公司文件控制管理办法
公司文件管理方法6篇
公司文件管理方法6篇公司文件管理方法 (1)1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。
3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。
文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。
4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。
5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。
“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项;5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。
5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。
5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。
5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。
5.10批复：答复请示事项用“批复”。
6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
关于规范公司内部文件管理的办法
关于规范公司内部文件管理的办法公司内部文件管理是企业管理中至关重要的一环，良好的文件管理能够提高工作效率、减少错误和纠纷，并保障公司的合法权益。
为了规范公司内部文件管理，制定一套有效的办法是非常必要的。
本文将就规范公司内部文件管理的几个方面进行探讨。
一、文件命名规范在公司内部文件管理中，一个重要的环节是文件命名规范。
合理的文件命名能够方便文件的检索和归档，避免混乱和遗失。
以下是一些适用的文件命名规范的建议：1.使用简洁明了的名称：文件名应该以能够清晰表达文件内容的词语命名，尽量避免使用过于复杂和冗长的词汇。
2.采用标准化的格式：建议按照一定的格式规范来命名文件，如日期-文件名、文件类别-日期-文件名等。
3.避免使用特殊字符：文件名中不应包含特殊字符，如斜杠、问号、星号等，以免导致文件在不同操作系统下的不兼容问题。
二、文件分类与归档规范的文件分类与归档是有效管理文件的关键。
以下是一些建议：1.按照文件类型进行分类：可以将不同类型的文件分为合同文件、财务文件、人事文件等不同类别，便于查找和整理。
2.制定明确的归档流程：建立文件归档的操作流程，包括文件整理、分类、编号和存储位置等，确保文件的整齐有序。
3.设立文件保管责任人：指定专人负责文件的保管和管理，确保文件的安全性和完整性。
三、权限管理与访问控制为了保护公司的机密信息和文件安全，合理的权限管理和访问控制措施是必不可少的。
以下是几点建议：1.明确权限分级：对公司内部文件根据敏感程度和机密性进行分级，设定不同的访问权限，确保文件只能被授权人员获取。
2.建立访问记录制度：记录每个人对文件的访问情况，包括时间、文件名和目的等，便于追溯和管理。
3.定期权限审查：定期对员工的权限进行审查，确保权限的合理性和及时性。
四、电子化管理与备份随着信息技术的发展，电子化文件管理已经成为现代企业的主流趋势。
以下是几点建议：1.建立统一的电子档案库：建立一个集中管理公司内部电子文件的数据库，便于文件的共享和访问。
公司公文管理办法
XXX有限公司公文管理办法第一章总则第一条为规范公司各项公文，发挥公文对公司业务经营的指导作用，提高公文速度和行文质量，特制定本办法。
第二条本办法适应于公司各部门。
第三条本规定所称公文，指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系企业之间来往文书，公司下发各部门的公司各类文书，公司及各部门间来往文书（包含呈文）；公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
公司公文按使用功能划分为以下种类：（一）公司文件：指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；（二）函：指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题，关联公司、关系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书（包括电报、电子邮件等）；（三）规章制度：指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南（职位说明书、作业指导书、作业程序、流程表单）、暂行规定等；（四）呈文：指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书；（五）会议纪要：指由公司名义下发的各类会议纪要（总经理办公会、月科研生产调度例会、业务专题协调会）及每周动态（含周工作计划）等；（六）部门文件：指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
第二章职责第四条公司有关人员和部门职责（一）总经理或董事长：负责公司文件的审批和签发，负责规章制度的审批和呈文的批复；（二）各部门部长：负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核，负责部门文件的审批和签发，负责相关公司文件、规章制度的会签；（三）综合管理部部长：负责公司公文管理的制定和检查，负责公司公文的校对，负责外来公文的处置，负责检查各部门文件的公文管理工作；（四）综合管理部公文主管：负责公司文件、函的编号，负责公司文件、函、规章制度、会议纪要和外来公文的收、发工作,负责公司公文的归档、保管和日常查阅、影印管理工作；（五）各部门公文主管：负责本部门公司公文的收、发工作，负责本部门的部门文件归档、保管和日常查阅、影印管理工作。
文控管理办法
山东凯源木业有限公司管理文件文件编号：KY-MTRX-B001 版次：A/1文控管理办法1 总则目的为进一步规范山东凯源木业有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一，确保其规范性和协调性，特制订本办法。
适用范围本办法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。
职责权限人事行政部负责本办法编制、修订、废止的起草。
总经办负责本管理办法编制、修订、废止的校对。
董事长负责本管理办法编制、修订、废止的审核批准。
人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。
文件定义管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。
业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。
分类及定义管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。
管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。
管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/ 作业活动过程中的执行标准性文件。
分级标准管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件2 文件结构及编写标准页眉：公司logo 和公司全称，公司全称用“五号”“宋体”左对齐”编写。
文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗” “居中” 编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。
