企业会务管理手册
会务手册注意事项内容
会务手册注意事项内容会务手册是一份重要的文件，旨在指导和协助会务工作的进行。
以下是一些编写会务手册时需要注意的内容。
1. 活动概述：在会务手册的开头，应提供活动的概述，包括活动的名称、时间、地点以及主题。
同时，还需要简要介绍活动的目的、背景和重要性。
2. 组织架构：在会务手册中，应明确指出组织架构，即涉及活动筹备、执行和管理的各个部门和责任人。
这有助于确保活动的顺利进行，并明确每个人的具体职责和任务。
3. 活动日程：会务手册中应包含详细的活动日程安排。
每个活动环节都应标明具体的时间、地点和持续时间，以确保参与者能够有序地参与和安排自己的时间。
4. 活动规章制度：会务手册中应包含活动的规章制度，如签到要求、礼仪规范、安全事项等。
这有助于维护会议秩序，确保活动的顺利进行。
5. 紧急情况和应急措施：会务手册中需要包含应对紧急情况和应急措施的信息。
这包括火灾、地震、突发疾病等情况的处理方法和联系方式，以确保参与者和工作人员的安全。
6. 资料和文件：会务手册中需注明与活动相关的资料和文件的获取方式和使用方式。
这包括演讲稿、参会名单、会议材料等，以供参与者和工作人员参考和使用。
7. 客户服务和反馈：会务手册应包含客户服务的相关信息，如服务台位置、联系方式等。
同时，也应鼓励参与者提出反馈和建议，以改进活动质量并提升参与者的满意度。
8. 各种通信方式：会务手册中需要提供与会议相关的各种通信方式，如电话、电子邮件、社交媒体等，以便参与者和工作人员能够便捷地获取和传递信息。
9. 费用支付和报销：会务手册中需明确说明与费用支付和报销相关的事项，如支付方式、报销要求、时间限制等。
这有助于参与者和工作人员准确了解相关的财务政策和程序。
总结：会务手册是一份重要的指导文件，需要全面而清晰地描述会议的详细信息和相关事项。
通过合理编写和安排，可以帮助保证会议的顺利进行，并提供参与者和工作人员所需的各种信息和支持。
会务操作手册
会务操作手册
一、引言
会务操作手册是为了帮助会务操作人员在有效组织和管理各类
会议时提供详细的指导和规范。
本手册包含了会务操作的基本流程
和注意事项，旨在确保会议的顺利进行，提高会务操作效率，同时
优化与会者的体验。
二、会务操作流程
1. 会议筹备阶段
会务操作人员在会议筹备阶段需完成以下工作：
- 确定会议的时间、地点和主题，并与相关人员进行沟通和协调。
- 编制会议日程表，包括会议议题、演讲人、时间等相关信息。
- 根据会议规模和需要，选择合适的会议场地并进行预订。
- 确定会议的参与人员名单，并邀请他们参加会议。
- 联络并与相关供应商合作，包括酒店预订、餐饮服务、音视频设备租赁等。
- 准备会议所需的资料、材料和背景信息，并确保其准确性和完整性。
2. 会议执行阶段
在会议执行阶段，会务操作人员需要做好以下工作：
- 提前到达会议场地，进行现场布置和准备工作，包括搭建舞台、布置宣传展示区等。
- 确保会议场地设施和设备的正常运行，如音响系统、投影仪等。
- 协助会议主持人进行开场致辞和会议的正式开始。
- 跟进会议进程，确保按照预定日程进行。
- 接待与会者并提供必要的信息和指引，如签到、发放会议手册等。
- 负责解答与会者的问题和疑虑，提供相关支持和协助。
3. 会议结束阶段
会议结束后，会务操作人员需要完成以下工作：。
会务手册_精品文档
会务手册1. 引言本手册旨在提供组织会务工作所需的指导和参考，以确保会议的顺利进行。
会议是组织内部沟通和知识分享的重要平台，对于促进团队合作和推动项目进展具有重要意义。
了解会议的规划、组织和管理是提高会议效果的关键。
2. 会议策划2.1 确定会议目的和主题在策划会议之前，首先需要明确会议的目的和主题。
