公司合同档案管理制度
公司合同管理档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同的有效性和合法性，维护公司合法权益，提高合同管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构在签订、履行、变更和终止各类合同过程中的档案管理。
第三条本制度遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规定。
（二）完整性原则：合同档案应全面、完整地反映合同签订、履行、变更和终止的全过程。
（三）安全性原则：合同档案应确保保密，防止泄露公司商业秘密。
（四）便捷性原则：合同档案应便于查阅、检索和使用。
第二章合同档案管理职责第四条公司总经理负责合同档案管理的总体工作，监督、指导各部门、子公司及分支机构合同档案管理工作。
第五条合同管理部门负责具体实施合同档案管理工作，其主要职责包括：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施。
（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管和销毁。
（三）对合同档案进行分类、编号、登记、统计和分析。
（四）对合同档案进行信息化管理，提高合同档案管理效率。
（五）对合同档案进行定期检查、维护和更新。
第六条各部门、子公司及分支机构应指定专人负责本部门、本单位的合同档案管理工作。
第三章合同档案管理流程第七条合同签订：（一）合同签订前，合同管理部门应对合同内容进行审核，确保合同合法性、合规性。
（二）合同签订后，合同管理部门应及时将合同原件及附件收集齐全，并填写《合同登记表》。
第八条合同履行：（一）合同履行过程中，各部门、子公司及分支机构应按合同约定履行义务。
（二）合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪、监督，确保合同有效履行。
第九条合同变更：（一）合同变更需经合同双方协商一致，并签订变更协议。
（二）合同管理部门应及时收集变更协议，并更新合同档案。
第十条合同终止：（一）合同终止后，合同管理部门应收集终止协议，并更新合同档案。
（二）合同管理部门应及时将终止合同的原件及附件进行归档、保管。
第四章合同档案保管与销毁第十一条合同档案保管：（一）合同档案应存放在安全、干燥、通风的场所。
公司合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等过程中的各类合同档案。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行合同档案管理。
（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保合同档案的完整性和连续性。
（三）安全保密原则：加强合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密。
（四）高效利用原则：提高合同档案的检索和利用效率，为公司经营管理提供有力支持。
第二章组织机构与职责第四条公司设立合同档案管理领导小组，负责公司合同档案管理的总体规划和组织实施。
第五条合同档案管理领导小组的主要职责：（一）制定公司合同档案管理制度；（二）审批合同档案的归档、借阅、销毁等工作；（三）监督合同档案管理的执行情况；（四）组织开展合同档案管理的培训和考核。
第六条合同管理部门负责公司合同档案的具体管理工作，其主要职责：（一）建立健全合同档案管理制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；（三）对合同档案进行鉴定、整理和数字化处理；（四）定期对合同档案进行清查、统计和分析；（五）配合审计、司法等部门的调查取证工作。
第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：（一）合同文本；（二）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（三）合同履行过程中的相关凭证、记录；（四）合同履行过程中产生的其他有关资料。
第八条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据合同类型、合同期限、合同履行情况等进行分类；（二）编号归档：对合同档案进行统一编号，并按照编号顺序归档；（三）目录编制：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同履行期限、合同金额、归档日期等信息；（四）归档要求：合同档案的归档应完整、准确、清晰。
