秘书电话
秘书的电话礼仪
[标签:标题]篇一：秘书的电话礼仪专科生毕业设计（论文）题目专业文秘（涉外）班级072姓名颜晶晶指导教师高强（副主任、副研究馆员）所在学院人文学院结题时间2010年5月秘书的电话礼仪浙江树人大学人文学院文秘072 颜晶晶指导老师高强摘要电话礼仪直接影响单位的声誉，掌握正确的电话的礼仪是非常重要的，电话作为秘书工作使用频率最高的工具，秘书不仅要正确使用，而且还要掌握技巧提高日常工作管理服务效率以及赢得良好的声誉。
本文着重从企业的内部入手，阐述企业秘书和礼仪的基本概念以及对电话礼仪在秘书工作中的意义和关系，针对秘书在电话工作中遇到的特殊问题进行探讨，从而提出对应措施及注意方法，使秘书电话礼仪更好的应用于工作、生活服务之中，营造一个具有和谐人际关系的工作关系，树立企业的形象，提高企业的美誉度。
关键词电话礼仪日常工作注意方法Abstract Telephone etiquette directly affected the reputation of a business, people called by telephone to determine the person's character, quality, master the correct phone etiquette is very important phone as secretary frequently used tool, not only to the proper use of the Secretary of , but also master the skills to benefit from their daily work. From the Secretary of the basic etiquette of telephone set, when receiving calls on the Secretary to comply with and implementation of telephone etiquette, and during a call to discuss the problems, deal with emergency situations and recommend ways to make a better Secretary of telephone etiquette applied to working life.Keywords Telephone etiquette Contingencies现代社会是一个高速发展的信息技术社会，每一分钟甚至每一秒信息都在更新，时刻掌握信息的更新是现代社会生存发展之道。
秘书打电话礼仪范文（2篇）
秘书打电话礼仪范文1.选准时间。
一般情况下，拨打电话要避开对方不愿被打扰或精力可能松懈的时间，如周五下午、周一上午、上班后的前半个小时及下班前的最后几分钟避开影响对方生活或休息的时间，如假期、午休、深夜或就餐时间。
当然，紧急事务除外。
比如：下班前领导临时安排紧急事情，需联系相关部门处理，这时就要毫不犹豫地拨打电话，但通话一定要客气。
2.做好准备。
拨打电话前应做好准备，如将电话号码、备用号码、通话要点、强调之处等列个清单，以免遗漏通话内容，影响工作进度。
3.礼貌拨打。
拨打电话要注意礼貌，尤其是打给陌生人。
一般情况下，以“你好，请问你是不是……(姓名+职务或职业)”作为开始语，而不是“喂……”，避免对方不是自己所找之人而误事。
____强调要点。
为保证沟通效果和把事情落到实处，务必对要点加以强调。
一是通话要点宜少忌多，每次通话最好只有一个要点。
二是通话结束前应再次对要点加以强调。
如果事情非常重要，可以礼貌地请对方做一下笔录。
秘书打电话礼仪范文（2）秘书通常需要频繁地打电话，与同事、客户或合作伙伴进行沟通和协调工作。
正确的打电话礼仪对于建立良好的工作关系和提高工作效率至关重要。
以下是一些秘书打电话时应遵循的礼仪准则。
1. 提前准备在打电话之前，确保您已经准备好相关的信息和文件。
您可能需要查阅工作日程表、笔记、文件或其他资料。
这样可以确保您在通话中不会出现遗漏或不清楚的情况。
2. 确定目的在打电话之前，确定您的目的是什么。
您是要询问一些事情吗？是要提供一些信息吗？还是要安排一个会议或约见对方？有明确的目的可以让您更好地组织通话内容，提高效率。
3. 尊重对方的时间确保您在打电话之前找到一个合适的时间。
如果对方很忙，请问他们是否方便接听电话，如果他们不方便，您可以选择其他时间再打。
尊重对方的时间也表明您对他们的工作和日程的重视。
4. 介绍自己在电话接通后，首先向对方介绍自己。
简短地说明您的姓名和职位，以便对方知道与谁在通话。
秘书工作中的电话礼仪
都会给对方 留下素质太差的印象 ，这不仅会损 害秘书人员的个人形象和单位形象，工作效果
