两个独立的领域，但实际上它们之间存在着紧密而深刻的关联。
这种关联不仅体现在工作内容和职责上，还涉及到专业技能、职业素养以及对企业运营的重要性等多个方面。
首先，从工作内容和职责的角度来看，文秘人员常常承担着文件的起草、收发、归档等工作。
他们是企业信息流转的重要环节，负责确保各类文件的准确、及时传递和处理。
而企业档案管理的核心任务之一，就是对这些文件进行系统的收集、整理、保管和利用。
可以说，文秘工作是档案管理的前端环节，为档案的形成奠定了基础；而档案管理则是对文秘工作成果的进一步规范和保存。
例如，当文秘人员起草一份重要的合同或报告时，他们需要遵循一定的格式和规范，以保证文件的质量和可读性。
这份文件在经过审批和流转后，最终会成为企业档案的一部分。
此时，档案管理人员就要接过接力棒，按照档案管理的要求，对其进行分类、编号、装订，并存储在合适的位置，以便日后查询和使用。
其次，在专业技能方面，文秘专业和企业档案管理也有许多共通之处。
文秘人员通常需要具备良好的文字处理能力、沟通协调能力和组织管理能力。
他们要能够熟练运用各种办公软件，高效地撰写和编辑文件，同时还要善于与不同部门的人员进行沟通，协调工作。
这些技能在企业档案管理中同样至关重要。
档案管理人员需要对大量的文件进行整理和编目，这就要求他们具备较强的文字理解和分类能力。
在与其他部门合作，收集和移交档案时，良好的沟通协调能力能够确保工作的顺利进行。
此外，随着信息技术的不断发展，熟练掌握档案管理软件和电子文档管理系统，也成为了档案管理人员的必备技能，而这与文秘人员对办公软件的熟悉和运用是相辅相成的。
再者，职业素养对于文秘专业和企业档案管理来说也是不可或缺的。
保密意识就是其中一个重要的方面。
无论是文秘人员接触到的机密文件，还是档案管理人员保管的重要档案，都需要严格遵守保密规定，确保企业的商业秘密和敏感信息不被泄露。
文秘工作中的档案管理技巧有哪些
文秘工作中的档案管理技巧有哪些在当今的办公环境中，文秘工作扮演着至关重要的角色，而档案管理作为其中的关键环节，对于提高工作效率、保障信息安全和促进组织发展具有不可忽视的意义。
那么，在文秘工作中，究竟有哪些实用的档案管理技巧呢？首先，做好档案的分类是基础。
分类要遵循一定的逻辑和原则，可以按照时间顺序、业务类型、部门归属等方式进行。
比如，对于一家企业来说，可以将档案分为行政类、财务类、市场类、研发类等。
分类的目的是为了让档案条理清晰，便于查找和使用。
在分类时，要确保每个档案都能准确地归到相应的类别中，避免出现模棱两可的情况。
其次，建立科学的编号系统也十分重要。
编号就像是档案的“身份证”，能够快速准确地定位和识别档案。
可以采用数字、字母或者两者结合的方式进行编号。
比如，以“部门代码年份流水号”的形式，如“HR-2023-001”表示人力资源部门 2023 年的第 1 份档案。
编号要具有唯一性和稳定性，一旦确定，尽量不要随意更改。
规范的档案命名同样不能忽视。
清晰准确的档案名称能够让人一眼就了解档案的大致内容。
避免使用模糊、笼统的名称，而应尽量具体地描述档案的主题和关键信息。
比如，“＿____公司 2023 年上半年销售业绩报告”就比“销售报告”更清晰明确。
档案的存储也是一个需要精心考虑的环节。
要选择合适的存储介质和设备，如纸质档案柜、电子存储设备等。
对于纸质档案，要确保档案柜的质量和安全性，防火、防潮、防虫蛀。
对于电子档案，要定期进行备份，防止数据丢失。
同时，要根据档案的重要性和使用频率，合理安排存储位置，常用的档案放在容易获取的地方。
在档案的收集过程中，要注重完整性和准确性。
确保收集到的档案内容齐全，没有遗漏关键信息。
对于来源多样的档案，要进行认真的审核和校对，保证其真实性和可靠性。
可以建立档案收集的清单和流程，明确每个环节的责任人和时间节点，以提高收集工作的效率和质量。
档案的整理是一项繁琐但重要的工作。
机关文秘及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本机关文秘和档案管理工作，确保文秘和档案的完整、安全与有效利用，提高工作效率和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本机关各部门、各单位及全体文秘和档案管理人员。
第三条文秘和档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：文秘和档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、安全和有效利用。
（二）依法管理原则：文秘和档案工作必须遵守国家法律法规，严格执行相关标准和规范。
（三）保密原则：文秘和档案工作必须严格保密，防止国家秘密和机关秘密泄露。
（四）服务原则：文秘和档案工作要为机关工作提供优质、高效的服务。
第二章文秘管理第四条文秘工作职责：（一）负责起草、审核、印发机关文件、报告、通知等文书材料；（二）负责机关内部文件的收发、登记、传递、归档工作；（三）负责机关会议的组织、记录和会议纪要的整理、印发；（四）负责机关印信的管理和使用；（五）负责机关文件的保密工作。
第五条文秘工作要求：（一）认真贯彻执行国家法律法规和上级机关的决策部署，确保文件内容准确、规范；（二）严格遵循公文处理程序，确保公文传递、办理及时、准确；（三）加强文件保密管理，防止国家秘密和机关秘密泄露；（四）提高公文处理效率，提高服务质量。
第三章档案管理第六条档案工作职责：（一）负责机关档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；（二）负责档案的鉴定、销毁和统计工作；（三）负责档案信息化建设，提高档案管理现代化水平；（四）负责档案的保密工作。
第七条档案工作要求：（一）严格按照国家档案法律法规和标准规范，建立健全档案管理制度；（二）加强档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整、准确、安全；（三）积极推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平；（四）加强档案保密管理，防止国家秘密和机关秘密泄露。
第四章档案人员管理第八条档案人员应具备以下条件：（一）热爱档案事业，具有良好的职业道德和敬业精神；（二）熟悉档案法律法规和业务知识，具备较强的档案管理能力；（三）具有较强的事业心和责任感，能够保守国家秘密和机关秘密。
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浅谈文秘工作与档案管理
［摘要］文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。
［关键词］文秘工作；档案管理；文档一体化
文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。
如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能
回避的问题。
公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。
档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。
因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。
本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。