公司合同档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同档案的管理，保障公司合法权益，提高合同档案管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各类合同档案，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同、劳动合同等。
第三条本制度遵循以下原则：（一）统一管理、分级负责；（二）规范有序、安全保密；（三）便于查阅、高效利用。
第二章档案管理职责第四条公司办公室负责合同档案的统一管理，具体职责如下：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；（三）对各部门合同档案管理工作进行监督、检查和指导。
第五条各部门负责本部门合同档案的收集、整理、归档工作，具体职责如下：（一）按照合同档案管理制度，对本部门合同档案进行收集、整理；（二）确保合同档案的完整、准确、及时；（三）定期向办公室报送合同档案，履行清交手续。
第三章档案收集与归档第六条合同档案收集范围：（一）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（二）合同附件、证明材料；（三）合同执行过程中形成的各类函件、通知、证明等；（四）合同执行过程中形成的其他相关资料。
第七条合同档案归档要求：（一）合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、整理；（二）合同档案应装订成册，封面注明合同类别、合同编号、签订时间、合同主体等信息；（三）合同档案应填写档案登记表，登记档案名称、档案编号、档案页数、档案保管人等信息。
第四章档案保管与借阅第八条合同档案保管要求：（一）合同档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防火、防盗的专用档案柜内；（二）档案柜应定期检查、维护，确保档案安全；（三）档案保管人应严格执行档案保管制度，确保档案完整、安全。
第九条合同档案借阅要求：（一）借阅人需填写借阅申请表，注明借阅原因、期限；（二）借阅人应遵守档案保管规定，爱护档案，不得擅自涂改、损毁、遗失；（三）借阅期限一般不超过3天，如需延长，应办理续借手续。
合同档案收集整理管理制度
合同档案收集整理管理制度第一章总则第一条为了规范合同档案的收集、整理和管理工作，保障合同归档的安全性和有效性，提高合同档案的利用价值，制定本制度。
第二条本制度适用范围为全公司范围内的合同档案收集整理管理工作。
本制度所称合同档案包括纸质合同文件和电子合同文件。
第三条公司合同档案的收集、整理和管理工作由公司档案管理部门负责具体实施，各部门负责自己部门合同的收集、整理和管理工作。
第四条公司合同档案的收集、整理和管理工作必须遵循合法、规范和安全的原则，保持合同档案的完整性、真实性和可靠性。
第二章合同档案的收集第五条公司各职能部门应当按照合同签订的程序和要求，及时将合同文件交由档案管理部门进行归档。
未经档案管理部门同意，任何部门不得私自留存合同文件。
第六条档案管理部门应当建立合同档案收集登记簿，对收集的合同文件进行详细的登记，包括合同编号、名称、签订日期、归档日期等信息。
第七条档案管理部门在接受合同文件时，应当对合同文件进行登记、编号，并按照文件编号，将合同文件按照类别进行分类存放，确保合同档案的整齐、清晰。
第三章合同档案的整理第八条合同文件应当按照一定的归档规则进行整理，确保合同档案的整洁、准确。
第九条档案管理部门应当定期对合同档案进行整理和清点，剔除过期的合同文件，并进行相应的归档转移。
第十条档案管理部门应当规范合同文件的装订和标识，保持合同文件的完整、清晰，便于存储和查询。
第四章合同档案的管理第十一条公司档案管理部门应当建立合同档案的档案室，规范存放合同档案，并保障合同档案的安全和完整。
第十二条合同档案管理人员应当严格遵守档案管理制度，保密合同文件的内容，不得擅自泄露。
第十三条合同档案管理人员应当按照规定，配备相应的权限和密码，对电子合同档案进行加密存储，并严格限制相关人员的访问权限。
第五章合同档案的利用第十四条档案管理部门应当建立合同档案借阅和利用制度，确保合同文件借阅的安全和合法。
