管理体系文件编码规则
公司内部文档编号管理规则
**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。
第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。
第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。
第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件编码规则
1. 目的本办法的主要目的是对文件的标识作出规定，以便可检索、控制和可追溯。
2. 适用范围适用于质量管理体系有关的文件。
3. 职责3.1行政部负责文件标识管理程序的制订和组织实施该程序，各部门配合。
4. 工作程序4.1文件编号的规定4.1.1程序文件版面分为标头区、正文区和审批区三个区域，三者之间以水平直线为分隔线。
4.1.2标头区标题采用公司名称，文件名称，实施日期，版本号、页次,制定部门。
4.1.3标头区和程序文件名称相平的位置标以文件编号，编号的形式和意义如下：质量手册年份手册代号质量管理文件公司名称程序文件XX/QM -PX- XX文件流水号文件代号质量管理文件公司名称三级文件XX/QM - XW- XX文件流水号X部门代码,W三级文件代码质量管理文件公司名称表单（质量记录）XXXX - RXXR记录代号XX流水号对应文件编号后缀4.1.4审批区包括以下内容：审批和批准人的签名。
4.2质量记录的规定4.2.1质量记录设计一般由程序修改部门负责。
4.2.2质量记录编号置于右上角。
4.3 其他文件的规定： 4.3.1 质量手册：见上图。
4.3.2 三级文件及记录：见上图。
4.3.3 作为直接引用的外来文件：编号格式为WL/XX 、XX ，WL 指外来文件，第一位X 指主要使用部门，第二位X 作为流水号。
4.4部门代码规定：总经理ZJ 管代GD 业务部YW 品管部PG 管理部GL 财务部CW 计划部JH 物控部WK 生产部XX 生产部XX 工程技术中心JS 模具部MJ 4.5部门分发号规定：总经理01 管代02 业务部03 品管部04 管理部05 财务部06 计划部07物控部08 生产部09 生产部10 工程技术中心11 模具部12。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件编码规则
文件编号 审核人 日期
LR-04-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
“01”修订次数流水号，从01开始编号.
“B”产品代码，从A开始编号，如下表一.
表一：
产品 PCB 产品 SMI1
3.2 文件 和表格编
代码 B
代码 D
3.2.1 修 订次数用最 高3到.29.92.版 本3用.2字 .3母版 本升3.级 2.原3.1 当文3.件 2.被3.2 当文3.件 2.名3.3 当3文.3件内文 件页3.码 3.编1 页3面.4编号管 理体系 按文照 “文件编
文件类别 标准、规程、指引
起草人
日期 一、目 的二：、规适范用 范三围、：管适理 体3系.1文流件程 图文件编
文件编号 审核人 日期
LR-06-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
“001”修订次数流水号，从001开始编号.
“A”产品代码，从A开始编号.如下表 一.
“WI”流程图代码（三级文件）.
“QP“代表
“0”修订次数流水号. “A”为版本号.注：文件版次号是A/0则表示为原版；
B/0即表示第二版第一次，依此类推.
文件编码规则
文件类别 标准、规程、指引
起草人
日期 一、目 的二：、规适范用 范三围、：管适理 体3系.1文作件业 指导书文
文件编号 审核人 日期
LR-03-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
代码
C D
产品
BT4
SCFT
代码
E F
产品
HISO P201
代码
G H
“0”修订次数流水号，从0开始修订.
“A”为版 本.
按 照“文件
文件编号规则
云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
三、总则（一)凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。
（二)行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则（一）编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐,如01表示1月。
dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐,如20表示第20号。
例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。
5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1， 0。
2, 0.3, 。
.。
， 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0.1.1, 0。
1.1。
1.一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。
0,版本编号不断变化为: 1。
0, 1.1, 1.2， .。
， 1.10。
(二）文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号—文件类型-文件版本号—流水号。
XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号,如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用.TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如：ZL：质量手册XU:程序文件LC：工作流程BZ:工作标准ZD：制度dd：文件版本号。
体系文件编号规则
体系文件编号规则
体系文件的编号规则是为了对文件进行管理和归档，确保文件的检索
和使用的便利性。
一种常见的体系文件编号规则是采用基于数字的编号体系，如下：
1.文件类型标识：文件类型标识是体系文件的类别标识，通常使用字
母或数字表示，如“A”表示管理文件，“B”表示工作指南，“C”表示
规章制度等。
2.系统分类标识：系统分类标识是对体系文件按照业务系统进行分类，可以使用数字或字母进行表示，如“01”表示财务管理，“02”表示人力
资源管理等。
3.文件序号：文件序号是对每个文件在其所属系统分类中的序号，通
常使用数字进行表示，如“001”、“002”等。
4.文件版本标识：文件版本标识是对同一文件进行版本管理的标识，
通常使用字母或数字进行表示，如“A”表示第一版，“B”表示第二版等。
5.修订标识：修订标识是对文件进行修订时的标识，通常使用字母或
数字进行表示，如“R1”表示第一次修订，“R2”表示第二次修订等。
综合上述规则，一个体系文件的完整编号可以是：文件类型标识+系
统分类标识+文件序号+文件版本标识+修订标识。
例如，一份财务管理文
件的编号可以是“B01-001A-R1”。
此外，体系文件编号规则还可以根据组织内部的需求和实际情况进行
定制和调整，以上仅是一种常见的基本规则。
在实际应用中，还需要考虑
如文件年份、部门标识等其他因素，以便更好地满足组织的具体需求和管理要求。
文件编码原则
文件编码原则1.文件标识文件的标识由以下5部分组成：1) 公司标识，只在文件左上贴公司Logo2) 文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“品质部表单：则 HF-QA-MR-0001”。