文件名：文件名全称，“三号”“黑体”“加粗”“居中”编写。
文件标题：“四号”“仿宋体”“加粗”编写。
文件正文：“四号”“仿宋体”“不加粗”编写。
公司部门文件管理制度怎么写
公司部门文件管理制度怎么写一、制度目的与适用范围本文件管理制度旨在明确公司内部文件的创建、审批、发布、存档及销毁等流程，确保文件管理的有序性和安全性。
适用于公司所有部门及员工，在处理各类正式文件时必须遵守本制度。
二、文件分类与编号公司文件应根据内容性质分为不同类别，如行政文件、财务文件、合同文件等，并由专人负责分类编号。
编号应遵循统一的规则，便于检索和管理。
三、文件起草与审批文件的起草应由相关部门负责人或指定人员完成。
起草后，需按照公司规定的审批流程进行审批。
审批过程中，各级审批人员应认真审核文件内容，确保信息的准确无误。
四、文件发布与传达经审批通过的文件，由文控中心负责正式发布。
发布的文件应及时传达至相关人员，并确保接收者签字确认，以便跟踪文件的传达情况。
五、文件存档与保密所有文件在流转结束后，应由专人负责归档保存。
根据文件的重要性和保密等级，采取相应的保密措施。
对于涉密文件，应严格限制访问权限，防止信息泄露。
六、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时进行更新。
更新后的文件需重新经过审批流程。
作废的文件应当及时从所有流通环节中撤回，并按照保密规定进行处理。
七、责任与监督各部门及员工应严格遵守本文件管理制度，对于违反规定的行为，将视情节轻重进行处理。
同时，公司应设立监督机制，定期检查文件管理的执行情况，确保制度的有效性。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。
如有调整，将及时修订并通知全体员工。
总结：。
公司文件控制管理办法
公司文件控制管理办法第一章总则1、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
2、适用范围：本制度适用于XXXXX有限公司及下属所有子公司规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。
3、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责1、实行集中与分散管理相结合的体制。
由综合部文档管理员负责主体文件资料的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导.信息部配合综合部建立信息档案软件;文控管理员分管公司主体文件资料工作，文控管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便.2、综合部既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门,又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心.第三章文件材料的管理工作一、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、长期、短期等）；注明文件的版本号.2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。
二、文件资料的归档、立卷与管理：1．区分全宗,确定立档单位.2．分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同类中依序分为若干小类和案卷号。
2．1档案立卷按永久：Y、长期：C、短期:D2．2 大类分为：制度/规定:S;文件:F；资料：D;文书档案：A；合同:B.2．3 部门拼音缩写：；研发：YF;生产:SC；客服：KF；采购:CG；技术：JS;市场:SC；销售：XS ；工程：GC；财务:CW；总经办：ZJ;综合:ZH；财务:CW；仓库：CK；2．4 保密用Y表示，非密级则用N表示。
公司文件管理规定
公司文件管理规定在公司日常运营中，文件管理规范是非常重要的一项工作。
良好的文件管理规定能够确保公司内部信息的安全性、合规性，提高工作效率。
以下是公司文件管理规定的具体内容：1. 文件分类管理所有公司文件应根据内容和重要性进行分类管理，分为机密文件、内部文件和公开文件三个级别。
•机密文件：包括公司内部重要的商业机密、客户资料等，只限相关人员访问和使用，需加密存储，并进行定期备份。
•内部文件：公司内部部门之间共享的文件，需要限制部门内部人员的访问权限。
•公开文件：对外发布的文件，可以公开访问或共享。
2. 文件命名规范为了便于查找和管理，所有文件应按照一定规范命名，包括项目名称、文件内容、版本号和日期等要素，避免使用含有特殊符号的命名方式，确保文件名清晰明了。
3. 文件存储位置和备份公司文件应存储在指定的网络盘或服务器上，避免私自存储在个人电脑或移动设备中，以确保文件安全。
同时，要定期进行文件备份，避免文件丢失或损坏。
4. 文件查阅和审批流程对于机密文件和重要文件的查阅和使用，需进行审批流程，确保只有相关人员可以访问和使用，同时要记录文件的查阅情况，追踪文件的流转情况。
5. 文件销毁和归档对于已经过期或不再需要的文件，应按照规定的流程进行销毁或归档，避免文件堆积和占用资源。
对于机密文件的销毁需要进行特殊处理，确保信息安全。
6. 员工培训和监督公司应定期对员工进行文件管理规定的培训，指导他们正确使用公司文件管理系统，保障文件安全和合规性。
同时，要建立监督机制，对文件管理情况进行检查和审查。
以上是公司文件管理规定的具体内容，希望全体员工遵守并执行，共同维护公司的信息安全和效率。
文控管理办法
山东凯源木业有限公司管理文件文件编号：KY-MTRX-B001 版次：A/1文控管理办法1 总则1.1 目的为进一步规范山东凯源木业有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一，确保其规范性和协调性，特制订本办法。
1.2 适用范围本办法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。
1.3 职责权限1.3.1 人事行政部负责本办法编制、修订、废止的起草。
1.3.2 总经办负责本管理办法编制、修订、废止的校对。
1.3.3 董事长负责本管理办法编制、修订、废止的审核批准。
1.3.4 人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。
1.4 文件定义1.4.1 管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。
1.4.2 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。
1.5 分类及定义1.5.1 管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。
1.5.2 管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。
1.5.3 管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/作业活动过程中的执行标准性文件。
1.6 分级标准1.6.1 管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件2 文件结构及编写标准2.1 页眉：公司logo和公司全称，公司全称用“五号”“宋体”“左对齐”编写。
2.2 文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗”“居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
XXXXXXXXX有限公司XXXXXXXX. Co, Ltd.
