秘书信息工作与档案管理案例
秘书学经典案例30例
秘书学经典案例30例1. 鲜艳的裙子一位秘书在重要会议上穿了一条鲜艳的裙子，引起了与会者的注意。
结果，大家对她的工作表现也更加关注和赞扬。
2. 消息的转发一位秘书在繁忙的工作中，将重要信息转发给了错误的人员。
为了避免这种情况再次发生，她学习了更好的组织和通讯技巧，以确保所有的信息都被正确传递。
3. 处理怒气一位秘书遇到了一个非常生气的客户，但是她冷静、专业地处理了这个情况，让客户最终感到满意。
4. 文件关键词一位秘书将文件整理成一个清晰、易于管理的系统，每个文件都有指定的关键字，以便在需要时快速地找到它们。
5. 笔记的整理一位秘书通过整理笔记，有效地概括了每个会议的重点和讨论。
这样，她就可以更好地管理每个会议的内容，并且在以后需要访问这些笔记时能够快速找到它们。
6. 时间管理一位秘书不断地确保自己的时间和任务得到了合理的安排。
她总是确保她的计划是实际可行的，以确保她能够按时完成所有的任务。
7. 邮件确认一位秘书通过确认邮件的接收和发送，确保所有的邮件都被查看和回复了。
这样，她可以有效地管理客户和团队的期望。
8. 其他部门一位秘书通过与其他部门建立良好的关系，能够更好地理解整个公司的运作方式。
凭借这种情况的理解，她可以更好地支持公司的各个部门。
9. 文档套装一位秘书使用文档套件，以便在任务和过程中使用同样的模板，而不需要重复创建和整理文件。
10. 数据分析一位秘书通过数据分析，能够更好地了解业务趋势和方向。
凭借这个信息，她可以更好地支持公司的整体战略。
11. 评测记录一位秘书在会议记录中包括了评测记录，这样每个人都可以看到对于每个决策的反应。
这可以帮助团队在以后的决策中更好地考虑这些反应。
12. 时间安排一位秘书通过优化每个会议的时间安排，减少了无谓的浪费时间。
这使得公司的团队可以更宝贵地利用时间，并更快地达成目标。
13. 信息更新一位秘书通过及时更新重要的信息，确保所有的信息都是最新的，这有助于公司在需要时快速做出决策。
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
1.案例情景
某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。
还把文件后的'附件一一分离出来，单独装订。
在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。
最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。
结果档案室管理员陆言看了后直摇头。
2.任务要求
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
3.案例分析
(1) 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2) 文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4) 文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
(5) 文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加盖归档章。
(7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
【2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析】。
秘书学案例
【案例】年初，某公司对上一年的归档文件进行整理。
负责整理工作的秘书发现不少部门拿复印件归档，且没有盖公章。
经过询问，部门人员说当时收的就是复印件。
思考题：复印件有归档价值吗？为什么？【评析】其一，复印件是否具有归档价值不能一概而论。
如果一份文件内容属于本单位归档范围,在其没有另外稿本的情况下复印件也可以归档。
其实当前由于复印机、计算机、传真机以及网络传递大量运用于文件档案工作，复印件归档的情况并不少见。
如有归档价值的传真文件一般就要求先复印、再处理，今后当然也就会以复印件归档。
其二，应按规定选择归档文件的稿本。
按照DA/T22—2000《归档文件整理规则》以及国家档案局《机关文件归档和不归档的范围》的有关规定，我们坚持如果是本单位发文,最好用定稿与存本归档;如果是收文,最好是用正本即本机关收到的主送件归档;实践证明，没有任何注办处理原始痕迹的复印文件，在归档后总难以让档案利用者对其原始凭证性完全认同。
其三，将复印件作为正式发文和归档应该经过认证或加注处理标记。
如前所述，公文复印件属于副本，其在发挥凭证作用时价值不如正本,很多时候也不属于归档范围。
但实际工作中,一些机关常常直接使用复印件，如将上级机关主送本机关的批文复印后下发给自己的所属下级单位，作为一般的传递信息、沟通情况、备查备案使用；又如经过注明翻印机关认证，将上级机关的文件直接翻印给所属下级单位执行……这些操作在实际机关一直行之有效，而且随着现代办公技术和手段的广泛运用，这些可以简化程序、提高效率的行文方式出现了越来越被广泛认同的趋势。