也会 因此而 受到 影响 。为 了提高通话 质 量 ，秘
书人员在通话前应做充分的准备 。如在电话机 旁准备好记录通话 内容的记录本 ，以免电话接
通 后 才到处 去找 纸和笔 ，这 样不仅 浪费 对方 的
我”的心态接打电话 ，做到专心致志 、心无旁 骛，切不可心不在焉 ，一边打电话一边与旁人
说话 ，或 者边说边 吃 东西 。通 话 中 ，秘 书人员 应态 度谦 逊 、诚 恳 ，彬 彬有 礼 ；语 言 和蔼 、亲
时间 ，也是 一种 不礼 貌的行 为 。 秘 书人 员拨 打工作 电话 应 注意 以下 两点 ：
听 ，或表示 理解 和赞 同 ，这 样就会 形 成 良好 的
理清思路，打好腹稿。秘书人员事先最好把要
谈 的 内容记 录在 纸上 ，以免 提起话 筒后说 话 没
有头绪 、丢 兰落 四 ，让 对 方 听 了 半 天不 知所 云。 当领 导 正在开 会或 陪 同来 宾商谈 工作 时 ，
一
定不要打电话向领导请示问题 、汇报情况 ，
时机 、场合 ，采取容易被领导接受的方式 、方
维普资讯
学 习 与 修 养
断电话 。当来电人索要领导的电话号码时 ，经 时间场合 、不注意 方 式 方 法 ，不仅会贻误工 分析判断认为确有必要的可以热情告知 ；若工 ’作 ，也会给对方留下不好的印象。 作纪 律不允 许把 领导 的 电话 号码 告诉对 方 ，可 ＝．叠话过程 中应ｔ∞的曩删和注意●
巧不在场或者对方拨错号码时 ，应礼貌相告 ， 或请对方核 对 电话 号 码，不能简单地说一声
“ 不在 ”或大 声怒斥 “ 打错 了” 就用力 挂 他 你
办公室秘书的电话礼仪
---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------办公室秘书的电话礼仪OFFICE小姐的对外形象代表了公司的形象。
在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象。
■ 通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
■ 接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。
■ 当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。
未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
■ 当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。
不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。
■ 在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。
■ 如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：”对不起，请问您是哪位?” ■ 要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。
■ 听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确1 / 10告知对方，请对方给予改善。
■ 如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。
■ 挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。
来源：温州秘书网我的许多朋友从农村来到城市，开始是做工人的，因为他们自强不息，进修了大专，开始做了办公室职员，有的是接线员，有的是秘书，更多的做了推销员，经常出入office。
秘书的通讯工作：电话接打
电话接打
（⼀）秘书接打电话的基本要求
1．正确使⽤电话
2.保持热情、愉快、轻快、适中的语调
3.使⽤电话要讲究效率
4.注意电话礼仪
（⼆）接听电话的要点
1.铃响即拿话筒，⾃报家门规范。
2.掌握电话内容，做好电话记录。
秘书应养成随时做电话记录的良好习惯。
3.⼏种电话的处理情况
（1）打给领导的电话。
（2）打给同事的电话。
（3）如果⼏个电话铃同时响起。
（4）对打错的电话
（5）当对⽅喋喋不休，不挂电话时
（三）打出电话的要点
1.打出电话前，应调整好⾃⼰的思路，准备好相关的资料。
2.正确拨号。
3.规范地通话。
4.如果要求的通话⼈不在或不便接电话
注意：
若打电话给职位较⾼的⼈，应先与他的秘书联系，特别要注意语⽓的尊重和恭敬。
秘书打电话基本礼仪和技巧实用
秘书打电话基本礼仪和技巧实用
秘书，是老板身边的得力助手，所以秘书打电话是很重要的，你们，下面是小编为大家收拾的秘书打电话礼仪，希翼能够帮到大家哦!