目的可以是讨论特定的问题、分享经验和知识、制定工作计划等。
主题应与公司的战略目标和团队的需求紧密相关。
2.2 制定会议议程会议议程是会务策划的核心内容之一。
确保会议议程明确、有序，既能涵盖所有相关议题，又不浪费时间。
议程中应包括开幕词、主题演讲、小组讨论和总结等环节。
2.3 确定参会人员和邀请嘉宾根据会议目标和主题，确定需要参加会议的人员。
同时，如果需要邀请嘉宾发表演讲或参加讨论，应提前与他们联系，并确保他们能够按时参加会议。
3. 会议组织3.1 会议场地选择选择合适的会议场地非常重要。
场地应根据参会人数确定，同时要考虑到会议期间可能需要使用的设备和设施。
预订会议场地时，应提前与场地方确认日期和时间，并签订合同。
3.2 酒店和交通安排如果会议需要安排住宿和交通，应提前与合作的酒店和交通公司联系，确保参会人员的住宿和交通需求得到满足。
3.3 会议物资准备会议物资的准备包括会议文件、签到表、笔记本、笔等。
确保会议物资的准备工作提前完成，并按照参会人数的需求进行数量的准备。
4. 会议管理4.1 参会人员管理会议期间，需要对参会人员进行管理。
包括签到、分发会议文件、指引座位等工作。
签到表是重要的参会人员管理工具，可以用于记录参会人员的出勤情况。
4.2 时间管理会议的时间是宝贵的资源，应合理安排会议的时间。
在会议开始前，应明确会议的计划和议程，严格控制每个环节的时间，确保会议的顺利进行。
4.3 会议记录会议记录是会议管理的重要环节之一。
记录会议的讨论内容、决策结果、行动计划等。
会议记录应准确、清晰，以便后续参会人员查阅。
会务手册注意事项内容
会务手册注意事项内容1. 会务手册是举办会议必不可少的重要文件，应细心制定和完善。
2. 会务手册应包括会议的日程安排、会场布置、嘉宾接待等内容。
3. 会务手册中应准确列明每位参与者的职责和任务分工。
4. 会务手册中的信息应清晰明了，避免出现歧义和混淆。
5. 会务手册中的资料应及时更新和通知参与者。
6. 会务手册中的预算部分应合理安排，避免超支和不必要的浪费。
7. 会务手册中对会议的安全措施应详尽规定，确保参与者的安全。
8. 会务手册中应包括应急预案，以备不时之需。
9. 会务手册中对会议期间的餐饮安排应详细说明。
10. 会务手册中对会议的礼仪规范和文明行为应有明确要求。
11. 会务手册中的活动安排应充分考虑参与者的利益和需求。
12. 会务手册中应对会议材料的整理和送达规定具体流程。
13. 会务手册中应规定会场秩序和管理细则。
14. 会务手册中的接待安排应保证质量和效率。
15. 会务手册中应包括参与者的联系方式和紧急联系人信息。
16. 会务手册中应对签到和参会流程进行细致规划。
17. 会务手册中应包括会议结束后的总结和反馈安排。
18. 会务手册中对会议材料的保管和使用应有详细规定。
19. 会务手册中应包括对特殊情况处理的规范和程序。
20. 会务手册中应包括对会议期间的娱乐和休闲安排。
21. 会务手册中应规定会议期间的通讯和信息发布方式。
22. 会务手册中应包括对演讲和表现的意见和要求。
23. 会务手册中对参与者的行程和住宿安排应有明确说明。
24. 会务手册中应包括对会场设备和技术支持的要求。
25. 会务手册中应规定参与者的着装要求和规范。
26. 会务手册中应对会议资料的准备和整理工作进行规范。
27. 会务手册中应包括对会议期间的交通和停车安排规定。
28. 会务手册中应规定会议期间的摄影和录像行为规范。
29. 会务手册中应包括对会议期间的礼品赠送方式和礼仪。
30. 会务手册中应对会议期间的卫生和清洁工作进行规范。
会务管理制度
会务管理制度第一章总则1.1制度目的会务管理制度的制定旨在规范和优化公司内外各类会务活动，提高会务组织和执行效率，确保会务活动的顺利进行，以达到公司内外部沟通、合作和形象宣传的目的。
