文书档案管理

度
二、文件的鉴定
㈠确定文件材料归档和不归档范围
⒈文件材料归档范围
凡是反映本机关工作活动，具有查考利用 价值的文件材料均属归档范围。机关文件 材料归档应体现“以我为主”的思想，突 出立档单位的主体地位，尽量避免文件材 料重复归档的问题。
⑴会议文件：
①本机关党组（或实行党委制的党委）会 议和行政办公会的纪要、会议记录 ；
② 本机关召开工作会议、专题会议和联合 召开会议的文件材料（ 请示、批复、通知、 名单、日程、报告、讲话、总结、决议、 决定、纪要、 典型材料、代表发言材料、 交流材料、简报 ）
⑵计划、总结、统计、调研等文件材料 ⑶本机关编辑、编写的文件材料 大事记、组织沿革、 简报、情况反映、工
作信息等文件。
⑨件材料 ①工作报告、总结，换届选举结果 ② 重要专项活动的报告、总结等 ③ 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的
文件材料 ④情况反映、工作简报 ⑤ 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 ⑥保卫部门的安全检查、调查记录 ⑦ 本机关处理人民来信来访的文件材料
⑶同级机关文件材料中，不需贯彻执行的 文件材料，不需办理的抄送文件材料；
⑷下级机关的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
另外，根据《档案法》第10条第2款规定： 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
㈡确定保管期限
保管期限划分方法修改为永久、定期两种。 定期中再实行标时制，分为30年、10年。
⑾同级机关制发的非本机关主管业务但要 贯彻执行的文件材料
⑿下级机关报送的文件材料 ①重大问题的专题报告
②年度和年度以上的计划、总结、统计材 料
⒉文件材料不归档范围
⑴上级机关的文件材料中，普发性不需 本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本 机关工作人员的文件材料，供工作参考的 抄件等；
⑵本机关文件材料中的重份文件，无查考 利用价值的事务性、临时性文件，一般性 文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊 保存价值的信封，不需办理的一般性人民 来信、电话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单位职务形 成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
文件齐全完整：
发文要有正文，有底稿，不能缺张少页。
本单位产生的文件应是原件。
签字盖章手续完备，即要求每份文件底稿 要有领导签名，正文落款处要盖公章。
文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、 纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书 写。
三、整理方法：
根据《海南省〈归档文件整理规则〉实施 细则》（以下简称《实施细则》）进行归 档文件的整理。
⑤许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管 理文件材料；
⑥行政管理工作中形成的备案文件材 料；
⑦行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形 成的文件材料。
⑹出国形成的文件材料
出国审批手续、执行日程、考察报告
⑺本机关机构编制、干部人事、党、团、 纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
①机构设置、机构撤并、名称更改、组织 简则、人员编制、印信启用和作废等文件 材料
㈠归档文件的整理单位
归档文件以“件”为整理单位，进行文件 级整理。
㈡装订
⒈装订前，划为永久保存的归档文件要去 掉金属物，可再用不锈钢钉装订。定期归 档文件可以不拆钉，照原样归档。
⑸行政管理、执法活动中形成的文件材料 ①行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 ②执法检查情况汇总、通报，整改通知等文件材
料 ③行政管理工作中形成的审批、审查、核准[ 固
定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、 管理、验收（评估）]等文件材料
④不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文 件材料；
文书档案管理
⒊按照一定规律集中保存起来的文件才是 现代意义的档案。
㈢档案来源广泛，内容丰富，形式多样。 二、档案的作用 ㈠凭证作用 ㈡参考作用
第一节 全宗
全宗是一个独立的机关、组织或人物在社 会活动中形成的档案有机整体。
第二节 档案收集工作
一、文件的收集 ㈠接收本单位需要归档的文件 ㈡建立健全有关制度，强化执行制度的力
②人事工作制度、规定、办法等文件 ③人事任免文件 ④先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 ⑤对本机关有关人员的处分材料
⑥职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留 职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件
⑦人事考核、职称评审工作文件材料
⑧职工调动工作的行政、工资、党团组织 关系的介绍信及存根
第三节 归档文件的整理工作
一、整理原则 归档文件整理原则是遵循文件的形成规律，
保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用。
二、质量要求
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予 修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
⑥职工承租、购置本单位住房的合同、协 议和有关手 续
⑦职工住房分配、出售的规定、方案、细 则，职工住房情况统计、调查表、职工住 房申请
⑽上级机关制发的文件材料
①上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
②上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件 材料
③上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人 员编制等文件材料
⑷本机关业务文件材料
⑴本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业 务文件，中长期规划、纲要等文件材料；
⑵本机关的请示与上级机关的批复、批示。同级 机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料；
⑶本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性 文件、专项业务文件的最后草稿；
⑷机关联合行文的文件材料。
⑼本机关事务管理文件材料 ①房产、土地所有权和使用权的文件材料
②与有关单位签订的合同、协定、协议、 议定书等文件材料
③机关财务预算
④机关物资（办公设备及用品、机动车等） 采购计划、审批手续、招标投标、购置等 文件材料 ，机动车调拨、保险、事故、转 让等文件材料
⑤国有资产管理（登记、统计、核查清算、 交接等）文件材料