第十五条合同档案的利用应当严格遵守相关法律法规，不得私自复印、外借合同文件，防止合同档案的泄露。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同档案管理制度（精选12篇）
合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。
那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度第一章总则第一条为规范公司合同档案管理工作，提高工作效率，确保合同档案的完整性与安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门、单位和人员在合同活动中的合同档案管理工作。
在合同档案管理中，应遵守法律法规和公司规章制度，秉承诚实守信的原则，确保合同档案的真实、准确、完整、及时。
第三条公司合同档案管理工作主管单位为公司档案管理部门，负责全公司合同档案管理规范、监督和指导工作。
第四条公司各部门、单位应当配合档案管理部门做好合同档案管理工作，健全合同档案管理制度，组织开展相关培训，提高员工的合同档案管理水平。
第五条公司制定合同档案管理制度的目的是为了规范合同档案的保管、利用、安全与保密，建立合同档案的全生命周期管理制度，提高公司运营效率。
第二章合同档案管理的基本原则第六条合同档案管理应当坚持以下原则：1.真实性原则：合同档案中的信息必须真实、准确、完整。
2.便捷性原则：合同档案的查询、检索、利用必须方便快捷。
3.保密性原则：合同档案管理必须确保文件的机密性，不得泄露。
4.全面性原则：合同档案管理必须全面、系统。
5.安全性原则：合同档案管理必须保障文件的安全性。
第三章合同档案管理的基本内容第七条合同档案管理的基本内容包括以下方面：1.合同档案管理责任制度：明确各级人员的合同档案管理职责，建立和完善合同档案管理责任制度。
2.合同档案管理流程：规范合同档案的存档、流转、利用流程，确保合同档案的准确性。
3.合同档案管理规范：明确各项合同档案管理规范，包括合同档案的分类、编号、归档、保管等规范。
4.合同档案的利用：规范合同档案的查询、检索、利用流程，提高合同档案的利用率。
5.合同档案的保密：建立合同档案的保密机制，确保文件的机密性。
6.合同档案的销毁：明确合同档案的销毁程序，合理处理合同档案的存续与销毁问题。
第四章合同档案管理的具体要求第八条公司合同档案管理的具体要求如下：1.合同档案的建档：所有公司合同应当依据规定建立合同档案，包括合同原件、复印件等。
合同档案管理及档案利用管理制度
合同档案管理及档案利用管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，规范合同档案的收集、整理、归档和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合公司的实际情况，制定本制度。
第二条合同档案是公司合同管理的重要成果，是公司经济活动的重要记录，是维护公司合法权益的重要依据。
合同档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
第三条本制度适用于公司所有合同档案的管理和利用工作。
第四条公司应当设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档和利用工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集工作应当从合同签订开始，持续到合同履行结束。
第六条合同档案收集的内容包括：合同文本及附件、合同履行过程中的重要文件、合同纠纷处理文件、合同归档申请表、合同归档清单等。
第七条合同档案的整理工作应当根据档案的内容、形式和特点，进行分类、排序、编号、装订、装盒等工作。
第八条合同档案管理部门应当建立合同档案目录，方便对合同档案的查询和利用。
第三章合同档案的归档与保管第九条合同档案的归档工作应当在合同履行结束后的一定期限内完成。
第十条合同档案应当归档到合同档案管理部门，由合同档案管理部门进行统一保管。
管制度，确保合同档案的安全、保密和完整。
第四章合同档案的利用第十二条合同档案的利用工作应当遵循保密、合法、及时、准确的原则。
第十三条合同档案管理部门应当建立合同档案查询制度，提供查询、借阅、复制等服务。
第十四条利用合同档案应当进行登记，记录利用档案的人员、时间、用途和结果等信息。
第十五条合同档案管理部门应当对利用合同档案的结果进行跟踪和反馈，及时发现和纠正利用合同档案中的问题。
第五章合同档案的销毁第十六条合同档案的销毁工作应当根据合同档案的保存期限和保密要求进行。