１文秘工作与档案管理工作的联系
文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体，公文是档案的前身，档案是公文的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。
①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。
公文记录的是
现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。
②两者在内容和格式上完全一致。
档案直接来源公文材料，公文是分散的“档案”，档案是集中保存的“公文”。
③两者互为因果。
公文是档案的前身，档案是公文的归结，有了公文才有了档案，没有公文就没有档案。
文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。
文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。
同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。
文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。
高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。
２文秘人员的素质，是提高档案质量的关键
（１）文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。
贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。
由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。
（２）科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。
对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导
学、管理学、信息电脑等知识。
这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大化运用信息，更好地服务于文书档案工作。
（3）文秘档案人员还应具备文秘档案专业素养。
文书档案管理工作是十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。
文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。
这种客观事实，要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬，而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。
３完善公文材料，做好归档收集工作
在日常工作中，很多文秘人员都兼任档案管理工作，这对提高档案质量具有一定的优势，可以对形成档案的公文进行科学地评估归类，文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。
具体可以从以下几点着手。
①档案整理工作必须从平时做起。
对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被
淘汰，而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉重新装订后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
②档案整理工作应注重细节。
对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。
初步做好档案入库前的各项准备工作。
４提高档案现代化管理水平，实现文档一体化
所谓文档一体化，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。
利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。
合格的文秘人员同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者。
因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责。
文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。
甚至可以不受空间
限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。
目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索，先确定自己要查找的文件年代或类别，然后调出该年度或类别的内目进行查找，非常繁琐，费时费力、效率很低，但如果实现文档一体化，就可以采用计算机检索，只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机，计算机就能迅速将符合要求的文件调出。
在进行文件整理时，可以利用计算机直接查询，甚至将所需文件内容直接打印出来。
具体操作方法是：调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成一项日常工作。
同时，应尽量以公文处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文秘人员的工作实际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。
如输入案卷目录并重新组织文件目录等，节省档案员的时间，推动文档一体化的最终实现。
５加强文秘、档案管理人员的业务技术培训
由于广大基层单位的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。
突出原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作
只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会不良风气影响，把文秘、文档人员视为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。
其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。
为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。
①在选配文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员；②对在岗的专业人员应定期进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；③在有关业务管理部门的指导下，对文秘人员、文档管理人员，特别是文秘工作兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们做好本职工作。
主要参考文献
［１］高德武，周爱东，李文．档案工作创新思路［ｊ］．科学与管理，２００５（２）．
［２］陈相安．档案工作的创新思考［ｊ］．兰台世界，２００１（１０）．。