会议管理系统解决方案16-7-4
会议一体化管理系统解决方案
会议一体化管理系统解决方案目录1. 概述 (3)1.1. 编写目的 (3)1.2. 适用范围 (3)1.3. 文档概述 (3)2. 建设背景 (4)3. 建设目标和内容 (4)4. 业务需求分析 (4)4.1. 办会自动化系统 (4)4.1.1. 会前管理 (5)4.1.2. 会中管理 (6)4.1.3. 会后管理 (7)4.2. 桌面会议系统 (7)4.2.1. 服务端信息维护 (7)4.2.2. 桌面应用 (8)4.2.3. 3、会议录音 (8)5. 其它说明 (8)1.概述1.1.编写目的本文档作为会议一体化管理系统，建设方和承建方需求理解达成一致共识的基础文件，作为双方界定项目范围、签定合同的主要基础，也作为本项目验收的主要依据。
同时，本文档也作为会议一体化管理系统后继工作开展的基础，供双方项目主管负责人、项目经理、技术开发人员、测试人员等理解需求之用。
依托电子政务外网开发建设市各单位内部会议议题和会议呈报网上登记、流转、签批、查阅、会议通知、会议签到、会议纪要管理等功能的办会自动化系统，支持单位内部会议文件流转、审批、传查阅等业务在移动终端上的应用，确保会议文件传输和流转的安全、稳定、可靠、高效。
1.2.适用范围本文档适用于所有与会议一体化管理系统有关的软件开发阶段及其相关人员，其中：承建方和建设方的项目负责人、公司方项目经理、技术开发人员（包括分析人员、设计人员、程序人员）、测试人员应重点阅读本文档各部分，其他人员可选择性阅读本文档。
1.3.文档概述本文档主要描述了会议一体化管理系统的软件需求。
本文档首先从建设目建设内业务需求分析、其他说明等方面概要描述系统需求，然后进一步详细描述功能性需求。
2.建设背景近年来，昆明市商务局应用信息技术手段，改进单位工作管理和服务流程，取得了一定的成果，但信息化建设还有很大的提升空间。
为进一步适应工作要求，全面提信息化办公水平，需要充分结合我局现有的办公业务需求对会议系统进行开发建设。
会议管理系统解决方案
会议管理系统解决方案2017 年1.项目概述1.1.现状概述会议是企业日常工作的重要组成部分。
随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。
如何有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。
近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。
软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。
1.1.1.企业直接经济成本效益分析我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员工数万人。
集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。
传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用大量时间成本。
以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20次人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议的直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本估算如下表：按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在129.6万元，若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元以上。
建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。
1.1.2.企业效率提升效益分析会议系统不仅能节约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。
智能会议室解决方案
智能会议室解决方案引言概述：智能会议室解决方案是基于现代科技的创新应用，旨在提供高效、便捷、智能化的会议体验。
通过引入先进的技术设备和智能化管理系统，智能会议室可以大大提升会议的效率和质量，满足现代企业对会议场所的多样化需求。
一、智能化设备1.1 视频会议系统视频会议系统是智能会议室的核心设备之一。
它通过高清摄像头、麦克风、扬声器等设备，实现与远程会议参与者的实时视频和音频通信。
视频会议系统具有高清画质、稳定的连接和多方参与等特点，可以有效缩短会议时间，降低会议成本，并提高会议的沟通效果。
1.2 智能显示屏智能显示屏是智能会议室的另一个重要设备。
它采用高分辨率的液晶屏或LED 屏，支持触摸和手写输入等功能。
智能显示屏可以用于展示会议议程、演示文稿、图表数据等内容，实现与会人员的互动和共享。
此外，智能显示屏还可以与其他设备集成，如笔记本电脑、智能手机等，提供更加便捷的操作方式。
1.3 智能音频设备智能音频设备包括麦克风、扬声器、音频处理器等。
