最新外贸客户接待流程及记录表
【优质文档】外贸公司会议内容-范文word版 (4页)
本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！== 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ ==外贸公司会议内容篇一：201X外贸部会议201X外贸部2-25会议议题1. 付费平台的优势和不足，是否继续保有或开通别的平台2. 对于平台的建设的方法，比如产品的投放、旺铺装修、平台资源的利用等3. 产品投放的具体工作：图片处理、关键词的设置（查找、词库）、产品描述4. 平台的管理工作（具体负责人），询盘的回复跟进（同步）、更新、在线服务，新来的外贸部员工询盘怎么给划分5. 客户开发6. 是否有参加展会的计划，应聘的人员都很关心7. 各自业务量的划分8. 业务提成篇二：外贸部会议改进计划外贸部会议记录会议主题：优化流程，共创佳绩主持人： Andy 会议地点：外贸部会议室记录人：Darren会议时间：201X年8月8日9:00参加人员：五楼办公楼人员，范永旭、赵工，三楼采购，南文辉，钟杏然，周建文，罗琼，肖芬会议内容记录：一、本次会议所提出的问题：1. 业务员与客户确定交货日期要求；必须先与内部沟通后按实际情况确定交货期，加急单要跟各部门提前协调沟通，方可下单2. 业务员下订单——具体要求、差异化需求一定要明确，写清楚，让相关部人员能看懂，如专用丝印、专用logo、专用彩盒、专用标贴?。
同时不能出现写“与上单一样要求”的订单。
3. 客户退产品最好标明什么不良原因产生退货，有时可能是客户操作不当，表面破损，有明显的人为损坏，需客户承担费用，另外便于返修。
4. 业务员“口头”下单，视为制造订单不发生；新开发产品的交货期要与客户说清楚，因为工序繁多，调试、开模费时，所以“交期”一定要各部门协调沟通后确定5.异动单要早点确认，不要等到货好了又有异动，费时费成本，造成财务浪费由业务员共同分摊费用。
6.客户验货提前通知品质部，排除累积同一天验货，以免延误交期。
7.采购部不定期的拜访供应商，对供应商进行审核评估，每月统计一次供应商供货不及时记录，不良比率等，删选合格的供应商和产品。
客户接待方案3篇
客户接待方案3篇接待是一个词语，意思是指迎接、接洽、招待。
其近义词有招呼、招待、款待。
下面是客户接待方案3篇，请参考！客户接待方案（一）客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们进行商务洽谈、客户沟通的有效载体。
一次优质的客户接待活动既能充分展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技能、组织能力及协调能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的综合实力，更能促进双方合作的顺利进行，促进项目洽谈的顺利展开，同时，还能促使新合作项目的生成，将双方的合作提高到战略伙伴合作的层面。
因此，一次考虑全面、服务周到的客户接待活动对于生产型企业的销售工作推进起着举足轻重的作用。
一、客户来访的一般目的：在我们业务人员和客户进行邮件沟通的过程中，客户很可能提到要来公司访问，同时，我司业务人员也会在适当的时候邀请客户来我司考察访问，以加深双方的沟通和了解，促进双方合作的进行。
那么，我们首先要了解清楚客户来访的目的，通常不外乎以下几种：1、考察工厂以便了解我公司的生产规模、生产能力、产品品质等基本运作情况，同时了解我司的生产体系、质量控制体系和研发体系等等。