如果要将复印件作为正式公文使用，还是应该按照《办法》规定由复印机关加盖证明章或由承办部门注明使用说明；如果归档时只有复印件,最好由本机关承办部门在文件上作出注办说明,即说明复印件的来历和处理情况。
因为如果各地各单位都毫无顾忌地将复印件直接归档，无疑会给日后的档案利用带来后患。
秘书信息工作和档案管理
• 在我国，档案学作为一门学科产生和发展，是在上个 世纪二三十年代至40年代。
• 直接原因：民国“行政效率运动”、“文书档案连锁方法” 。
• 重要原因：“五四运动”后，史学界（北京大学、故宫博 物馆等学术机构）整理明清历史档案和学术研究的需 要。
• 1935年，《县政府档案管理法》出版。 • 推动因素：1938年，国民教育部为了适应各级机关提
高行政效率的需要，在私立武昌文华图书馆学校创办 了档案管理专科，前后共毕业50余人；1946年3月， 殷钟麟在重庆办了一所私立崇实档案学校，此外还有 上海的中国档案函授学校，其他短训班、讲习班也不 少。 • 1952年，中国人民大学开设了以档案学的教育和研究 为基本内容的专业。
道，美国佛罗里达州一个小区管委会为了解决民
众的宠物狗随处大小便的问题，将从今年8月1日
起，要求各位养狗饲主支付一笔费用，统一为宠
物狗检验DNA并且存档。
• 据报道，使用DNA存档后，如果小区内发现
狗粪，管委会会将样本送到实验室比对DNA，核
对确实之后，放任自家宠物狗随地大小便的主人
将会遭管委会重罚。
五、档案的作用
（一）主要作用
【常见现象】× ×省的电影发行公司与该省的× ×大学因一建设工程发生了土地产权争议。 × ×大学提出该工程所占土地归其所有，电影发 行公司如果在此进行施工建设，应付予其土地 占用费。
【解决之道】为澄清事实，该省的电影发行公司 前往城建档案馆查阅土地档案资料。相关的档 案证明：土地的产权属于电影发行公司。这一 土地产权争议由此得到妥善解决。
• 科技档案，主要是指由企业或科研单位在生产和科研活动中形 成和保存的科技文件材料，例如图纸、设计任务书、科研报告 等等。科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我 管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质 生产活动的记录。科技生产活动虽然是人类赖以生存、发展的 基础，但却只是近现代以来才获得了充分的、突飞猛进的发展 ，而且对人类社会的重要性也日益深刻而明显。近现代的档案 大家族中，科技档案可谓一匹黑马，异军突起，显得越来越重 要，大有文书档案平分秋色之势，所以在人们的观念中开始形 成了“科技档案”的概念。
秘书工作案例及分析
秘书工作案例及分析
秘书作为企业中不可或缺的重要角色，承担着协助领导工作、保障办公效率、
协调内外部沟通等多项重要职责。
下面我们将通过一个实际案例来分析秘书工作的重要性和影响。
某公司的秘书小张，工作已有三年时间。
在日常工作中，她不仅要协助总经理
处理日常事务，还要负责会议安排、文件管理、外部联络等工作。
在一次重要商务会议上，总经理因为其他事务无法亲自出席，小张便代表公司参加了会议。
她提前做好了会议资料的整理和准备工作，确保了会议的顺利进行。
在会议上，她还主动与其他与会人员沟通交流，积极协助总经理推动会议议程，最终取得了圆满成功。
此外，小张还负责了一次重要商务活动的策划和组织工作，她与相关部门密切合作，确保了活动的顺利进行，为公司赢得了良好的口碑。
通过以上案例，我们可以看出，一个优秀的秘书在企业中的重要作用。
首先，
秘书作为领导的得力助手，能够有效协助领导处理日常事务，提高领导的工作效率。
其次，秘书在会议和商务活动中的表现，直接关系到公司形象和业务成败。
一个优秀的秘书能够有效协助领导完成各项工作，提高公司整体的工作效率和业务水平。
最后，秘书的综合素质和能力，也是企业选择秘书的重要标准之一。
一个优秀的秘书不仅要有较强的组织协调能力，还需要具备良好的沟通能力和团队合作精神。
综上所述，秘书在企业中扮演着不可替代的重要角色。
一个优秀的秘书能够有
效协助领导处理日常事务，提高工作效率，同时在会议和商务活动中的积极表现也能够为公司赢得更多的商业机会。
因此，企业需要重视秘书的选拔和培养工作，为企业发展提供更多的支持和保障。
秘书工作案例及分析
秘书工作案例及分析秘书工作案例及分析某公司的秘书李小姐，在公司任职已有两年时间。
她的主要工作职责是负责办公室的日常运作，包括文件管理、会议安排、行政事务处理等。
以下是她在工作中遇到的一个案例及分析。
某天，公司高层临时决定要召开一个重要的会议，李小姐被要求负责会议的筹备工作。
她首先进行会议室的预定和准备工作，核对会议参与人的名单，并发送会议通知。
然后，她与公司的食堂联系，安排午餐和点心的提供。
接下来，她还需要准备会议材料、PPT和签到表，并确保会议室的设备正常运行。
在会议当天，李小姐提前到会议室，确保一切准备就绪。
她按照会议日程表，逐项安排会议议程，并在会议过程中及时记录重要讨论和决策，确保会议纪要的准确性。
在会议结束后，李小姐还需要整理并发送会议纪要给与会人员，并追踪执行决策的进展情况。