它们可以提供清晰、高保真的音频效果，确保与会人员的语音传输和听取质量。
智能音频设备还可以通过噪音抑制、回声消除等技术，提升会议的语音清晰度，减少环境干扰，提高会议的专注度和参与度。
二、智能化管理系统2.1 预约管理系统智能会议室的预约管理系统可以通过手机、电脑等终端设备进行预约和管理。
用户可以根据自己的需求选择会议室、时间段、设备等，并实时查看会议室的可用情况。
预约管理系统还可以提供会议提醒、取消预约等功能，方便用户灵活安排会议时间。
2.2 设备控制系统智能会议室的设备控制系统可以实现对各种设备的集中控制和管理。
通过一个统一的控制面板或手机应用，用户可以方便地开启、关闭、调整设备的各项功能。
设备控制系统还可以实现设备的自动化管理，如会议结束后自动关闭设备、节能模式等，提高设备的使用效率和便捷性。
2.3 数据管理系统智能会议室的数据管理系统可以实现对会议数据的存储、备份和共享。
智能会议室解决方案
智能会议室解决方案智能会议室解决方案是一种基于先进技术的会议室管理系统，旨在提供高效、智能化的会议体验。
该解决方案结合了物联网、人工智能、大数据分析等技术，通过智能化设备和软件系统的集成，实现了会议室的自动化管理、智能化操作和高效的协作环境。
1. 智能设备智能会议室解决方案的核心是智能设备，包括智能投影仪、智能音响、智能显示屏、智能摄像头等。
这些设备通过互联网连接，能够实时共享会议内容、支持远程会议、提供高清视频和音频效果，为会议参与者带来更加沉浸式的会议体验。
2. 会议室预订与管理智能会议室解决方案提供了便捷的会议室预订与管理功能。
通过手机App或电脑端软件，用户可以轻松查看会议室的空闲情况，选择合适的时间段进行预订，并实时获取会议室的使用情况。
系统还支持会议室资源的统计与分析，帮助企业更好地管理会议资源，提高会议室的利用率。
3. 会议室智能控制智能会议室解决方案支持会议室的智能控制，包括灯光控制、温度控制、窗帘控制等。
通过智能设备和传感器的联动，系统可以根据会议室的使用情况自动调节环境，提供舒适的会议体验。
例如，当会议开始时，系统可以自动调暗灯光、调节合适的温度，提高会议效果。
4. 会议内容共享与协作智能会议室解决方案提供了高效的会议内容共享与协作功能。
会议参与者可以通过手机、平板或电脑等设备，实时共享会议文件、演示文稿、图片和视频等内容。
系统支持多屏互动，参与者可以通过触摸屏幕进行标注、批注和实时编辑，实现更加便捷的协作。
5. 数据分析与报告智能会议室解决方案还提供了数据分析与报告功能。
系统可以自动收集会议室的使用数据，包括会议室的预订情况、使用时长、参与人数等。
通过数据分析和报告，企业可以了解会议室的利用率、热门时间段和热门会议主题等，为会议室的管理和决策提供参考依据。
总结：智能会议室解决方案通过智能设备和软件系统的集成，提供了高效、智能化的会议体验。
它不仅提供了便捷的会议室预订与管理功能，还支持会议室的智能控制、会议内容的共享与协作，以及数据分析与报告等功能。
会议管理系统解决方案
会议管理系统解决方案会议管理系统解决方案一、引言随着现代工作方式的改变和组织结构的完善，会议在企业管理中扮演着重要的角色。
然而，传统的会议管理方式往往存在许多问题，如会议安排不合理、信息不统一、会议纪要难以传达等。
因此，设计和开发一种高效的会议管理系统来解决这些问题变得格外重要。
二、系统需求分析1. 会议安排：系统需要提供一个简单、直观的界面，供用户创建、安排和管理会议日程。
用户可以查看各个会议的时间、地点、主题和参会人员，并能够对会议进行修改和取消。
2. 会议通知：系统需要支持自动发送会议通知的功能，将会议相关的信息通过电子邮件或短信的方式发送给参会人员，确保他们能够及时了解会议的安排和内容。
3. 会议材料管理：系统需要提供一个文件上传和下载的平台，让参会人员能够方便地上传和下载与会议相关的材料，如议程、报告和演示文稿等。
4. 会议纪要：系统需要提供一个协作编辑的平台，让参会人员能够共同编辑会议纪要，及时记录会议的内容和决策，并使得纪要能够快速传达给相关人员。
5. 数据统计分析：系统需要提供各种统计和分析功能，如会议参与人数统计、会议类型分布等，以便于企业管理层对会议的效果和效率进行评估和改善。
三、系统设计与开发1. 技术选择：根据系统需求和用户体验的要求，可以选择使用Web开发技术实现会议管理系统。
前端可以使用HTML、CSS 和JavaScript等技术，后端可以使用Java或Python等编程语言。
2. 系统架构：可以采用分布式架构来设计会议管理系统，将前端、后端和数据库分别部署在不同的服务器上，以提高系统的性能和可扩展性。
3. 安全措施：为了保证系统的安全性，可以使用SSL证书来对用户进行身份验证，并对用户输入的数据进行加密传输。
此外，还可以提供用户权限管理功能，以保障各个用户的数据访问权限。
4. 用户界面设计：为了提供良好的用户体验，系统的界面应该简洁、直观，符合用户的使用习惯。
可以使用响应式设计来适配各种设备，让用户可以随时随地使用会议管理系统。
会议管理系统及信息发布解决方案设计
会议管理系统及信息发布解决方案设计会议管理及信息发布解决方案的建设目的在于提高会议系统的服务水平，满足时代发展对会议系统的新要求。
