秘书文书档案管理
秘书如何做好文书处理和档案管理
秘书如何做好文书处理和档案管理在一个组织或单位中，秘书往往承担着文书处理和档案管理的重要职责。
这两项工作看似平凡，实则对组织的运转和发展起着至关重要的作用。
能否高效、准确地处理文书和管理档案，直接影响到信息的流通、决策的制定以及工作的连续性。
那么，秘书究竟如何才能做好这两项关键工作呢？文书处理是秘书工作的重要组成部分。
首先，秘书需要具备敏锐的信息捕捉能力，能够快速准确地理解来文的主旨和要求。
这就要求秘书在收到文书时，认真阅读每一个细节，不放过任何关键信息。
对于一些重要或紧急的文书，更要做到第一时间处理，确保信息的及时性和有效性。
在文书的登记环节，秘书要做到条理清晰、分类准确。
可以根据文书的来源、性质、紧急程度等因素进行分类，建立详细的登记台账。
这样不仅便于后续的查找和管理，也能为工作的有序进行提供保障。
文书的拟办是一项需要深思熟虑的工作。
秘书要根据领导的职责分工和工作重点，提出合理的拟办意见。
这就需要秘书对单位的工作流程和领导的工作习惯有深入的了解，能够准确判断文书的重要性和紧急程度，为领导提供有价值的参考。
在文书的传阅和催办过程中，秘书要严格遵守工作流程和保密制度。
确保文书按照规定的顺序传阅，避免遗漏和延误。
对于需要办理的文书，要及时催办，掌握办理进度，确保工作按时完成。
接下来谈谈档案管理工作。
档案是组织的重要历史记录，具有不可替代的价值。
秘书在档案管理中，首先要重视档案的收集工作。
要确保各种门类和载体的档案应归尽归，不遗漏任何有价值的信息。
档案的整理是一项繁琐但重要的工作。
秘书需要按照一定的分类标准，对收集来的档案进行系统的整理。
可以按照年度、组织机构、问题等分类方法进行分类，使档案条理清晰、易于查找。
档案的保管也是至关重要的。
秘书要确保档案存放的环境安全、适宜。
要做好防火、防潮、防虫等工作，保证档案的完整性和安全性。
同时，要建立严格的档案借阅制度，明确借阅的流程和要求，防止档案的丢失和泄密。
秘书人员与文书档案的关系
提升秘书人员的职业素养
熟悉文书档案： 了解档案的种类、 格式和保存方法
提高工作效率： 通过查阅档案， 快速获取所需信 息
增强沟通能力： 与档案管理人员 进行有效沟通， 提高工作效率
培养严谨态度： 对档案进行严谨 的处理和保存， 确保档案的完整 性和准确性
人工智能：利用AI技术进行 文书档案的自动分类、整理
和翻译，提高工作效率
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需文件。
保存、保护：对文件 进行妥善保存，防止 损坏、丢失或泄露。
销毁、处理：对过期、 无用的文件进行销毁 或处理，确保文件的
安全性和合规性。
秘书人员与文书档案 的关系
文书档案工作的重要性
文书档案工作是秘书人员的 重要职责，关系到组织的正 常运行和决策的科学性。
文书档案工作可以提高工作 效率，减少重复劳动，降低
保管原则：安全、保密、方便查阅 保管方法：分类、编号、归档、备份 利用方式：查阅、借阅、复制、电子化 利用效果：提高工作效率，促进信息共享，保障企业利益
文书档案的保密与销毁
保密原则：确保文书档案 的安全性和保密性
保密措施：设置密码、权 限管理、物理隔离等
销毁程序：按照规定程序 进行销毁，确保不留痕迹
工作成本。
秘书人员是文书档案工作的 主要承担者，负责文件的收 集、整理、归档和利用。
文书档案工作可以保护组织 的知识产权和商业秘密，维
护组织的合法权益。
秘书人员与文书档案工作的关系
秘书人员负责文书档案的收集、 整理、归档和利用
文书档案是秘书人员工作的重 要依据和参考
秘书人员需要具备文书档案管 理的专业知识和技能
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案管理制度「篇一」1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。
2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。
坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。
3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。
4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。
5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。
6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。
7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整洁卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。
9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。
文书档案管理制度「篇二」一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
1.案例情景
某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。
还把文件后的'附件一一分离出来，单独装订。
在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。
最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。
结果档案室管理员陆言看了后直摇头。
2.任务要求
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
3.案例分析
(1) 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2) 文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4) 文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
(5) 文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加盖归档章。
(7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
【2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析】。
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案治理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。
在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。
将文件按其形成的年度分开。
②分级别。
将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。
对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。
将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。
依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。
拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。
案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。
编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案治理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。
保持库房内外清洁卫生。
学习和把握档案爱护技术。
库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用预备检索工具。
编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。
查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。
借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。
对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。