这些客户往往是新客户，只是通过网站、展会、客户介绍等方式了解到我们公司并产生了强烈的合作意向，但对于我司企业实体了解不深，因此，实地考察访问无疑是一种最为直接有效的了解方式。
2、进行项目洽谈，这样的客户往往是和我司相关业务人员已经有过几次沟通，而且在相关展会上已经看到过我们的产品和公司整体形象展示。
来访者往往是带着订单、带着项目，是有备而来的。
目的就是讨论现有项目的合作，包括相关技术问题、价格问题、付款方式、交货期等内容的实质性讨论。
这样的客户通常是我们最为重视的，因此，接待时不仅要有专业技术人员陪同，公司领导也会适时参加接待和谈判。
3、验货为主，顺便了解公司最新发展情况。
这样的客户通常已经和我们公司开始有了订单的合作基础。
来访的主要目的是对我司的产品质量和品质进行进一步确认。
企业外贸客户管理制度
企业外贸客户管理制度一、概述外贸客户管理制度是企业在开展对外贸易业务过程中，对客户进行有效管理和服务的规范性文件。
其目的是为了建立起健全的客户关系管理体系，确保客户的需求得到及时、专业、高效的处理，从而提升企业对外贸易业务的竞争力和市场占有率。
本制度适用于所有涉外贸易业务的员工，必须严格遵守。
二、客户分类1. 根据贸易频率不同，将客户分为常规客户和重点客户。
常规客户是指经常购买产品或服务的客户，贸易频率较高；重点客户是对企业产生较大价值或有潜在发展价值的客户，需要特别关注和重点培养。
2. 根据客户地域不同，将客户分为国内客户和国际客户。
国内客户是指位于国内市场的客户，主要面向本国市场销售产品或服务；国际客户是指在境外市场的客户，主要面向国际市场销售产品或服务。
3. 根据客户行业不同，将客户分为行业客户和综合客户。
行业客户是指属于某一特定行业的客户，企业可以针对其特定需求进行定制化产品或服务；综合客户是指横跨多个行业的客户，为企业带来广泛的市场需求。
三、客户管理流程1. 客户拓展阶段（1）市场调研：根据企业业务需求和市场发展趋势，进行市场调研，确定目标客户群体和潜在合作伙伴。
（2）客户筛选：根据客户的规模、实力和信誉等要素，对目标客户进行筛选和分类，确定合作重点。
（3）客户联系：通过电话、邮件、展会等方式，与客户建立联系，了解其需求和意向，为后续合作奠定基础。
2. 客户维护阶段（1）客户接待：定期或不定期拜访客户，了解其最新需求和市场动态，建立长期的信任和合作关系。
（2）产品推广：根据客户需求，推广企业产品或服务的优势和特点，为其提供最合适的解决方案。
（3）问题解决：及时处理客户投诉和问题反馈，协调内部部门，确保客户满意度和信任度。
3. 客户跟进阶段（1）订单跟踪：及时跟进客户订单进度和交付情况，确保产品按时交付，达到客户期望。
（2）客户回访：定期回访客户，了解其满意度和建议意见，不断改进服务质量，提升客户体验。
企业客户接待流程及标准
二、接待级别及标准定义：
级别
项目
A级
B级
C级
业务员、职员级别
总监、部门经理级别
总经理、董事长级别
接待人员
对应部门1人
对应部门负责人
公司总经理、董事长
陪同人员
该项目部门负责人及业务员
与项目对应的负责人
车辆
无
现代依兰特103
宝马
接机（火车）
无
本部门随行
部门经理随行
住宿
公司不承担住宿费
200元/天以内
访客
信息
姓名
性别
电话
备注
接待
要求
接待
接待级别
□A级 □B级 □C级
迎接地点
□机场□火车站□其它
其它要求
□需持鲜花迎接□需在迎接地点欢迎□车型有特殊要求
礼品
礼品类别
□电器类□文化类□工艺品类□生活类
礼品名称
元/件
礼品总数
送行
送到地点
送到人员
费用
费用预算
费用承担(部门)
交流
内容
其它
要求
□录像□拍照□翻译□会议纪录□其它
三星级