毁制度，对销毁合同档案的人员、时间、地点、方式等进行记录。
第六章法律责任第十八条违反本制度的，应当依法承担相应的法律责任。
第十九条合同档案管理部门有权对违反本制度的行为进行制止和处理。
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公司合同档案管理制度
第一章总则
第一条为规范公司合同档案管理，保障公司合同档案的完整、安全和便捷管理，加强对合同文件的管理和监督，制定本制度。
第二条本制度适用于公司的全部合同档案管理工作。
公司员工在合同档案管理工作中应当遵守本制度。
第三条公司合同档案管理应当遵循合法合规、科学高效的原则。
确保合同档案的真实性、合法性，做到规范、准确、及时。
第四条公司合同档案管理应当严格遵守有关国家法律法规，保护合同档案及其中的商业信息不被泄露、篡改、丢失。
第五条公司合同档案管理要求在技术上不断改进和创新，完善合同档案管理工作和制度。
第六条公司对违反本制度及造成重大经济损失的行为将给予相应的处罚。
公司对违法违纪行为将按照公司相关规定给予相应处理。
第七条本制度由办公室负责解释。
第二章合同档案管理的组织机构和人员
第八条公司合同档案管理分为档案室和各部门合同档案管理人员。
第九条档案室是公司合同档案档案的专门管理机构，负责公司合同档案的管理、保管和利用工作。
第十条各部门合同档案管理人员是各部门合同档案的管理人员，负责部门合同档案的管理、整理和利用工作。
第十一条公司档案室和各部门合同档案管理人员应当熟悉公司合同管理的相关法律法规和规章制度，具有较强的业务水平，对合同管理工作有一定的经验。
第十二条档案室和各部门合同档案管理人员应当结合公司的实际，不断加强自身的学习和实践，提高管理水平和服务质量。
第十三条各部门合同档案管理人员应当严格按照公司的档案管理制度开展工作，保证合同档案的安全性和完整性。
第三章合同档案的管理流程
第十四条合同档案的存放应当由档案室统一管理，各部门不得私自保管合同档案。
第十五条合同档案存放在档案室前，应当由各部门提出书面申请，并经签字或加盖公章后由档案管理人员审核，同意才能取出。
第十六条合同档案被档案室取出后，应当登记档案的名称、数量、存放期限和取出单位等信息，确保合同档案的安全和远期使用。
第十七条合同档案的利用应当统一由档案室安排，必须按照档案利用申请、档案调阅工作流程去办理。
第十八条合同档案的销毁应当严格按照公司规定的销毁周期和程序，销毁前需要经过档案室和领导审批，并进行销毁登记。
第四章合同档案的保管要求
第十九条公司合同档案的保管要求按照国家和公司的相关规定执行。
第二十条合同档案要求按照合同的签署时间、合同种类、合同金额等信息进行分类存档。
第二十一条合同档案的存放要求在相应的档案柜中保存，确保档案有序、齐全、安全。
第二十二条合同档案的保密要求必须根据合同中的保密协议，并且严格遵守国家相关的保密规定。
第五章合同档案的电子化管理
第二十三条公司合同档案的电子化管理应当按照公司制定的电子档案管理流程和规范执行。
第二十四条合同档案的电子化管理要求应当遵守国家有关法律法规，保证合同档案的真实、有效和安全。
第二十五条合同档案的电子化管理必须按照公司的规定进行备份和存储，确保合同档案的可靠性。
第六章合同档案的检查和考核
第二十六条公司合同档案的检查和考核应当由公司的监察和保密机构负责，每年至少进行一次检查和考核。
第二十七条合同档案的检查和考核要求要对合同档案的存放、利用、保密等情况进行全面的检查，形成检查报告。
第二十八条合同档案的检查和考核结果将作为公司管理的一项重要依据，对合同档案管理人员的绩效考核和奖惩有重要的意义。
第七章合同档案管理的责任和义务
第二十九条公司合同档案管理人员应当履行保护合同档案安全的责任，做好合同档案保管、整理、利用等工作。
第三十条合同档案管理人员应当严格按照公司规定的档案管理制度执行，对违反规定的行为及时进行处理。
第三十一条公司各部门应当积极配合合同档案的管理工作，不得私自保管合同档案，确保合同档案的真实、完整和安全。
第三十二条全体公司员工应当认真履行对合同档案的管理义务，不得私自篡改合同档案，保护合同档案的安全和完整。
第八章合同档案管理的违规处理
第三十三条对于公司合同档案管理方面的违规行为，公司将根据公司规定和国家相关法律法规进行相应的处理。
第三十四条档案室和各部门合同档案管理人员如果发现有不当的合同档案管理行为，应当及时向有关领导汇报，并协助相关部门进行调查。
第九章结束语
第三十五条本制度自公布之日起生效，由办公室负责解释。
公司员工必须严格遵守本制度，并且不得擅自修改。
如有违反，公司将严肃处理。