文件更改历史记录
Amendment History
1 、目的
为规范公司文件及资料的管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
2、适用范围
本制度适用于XXXXXXXXXX有限公司及下属所有办事处规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。
3、定义
输出：文件履行审批手续后由各部门移交文控中心的过程。
归档：文件履行审批手续后可以移交文控中心的过程。
发放：输出的文件由文控中心统一盖受控标识章后分发到所有使用部门的过程。
受控文件：被控制版本、使用场所、发放数量的文件。
变更时须通知文件使用部门更换，并于作废时自使用场所回收或由使用场所专人销毁/隔离的文
件。
受控文件包括如下：管理体系文件、技术文件。
非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。
文件：信息及其载体。
文件按类别分为三大类：管理体系文件、技术文件、外来文件。
文件按控制管理方式分为两大类：受控文件、非受控文件。
管理体系文件：程序文件，操作指导书、企业技术标准、记录表格，由
文控中心统一受控管理。
技术文件
产品技术文件：产品图纸、使用说明书、工艺文件及作业指导书，由
文控中心统一受控管理。
证书：上级主管部门颁发的型号核准证、产品第三方检测报告、各类
许可证，由文控中心统一归档管理。
外来文件
A）客户提供的文件和资料，客户为使本公司产品满足其特定技术要求而提供的技术规格书、检测标准及相关图纸等。
B）供应商技术资料，包括技术规格书、图纸等。
C）外来标准：国际标准、国家标准、行业标准。
D）国家及行政主管部门颁发的有关法律、法规要求。
外来文件的管理由责任部门填写《文件移交文控中心登记表》，提交文控中心统一受控管理。
对有保密要求的需在登记表中注明，文控中
心单独存档，并限制使用权限。
4、职责和权限
4．1 由公司行政部成立文控中心负责统一管理。
4．2 公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
4．3 实行集中与分散管理相结合的体制。
由文控中心文档管理员负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。
4．4 文控中心
4．4 .1 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理。
4．4 .2 负责提供在文控中心统一受控管理的文件的查/借阅服务。
5、工作程序
5．1 文件格式及编写要求按公司发布的相关要求编写
5．2 文件编号及版本标识
5．2．1 文件编号分类依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同
类中依序分为若干小类和案卷号。
5．2．1．1 按照资料保存的时间，永久：Y；长期：C；短期：D
5．2．1．2 按照资料的类型分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；文书档案：A；合同：B。
5．2．1．3 部门代号表如下：
5．2．1．4 受控文件Y表示；非受控文件N表示。
5．2．1．5 受控保密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP
5．3 文件编号示例：
受控文件：CF/DA-YOP-1801-001，各英文代号见上，编号表示为：行政部发布于2018年1月份第一份长期并受控不用保密的文件，具体
表示说明如下：保存时间+资料类型/部门代号–是否受控–保密
级别–年份和月份缩写–当月第几份文件。
非受控文件：CF/DA-NOP-1801-001，各英文代号见上，编号表示为：行政部发布于2018年1月份第一份长期并不受控不用保密的文
件，具体表示说明如下：保存时间+资料类型/部门代号–是否受控
–保密级别–年份和月份缩写–当月第几份文件。
5．4 版本标识
文件的版本控制体现在版本标识、修改状态上。
版本标识由A开始按文件发行次序顺序编排，修改状态由0开始，修改版本超过5后文件要升
级。
例：文件如有版本产生，版本记录如：原始版本A0；第一次修改版
本A01；第二次修改版本A02；如此类推。
1）版本、修改状态紧随在文件编号之后，如有文件有履历栏，版本
修改状态可填写在履历栏。