该系统是整个会议系统的粘合剂和大脑，让各个会议子系统不再孤立运作，智能地安排各个系统相互协作，为会议组织工作提供更高效的帮助。
信息发布系统的主要功能包括在中控端的主机或远程控制机上进行操作，每个屏幕可以根据客户需要任意划分，每个划分的区域可以显示不同的内容。
具有完整的会议室预约模块，可以通过IE浏览器进行会议预约管理，并将会议室使用信息实时在显示终端上进行显示。
本系统是一个软硬结合的智能系统，用户在进行会场预订时，可通过点选设备或选择场景模式来提出对会场环境的要求。
系统能自动将这些要求翻译成控制指令，交给现场控制器执行，实现设备的控制，整个过程无需人工干预。
：会议开始前，系统可以在会场设置导引屏幕，显示会议室的地图、会议日程、参会人员名单等信息，方便参会人员快速找到会议室并了解会议情况。
5)会议记录：会议结束后，系统可以自动生成会议记录，包括会议主题、参会人员、会议内容、决议等信息，方便参会人员回顾会议内容和做出后续行动。
该会议管理系统采用B/S结构，用户无需安装任何软件，通过网络浏览器（如IE）即可直接使用。
该系统大量采用WEB2.0技术，使用直观的图形化交互界面，例如录入参会人员名单时，支持智能搜索，可加快录入速度。
该系统的设备控制程序采用统一的驱动程序格式封装，现场控制器通过装载不同的驱动程序可控制任何一种设备。
此外，该系统可对会议次数、人数、时长、会议室使用情况、设备使用情况等数据进行统计和分析，并支持计费统计。
该系统具有很高的开放性，既可以做为独立的软件系统运行，也可以与其他系统，如办公自动化系统（OA）整合，实现单点登录、统一权限管理，成为OA系统的一个模块。
该系统的特色功能包括会议室预订、预订审核、会议通知、会场导引和会议记录。
在预订会议室时，预订人可通过状态图查看会议室的忙闲状态，进行预订并选择是否发送会议通知、短信提醒等。
大型会议系统服务方案范本
大型会议系统服务方案范本大型会议系统服务方案一、项目背景：随着互联网技术的迅猛发展，大型会议的组织和管理变得更加复杂和繁琐。
会议的规模不断扩大，参会人员的数量也呈现出快速增长的趋势。
因此，为了提升会议的效果和质量，更好地满足客户的需求，我们提供一套全面的大型会议系统服务方案。
二、解决方案：1. 会议管理系统：我们提供一个全面、智能的会议管理系统，包括会议注册、参会人员管理、会议日程安排、签到管理、座位安排、报名统计等功能。
该系统可以帮助客户实现会议的整体管理和统筹，节省人力和时间成本。
同时，我们也可以根据客户的需求进行定制开发，以满足特殊的会议要求。
2. 网络视频会议系统：针对跨地区的大型会议，我们提供一套高效、稳定的网络视频会议系统。
通过该系统，参会人员可以利用网络进行实时的语音和视频交流，避免了因地理距离而带来的时间和成本的浪费。
该系统支持多方会议、屏幕共享、文件传输等功能，能够满足客户在远程会议中的各种需求。
3. 会议展示系统：为了提升会议的演示效果，我们提供一套高质量的会议展示系统。
该系统涵盖了会议投影仪、音响设备、大屏幕显示器等硬件设备，并配备了专业的演讲台和会议控制台。
通过这一系统，可以实现高清晰度的投影、清晰的音响效果和便捷的会议控制，提升了会议的视听效果和参与度。
4. 会议安全系统：为了确保会议的安全和保密，我们提供一套全面的会议安全系统。
该系统包括会议门禁、会议网络安全、会议记录保护等功能，确保会议的机密信息不被泄露和篡改。
同时，我们也提供专业的会议安保人员和设备，以保障会议期间的安全和秩序。
5. 数据分析和报告系统：为了帮助客户更好地了解和分析会议效果，我们提供一套强大的数据分析和报告系统。
通过该系统，客户可以实时获取会议的各项数据，包括参与人数、参与率、满意度等指标，并生成详细的数据报告。
这些数据和报告可以帮助客户评估会议的效果和价值，并为下次会议的策划和改进提供参考和依据。
会议管理系统解决方案
会议管理系统解决方案会议是现代商业活动中的重要组成部分。
在现代的商业活动中，会议不仅仅是公司之间的沟通渠道，更是决策层解决问题、制定政策的重要平台。
因此，会议的规划和组织成为了现代商业活动中不可或缺的一部分。
随着现代技术的不断进步，会议管理系统应运而生，成为了企业进行会议规划和组织的最佳解决方案。
一、会议管理系统的定义及作用会议管理系统是用先进的技术手段来实现会议规划和组织的过程。
它可以为会议组织者提供全面、专业的服务，并通过信息共享和协作构建统一、高效的会议组织体系。
会议管理系统的作用主要表现在以下几个方面：1.提高工作效率。
会议管理系统实现了会议计划、会议通知、会议批准、票据收集、参会记录、会议报告等管理过程的自动化，从而减轻了人工的工作负担，提高了工作效率。
2.加强会议组织管理的一致性。
会议管理系统能够通过共享会议组织的信息，实现了多个部门之间的协调性和一致性，减少了信息断层，提高了决策效率。
3.加强资源管理。
会议管理系统能够对会议资源（如会议室预订、餐食安排、人员调配等）进行综合管理，从而避免了过度预定和浪费资源等问题，提高资源的利用率。
4.加强对会议过程的监控。
会议管理系统能够对会议的流程、时间、议程、呈文等全方位监控，提升了会议控制力度，减少了会议安排过程中的失误。