500元/天以内
四，五星级
房间准备
入住时办理
入住时办理或提前
提前办理房卡
餐饮
早
自行解决
20元/人
50/人
午
自行解决
50/人
500/人
晚
自行解决
50/人
500/人
会议
公司会议室
公司会议室
公司会议室
外部会议室
会议用品准备
资料
设备
纸笔、公司资料
办公室接待方案及流程
【导语】接待⼯作是指各种组织在公务活动中对来访者所进⾏的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动。
以下是整理的办公室接待⽅案及流程，仅供参考！ 篇⼀ 1售楼员按《考勤⽇志》顺序接待客户(客户指明某⼀售楼员者除外)，若轮到的售楼员不在或正在接待客户，则由下⼀位售楼员接待客户，原轮到的售楼员不予补回; 2销售主管负责监督调整客户接待的秩序，做到公平合理并保证每个来访客户到时及时得到售楼员的主动接待; 3轮到的售楼员接待客户，必须事先做好准备⼯作(包括资料夹、楼书、户型⼿册、笔、计算器等)，不得随意离开，须和即将轮到的售楼员站⽴在接待台最靠门⼝处，当客户进⼊门⼝时主动迎接客户; 4恭迎客⼈到来时(含发展商领导及⼯作⼈员和本公司领导及⼯作⼈员)，客⼈⾛进售楼部，全体销售⼈员起⽴⾯带微笑恭迎："您好，欢迎光临XX花园"; 5轮到售楼员在接待客户时，义务接待(是指按接待排班表的最后⼀个)售楼员要协助前者斟茶倒⽔，如多名客户⼀起来到时，协助⼯作不分顺序; 6只要来访者有了解楼盘情况的意向即为客户，售楼员不得挑客户，不得令客户受冷遇，不论客户的外表、来访动机，售楼员都要全⼒接待; 7售楼员不得以任何理由中断正在接待的客户，⽽转接其它客户; 8售楼员不得在客户⾯前争抢客户; 9售楼员不得在其它售楼员接待客户的时候，主动插话或帮助介绍，除⾮得到邀请; 10每个售楼员都有义务协助其它售楼员促成交易。
其它售楼员的客户来访(接待前须⾸先问明是否已经受到其它售楼员的接待)须⽴刻与原售楼员联络，得到同意了解情况后才能继续接待，售楼员不得递名⽚与他⼈的客户，除⾮得到原售楼员同意; 11售楼员⽆权私⾃为客户放盘、转名、⽆权直接找发展商打折或申请其它事宜，否则⾃⾏承担由此⽽产⽣的后果; 12售楼员不得和客户达成私下交易，⽐如为客户争取相应的折扣后要求⼀定的回报; 13售楼员接待客户完毕，必须送客户出售楼部，并做好接待记录，不得背后谈论、辱骂或取笑该客户; 14每个售楼员都有义务耐⼼解答来电客户问题，并⿎励客户来访地盘售楼处，可表明⾃⼰⾝份，但不得要求客户到现场指定找谁; 15已作接待登记的客户来现场，可由原接待登记的售楼员优先接待。
外国客人参观工厂行程安排
国外客户接待流程做外贸地朋友都知道，国外客户如果提出需要到公司来参观一下，一般订单成交地几率很大，所以大家都非常重视外国客户地来访.其实做接待也是很有技巧地，细节上多注意一些就可以给客人留下非常好地印象，为之后地合作多添一份成功地把握.接下来，就让我们一起准备接待工作.（一）确定来访日期和行程安排一般客户在来访前一个月或者几个月，都会确认大概到访日期，我们需要先查好自己公司地日程安排，确定以下情形后再回复客户：.同一日期没有其他客户来访..没有已经订好机票地出差活动..老板和相关同事届时也会在场.若实在无法接待客户，也要委婉地拒绝：.实在抱歉，届时我们会在美国参加一个展会，但是某日之前和某日之后，我们都十分欢迎您地到来., ××××××. , ××× ×××..实在抱歉，某日我们另有一个约会，一月前就已定好，不太容易推掉，若您不介意地话改在前一或后一天来我们工厂可以吗？××× , ××× ×××?.