1.2适用范围本制度适用于公司内外各级别、各类型的会务活动，包括但不限于会议、培训、庆典、展览、研讨会等。
第二章制度责任2.1制度责任部门由公司行政管理部门负责制定和执行会务管理制度，设立会务管理团队，明确各成员的职责，负责组织和协调各类会务活动。
2.2会务责任人在每个具体的会务活动中，设立会务负责人，明确其职责范围，包括活动策划、执行、监督和总结。
第三章会务策划3.1活动主题与目标在策划阶段明确会务活动的主题和目标，确保活动内容与公司发展战略相一致，同时吸引目标群体的关注。
3.2活动策划书制定详细的活动策划书，包括活动主题、时间、地点、流程、参与人员、预算等，为活动的具体执行提供明确的指导。
3.3风险评估在策划阶段对可能出现的风险进行评估，制定相应的应对方案，确保活动能够在不可预见情况下保持顺利进行。
第四章活动执行4.1活动组织结构明确活动组织结构，包括主管单位、策划组、执行组、接待组等，确保各组职责清晰，有序协作。
4.2供应商管理对涉及到的供应商进行选择和管理，签订明确的合同，确保服务质量，合理控制成本。
4.3签到与接待制定完善的签到与接待流程，确保参与人员的顺利入场，提供周到的接待服务。
4.4活动执行监督设立活动执行监督小组，对活动执行过程中的各项细节进行监督，确保活动进度和质量。
第五章资金管理5.1预算编制在活动策划阶段制定详细的活动预算，包括各项费用的预估和分配，确保活动资金使用的合理性和透明度。
5.2资金审批流程建立严格的资金审批流程，确保每一笔资金的使用都经过合规审批，避免财务风险。
5.3财务报销制定财务报销流程，要求相关人员提供完整的费用发票和相关证明，确保财务记录的准确性和合规性。
第六章活动宣传与推广6.1宣传渠道选择选择适合的宣传渠道，包括线上和线下，通过社交媒体、媒体合作等手段进行宣传，提高活动的知名度。
公司会务组织管理制度
公司会务组织管理制度第一章总则第一条为有效管理和组织公司各类会务活动，提高公司内部协调与沟通，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于公司内部所有会务活动的组织与管理。
第三条公司会务活动包括但不限于会议、培训、庆典、活动、参观等。
第四条会务管理委员会为本公司内会务活动组织与管理的最高机构，对全公司各类会务活动负责。
第五条会务管理委员会由公司高层领导组成，设主任委员一人，副主任委员若干人，秘书若干人。
第二章会务活动组织的程序第六条会议活动组织（一）经公司高层领导决定举行会议时，委托会务管理委员会协调安排会议事项。
（二）会议分内部会议和外部会议两种，具体时间、地点、议程、嘉宾等事项由会务管理委员会确定。
（三）会议筹备工作应提前3天以上安排，确保会议顺利召开。
第七条培训活动组织（一）公司开展内部培训活动时，需提前征得员工意见，确保培训内容符合员工实际需求。
（二）培训计划应由会务管理委员会审核通过，并安排具体时间、地点、讲师等事宜。
（三）培训活动结束后，需进行效果评估，对培训内容和方式进行总结与改进。
第八条庆典活动组织（一）公司内部庆典活动如节日聚会、员工生日会等，由各部门负责具体组织。
（二）庆典活动预算由会务管理委员会审批，确保经费合理运用。
（三）庆典活动需提前向员工宣传，确保参与率。
第九条活动组织（一）公司组织员工参加各类活动时，需事先征得员工意见，并提前通知活动时间、地点、要求等。
（二）活动组织由各部门负责，需与会务管理委员会协调安排相关事宜。
第十条参观活动组织（一）公司组织参观活动时，需提前邀请参观单位，并安排好接待工作。
（二）参观活动时间、路线、介绍人员等事项由会务管理委员会确定。