精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。
5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。
秘书文书档案指导：文件归档具体步骤
（一）区分归档与不归档的档案盒（案卷）按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本机关团体供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门。
（二）编制移交目录编制移交目录，就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查。
另一份留存在档案盒或案卷内。
在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目。
（三）查验收归档档案盒（案卷）移交时，档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查。
检查包括两主面的内容： 1、检查档案盒（案卷）质量。
即检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件整理、立卷的原则、要求，是否反映了盒（卷）内文件的特征，盒（卷）内文件是否有损坏，装订是否整齐等等。
对不符合要求的，档案部门可以要求移交部门重新整理。
2、检查档案盒（案卷）内文件的数量。
即检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符；盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数目相符。
为避免返工、浪费时间和增加工作量，检查档案盒（案卷）内文件的数量和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。
这就要求档案部门加强对归档文件整理、立卷工作全过程的指导、监督，尽早派人到文书部门和业务部门检查、监督文件整理、立卷工作，及时发现、指出和纠正问题。
这一步工作做得越好，在移交检查时出现返工的概率就越小，工作效率就越高。
（四）办理移交手续归档文件的档案盒（案卷）检查完毕，对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续。
具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门。
对于文件数量少的机关团体，可由档案部门统一编制归档文件目录或案卷目录，移交时，由档案部门开据移交凭据，各部门可不必再单独编制移交目录。
秘书文书与档案管理
一、文书的稿本是文书的文本和文稿的总和。
文书在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。
（1）正本、副本与存本的主要区别在哪里？共同点：正本、副本、和存本三个外观一样。
不同：正本是根据定稿缮印、具有一定格式的送达主送机关的正式文本。
由收文机关根据文件的查考、保存价值、决定是否需要存档保存。
副本：是指公文正本的复印件或复份。
正本复份的内容和外形特征与正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别：正本送达主送机关，副本送达抄送机关或本机关留存备查、归档；正本具有正式公文的法定效用，作为复制件的公文副本（抄本、复印本），则因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查。
副本一般不需归档保存。
存本：指发文机关留底存档的文本。
存本是不对外发送的，一般可以不加盖印章或签署，起存档及正本核对查清的作用。
存本与定稿一起归档保存。
二、定稿与存本的区别？在于有没有领导签发的标志。
三、审核的重点《办法》第三十一条规定：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。
审核的重点是：（1）是否应由本机关办理；（2）是否符合行文规则；（3）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；（4）涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；（5）文种使用、公文格式是否规范。
四、签发《办法》第二十八条规定：（正签）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。
（代签）以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。
五、文件与档案整理工作的原则（1）充分利用原有基础A充分尊重和沿用已有的整理基础。
不要轻易打破原有的规律，而因充分尊重和沿用原有的整理办法，从而使文件和档案整理工作保持延续性和稳定性。
B充分研究和利用原来整理的成果。
不轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（2）保持文件之间的历史联系A文件在来源方面地联系；B文件在实践方面的联系；C文件在内容方面的联系；D文件在形式方面的联系。
文秘档案管理规章制度范文
文秘档案管理规章制度范文一、目的与范围本规章制度的目的是为了规范文秘档案的管理工作，确保档案的完整性、安全性和准确性，为组织的日常运作提供有力的支持和保障。
本规章制度适用于所有从事文秘工作的人员。
二、档案管理的基本原则1. 称职负责：每个文秘人员都应当履行好档案管理的职责，保证档案的完整性和机密性。
2. 规范操作：文秘人员在处理档案时，应当按照规定的程序和要求进行操作，杜绝随意更改和丢失档案的行为。
3. 安全保密：文秘人员应当严格保守档案的机密性，禁止私自复制、泄露和传播档案内容。
4. 定期整理：定期对档案进行整理和归档，确保档案的有序性和可检索性。
5. 准确记录：文秘人员在处理档案时，应当准确记录档案的相关信息，确保档案的真实性和可靠性。
三、档案的分类与归档1. 根据档案的性质和用途，将档案进行分类，包括行政文书类档案、会议纪要类档案、合同协议类档案等。
2. 档案的分类原则是相同性质和用途的档案应当归为同一类别。
3. 将归档文件统一编号，并在封面上注明档案的名称、编号和存放位置。
4. 档案的归档应当按照时间顺序进行，先进先归档。
四、档案的管理与交接1. 档案管理工作由专人负责，负责管理档案的人员应当具备一定的档案管理知识和经验。
2. 档案管理人员应当制定档案管理计划，并严格按照计划执行，确保档案的及时整理和归档。
3. 档案管理人员在交接工作时，应当确保交接的档案信息准确无误，并确保档案的安全交接。
五、档案的保管和查阅1. 档案应当存放在专门的档案室内，确保档案的安全。
2. 档案室应当定期进行安全检查，确保档案的防火、防潮和防盗措施得到有效执行。
3. 未经许可，任何人不得私自进入档案室。
4. 档案室内的档案应当按照一定的分类和编号方式进行存放，并做好相应的标识和记录。
5. 对于需要查阅的档案，应当向档案管理人员申请，经批准后方可查阅，查阅后应当及时归还档案。
六、档案的保密和复制1. 档案管理人员应当保守档案的机密性，严禁私自复制、泄露和传播档案内容，必要时应当采取相应的安全措施，如加密、锁定等。
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1、档案工作是为人类“保存记忆”的工作。
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2、“文书”一词最早出现于西汉司马迁的《史记》中。
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3、《李斯列传》同文书，这里所说的“文书”指的是“文字”。
4、《史记酷吏列传》和《论衡别通》中所说的“文书”指的是“档案”。
5、《汉书刑法志》中的“文书”是指“公文”。
6、文书、公文、狭义的文书、广义的文书按从大到小的排列顺序是：广义的文件>文书>公文>狭义的文件。
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7、档案的本质属性是原始记录性，一般属性是信息属性、知识属性。
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8、 1940 年美国档案学者菲利普布鲁克斯最早提出了“文件生命周期理论”。
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9、1950年8月召开了第一届国际档案大会，英国伦敦大学教授罗吉尔艾利斯提出了“三阶段论”，即文件的现行、休眠、永久保存三个阶段。
