论文秘工作与文书档案管理工作的一体化
浅谈文秘工作与档案管理工作的一体化
浅谈文秘工作与档案管理工作的一体化随着现代办公环境的不断改进，传统的文秘工作和档案管理工作已经不再是独立存在的，而是越来越趋向于一体化。
文秘工作和档案管理工作的一体化，不仅能够为机构和部门提高效率和工作效果，也能更好地维护机构和部门的合法权益。
本文将从以下三个方面进行阐述：一是文秘工作和档案管理工作的一体化发展历程；二是文秘工作和档案管理的相关性，并探讨如何实现一体化；三是文秘工作与档案管理工作一体化对机构和部门的重要性。
一、文秘工作和档案管理工作的一体化发展历程文秘工作和档案管理工作在过去往往是两个独立的领域，且各自有自己的独立管理模式。
然而，随着现代办公环境的不断升级，两者的重要性和联系已经越来越紧密。
在过去，文秘工作的主要任务是处理机构或部门的日常行政事务，如处理文件、准备会议、安排行程等。
而档案管理工作则是由专业的档案管理人员负责，负责机构或部门的文书档案、会计档案、人事档案等的管理和处理。
但是，随着机构和部门规模的不断扩大和信息化的快速发展，文秘工作和档案管理工作的难度和量也不断增加。
为了提高工作效率和准确性，文秘工作和档案管理工作开始逐渐融合。
在一些大型机构和企业中，文秘人员既要完成传统的文秘工作，也需要掌握档案管理知识，管理并维护部门或机构的档案。
同时，档案管理人员也需要了解文秘工作的流程，提供档案管理支持。
文秘工作和档案管理工作的融合，能够更好地提供服务，为机构和部门提供更好的工作支持。
二、文秘工作和档案管理的相关性，并探讨如何实现一体化文秘工作和档案管理工作在实际工作过程中，存在着很强的相关性。
文秘工作经常需要处理机构或部门的各种文件和邮件，而这些文件和邮件都需要被分类、归档和管理。
因此，文秘工作人员必须了解档案管理的基本知识，能够对文件和邮件进行保存和整理。
而档案管理工作的核心任务就是对机构或部门的文书档案、会计档案、人事档案等进行管理，并对档案的保存、检索和使用进行规范和控制。
文秘工作与档案管理工作的一体化
文秘工作与档案管理工作的一体化随着信息化的深入发展，文秘工作与档案管理工作的一体化已经成为一种趋势。
文秘工作是企业或者机构中非常重要的工作之一，它涉及到对各种文件的处理、整理、归档、稿件的起草、审批等工作。
而档案管理工作则是对机构的各种档案文件进行管理、整理和归档，以确保档案的安全、完整和便捷的使用。
文秘工作与档案管理工作的一体化，意味着将两者进行整合，使得管理更加便捷、高效，并且能够为企业或者机构的经营管理提供更加全面和准确的信息。
接下来，我们将从几个方面来探讨文秘工作与档案管理工作的一体化。
一、加强信息化技术的应用文秘工作与档案管理一体化，首先需要依赖于信息化技术的全面应用。
通过采用高效的管理信息系统，可以实现文秘工作和档案管理工作的整合。
文秘人员可以通过电子邮件、网络会议等方式进行文件的交流和沟通;档案管理员可以利用信息化技术对档案进行数字化管理、检索和归档，提高工作效率和服务质量。
信息化技术的应用不仅可以提高工作效率，同时也可以大大提升工作质量，为企业或机构提供更为便捷和可靠的服务。
二、优化工作流程文秘工作与档案管理一体化，还需要对工作流程进行优化，统一标准和规范。
建立统一的文件管理制度和归档标准，规范文秘人员和档案管理员的工作流程和操作规范。
通过建立统一的文秘工作和档案管理工作流程，可以避免重复劳动，提高管理效率，并且可以减少遗漏和错误，提高档案管理的准确性。
规范的工作流程也能够使得信息的传递更加迅速和及时，并且可以促进不同部门之间信息的共享和交流。
三、建立完善的档案管理系统文秘工作与档案管理一体化，需要建立完善的档案管理系统。
通过建立档案管理系统，可以实时查阅、查询和管理各类档案，保证档案的完整和准确。
建立档案管理系统还可以对密级文件、重要文件进行加密保护，确保机密性和安全性。
同时将档案管理系统与其他管理信息系统相结合，实现信息的互通、共享和集中管理。
四、强化文秘与档案管理人员的专业培训文秘工作与档案管理一体化，也需要加强文秘人员和档案管理人员的专业培训。
论文秘工作与文书档案管理工作的一体化
论文秘工作与文书档案管理工作的一体化摘要：文秘工作与档案工作的联系和衔接主要是公文，公文是文秘工作的产品，同时又是档案资料的主要来源，然而现实工作环境中，文秘和档案的分块管理在某种程度上却拉大了二者的距离。
随着办公自动化和档案管理现代化的迅速发展，对文秘和档案管理工作提出了新的更高要求。
文章对文秘工作与文书档案管理工作一体化面临的制约因素以及相应的措施提出了建议。
关键词：文秘工作；档案管理；一体化；措施文书、档案是同一个事物的两个不同发展阶段，处理完毕的文书经过立卷整理就转化为档案，即文书是档案的前身，档案是文书的归宿。
