实物档案整理归档
实物类档案管理归档细则
实物类档案管理归档细则为了做好实物类档案的整理、归档、保管工作，依据《山西医科大学档案管理办法》制定本细则。
一、基本原则1、本细则所称的实物档案，是指学校在过去和现在从事教学、科研、医疗、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。
2、实物档案实行分级注册，分层管理的原则。
凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门。
3、凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。
4、凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全二、归档范围1、学校从事教学、科研、医疗等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗和证书等受奖物品。
2、各种证书，包括荣誉证书、认可证书反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）等3、国内外各项活动中学校接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）、领导题词及其它馈赠礼品等。
4、历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。
5、学校及各部件改用新章后替下的旧章三、整理原则和方法：1、以物件为立档单位，一件一号。
2、统一编号、装盒、上柜、集中保管，实物不能装盒的，可分散存放在阅览室资料柜之内。
3、按锦旗、证书奖状、奖杯奖牌等三个属类颁发时间先后各编流水号。
4、用纸填写上档号，贴在背面右下角。
5、按中央、省、市、区、镇（街）、系统单位等分保管期限。
6、将各类分别拍成照片，按照片档案分类保管。
7、按内容划分保管价值，分别鉴定保管期限，一般为永久、长期、短期三种。
8、实物档案作专门档案单独保管。
四、归档时间与移交1、各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存。
2、校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内交学校档案馆。
实物(荣誉)档案管理办法
XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。
第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。
第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）公司成立以来使用过的牌、匾。
（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。
（七）其它有保存价值的实物。
第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。
任何部门或个人不得据为已有。
移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。
（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。
任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。
（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。
（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。
永（50年以上）久、定期30年、定期10年。
第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。
归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。
关于实物档案的整理与管理
首先，我们要了解一下实物档案的定义，知道什么叫实物档案。
所谓实物档案，就是档案部门对奖杯、锦旗、交流纪念品等非纸制、胶片、磁带档案的通俗叫法。
实物档案作为档案家族成员之一，有着广泛的社会作用。
它既有文书档案共有的特征，也具有其它文物的一些特征。
它的归档范围如下：1、本单位集体或个人在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；2 、公务活动中获赠的纪念品；3、上级领导、知名人士的题词、字画等；4、本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；5、其它有保存价值的实物。
与其他类别档案相比，实物档案也有自己的归档要求。
1、应归档的实物一般应自形成后的三个月内向本单位的档案管理部门移交为宜，由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时问的，也应先移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
2 、任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。
归档的实物要保持干净、整齐、无破损。
3、个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本单位档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。
4、归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。
实物档案有自己的一套整理方法，从分类到编号编目。
1、分类：实物档案应以“件”为单位进行整理，成套的实物以一件计。
归档实物可按物品种类分类，但由于基层单位的实物档案总量较少，可不分类。
2、保管期限：由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以一般应作永久保管。
3、排列及编号归档实物可先按物品类型排列，同一类中再按归档时间顺序排列。
实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列，编流水号，一件一号。
并在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度( 形成时间) 、编号、保管期限、全宗号。
机关档案室的类别号可由各单位按本单位分类方案自行编制，如：用“SW”表示实物档案。