第三章会务管理的职责第十一条会务管理委员会的职责：（一）制定公司会务活动组织与管理规定。
（二）审核并批准会务活动计划。
（三）协调、安排会务活动的具体事宜。
第十二条会务管理委员会主任委员的职责：（一）主持召开会务管理委员会会议。
(完整版)会务服务标准手册
目录一、会务人员定义及职责 (1)一）会务人员的定义 (1)二）会务人员岗位职责 (1)1、会议服务： (1)2、区域环境卫生、节能、物品管理维护 (2)二、会务礼仪 (2)一）仪容仪表 (2)二）服务礼仪： (3)三、会务服务标准 (4)一）确认会议需求 (4)二）会前准备 (5)1、流程 (5)2、会前准备各项工作完成时间： (5)三）会中服务： (9)1、流程： (9)2、操作方法： (9)四）会后清理流程 (11)1、流程： (11)1）每场会议结束后的清理流程： (11)2）每周一次大清扫流程： (11)2、操作方法： (12)四、会务其他专业知识补充 (15)一）座次排序知识 (15)（一）主席台座次排序： (15)（二）洽谈会议的排序（主方与客方的排序） (16)二）泡茶知识 (17)（一）基础知识： (17)（二）茶叶的分类及冲泡方法： (20)1、绿茶 (20)2、红茶 (21)3、青茶（又叫乌龙茶） (22)4、白茶： (23)5、黄茶 (23)6、黑茶 (23)一、会务人员定义及职责一）会务人员的定义XX公司的会务人员，指的是XX物业公司会务部会议服务人员。
物业公司会务主管主要负责对所有会务人员工作进行安排、监督、指导、考核。
XX公司党政工作部会务与接待岗位人员负责对物业公司会务主管进行监督、考核。
二）会务人员岗位职责1、会议服务：含会前准备、会中服务、会后清理、有偿服务统计、会务主管交办的其他事项。
2、区域环境卫生、节能、物品管理维护区域环境范围包括会议中心所有区域，含走廊、一办展厅、一办东门大厅、一办西门大厅、楼道、会议中心区域卫生间、会议室及储备间周边等。
1）发现有环境卫生问题，应及时通知物业公司保洁部处理。
问题解决时间不超过15分钟；2）发现物品损坏问题，应及时通知物业公司工程部处理。
一般性问题解决时间不超过1个工作日；3）随时保持会议中心所有区域的灯光、空调节能管理；4）有客人参观时，应及时为其打开相应的设施（含灯光、空调、其他有关设备）。
会务精细化运作实用手册
会务精细化运作实用手册摘要：会务管理是一项重要的工作，要保证会议的顺利进行和取得预期效果，需要进行精细化运作。
本文将为您介绍会务精细化运作的实用手册，包括会务策划、会场布置、参会人员管理、会务物资管理、会后总结等方面的内容，帮助您提高会务管理水平。
一、会务策划会务策划是会务管理的重要环节，包括确定会议目标、会议主题、会议时间、会议地点等方面的内容。
在策划阶段，需要考虑到参会人员的需求和喜好，确保会议内容的针对性和吸引力。
同时，还要制定详细的会务计划和时间表，以确保会议的顺利进行。
二、会场布置会场布置是会务管理的关键环节之一，影响着会议的氛围和参会人员的体验感。
在会场布置方面，需要考虑到会议的规模和特点，合理安排会议布局、座位排列和舞台搭建等。
同时，还要注意会场的装饰和道具的摆放，营造出符合会议主题和氛围的环境。
三、参会人员管理参会人员管理是会务管理的核心环节之一，包括参会人员的邀请、注册、签到和接待等方面的内容。
在参会人员管理方面，需要及时与参会人员沟通，了解其需求和要求，并根据情况进行合理安排。
同时，还要制定参会人员名单和签到流程，确保会议的参会人员信息准确无误。
四、会务物资管理会务物资管理是会务管理的基础环节之一，包括会议资料、会议设备、餐饮服务等方面的管理。
在会务物资管理方面，需要提前准备好所需的会议物资，并进行妥善保管。