为了适应社会快速、准确、全面利用信息的需要，必须消除文秘工作与档案工作的离散状态，实现系统的最优化，而一体化正是实现文秘、档案工作藕合的最佳方式。
它有利于社会对文书、档案信息资源的共享，充分发挥文书、档案的整体功效，避免或减少因各自为政而造成的人力、物力和财力的浪费。
著名档案学家吴宝康教授对文书、档案管理一体化的理论和实践给予了很高的评价，认为它与图书、情报、档案管理一体化是“当今信息时代我国档案工作的两个可以预见的未来发展趋势和改革方向”。
可见，实行文秘、档案工作一体化是发展的必由之路。
一、文秘工作与档案管理工作一体化的制约因素（一）思想观念方面的原因从总体上看，目前无论文书界还是档案界对实行文秘、档案工作一体化都还没有给予足够的重视，认识也不一致，在一体化的内涵、管理方式等问题上存在着许多分岐。
相对而言，档案界对这一问题的研究时间较早、成果较多，但也是众说纷纭，难成共识，且各研究者大都处于自发研究状态，缺乏组织协调。
这种认识上的不统一，极大地阻碍了一体化的运作和进展。
（二）管理体制方面的原因我国档案工作实行统一领导、分级管理的体制，国家档案局及地方各级档案行政管理机关、中央及地方各专业主管机关档案部门负责对全国、本地区、本系统的档案工作进行监督、指导和检查。
迄今为止，我国从中央到地方还没有一个专门的文秘工作业务管理机关，文秘工作和文秘学研究缺乏统一的、经常性的组织领导。
办公室文秘工作与档案管理工作一体化探讨
办公室文秘工作与档案管理工作一体化探讨在现代办公室中，文秘工作与档案管理工作是密不可分的。
文秘工作主要负责文件的起草、整理和传递；而档案管理工作则主要负责对重要文件进行管理、保护和归档。
对于企业来说，文件和档案都包含着极为重要的信息和资源，因此必须对其进行正确和有效的管理。
本文将从以下几个方面探讨办公室文秘工作与档案管理工作的一体化。
一、整合文秘工作和档案管理工作把文秘工作与档案管理工作整合在一起是非常必要的，因为它不仅可以提高工作效率，还可以优化工作流程。
例如，每日文秘工作中需要处理的文件很多，包括日常的文件、合同文件、公告文件等等。
这些文件处理完毕后，需要将其进行分类、整理、归档。
而这些工作正是档案管理职责范畴之内。
所以，整合文秘工作和档案管理工作是可以共存的。
二、实现信息共享和资源共享在整合文秘工作和档案管理工作的过程中，我们需要涉及到各种文档、文件、归档资料和数据等。
将这些资料进行存储和管理，就需要使用现代化的信息管理技术。
比如，电子化的文档管理系统，让文件、信息能够快速的存取、共享、下发。
这样所有的工作人员可以共享同一份文档，协同工作，促进工作的协调性和联系性。
同时，由于所有的档案都存储在同一个数据库中，企业中其他部门的工作人员也能够方便地查找和利用这些信息资源。
因此，整合文秘工作和档案管理工作，能够实现信息共享和资源共享，节省时间和资源，提高工作效率。
三、档案管理工作的自动化档案管理工作是一个十分繁琐的工作，需要对每份档案进行分类、编号和存储。
在传统的档案管理中，需要利用手工填写卡片、记录档案编号、存储位置等信息，这种方式会浪费大量的时间和人力。
而现代化的档案管理系统，可以实现自动化的机制。
通过建立相应的数据库、编号系统和存储室，可以对档案进行快速的存储和查找。
这样能够极大程度地提高档案管理效率，缩短处理时间。
同时，还能够保护档案文档，防止遭受损毁或丢失。
总结综上所述，整合文秘工作和档案管理工作，可以共同完成办公室的日常工作较及对文件的管理、保护和归档。
文秘工作与档案管理工作的一体化
文秘工作与档案管理工作的一体化
随着信息技术的发展和现代管理的需要，文秘工作与档案管理工作越来越趋于一体化。
这种一体化将文秘工作和档案管理工作有机结合起来，提高了工作效率和信息管理的质
量。
一体化的文秘工作与档案管理工作，首先体现在信息的收集和归档上。
传统的办公环
境中，文秘人员需要手动整理和归档各类文件和资料，工作效率较低。
而现在，借助信息
技术的发展，文秘工作和档案管理工作可以通过电子化的方式进行。
文秘人员可以利用电
子邮件、即时通讯工具等收集各类文件和资料，而不需要亲自去拷贝和整理。
档案管理系
统的建立也能够方便文秘人员查找和归档所需的文件和资料，提高工作效率。
一体化的文秘工作与档案管理工作还体现在信息的传递和共享上。
在传统的办公环境中，文秘人员需要将文件和资料通过纸质文档的方式进行传递，不仅浪费时间和纸张资源，还容易造成文件丢失或遗漏。
而现在，文秘工作和档案管理工作可以通过电子文档的方式
进行传递和共享。
通过电子文档，可以实现快速、准确的文件传递和共享，同时还能进行
权限管理，保护文档的安全性。
一体化的文秘工作与档案管理工作还有助于信息的反馈和监控。
传统的办公环境中，
文秘人员无法及时了解文件和资料的使用情况和回访情况。
而现在，通过档案管理系统和
信息系统的结合，可以实现对文件和资料的使用情况和回访情况的实时监控和反馈。