这个案例展示了李小姐在秘书工作中的重要职责和能力。
首先，秘书需要具备组织能力和细致的工作态度。
李小姐在会议筹备阶段，需要安排会议室的预定、食堂的工作及会议材料的准备等，这些都需要她具备良好的组织能力和细致的工作态度，确保每个细节都得到妥善处理。
其次，秘书需要具备沟通协调能力。
李小姐在与与会人员、食堂和会议设备供应商进行协调时，需要进行有效的沟通，并确保各方需求都得到满足。
同时，她还需要在会议过程中与参会人员进行良好的沟通，及时记录重要讨论和决策，保证会议纪要的准确性。
最后，秘书需要具备分析和解决问题的能力。
在会议筹备过程中，李小姐可能会遇到预定会议室时间冲突、食堂菜品无法满足要求、会议设备故障等问题，需要她能够迅速分析问题的原因，并提出解决方案，保证会议的顺利进行。
综上所述，秘书工作不仅需要组织能力、沟通协调能力，还需要分析和解决问题的能力。
李小姐在这个案例中展现了她的专业能力和出色的工作表现，为公司的会议顺利进行作出了重要贡献。
电子教案与课件—文秘实务与案例(第二版)-A42-9555 第八章 档案管理工作 第一节 立案归档
2.立卷分类
3.立卷组合
4.卷内文件排列
5.卷内文件的编号
6.填写卷内备考表
7.案卷装订
四、文件归档
1.编制档案移交目录
2.办理移交
课内练习
编写案卷
将下列文件组成案卷，并拟定案卷标题，列出卷内目录。
（1）远方房地产公司人事部2011年工作计划9页
（2）远方房地产公司施工部2011年工作计划8页
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第八章档案管理工作
第一节立卷归档
课时安排
4
教学
目标
了解并掌握文书立卷的原则、范围以及文书立卷的方法；明确立卷工作的基本内容，掌握立卷工作的主要流程；明确案卷应当如何整理与归档，掌握文件归档的一般程序
教学重点
熟悉立案工作的程序；掌握立卷的方法
教学难点
能够正确地进行文件的立卷归档工作
(5)文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6)文件排列好后要加盖归档章。
(7)文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
步骤二：学习新知
一、文书立卷范围
二、立卷方法
三、立卷的基本流程
案例讨论
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
案分析
(1)无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2)文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3)取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4)文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
秘书信息工作案例
编号：秘书信息工作案例甲方：乙方：签订日期：年月日X X公司秘书信息工作与档案管理的案例分析题你知道怎么做吗?下面给大家介绍关于秘书信息工作案例的相关资料，希望对您有所帮助。
秘书信息工作案例1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式?2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式?答：(1)对于企业来说，档案有两方面的价值答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用一、凭证价值了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。
从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。
从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。
二、参考价值档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。
它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。
(2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。
经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。
充分体现了档案的参考价值。
从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做?。
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1.档案的价值？
2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务？
答：（1）对于企业来说，档案有两方面的价值
一、凭证价值