同时，在会议过程中需要关注物资的使用情况和调整需求，确保会议的顺利进行和物资的有效利用。
五、会后总结会后总结是会务管理的重要环节，对会议的效果和问题进行总结和分析，以为下次会务管理提供参考。
在会后总结方面，需要及时邀请相关人员参与和汇总各种反馈意见，对会议的组织和管理进行评估，并做出相应的调整和改进。
结论：会务精细化运作对于会议的顺利进行和取得预期效果至关重要。
通过精细化的会务策划、会场布置、参会人员管理、会务物资管理和会后总结等环节的有效管理，可以提高会务管理水平，为会议的成功举办提供有力支持。
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目录前言 (2)1会务管理工作的一个中心 (3)1.1与会嘉宾邀请 (3)1.2重要嘉宾日程安排 (5)1.3动态把握嘉宾信息，及时调整计划 (5)2 会务管理工作的两元主体 (6)2.1主体界定 (6)2.2各主体职责 (6)2.3组织架构及人员分工 (7)3 会务管理工作需三方协同 (9)3.1 传化方主要工作 (9)3.2 政府方主要工作 (9)3.3供应商主要工作 (10)3.4三方协同关系 (10)4 会务管理工作的四大任务 (11)4.1餐饮接待 (11)4.2住宿安排 (15)4.3车辆保障 (18)4.4会务当天安排 (19)5 会务管理实施的五项保障 (20)5.1礼品与资料的准备 (20)5.2签到与接待工作的实施 (21)5.3车辆引导与车辆准备 (23)5.4现场会场布置 (24)5.5后勤与安全保卫 (25)0/ 386 组织协调制度 (28)6.1例会机制：跟踪进度、把握质量 (28)6.2工作周报制度 (28)7 附件 (29)附件一：《苏州基地开业庆典指挥部工作周报》 (29)附件二：《传化物流基地接待规格及服务规范》 (29)附件三：《苏州基地开业典礼接待、签到详细流程》 (29)附件四：《苏州基地5月11日开业庆典车辆保障专案》 (29)附件五：《我国各地餐饮口味特点》 (29)前言传化物流“十二五”战略规划已经确定，“内涵式增长与外延式发展”成为公司两大业务主线，伴随“公路港”事业的迅猛发展，大型会务活动也将日益增多，面临更多的挑战。
会务管理工作是物流板块行政工作中的管理要项，为帮助各基地行政人员提升会务管理实际操作能力，更加规范有序地开展会务管理工作，物流产业办公室把握现有经验，总结提炼关键要素，特制定《传化公路港会务管理实施细则》（以下简称《细则》），提供新制度、新规范！进而营造整齐、规范、有序的会议环境。
会务管理工作是物流产业行政工作中的管理要项，按照连锁企业和品牌传播一致性的要求，产业办公室立足现有经验、总结提炼，特制定本细则。
旨在会务工作更加规范、专业地推进提供一定的参考和借鉴，帮助各基地行政人员加快提升会务管理实际操作能力，进而营造整齐、标准、有序的会议环境。
《细则》的编写，立足于各基地实战经验及教训，从大型活动筹办的会务保障工作入手，以苏州基地开业典礼为模板事件，对其中的重要环节和注意事项等进行归纳整理，并配以一定的实例，力求为操作者提供最直观的参考，使操作者在较短时间内从宏观与细节两个层面了解和掌握大型活动的组织和保障工作的内容与方法。
为便于编写与理解，我们以时间为主线，同时考虑逻辑顺序，将整个《细则》从结构上分为五部分，即会务管理工作的一个中心、两元主体、三方协同、四大任务和五项保障。
经过我们所有人员尽量缜密、细致整理过后出台的《细则》，是对过去经验的归纳总结与思考所得，希望能给会务管理工作的开展提供较大的指导意义。
当然，因水平和精力所限，本手册仍需要不断提高完善，希望各基地在实践中不断丰富、改进《细则》，共同致力于推动传化公路港大型活动会务管理工作的标准化与规范化。