如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“SW 1 ”表示奖杯类，“SW 2 ”表示奖牌类等等。
实物档案
实物档案是具有档案属性的实物通
过收集整理而转化成的档案。
实物档案的归、排列、编号、 著录、上架，使之有序化 的过程。
第一类：奖状、奖牌类
方法步骤
第一步：按照时间---级别排列
第二步：粘贴并填写口取纸
第三步：打印目录
全宗号——级别——年度——件号
件号
责任者
文件题名
日期 页数 备注
1
词、签名以及各种类型书画。
一、分类、组卷。字画分为两类：
字、画。既有字又有画的分为画类。 字画要经裱糊后，将其卷起，放在 特制的长盒子中，或用衬纸包住。 二、排列与编号。将字画分为两类 后，同类的按照时间的先后顺序排 列。然后以每件为单位，按排列顺 序编写流水号。在盒子外贴上口取 纸，分两排填写，第一排填写流水 号，第二排填写保管期限（永久）。
中央：ZY
省部：SB 地市：DS
县区：XQ
全宗号——级别——年度——件号
67-DS-2000-6
目 录
件号 被授予 授予单 单位 位 题名 时 备 间 注
第二类：印章档案
印章档案
包括失效的木印、石印、塑料印、钢印、圆
印、方印、菱印，党组织印、政府印、行政 印、社团印、财务印等。
先将印章的印文盖在纸上，
然后将印章装在特制的档案 盒内（硬纸板制作），并将 印有印模的纸放在其上，并 在印把上用口取纸贴上，口 取纸分两排填写，第一排填 写流水号，第二排填写保管 期限（永久）。
目录
顺序 号 印文 开始使用时 间 终止使用 备 时间 注
第三类：字画类
字 画
主要指国内外名人、党政领导的题
实物档案管理制度细则
第一章总则第一条为规范实物档案的管理工作，确保实物档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位所有实物档案的管理工作，包括但不限于文物、书画、照片、实物标本、设备资料等。
第三条实物档案管理工作应遵循以下原则：（一）安全第一，预防为主；（二）集中管理，分级负责；（三）科学保管，规范利用；（四）依法依规，严格程序。
第二章管理机构与职责第四条成立实物档案管理领导小组，负责实物档案管理的全面工作，成员由单位主要领导、相关部门负责人及专业人员组成。
第五条设立实物档案管理部门，负责实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
第六条实物档案管理部门职责：（一）制定实物档案管理制度，并组织实施；（二）负责实物档案的收集、整理和归档；（三）负责实物档案的保管、修复和防损；（四）负责实物档案的鉴定、统计和公布；（五）负责实物档案的查询、借阅和利用；（六）负责实物档案的维护、更新和拓展。
第三章收集与整理第七条实物档案的收集应遵循以下原则：（一）真实性、完整性、连续性；（二）重点收集，兼顾一般；（三）依法依规，尊重知识产权。
第八条实物档案的整理应遵循以下要求：（一）按照分类、编号、存放等要求进行整理；（二）填写《实物档案登记表》，详细记录实物档案的基本信息；（三）对有特殊保存要求的实物档案，应采取相应措施。
第四章保管与维护第九条实物档案的保管应遵循以下要求：（一）根据实物档案的材质、形状、用途等特性，选择合适的存放环境；（二）定期检查实物档案的保存状况，发现问题时及时采取措施；（三）对易损、易腐、易褪色的实物档案，应采取相应的保护措施；（四）建立实物档案的防火、防盗、防潮、防虫、防尘等安全措施。
第十条实物档案的维护应遵循以下要求：（一）定期对实物档案进行清洁、消毒、修复等工作；（二）根据实物档案的实际情况，定期更换或修复损坏的包装材料；（三）对特殊材质的实物档案，应采取专业维护措施。
实物(荣誉)档案管理办法
XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。
第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。
第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）公司成立以来使用过的牌、匾。
（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。
（七）其它有保存价值的实物。
第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。
任何部门或个人不得据为已有。
移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。
（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。
任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。
（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。
（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。
永（50年以上）久、定期30年、定期10年。
第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。
归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。
实物档案整理
❖ 2、题名的拟写要揭示出奖品的内容。如 “XX单位颁发（授予）的XX工作或活动 奖牌（荣誉证书）；
❖ 3、奖品类实物的载体类型都应是奖品。
印章整理注意事项
1、印章归档前都应进行清洗：竹木类用95%的 医用酒精；金属类用煤油；玉石、橡胶类用 洗洁精。
义的赠品。 ❖ （5） 其他类 如产品、象征实物等。
2、排列 ❖ 全部按获得的时间顺序排列。 ❖ 3、编号 ❖ 在实物上粘贴档号标签。
建议标签
每格设宽 60㎜，高 15 ㎜。下
同
T005—SWj—1 团风县档案局
标注档号 填写T005表示全宗号，SWj 表示奖品类实物，1表示奖品类实物第1件。
❖ 5、存放
❖ 奖品类放入陈列室或柜架中，锦旗折叠（标 签露在外面）
❖ 印章放入印章盒
❖ 字画装裱后卷放，珍贵的放在特制长盒中
❖ 赠品和其它，根据载体特点存放。
❖ 实物档案归档要求： ❖ 随时收集，随时归档。 ❖ 实物档案归档重点： ❖ 收集——贴标签——建目录——保存
1
案局“全省档案工作先进集 体”的奖牌（奖杯、奖状、
奖品
永久
2010010 2
锦旗）
1
黄冈地区档案局公章
印章
永久
1996050 0
2
黄冈地区档案局业务指导科公 章
印章
15年
1996050 0
1
江泽民视察黄冈时亲笔题写的 “发扬老区传统 振兴黄冈 经济”手迹
字画
永久
1996050 0
奖品标题拟写应注意的事项：