通过
监控和反馈，可以及时了解文档的使用情况和回访情况，为管理决策提供参考依据。
文秘工作与档案管理工作的一体化
文秘工作与档案管理工作的一体化随着信息化时代的到来，办公环境发生了巨大的变化。
传统的文秘工作和档案管理工作逐渐开始向一体化方向发展。
本文将探讨文秘工作与档案管理工作一体化的意义、特点以及面临的挑战。
一、一体化的意义1. 提高工作效率：文秘工作和档案管理工作一体化可以将两个工作的内容合并，减少重复劳动，提高工作效率。
员工只需要在一个平台上处理相关事务，不需要再分别处理文秘和档案管理两个环节。
2. 优化信息流动：文秘工作和档案管理工作一体化可以促进信息的共享和流动。
员工在处理文秘工作时，可以直接查阅相关档案资料，减少信息的转移和遗漏。
档案管理也可以通过电子文档的形式与其他部门共享，提高信息的使用效率。
3. 方便管理和查询：文秘工作和档案管理工作一体化可以方便管理人员对相关信息和档案的查询和管理。
通过系统的设置和权限控制，可以实现对档案资料的分类、整理和存储，同时也便于管理人员进行查询和审核。
1. 信息化平台：实现文秘工作和档案管理工作一体化需要建立一个信息化平台，用于记录和管理各类文档和档案资料。
该平台可以是一个企业内的内部网站或者是一个专门的软件系统。
2. 电子化操作：文秘工作和档案管理工作一体化要求员工进行电子化的操作。
员工可以通过电子邮件、即时通讯工具等进行沟通和交流，也可以通过电子表格、文档等进行文秘工作和档案管理工作。
3. 数据整合和共享：文秘工作和档案管理工作一体化要求将各类数据整合起来，方便共享和使用。
员工可以通过登录系统，查询和查阅相关资料，也可以将自己处理的文秘工作和档案管理工作上传到系统中，供他人使用。
三、一体化面临的挑战1. 文化转变：文秘工作和档案管理工作一体化需要员工从传统的纸质档案管理方式转变为电子档案管理方式，这需要员工接受新的工作方式和技能培训。
2. 系统建设：实现文秘工作和档案管理工作一体化需要建立一个完善的系统，这需要投入大量的人力、物力和财力。
系统的建设和维护也需要专业的IT人员进行管理。
文秘工作与档案管理工作的一体化
文秘工作与档案管理工作的一体化随着信息化时代的到来，文秘工作与档案管理工作的一体化已经成为一个必然趋势。
传统的文秘工作主要是对公司的文件、资料进行管理和整理，而档案管理工作则是对公司历史档案进行归档、管理和保管。
随着信息技术的不断发展和应用，文秘工作和档案管理工作已经开始融合，形成了一个新的工作模式，这就是文秘工作与档案管理工作的一体化。
第一，一体化的文秘工作与档案管理工作意味着信息的共享与整合。
传统的文秘工作和档案管理工作是各自独立的部门，彼此之间信息的共享和整合并不够充分。
一体化的文秘工作与档案管理工作则突破了传统的界限，通过信息技术的支持，实现了文秘工作和档案管理工作之间信息的共享与整合，从而提高了工作效率和工作质量。
一体化的文秘工作与档案管理工作意味着安全与保密的管理。
在信息化时代，信息安全和保密成为了企业管理的一个重要问题。
一体化的文秘工作与档案管理工作通过信息技术手段，实现了对信息的安全管理和保密管理，提高了企业信息的保密性和安全性。
第一，技术的支撑。
一体化的文秘工作与档案管理工作需要借助信息技术的手段来实现，因此需要有专业的技术人员来进行技术支撑。
企业需要加强对技术人员的培训和引进，提高技术人员的综合素质和技术能力。
第二，业务的整合。
一体化的文秘工作与档案管理工作需要对企业的业务流程进行整合和优化，这需要企业管理者有较强的业务理解和分析能力，能够根据企业实际情况进行整合和优化。
信息的安全。
一体化的文秘工作与档案管理工作意味着信息的共享与整合，这就需要有严格的信息安全管理措施来保护企业信息的安全和保密。
在实际工作中，一体化的文秘工作与档案管理工作应该重点关注以下几个方面：一体化的文秘工作与档案管理工作是信息化时代必然的趋势，它将会带来企业管理的新变革，提高企业管理的水平和效率。
企业应该重视一体化的文秘工作与档案管理工作，加强技术的支撑，优化业务流程，加强信息安全管理，融合企业文化，为企业的发展创造一个良好的管理环境和工作条件。
文秘工作与档案管理工作的一体化7篇
文秘工作与档案管理工作的一体化7篇篇1一、引言在现代化办公环境中，文秘工作与档案管理工作的一体化已成为提升办公效率和质量的关键环节。
本文将深入探讨文秘工作与档案管理工作的内涵及其一体化的重要性，并分析当前存在的问题，提出相应的优化策略，以期推动办公环境的优化和效率的提升。
文秘工作通常涉及文档管理、会议组织、日常接待等事务性工作，旨在为组织内部提供高效、有序的行政支持。
而档案管理工作则侧重于文档的收集、整理、归档和利用，确保组织历史资料的完整性和可追溯性。
二者在办公环境中相互依存，共同构成了组织信息管理的基石。