最后，如果在对本手册的理解与使用中遇到问题，产业办公室将根据各个基地的需要，提供咨询或相应的指导。
1会务管理工作的一个中心1.1 与会嘉宾邀请大型活动的会务管理工作一般由迎来送往、食宿筹备、车辆调度以及活动当天的议程安排等方面组成。
与会嘉宾作为会务工作者的服务对象，各项工作都需要仅仅围绕嘉宾信息具体开展，因而，与会嘉宾的邀请工作和信息对接也就显得格外重要，它是会务管理工作的中心。
1.1.1 确定邀请名单大型活动的筹办，前期必定会经过充分讨论形成系统完整的策划案，通常这份策划案需从活动性质、规模、主旨等多个维度综合考虑，确定需要邀请的嘉宾类别以至具体名单。
在此基础上，会务管理的职责在于：依据策划案的要求，对这些拟邀名单加以统计归类，分派专人负责邀请并跟踪服务，及时反馈嘉宾信息，服务于整体会务管理工作。
按照经验，传化公路港的大型活动一般需要邀请这几类嘉宾：1.1.2 落实邀请工作，确认参会名单传化公路港的大型活动普遍兼有品牌推广、招商引资、公共外联等多项功能，鉴于活动涵盖的重要意义，嘉宾邀请工作通常采取责任制，安排专职负责人“点对点”邀请嘉宾、领导并跟踪服务。
◆专人邀请：邀请责任人需要向受邀者传达的内容包括：会议主题、时间、地点、主要议程及安排事项等等，需要的话还可附送会议策划书，让受邀者进一步了解参会意义，对活动有一个相对合理的期望及准备；同时，还应附上邀请函。
◆确认参会嘉宾信息：对于会务组织者来说，受邀嘉宾确认参会是活动成功举办的基础与保证。
受邀嘉宾确认参会意向后，需要统计明确的参会人数、职务、性别、联系方式、预计到达时间、迎送要求等信息；接下来需要做的就是资源分配，主要是酒店住宿的安排、车辆调度安排和宴会用餐安排等等；值得注意的是，应该考虑到与会嘉宾的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求、其他日程安排等等，如果信息详细清楚、考虑周到细致，则对会务的有序安排、嘉宾的参会满意度会起到一定帮助。
1.1.3 制定会务管理工作计划围绕反馈的参会嘉宾信息制定会务管理工作计划：根据嘉宾类别、地区、层面的差异制定不同方案；对于重要嘉宾，则要制定日程专案交由邀请责任人跟踪服务。
需要注意的是，对于国家级的领导，要报地方政府办公部门衔接安排；对于异地来的客户，要安排好会议期间的住宿、餐饮、车辆使用等问题；同时，应做好参会嘉宾业余时间的安排，根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式，设计差异化的接待方案。
1.2 重要嘉宾日程安排重要嘉宾是指，对传化公路港事业发展具有极大影响力或行业威望的人物，他们对活动举办成功与否，能否达到品牌传播、招商引资、公关外联等效果起着重要作用。
这类嘉宾通常为国家级、省级主要领导，行业权威人士，以及需要安排就坐于会议主席台的其他人员。
重要嘉宾接待工作的注意事项如下：◆明确接待任务，落实专职人员。
会务组要落实、安排好全程陪同的干部与责任人。
◆全方位服务。
妥善保障重要嘉宾会务期间的住宿、用餐、迎送、会务等各项活动，包括会外考察。
◆加强各部门沟通衔接、紧密协同，及时调适接待计划。
◆制作日程专案。
对于每一位重要嘉宾，都要制作详细的日程专案，由专职责任人全程跟踪、服务；会务管理工作也应紧紧围绕重要嘉宾的日程来展开，务必形成专项接待计划，保证会务工作成员人手一份。
日程专案的重要事项1）迎来送往----根据外地领导抵达、返回的航班与车次妥善安排接送站车辆；----领导自行驾车前来，应安排车辆做好迎送引导；----根据嘉宾的身份、级别，具体配备接送陪同人员，迎送高级别嘉宾需要当地政府领导出面配合。
2）住宿安排----详细记录嘉宾下榻的酒店、房号、房型（会客厅大小），方便拜访。
3）餐饮安排----每日用餐的时间节点，酒店及座次安排。