实物档案分类代号 奖品用SWj 表示 印章用SWy 表示 字画用SWz 表示 赠品用SWp 表示 其他用SWq 表示
实物档案的归档流程
实物档案的归档流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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归档实物的整理归档
2、分类 实物档案应根据不同性质或载体分别进 行分类。分类一般由大类、属类组成。大 类可按实物档案的性质分为荣誉、徽章、 礼品、产品等类别，属类可按照载体再进 行细分，如荣誉类再分成锦旗、奖杯、奖 牌等属类。实物档案较少的单位，也可不 分类。
归档实物的整理归档
① 荣誉类：单位和单位负责人以及各部门在 各项工作活动中获得的荣誉，如锦旗、牌匾、奖 状、奖杯、证书、光荣册等。 ② 徽章证书类：机构成立、撤销、合并、更 改名称后使用和停用的牌匾、牌照、胸章、印章 、纪念章、证书及有代表性的工作证件和复印件 等；单位法人离职后，其在该单位所用的个人印 章；更新前的单位法人证书、营业（执业）许可 证、组织机构代码实物等；反映和佐证本单位、 本行业重大活动、事件的凭证或英模人物使用过 的物品等，如单位资产证、房产证等。
归档实物的整理归档
5、保管 ① 实物档案应专柜保管。对贵重的实物档 案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须 要履行签字手续。 ② 存放实物档案的库房和框架应保持整洁 ，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案 完好无损。 ③ 易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫 、防锈蚀的技术保护工作。 ④ 有条件的单位应建立实物档案库房，作 为专门保管实物档案的场所
关于实物档案的几个名词
归档实物：立档单位在其职能活动中直接形 成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体 的，并具有长远保存利用价值的历史记录 件：归档实物的整理单位。一般以每件实物 为一件。
关于实物档案的几个名词
归档实物整理：将归档实物以件为单位 进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上 架，使之有序化的过程。 实物档案文件目录：以件为单位依照 固定的表格填写，并输入计算机，实现对 实物档案存储、管理的文件级目录信息。
③ 归档的实物应保持整洁、无破损。 ④ 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入 本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可 靠的标识关系（实物档案所形成的照片按年度划 分，根据数码照片整理规范进行归档） ⑤ 本单位对外交往中赠送对方的重要实物， 也应拍照归档。 ⑥ 归档实物的移交和征集应符合有关规定和 要求。
归档实物的整理归档
3、排列 根据分类方案，每件归档实物在每个类 目内按时间先后顺序排列。格式如下： 格式一：全宗号—年度——类别—件号 （实物档案多的单位） 格式二：全宗号——年度——件号（实 物档案少的单位）
归档实物的整理归档
4、登记 将排列好的归档实物按照固定的格式 （附表1）进行登记归档。
实物档案 整理归档简易教程
建宁县档案局 颜朝威
主讲内容
实物档案特 点与价值
整理归档 收集
鉴定 分类 排列 登记 保管
鲜活性 直观性 不可衡量性
名词解释
归档实物 件 归档实物整理 实物档案文件目录
收集范围 收集要求
什么是实物档案
实物档案是指单位或个人在各项活动中 形成的，对国家和社会有保存价值的物质 实体为载体的历史记录，是宝贵的文化遗 产。
实物档案的收集
2、收集要求 ① 归档实物应在形成或获得实物一个 月内向本单位档案部门登记，任何单位或 个人不得随意将归档实物损坏、私存或转 送他人，在对归档实物使用完毕后应立即 移交档案部门。 ② 收集的实物没有明确标明主题和时 间的，移交单位或个人应在移交时对实物 的主题和时间进行说明。
实物档案的收集
实物档案的特点和价值
实物档案除了具有档案的基本特点――原始 记录外，其突出的特点就是鲜活性和直观性。鲜 活性是指它摆脱了纸质档案的古板和枯燥，活灵 活现、千姿百态的呈现在人们面前。直观性是指 它不像纸质档案那样，只有阅读才能明白，而是 让你一目了然。而它的作用和价值更是纸质档案 所难以替代的。实物档案如果与相应的文字相结 合，更能极大的提高其本身的作用和价值，所以 说实物档案的价值是不能用金钱来衡量的。
归档实物的整理归档
归档实物应齐全完整，凡是本单位在公务活 动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实 物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档, 每件 归档实物均应转拍照片进行相应归档。
归档实物的整理归档
1、鉴定。 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行 鉴定，判断其是否应当归档。 对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行 鉴定。 归档实物的保管期限一般划为永久保存。其 它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若 干年后自行处理。
归档实物的整理归档
③ 礼品书画文稿类：公务活动中接受的有纪 念意义和凭证作用的纪念品、工艺品、字画及具 有特色的物品等，如领导专家和名人的书法、绘 画作品、著作、题词及其它手迹等。 ④ 其他物证类：与本单位社会职能有关的有 参考凭证作用的实物，例：本单位重大建筑项目 的模型实体；单位旧的牌匾等。 ⑤ 其它有纪念意义和保存价围。 ① 本单位获得的具有保存价值的各种证 书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。 ② 本单位举办或承办重大活动形成的具有 保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、 证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章 等。
实物档案的收集
③ 本单位在重要活动中获赠的具有保 存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念 票证、题词、字画、票证、礼品、牌匾、 工艺品等。 ④ 本单位已宣布停止使用的印信（包 括旧印章、印模、徽标）。 ⑤ 其它有重要保存利用价值的实物。