1. 提高办公效率：通过一体化管理，可以避免重复劳动和资源浪费，实现信息共享和协同工作，从而提高整体办公效率。
2. 优化管理流程：一体化管理可以简化管理流程，明确各部门和岗位的职责，减少沟通障碍，增强组织的执行力和反应速度。
3. 提升信息质量：通过统一的档案管理标准和方法，可以确保文档的准确性和完整性，为组织的决策提供有力支持。
4. 保障信息安全：一体化管理可以强化信息安全措施，确保敏感信息不被非法获取和利用，维护组织的合法权益。
四、当前存在的问题1. 管理标准不统一：不同组织和部门在文秘工作和档案管理方面缺乏统一的标准和方法，导致信息管理混乱。
2. 信息化程度低：部分组织在信息化建设中存在重硬件轻软件的现象，导致信息化程度低，无法满足一体化管理的需求。
3. 人员素质参差不齐：部分文秘和档案管理人员素质较低，难以适应一体化管理的需求，需要加强培训和提升。
五、优化策略1. 制定统一的管理标准和方法，明确各部门和岗位的职责，建立完善的信息管理制度。
2. 加强信息化建设，推广先进的档案管理软件，实现文档的电子化和网络化管理，提高信息处理效率。
3. 提升文秘和档案管理人员的素质，加强业务培训和技能提升，培养一批既懂文秘又懂档案管理的复合型人才。
4. 强化信息安全意识，制定严格的信息安全措施，确保组织信息的安全性和完整性。
文秘工作与档案管理工作的一体化
文秘工作与档案管理工作的一体化随着信息时代的到来，文秘工作和档案管理工作也在不断地发展和改变。
传统的文秘工作往往是指办公室中负责文件处理、资料整理、会议记录等工作的人员，而档案管理工作则是负责组织、保管和利用机构或个人档案资料的工作。
然而随着办公自动化和信息化的进程，这两项工作逐渐融合，形成了一体化的新型职业模式。
本文将从文秘工作与档案管理工作的融合发展、优势和挑战等方面进行探讨。
一、文秘工作与档案管理工作的融合发展文秘工作与档案管理工作一体化有很多优势。
一体化工作模式可以实现文档和信息的快速检索和利用，大大提高了工作效率。
一体化工作模式可以减少冗余的工作流程，提高了工作的效益。
一体化工作模式可以减少纸质档案的使用，有利于节约资源，保护环境。
一体化工作模式可以整合和利用各种信息资源，提高了机构对信息资源的利用价值。
文秘工作与档案管理工作一体化能够带来更多的优势，提高了工作效率、降低了成本、保护了环境，对于工作和社会发展都具有积极的意义。
文秘工作与档案管理工作一体化也面临着一些挑战。
一体化工作模式需要员工具备更多的技能和知识，需要不断学习和提升自己的能力，这对于员工提出了更高的要求。
一体化工作模式需要机构购买和应用更多的信息技术设备和工具，需要耗费更多的成本。
一体化工作模式需要机构建立更加完善的信息安全体系，防范信息泄露和风险。
一体化工作模式需要员工与沟通、协作等能力，这对于管理者提出了更高的要求。
文秘工作与档案管理工作一体化面临着很多挑战，需要机构和员工共同努力，积极应对。
文秘工作与档案管理工作一体化的发展是一个不可逆转的趋势。
随着信息技术的发展和应用，文秘工作和档案管理工作的融合将会更加深入。
随着办公自动化和信息化的推进，一体化工作模式将会更加普及。
随着社会经济的发展和信息量的增加，一体化工作模式的需求将会更加强烈。
文秘工作与档案管理工作一体化的发展趋势是不可逆转的，只有不断地适应和应对这一趋势，才能够保持竞争力。
文秘工作与档案管理工作的一体化
文秘工作与档案管理工作的一体化在现代企事业单位中，文秘工作和档案管理工作是密不可分的。
随着信息化技术的不断发展和应用，传统的文秘工作和档案管理工作已经开始向一体化方向发展。
一体化的文秘工作和档案管理工作，首先体现在信息共享与协同办公方面。
传统的文秘工作主要包括文件的起草、修改、分类、存档等，而档案管理工作主要包括档案的收集、整理、编目、借阅等。
传统的文秘工作和档案管理工作中，文件和档案往往以纸质形式存在，并由专人负责管理。
但是随着电子文档和电子档案的出现，文秘工作和档案管理工作已经开始向电子化和网络化的方向发展。
现在，很多企事业单位都已经实现了电子文档的创建、编辑、存储和共享。
各部门、岗位之间可以通过电子邮件、共享文件夹、在线会议等方式进行信息共享和协同办公。
这使得文件的起草和修改可以实现实时协作，大大提高了工作效率和沟通效果。
电子文档的存储和分类也方便了档案管理工作，可以根据不同分类标准和权限设置来管理电子文档和档案。
通过文档管理系统或档案管理系统，可以更方便地查询和借阅文档和档案，大大提高了工作效率和档案利用率。
一体化的文秘工作和档案管理工作还体现在信息保密与安全管理方面。
在现代信息化的背景下，信息泄漏和数据安全已经成为一个重要问题。
传统的文秘工作和档案管理工作中，纸质文件和档案容易被窃取、遗失或损坏，造成重大的经济和安全损失。
而电子文档和电子档案可以通过加密、备份、权限设置等方式进行保护，大大提高了信息的安全性和可控性。