二、会议管理系统的基本功能会议管理系统作为一种综合性应用系统，需要涉及到会议策划、会议报名、会议票据管理、会议日程管理、会议资料管理、会议数据统计、会议报告、会议延续和会议知识管理等方面。
以下为会议管理系统的基本功能描述：1.会议策划会议策划主要是指制定会议主题、目的、议程、参会人员、场地以及其他相关的计划。
会议管理系统能够支持用户对会议策划流程提供全面的项目管理，包括会议策划的时序、预算、资源使用以及计划执行。
2.会议报名会议报名功能主要是指参会人员和嘉宾在会议前登录系统进行报名。
会议管理系统能够支持个人、公司、团队等多种方式的报名管理。
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会议管理系统解决方案
一、系统背景
威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等内部会议的管理中。
“预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室空间资源的占用。
“签到”解决的是“时间”资源的管理问题，创建会议的同时，主要管理参会人员是否准时参会、退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。
在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情形：
粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电话/QQ 等人工通知的方式通知、传达。
这种方式使得会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。
人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所
有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调。
这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，
从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。
智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备，每位员工均可根据实际需求通过手机端或者后台进行会议的预约，当成功预约会议且通过审批时，参会人员会得到一条短信/邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议的主题、时间、参与人员出勤状况等。
整个过程中未出现人与人的直接交互，全部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率，有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。
二、系统简介
威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。
会议组织人员可通过“预约大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即可完成会议室的占用，参会人员只需在会议前进行刷卡签到，即可完成会议出席状况的记录统计，无需手工记录及统计。
终端签到设备为触摸大屏设备，用于人员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等。
三、产品亮点：
◆右键预约，一键操作——用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况，运用条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会议室
◆灵活配置，分类选型——用户可自定义会议室的资源及管理人员；系统提供常规会议、周期例会、临时会议等多种方式，针对不同的使
用情景选择应用不同的会议类型。
◆签到统计，自动分析——参会人员在会议智能终端上刷卡签到后，系统自动搜集、传送出勤数据，后台进行统计，形成汇总或明细报表及部门汇总或明细。
◆实时监控，适时提醒——系统实时展示会议签到状况，同时，在终端设备上及时展示未到人员及明细，包含未到人员的姓名、部门、职位、联系方式等，方便用户及时与未到人员取得联系。
◆大屏展示，尽显形象——用户可自由选配的智能会议终端有寸、8寸、10寸触摸屏、寸触摸屏等。
在寸的设备中将展示会议时间、会议室名称、会议名称、承办单位、签到状况等，是彰显了企业形象。
◆临时预约，一触即发——在10寸、寸终端设备中，用户可以临时预约当天的会议室，方便用户快速高效的实现临时占用。
◆品质高端，内外兼备——威尔各类型的会议智能终端外观精致、高端；设备品质一流，十多年来，因极低的返修率和极长的使用寿命广受赞誉。
四、终端设备
会议系统支持多种型号、尺寸的智能终端设备：寸、8寸、10寸、寸，其设备参数分别为：。