秘书打电话礼仪
秘书的电话礼仪中表示，电话作为现代通讯联络的手段，在企业运作中起着非常重要的作用，当客户第一次打电话到某公司时，秘书阴沉的声音。
清楚的吐字、礼貌的语言和适度的措词会给对方留下深刻而又美妙的印象，同时也会使对方对该公司产生深刻而美妙的印象。
反之，对方就会对接电话者甚至该公司产生不好的印象。
秘书接电话礼仪
接听电话第一声应说：您好，然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。
作为秘书，应把握接电话的规范：
随时保持笑容
打电话是从语言和声调开头的。
在接电话的过程中，你的眼睛、手势以及各种形态的动作，对方都看不到，因此这时打电话的语气和声调就显得分外重要。
人在微笑时说话的声音，会使人感到严厉、舒适。
所以，在接听电话时，应随时保持笑容。
姿势正确，声音清朗
在接听电话中，虽然通话双方相互看不到对方，但你的心理状态、当初的情绪和心境，都会十分微妙而又十分真切地反映到语调、语气上来，所以，在接听电话时，不行以有一副慵懒的姿势或者懒惰的样子。
这样，会使对方显然地感觉到你对他的不敬重。
不要让电话铃响的太久
电话铃声响两下时，要快速拿起电话，这时一种避开让对方久等的礼貌做法。
假如在特别状况下，铃声响几声后才接电话，应向对方致歉，这样才会使对方对你产生良好印象，认为你很有礼貌、很有修养，同时
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秘书打电话礼仪对话范文
秘书打电话礼仪对话范文
秘书A（认真低头工作，电话响后接起电话）：您好！ⅩⅩ公关工作室总经理办公室。
客户B：你好，我是ⅩⅩ服装设计公司总秘书XXX，关于上次走秀活动的合同已经拟好，可以签约了吗？
秘书A（一边拿笔记一边接电话）：具体时间我需要请示一下我们总经理，确定了再答复您可以吗？
客户B：好的，谢谢！
秘书A：不客气，我确定之后再答复您。
客户B：好的，再见！
秘书A：再见。
（对方挂断电话后，再挂电话）
秘书A拿起文件，走到总经理办公室门口（昂首挺胸，手臂微微摆动），敲门（有节奏的三次敲门）
A总：请进！
秘书A（双手握住文件自然下垂）：A总，ⅩⅩ服装设计公司X总的秘书打电话来说，上次走秀活动的合同已经拟好了，想明天签约可以吗？
A总（注视秘书A）：可以，你帮我安排时间吧。
秘书A（拿起手中文件看五秒左右）：A总，我帮您约在明天下午Ⅹ点，可以吗？
A总：可以。
秘书A（两手握住文件下垂）：好的，我马上去办。
（后退一步侧身离开）秘书A回到桌前拨打电话。
客户B：喂，您好，我是XXX。
秘书A：X秘书，您好，我是ⅩⅩ公关工作室总经理秘书，刚才我已经请示了我们总经理，会面安排在明天下午两点在我公司会议室，您看可以吗？
客户B：可以。
秘书A：好的，再见！
客户B：再见！。
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
三一文库（）/文秘知识/文秘常识〔秘书常识：接听与拨打电话原则与要求〕秘书常识：接听与拨打电话原则与要求1.表达规范、正确秘书电话语言表达要体现出良好的职业规范，秘书人员的工作语言应是普通话，要始终保持接听电话时的职业语调与规范用语，这是秘书的首要基本功。
另外，因为电话交谈不像口语交谈，可以用除声音之外的体态语来辅助表达，所以用语要规范。
同时，电话交谈有时因为距离问题或线路干扰而使声音模糊、失真，这一切都要求在接听电话之前，必须首先注意表达规范正确。
2.礼貌热情，语气清晰和婉俗话说，言为心声，声音能反映人的真情实感。
秘书电话交谈，更应该运用富有人情味声音，力求使对方既收到语言，又收到情感信息。
有人将电话比喻成不速之客，常会不顾对方是否欢迎而突然闯入。
对于秘书，心情在某一时刻可能很不好，此时更要求秘书人员在接听电话时态度要热情，语气要和婉，不可生硬，不能让对方感觉不舒服。
3.简洁企业电话用语，不同于人们的日常生活中的电话用语，电话沟通的时效性很强，秘书人员必须有很强的时间观念，长话短说，扣紧主题，不说与主题无关的事。
同时，简洁并不意味着一定要少说话，在表达信息的过程中，一定要全面准确，而不是一知半解。
4.保密电话保密是企业信息保密中的一项重要内容，秘书人员在接听电话时一定要注意保密，一般不要在普通电话里谈秘密事项，同时也不能将和电话内容有关的事项告诉无关的人员。
如果对方在电话中问及有关机密的事，秘书人员可根据情况，或婉言拒绝，或请示领导。
5.注意时间这主要是针对打电话时，要考虑对方此时接电话是否方便，要注意各地、各国的时差和工作时间的差别。
一般的公务电话最好避开对方临近下班的时间。
因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。
公务电话应尽量打到对方单位，如确有必要给对方打时，应避开对方与其家人吃饭、休息时间。