通过电子文档和电子档案的管理，可以实现对文档和档案的审计和追溯，保障企事业单位的信息安全。
一体化的文秘工作和档案管理工作还体现在数据分析和知识管理方面。
通过对电子文档和电子档案的分析和挖掘，可以获取大量的价值信息和知识资源。
这些信息和知识可以用于决策支持、业务流程优化、客户关系管理等方面，提升企事业单位的竞争力和创新力。
电子文档和电子档案的管理也可以实现对企事业单位知识的积累和传承，保障企事业单位的可持续发展。
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论文秘工作与文书档案管理工作的一体化
在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，我国办公现代化有了很好的外部环境和内部环境，面临着大发展的机遇。
但是机关办公方式严重滞后于机关行政管理工作现代化发展的矛盾，迫使政府机关、事业单位必须尽快改善办公环境，实现办公自动化。
进一步提高机关工作效率。
文书工作和档案工作是行政管理工作的主要组成部分，文书、档案实施一体化管理必将极大地推动机关办公自动化的进程。
标签：文秘；档案管理；一体化
1档案管理与文秘工作的关系
文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点，文书处理工作是接着机关工作活动规律，保持文件之间的历史联系，再根据它们的连锁反映来区分价值，反映历史真实面貌，为档案的保管和查考提供便利。
档案工作同文书处理工作是鱼水关系，档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现，而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿；从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系，它们是一个社会分工不同的两个专业，它们在工作中既相互制约又相互联系。
2文秘工作与档案管理工作衔接的重要性
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行。
极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。
文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息。
使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。
可以说，文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。
因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。
重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。
档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增。
是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。
因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
3做好档案工作对文书处理工作的影响
(1)档案的利用推动了文书处理的再生工作。
档案管理是一门专业性很强的学科，它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。
而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备
讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。
因此，搞好档案管理不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供信息，提高企业经济效益，促进改革发展发挥特有的作用。
(2)在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。
立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁，也是文件转化为档案的必经之路，所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础，而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平，文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密，这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。