4）每日行程----明确迎送人员，传化、地方政府的接待领导；若来访传化，设计好考察路线。
5）车辆调度----根据嘉宾级别身份安排车型档次，迎送人员（多为邀请工作负责人）。
6）其他事项----会议当天座次及入场引导人员的安排；----领导需要参加的活动环节的礼仪引导，如剪裁、致辞等；----领导提前到达会场后的休息场所安排，即VIP休息室；----明确领导每一项议程的负责人。
1.3 动态把握嘉宾信息，及时调整计划认真落实好以上几项内容后，会务管理工作的一个中心--与会嘉宾邀请工作就算成功一半了。
除此之外，还需要重视嘉宾的跟踪服务工作，这是会务期间的一项长期性、日常性的工作。
参会嘉宾数量、级别以及日程安排这几项内容往往会有所变动，需要及时跟踪反馈，同时，这项工作应分时分段做好，越接近活动的开展，其变动频率往往越高。
应动态把握嘉宾信息并及时对接反馈给会务组，进而适当调整工作计划。
这样，活动才能适应不期的变动，在不断地调整适应中圆满成功。
2 会务管理工作的两元主体大型活动的筹办是一项复杂的系统工程，现阶段，光靠单个基地或者产业都难以做好整个活动的会务管理工作，均需要由产业和基地协同实施。
当然，这些工作中也存在着侧重点，部分工作由产业主导，部分可由基地直接操刀，但无论谁为主导，都需要双方紧密配合，组织上下应不分你我，协同合作。
2.1 主体界定依据往年筹办经验，由产业主导基地配合的大型活动主要有----奠基典礼、开业典礼、国家级论坛和新闻发布会等等；基地主导：客户峰会、年度动员大会、年度/半年度总结表彰会、望年会等。
2.2 各主体职责2.2.1以产业为主的会务活动◆产业的主要职责：牵头协调、组织策划1）整合政府、集团、产业、基地等各方资源；2）统筹考虑、组织研讨并形成整个活动系统而全面的会务管理执行方案--包括主要任务、分项任务、人员职责、时间节点3）组建常设会务组机构，由产业人员担任各组工作跟踪人，负责召集各组负责人参加例会，统筹推进会务工作；4）把握会务工作的进度与成效，及时纠偏扶正。
◆基地的主要职责1）落实人员保障；2）承担具体工作的执行并反馈。
2.2.2以基地为主的会务活动◆基地的主要职责全权负责各项筹办工作，包括活动策划的制定；◆产业的主要职责指导基地工作并出面协助整合资源，在品牌宣传、客情关系维护等方面提供支持与帮助，审核政府宣传资料、重要领导讲话稿等重要资料；随时对接其他需要产业协助、咨询的工作。
2.3 组织架构及人员分工物流产业与各基地公司两元主体彼此配合、共同筹办大型会务，往往需要一套组织架构及规章制度的保障。
根据工作内容，组织筹划工作通常分为指挥部、营销招商组、工程建设组、公共外联组、品牌传播组、会务与后勤保障组、文化活动传播组。
具体架构与职责分工如下：会务组以上架构中各组的工作是互补互依，紧密协同的，其中会务与后勤保障组的职责主要由办公室条线负责。
会务与后勤保障组是整个组织的重要组成部分，担负着主要的行政、保障责任，在配合其他班组工作、遵守整体架构分工与制度规范的同时也应当有一套自己的行为机制，主要如下：组织架构组长一名：通常由产业办公室主任担任；成员若干：分工落实会务组各项具体职能；主要职责：会务、接待、住宿安排、车（机票）预定，水电通讯保障、消防、现场安全等应急实施，秩序维护、车辆调度疏导，以及与当地政府办、管委会协同等。
◆召开班组会议班组会议通常为一周一次，但会议的频率是随着活动的筹办阶段而变化的，在前期主要是会务管理准备工作的具体安排与对接，因而频率较低。
而后期，尤其是临近活动举办之时，具体、繁杂的事务性工作增多，需要及时对接协调，会议也将大幅增多，甚至是随时性地对接。
此外，会务组成员设置应注意，每项具体工作由产业人员充当牵头人，每次会议的召开、总结由牵头人落实。