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情况(一) 打电话的人找的是你自己打电话来的人你(接电话的人)Is Daisy there? (Daisy 在吗?) Speaking. 我就是。
This is she. 我就是。
(注: 男的用“This is he.”)Y ou’re speaking/talking to her. 你正在跟她说话。
(注: 男的用“Y ou’re speaking/talking to him.”)This is Daisy. 我就是Daisy。
That’s me. 我就是。
情况(二) 打电话的人要找的人不在打电话来的人你(接电话的人)May I speak to Mr. Gates? (请问Gates 先生在吗?)He’s not here right now. 他现在不在这里。
He’s out. 他出去了。
He’s in a meeting right now. 他现在正在开会。
Y ou’ve just missed him. 你刚好错过他了。
He’s just stepped out. 他刚好出去了。
情况(三) 打电话的人要找的人不在, 问对方是否要留言打电话来的人你(接电话的人)Can I talk to Mark? (我可以跟Mark 讲话吗?)He’s out on his lunch break right now. Would you like to leave a message? 他出去吃午饭了, 你要留言吗?He’s not available right now. Can I take a message? 他不在, 我可以帮你传话吗?情况(四) 打电话的人问他要找的人何时回来打电话来的人你(接电话的人)Do you know when he will be back? 你知道他什么时候会回来吗?I’m sorry. I don’t know. 抱歉, 我不知道。
I have no idea. 我不知道。
He should be back in 20 minutes. 他应该二十分钟内会回来。
情况(五) 打电话的人问他要找的人在哪里打电话来的人你(接电话的人)Do you have any idea Where he is? 你知道他在哪里吗?Sorry. I don’t know. 抱歉, 我不知道。
He’s at work right now. Do you want his phone number?他现在在上班。
你要不要他的电话号码?情况(六) 打电话的人要找的人不在, 愿意接受对方的留言打电话来的人你(接电话的人)Can I leave a message? 我可以留个话?Yes. Go ahead, please. 可以, 请继续。
Of course. Hold on for just a second so I can grab a pen and paper. 当然, 稍等一下让我拿个纸笔。
Sure, if you can excuse me for just a second. Let me find a piece of paper to write it down.当然, 如果你可以等我一下下, 让我找张纸写下来。
情况(七) 接受对方留言时听不清楚, 希望对方重复打电话来的人你(接电话的人)When he comes back, can you have him call me at (206) 5551212?他回来后, 能不能让他打(206) 5551212 这个号码给我?Can you repeat again, please? 能不能请你再重复一次?(Say) Again, please? 再说一次好吗?Pardon? 抱歉。
(请再说一次)Come again, please? 再说一次好吗?I’m sorry? 抱歉。
(请再说一次)情况(八) 对方希望留话, 怕听错了, 不想接受对方的留言打电话来的人你(接电话的人)May I leave a message? 我能否留个话?Y ou know what? My English is not that great, and I don’t want to miss anything. Would you mind calling back later? I’m sorry.你知道吗? 我的英文不是非常好, 我不想听错话。
你介意稍后再打来吗? 我很抱歉。
If you don’t mind, could you please call back and leave a message on the answering machine? My English is not very good.如果你不介意的话, 能否请你再打一次, 然后在录音机上留言? 我的英文不是很好。