(3)通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。
健全的归档制度是保证文件收集齐全完整，堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。
实践证明，在文书处理文件立卷归档过程中，如若忽视档案工作对他们的监督指导作用，不仅会降低对文件立卷归档质量标准，而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。
因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定，不能有文必档。
要找出文件的六个特征，即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。
这个关口把握不好势必要影响案卷的质量，最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来，健全两者之间统一的立卷归档制度。
共同负责。
使之规范化，这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。
4如何实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化
(1)强化“文档一体化”意识。
虽然文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。
因此，我们要强化系统思维意识，树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想，在实际工作中，把住文书处理规范化的人口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作。
头脑中要有“今天的文件就是明天的档案”的观念，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。
(2)做好文件整理工作。
按照机关事业单位公文处理程序，文件在阅办前首先要进行登记，登记内容一般包括文件责任者、文号、标题、形成时间等内容，这与以“卷”为单位整理时抄写卷内目录的工作非常相似。
我们可以把一个年度内的档案视为“一卷”。
把文件登录作为这“一卷”的内目抄写工作。
在保管期限属于永久或长期(保管期限属短期的单独处理)的文件左上角编号。
从当年的第一份文件编起。
考虑到随后要移交给综合档案室，件号应包括全宗号、文件所属年度和文件顺序号，顺序号应
一年编一个流水号，编号后，按所编顺序号将文件正文扫描入计算机。
这样，文件原件与计算机内保存的文件在内容上是相同的，并且是一一对应关系，然后将文件发出供部门阅办。
每隔一段时间，将阅办完毕的文件全部收集起来，按件号先后顺序装人卷盒。
在不改变原有件号的前提下，利用计算机对机内文件进行分类，模拟人工立卷，然后按类别将属于目录条的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成时间先后顺序排列后进行打印。
这样，整理工作就在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中完成了。
(3)利用计算机进行网上查询和检索。
从信息时代的需求来看，檔案信息必须上网其价值才能体现。
目前，多数机关事业单位的计算机都并入局域网，如果实现文档一体化，所有进入计算机的文档信息均可实现网上自由查询，通过网络进行广泛的信息交流，使最新信息以最快速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。
甚至可以不受空间的限制，并实现文件、图像、声音的多媒体处理、综合利用和异地查询等，共享档案信息资源。
目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索，先确定自己要查找的文件年代或类别，然后调出该年度或类别的内目进行查找，非常繁琐，费时、费力、效率很低，但如果实现文档一体化，就可以采用计算机检索，只需把利用者提供的文件责任者或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机，计算机就能迅速将符合要求的文件调出。
在进行文件整理时，文件的正文就已录入计算机，利用者可直接在计算机上查阅所需文件，甚至可将所需文件内容直接打印出来-如果需要文件原件，也可以根据查出的文件编号从卷盒中调出。
这种查阅方式不但速度很快而且非常准确。