10、“三阶段论”也逐渐为“四阶段论”。
11、档案处于三阶段论或四阶段论的最后一个阶段，即“永久保存”或“非现行阶段”。
12、根据档案形成的历史时期，可将档案分为古代档案、近代档案、现代档案三类。
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13、各代档案的形成时间，古代档案(1840年以前) ；近代档案（1840--1949年）；现代档案是 1949年中华人民共和国成立以后。
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14、文书工作的中心机构是指社会组织的办公厅（室）。
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15、维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求，也是各级档案部门的首要任务。
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16、便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。
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17、社会组织档案部门是全国档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是我国档案工作的基础。
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18、我国从周朝以下的各代都设置了档案馆性质的机构。
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19、各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。
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20、文书制作是文书和档案工作的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。
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21、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
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22、公文用纸一般采用国际标准 A4型。
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23、公文正文用 3号仿宋体字。
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24、眉首部分的六个要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人。
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25、凡未标明保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密 30年、机密20年、秘密10年认定。
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26、印章是最常见的公文生效标识。
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27、命令是国家行政机关发文的最高形式。
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28、我国各级党政机关的组织关系主要有：领导与被领导的关系（如国务院与各省自治区与人民政府）、业务指导与被指导的关系（如教育部与各省级教育直属组织）、平行关系（如教育部与卫生部）、不相隶属关系（教育部与省财政直属组织）。
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29、逐级行文是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。
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30、签收是收文办理的首要环节。
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31、拟办内容由拟办意见和签署两部分组成。
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32、文档管理工作的根本目的是为组织和社会工作提供利用，方便利用是文书管理的重要原则。
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33、文书归档是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”。
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34、“文化大革命”中一度出现“文件人人收，看后抽屉丢，年终不归档，你有我也有”的混乱局面。
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35、 1999 年开始启动《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的制定工作，最终于 2006年9月19 日由国家档案局审议通过，并于 2006年12月18日以“国家档案局令”的形式正式公布实行。
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36、凡涉及与人的权益有关的档案，绝大数调整为永久保存，体现了以人为本的思想。
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37、机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般为30年、10年。
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38、案卷厚度要适中，一般以200页左右为宜。
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39、拟写案卷标题要用最简练的文字，字数占二三十字、不超过五十字为宜。
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40、卷内备考表包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
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41、全宗最早起源于法国。
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42、库房建设的基本原则是适用、经济、美观，库房建设的基本要求是具有较好的保温和隔热性能。
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43、档案信息是档案检索存在的基础，更是检索系统的基本要素。
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44、《中国档案分类法》由 19 个基本分类组成。
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45、通常的公务文件一般都是文本文件。
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46、磁带是最早出现的磁存储介质。
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47、磁性载体的最佳保护温度为18摄氏度，相对湿度为40% 。
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48、企业内部机构变动或其他活动中形成的文件都应随时归档。
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49、 20世纪90年代已经提出企业生产经营要运用数字化、网络化技术，加快信息化步伐的要求。