档案是历史的真凭实据。
从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。
从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。
二、参考价值
档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。
它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。
（2）地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。
经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。
充分体现了档案的参考价值。
从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做？
答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。
2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了这样的尴尬。
3.作为秘书人员，要培养自己的信息意识，从相关资料中获取到有用的信息，按照与会人员的要求，合理的安排住宿。
作为秘书人员来说，信息的敏感性并不是天生的，可以通过平时的刻苦训练逐步提升。
一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。
（1）现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向。
（2）多接收来自外界的各类信息，以提高认识水平及辨别是非的能力。
二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。
收集和摄取信息在过程中，要抓住三点：（1）位置准、（2）内容新、（3）角度好。
三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。
（1）筛选细致、（2）整理准确。
思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式．为什么他们会选择该种方式？
答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能和发展前景．并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传递的方式
语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出请求、听取汇报、演说等．是使用语言、姿态、倾听来传递信息的。
语言传递简洁、直接、快速，信息反馈及时，较少受地点、场合的限制，但获得的信息凌乱，对信息接收者来说较难储存。
文字传递是将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者，它的特点是避免信息变形失真，可以进行远距离的多次传递，而且便于利用和储存。
电信传递是先进的信息传递方式，目前已有电话（包括手机和固定电话）、传真、通信卫星、计算机联网等多种方式。
小林要求信息传递要准确及时，所以采用了电信的传递方式，老师要求信息传递要准确不失真，可以进行远距离的传递和多次传递，所以采用了文字传递的方式。
科长需要在会议上直接与与会者交流沟通采用了语言传递的方式，为了避免语言传递信息凌乱不易储存的特点，辅以文字资料，使信息传递更准确，更具说服力。
省委有关部门到重灾区进行调查后，编发汇报材料上交省委、省政府。
这属于哪一种形式信息反馈？除此以外信息反馈还有哪些形式？
信息反馈的涵义是什么？
信息反馈的方法有哪几种？
信息反馈形式
．．：（1）纵向反馈和横向反馈。
纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式；横向反馈是同级组织之间的信息反馈。
（2）正反馈和负反馈。
决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈为正反馈，问题、失误方面的反馈为负反馈。
（3）前反馈和后反馈。
在信息发出前信息接收者向信息发出者提出要求和愿望是前反馈；在信息发出后信息接收者对信息做出的反应是后反馈。
案例中他们及时地编发了《特重灾区需要特殊政策解决后遗症问题，监利县当前几个突出的问题亟待解决》的信息，反馈给省委，属于纵向反馈、负反馈和后反馈。
所谓信息反馈，是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返回回来，并对信息的再输出发生影响的过程。
信息反馈有连续型、系列型、广角型三种方法
．．。
（1）连续型反馈信息。
对工作过程中的某个关键问题在短期内连续不断地进行反映。
（2）系列型反馈信息。
将工作活动的全过程情况按不同的发展阶段连续反映。
（3）广角型反馈信息。
对工作活动的某个过程从不同角度进行反映。