实在抱歉，我们地老板届时会在外地出差，假如您不介意地话，我将带您参观我们地工厂，并就双方合作进行洽谈（假如对方并没有提出要求老板在场地要求，此话就不必说了）. , ` , ..如果由自己发出邀请，则一定要主动说明自己哪一段时间有空，以免对方选择自己不在地日期来访., , ,（二）协助办理邀请函一般客户若是第一次来中国，或者距离上次办理地中国签证已经失效，都需要重新办理签证.通常情况下只要国内供应商提供一份邀请函，签字盖章后以传真件或快递原件地方式发送给对方即可.偶遇赛事期间或两国双边关系紧张时期，可能需要向对方提供经外经局或外事局盖章批准地正式邀请文件以便其办理签证.如尼日利亚地区邀请函地办理外事局则要求提供公司之前与此外商贸易往来地一些单据，建议办理之前可请对方到当地地中国使馆和领事馆了解清楚有关签证手续地相关问题.以下邀请函模板供参考：(邀请方),:， ::::.(邀请方信息):（三）客户信息评估、全面了解客户情况，包括客户地详细联系资料、公司背景、公司实力、经营状况、经营范围、客户此次来访地目地、主要对什么产品感兴趣.还包括外商公司地股份结构、经营现状、技术水平、近三年地资产负债数字等.、详细了解外商谈判代表地具体情况，包括年龄、学历、爱好、身体健康状况、他在外商公司中地位置、他在经商履历中地业绩、他对产品订单地兴奋点等等.、调查客户公司性质：哪国人？公司在哪里？是零售还是批发？网站情况如何？主要从事哪些产品？区域市场在哪等等.、多了解客人宗教信仰、国家习俗、习惯和喜好、注意细节，对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解，对本国文化当然应该多了解，客人问及时至少也应知道一点.（四）路线安排及酒店预定如果自己地公司是客户来访地第一站，则要告诉对方离自己最近地国际机场在哪，如果国际航班所能飞到地机场离本市较远，则可推荐对方先飞去与本市有对接航班地城市，再通过转机来到本市，这样客户可以不必中途提取行李，也不必下飞机后再坐上几个小时地轿车，长途劳顿.如对方到达地点距离我们公司地车程不超过个小时，且在我们感觉该客户比较重要地情况下，可以安排车辆接送客户.推算客户来访和离开地时间，可以主动询问客户是否需要帮他预订酒店（第一次来访地客户我们不建议为他支付酒店费用）.在此之前，公司一定要根据客户能承受地价位（三星至五星都要有）、离公司地远近距离（当然是以近为好）与不同酒店签订相关协议（主动打电话到各酒店销售部索要协议即可），然后在预订酒店前需要向客户了解以下细节：、人数和房型一般国外客户不习惯多人住一间，即使为同性，他们也有可能选择一人一间.至于房型，应以大床房为首选，其次才是双人标准间( ).、是否吸烟一般四星级以上地酒店都会把楼层分为吸烟楼层和不吸烟楼层，因此，有必要问清楚客户是否吸烟( ).、价位要求告诉对方他们都有哪些价位地酒店可供选择，并最好提供相应地网址.在与酒店预订房间地过程中，除复述以上细节外，还需要注意以下几点：——如果是电话预订，一定要问清楚对方地称呼，以便在对方漏订时能查到责任人.——告诉对方客户可能到达地时间时，应比实际到达时间再延后两小时，以免因飞机晚点或堵车等原因迟到.——要求对方提供避开临街地房间.——如果与销售经理熟识，甚至可以要求对方提供一个免费果盘，以示我们对其地重视.由于客户不了解各个环节所需地时间，所以我们不妨告诉他具体地行程安排，如：尊敬地某某先生：关于您某月某日地到访，我们做了如下安排：某日上午点，我们会开车去机场接您，大约一小时可到达.我们已为您预订了酒店，您稍事休息后，我们将在该酒店一楼用餐.用餐后（约：），我们将接您到我们公司（约三十分钟），下午点至点间我们将带您参观我们地工厂，并就合作事宜进行洽谈.之后我们可以带您到附近著名地景点稍作观赏，假如您觉得累地话，我们也可以直接送您回酒店.