情况(九) 打电话的人要找的人是别人, 请对方稍等打电话来的人你(接电话的人)Is Brandon there? Brandon 在吗?Yes, he is. One moment, please. 他在。
请稍等。
Hold, please. 请稍等。
Hold on, please. 请稍等。
Let me see if he’s here. Hang on. O.K.? 我看看他在不在。
等一下, 好吗?情况(十) 对方打错电话打电话来的人你(接电话的人)Can I speak to Alexander Walker? 我可以和Alexander Walker 说话吗?Alexander Walker? I’m sorry, but there’s nobody here by this name. Alexander Walker? 抱歉, 这里没这个人。
I’m sorry. I’m afraid you’ve got the wrong number. 抱歉, 恐怕你打错电话了。
What number did you dial? 你打几号?情况(十一) 跟对方要求跟(打电话的人)刚刚已经通过话的人再讲话打电话来的人你(接电话的人)Can you put Daisy back on? I forgot to tell her something. 你能否请Daisy再来听电话呢? 我忘了跟她讲一件事。
Sure. I’ll go get her. 当然! 我这就去叫她。
情况(十二) 电话没人接(或录音机)旁人你(接电话的人)Is he there? 他在吗?No one is there. 没人在。
Nobody answered. 没人接。
No. I got the answering machine. 没有! 是录音机。
情况(十三) 电话打不通旁人你(接电话的人)Did it go through? (电话)打通了吗?The line was busy. 电话忙线。
I got the busy signals.. 电话忙线。
情况(十四) (因自己忙等原因)请别人去接电话甲乙Paul, can you answer the phone? I’m busy. Paul, 你能不能去接电话? 我在忙。
Can you get it, Paul? My hands are tied. Paul, 你能不能去接电话? 我现在不能接。
Yes, dear. 是的, 亲爱的。
情况(十五) 接到无人电话(就是打来了却不说话的那种)旁人你(接电话的人)Who called? 谁打来的?No one. He hung up on me. 没人。
他把电话挂了。
Wrong number, I guess. He hung up without saying a word. 打错了, 我想。
他一句话也没说就把电话挂了。
这一篇的「电话对答篇」整理了几个录音机留言的参考范例。
所有的例子都可以按自己的需要混合着用。
16. 范例(一)嗨!我是Abby。
我现在不在家。
请留言。
Hi! This is Abby. I’m not home right now. Please leave a message.17. 范例(二)嗨!这里是555-5555。
我们现在不在。
请留言。
谢谢! Hi! This is 555-5555. We’re not here. Please leave your message. Thank you.18. 范例(三)嗨!我是Brenda。
我现不能接电话。
请你留言。
我会尽快回你的电话。
Hi! This is Brenda. I can’t come to the phone at this time. Please leave a message and I’ll call you back as soon as possible.19. 范例(四)嗨! 我是Aaron。
我现在不是不在办公室里, 就是在电话中。
请你留言。
我会马上回你电话。
Hi, this is Aaron. I’m either away From my desk, or on the phone. Please leave a message and I’ll get right back to you.20. 范例(五)嗨! 我是Ivy。
对不起! 我错过你了。
请在「嘟」声后留言。
等我进来后就会回你电话。
谢谢。
Hi, this is Ivy. Sorry. I missed you. Please leave a message at the ton e. I’ll get back to you when I get in. Thanks.。