2）部门内部文件不需要版本标识、修改状态。
3）产品设计输出文件、工艺文件只有版本标识，没有修改状态。
版
本标识在文件会签栏中。
4）客户提供的文件和资料、外来标准沿用原文件版本，不另行变更
5．5 外来文件编号
5．5．1 客户提供的文件和资料由文控中心增加文件识别，沿用原文件编号，不另行编号。
5．5．2 供应商技术规格书由各技术部门转换为本公司文件后再编号，并执行审批程序，才可发布及存档。
5．5．1 外来标准和法律、法规沿用原标准编号，不另行编号。
5．6 文件的审批
在行政文控中心统一受控管理的文件必须按流程规定履行相关审批手续。
5．6．1 文件的审批输出
5．6．管理体系文件：程序文件，操作指导书、企业技术标准、记录表格的审批流程。
纸质文件（部门编制人提供）审核（最高管理层/批准
（最高管理者/总经理）；
5．6. 技术文件的审批流程。
批准（部门经理）；
5．6．如多部门联合下发的文件还要由各相关部门负责人在会签处签字
5．6．执行纸质文件审批输出流程的文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输出到文控中心。
5．6．各部门输出文件到文控中心，均须填写《文件移交文控中心登记表》，办理文件输出移交登记手续。
5．7 文件归档管理
文件管理以方便查找、明确发放、回收、销毁的途径、受控有效为原则1）文件分类标识清晰，方便查找。
2）文件修改状态可识别，在使用场所为最新有效版本。
3）文件受控标识清晰，易识别，控制有效。
4）文件作废，若需保留，应进行标识并隔离保管。
5．7．1 纸质文件的归档管理
文控中心管理人员做好文件的分类、上架、标识、保管、保密工作，确保文件清晰、整齐、完整、有效、安全，避免丢失、损坏。
5．7．2 电子文件的归档管理
行政文控中心管理人员做好电子文件的分类，在贮存、传送、复制、管理电子文件的过程中必须确保电子文件的安全、有效、受控、信息完整，并
定期做好电子文件数据备份。
5．8 文件的发放
文控管理员对要发放的文件进行审核，并报分管领导签发，文控管理员将审批齐全的文件按公司规定要求进行排版、编号、发放及回收。
5．8．1 文件发放权责：文控中心负责对公司所有部门发放。
5．8．2 文件发放的原则：
5．8．对公司内的发放，由总经理审批文控中心复核后即可发放；部门文件由部门经理审批文控中心复核后可发放。
5．8．对外单位的发放必须由总经理审批后方可发放。
5．8．3 文件发放部门
1）管理体系文件由编制部门在《文件会签页》上的分发清单栏按文件涉及
的职责部门确定分发部门，由文控中心统一发放。
2）产品订单文件由销售部发放
3）产品订单生产文件由生产部发放
4）产品设计图纸由研发部发放
5）客户提供的文件和资料由文控中心负责人审批指定发放部门。
6）客户技术规格书由文控中心统一控制发放。
7）外来标准及法律法规要求不对外发放，仅供查询、借阅。
5．9 文件发放形式
1）管理体系文件以纸质文件的形式发放。
并做好《文件发放回收记录》2）产品设计图纸对工程部及工艺文件发放盖有受控章的纸档。
3）电子文件发放以E-mail或USB拷贝形式进行，以USB形式进行的同时履行签收手续，以E-mail形式进行的必须回馈信息是否已收到文件。
5．10 文件更改
文件更改由原文件编制部门指定人员负责实施，并且重新执行审批、输出、归档、发放流程。
5．11 文件作废及处理
5．受控文件发生更改或作废时，编制部门需书面通知文控中心。
5．纸质的旧版作废文件由文控中心统一回收、销毁，纸质的旧版技术文件由文控中心加盖“作废文件”章后移至指定区域隔离存放，同时保存1年。
作
废的技术电子文件要移至作废文件夹，同时需要隔离保存一年。
5．12 文件的更新
受控文件发生更改或作废时，新的文件由文控中心按文件发放流程进行发放和公告。
旧的文件进行回收。
5．13 文件补发
5．文件补发只对发放有纸质受控文件的部门。
5．文件因破损不能指导生产使用时，按“以旧换新”的原则予以补发。
5．13 文件受控章的标识
文件受控章的标识只对纸质受控文件使用。
“受控文件”——管理体系文件的受控标识以及产品设计输出文件、工艺文件的
正式输出受控标识。
“试制文件”——产品设计输出文件、工艺文件的试制输出受控标识。
“临时文件”——产品设计输出文件、工艺文件的一次性使用受控标识。
“作废文件”——所有作废文件受控标识。
6、记录
6．1 《文件移交文控中心登记表》
6．2 《文件发放回收记录》
6．3 《Word 内部文件模版》。