3) 版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态,如“A/1”。
4) 生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分。
5) 页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。
2. 文件体系文件体系分为四层面：1) 公司质量手册（QM包含公司质量方针和质量目标）；2) 公共程序文件（QP）；3) 部门管理工作手册（不包含技术类文件）；4) 记录表单3. 文件编号规则1) 质量手册 HF-QM-文件序号2) 公共程序文件 HF-QP-文件序号3) 其他文件HF-部门代码-文件类别-文件序号文件序号（四位）文件类别（二位）部门代号（二或三位）其他文件如：部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等；4. 部门代号规定文控中心--- DCC 采购部--- PR 生产部 --- PO研发部/工程 ---RD 仓储部--- MW 品管部 --- QA业务部 ---SM 财务部--- FA 行政人事部--HR物控部---PMC5. 文件类别管理职责类-- FR 表单类-- MR 技术/标准/作业指导类—TS/IS/WI 特注： TS –技术图纸； IS–指规格/标准； WI –作业指导书6. 文件版本升级规则由A/0为第一版,修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0 ……（即每改过4次后，英文字母有更改）备注：每份文件必须有编制、审核、批准项，在第一页或最后一页。
编码规则-文件控制程序样版
1．目的对管理体系文件资料进行管理控制，确保有关场所使用有效文件。
2．适用范围适用于管理体系文件和技术文件的控制。
3．职责3．1人事行政部是管理文件的主管部门，负责文件的统一编目、打印、发放、监督本程序的执行。
3．2技术部负责工艺文件的编制、审批和修改。
并对其输出的工艺文件的完整性，有效性负责。
3．3质量部负责质量检验文件的编制、审批和修改。
并对其输出的技术文件的完整性，有效性负责。
3．3其它部门执行本程序，并负责主管文件的编写和执行。
4．控制程序4．1文件的分类和编号：4．1．1文件和资料的分类为：管理手册；程序文件；第三层次管理文件和技术文件；质量记录。
4．1．2文件和资料的编号为：a．管理手册xxxx”的拼音缩写b．程序文件xxxx有限公司”的拼音缩写c．第三层次管理文件或技术文件管理文件版本文件序号部门代码，具体参见下述说明管理规定文件代号“苏州xxxx有限公司”的拼音缩写技术文件版本文件序号技术指导文件类型，具体参见下述说明技术指导文件代号“苏州xxx有限公司”的拼音缩写说明：1. 第三层次文件分为管理文件和技术文件2. 管理文件向下按部门制定，部门代码如下：总经办—GM 人事行政—HR 财务部—FD 质量部—QA制造部—MD 技术部—TD 商务部—BD采购部—PD3. 技术文件向下按照技术类型分，技术文件类型代码如下：机加工艺—JJGY 装配工艺—ZPGY 包装工艺--BZGY 检验规范—JYGF 外来文件xxx有限公司”的拼音缩写质量记录版本和修改状态文件序号部门代码，具体参见下述说明记录代号“苏州xxx”的拼音缩写d．版本号和修改状态：注1：修改次数，0为原版，1、2、3…为修改次。
注2：版本号，用A、B、C（S、P除外）…，表示第一版、第二版、第三版……。
注3：文件修订后，首次发布版本号不变，当修改5次后，需要进行版本升级。
4．2文件的编写、审核、批准4．2．1管理手册由人事行政部协助管理者代表负责组织相关人员编制、审核，由总经理批准发布，程序文件由各部门负责人组织编制，主管审核，管理者代表批准，原稿由人事行政部归档保存。
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管理体系文件编码规则
为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。
1.0 适用范围
本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。
2.0 编码规则
2.1 组织代码
公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。
2.2 文件类别
2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。
2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：
***** 公司管理手册
***** 公司管理体系程序文件
***** 三层次文件(作业指导书)
2.2.3 公司管理性行政文件
公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。
行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。
2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。
如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。
3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码
3.1 管理手册
管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。
公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。
如：
***** / ***** / ***** *****
文件类别组织代码颁布年份版次修改状态
管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)
3.2 程序文件
程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。
公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。
如： ***** / ***** / ***** / *****
文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态
程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)
3.3 作业指导书
作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。
各要素部门编制、修改、发放作业指导书时，质保中心按本规则进行统一编码，注明修改状态，并加盖“受控章”标识。
***** / ***** / *****
文件类别组织代码指导书序号
三层文件 (*****) (第1个指导书)
3.4 管理记录
管理记录在未填写内容前纳入公司管理体系文件系列，编码由文件类别、组织代码、程序序号和记录编号、版序组成。
如：
***** / ***** / ***** / ***** / ***** 文件类别组织代码程序文件序号记录序号版号
记录 (*****) (第9个程序文件) (第1个记录) 一版
4.0 对于公司通用和各部门、工程处、项目部专用的各类作业指导书、记录等，在编码时应有所区别。
4.1 公司各职能部门编制的管理体系作业指导书，一般适用于指导各工程处、项目部的工作，由质保中心统一编号，统一登记，编码规则遵循上述要求。
4.2 属于各工程处、职能部门、项目部内部专用的作业指导书等三层文件、记录表格等，由各单位、各部门单独编码管理。
5.0 对记录类受控资料一般不加盖“受控章”标识，而采用编码、编号进行控制。
记录编号一般以形成顺序、年度等特征编号。