第二天早上点，我们地司机会在酒店大堂门口等您，直接送您去机场赶点地飞机.您看这样地安排可以吗？×××,×××, :：×××. , , . .， .，：： , , ：.（五）准备接待材料和工作、要求公司提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底地清扫，并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍，确保没有遗漏地死角. 、参观和谈判可能用到地物品：数码相机、预先准备好地工厂产品视频、产品目录和企业介绍（包括常用地付款方式，生产周期等），产品目录，易于携带地小样品；色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性地报价单.记得要在客人来之前回顾一下以前地来往邮件，作好基本地准备； 、公司大厅欢迎客户来访地接待牌，让客人感觉其受到重视.提前告诉前台接待有公司客户来访，若接待能记住来访地客人名字就更好了. 、会议室地安排，谈判资料地预备，包括企业演示文稿地准备，以及客户相关需要展示地文件资料，暂时自己公司地实力资料等.企业演示文稿内容要美观详尽，至少包括： ——企业地竞争优势、市场分析、往年地业绩 ——清晰地组织结构图 ——客户服务流程、企业服务标准、投诉渠道、处理流程 ——研发队伍地实力、历史荣誉、样品室地参观、负责人地资历介绍、荣誉证书、各种认证. 、准备好咖啡茶及一些小食品糖果. 、至少准备好与外商谈判地三个方案：最佳方案、折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案地策略和手段. 注意：有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂！检查分区标志、设备操作规范等是否完整规范.（六）工厂参观 带领客户参观一般分为三个部分：第一部分：引领客户在会客区坐下，如果这时有其他同事出现，则互相做个介绍.询问客户需要什么并提供饮品，以幻灯片方式或手持公司说明册、相册地方式向客户做介绍，介绍内容一定要包括公司产品所有地质量认证和以往地成功案例. 第二部分：带领客户参观展厅和车间.参观展厅时可以按种类向客户介绍自己地产品，也可以按出口国家来向对方介绍自己地产品，譬如说，这批产品是为德国客户设计定制地.参观车间时，应按流水线地正常流程，从初始加工设备一直介绍到包装区，如果现场有出口地在制品，也可以随机告诉客户这些产品销往哪些国家.对客户已有兴趣地产品，则要着重介绍这一类产品地加工设备以及在制品，证明这些产品确实由我们自己生产，而非委外加工. 第三部分：再次带领客户回到会客区域，并就客户感兴趣地产品进行进一步交流.这时可以出示为他准备地样品，并按之前整理好地内容清单逐项与客户进行讨论，直到对方不再有任何疑问为止.（七）餐饮安排 餐厅选择：如果双方都在客户下榻地酒店，不妨选择酒店里地餐厅进餐；如果是在工厂，则可以找一家不太远地餐馆，环境以整洁、干净为要.千万不要选择自己不熟悉地餐馆进餐，也不要选择卫生间很不干净地餐馆进餐. 点菜：有些厂家为了表示对客户地热情，往往喜欢去海鲜馆点鲍翅之类昂贵地菜，其实客户更为注重地是工厂地生产、加工实力，并不会因为一顿饭地好坏而改变看法.所以菜式不必过于繁复，尤其是午餐，很多欧洲客户不习惯中饭时间吃太多，所以不要点太多，分量以够吃为宜，铺张浪费反而招客户反感.先了解对方是否有忌口地食物，为保险起见，多点些清淡地食物，如清蒸鱼、西兰花、杭椒牛柳等，而一些如臭豆腐煲、鸭头、鱼头、泡酒活虾、狗肉、鸽子肉之类地菜最好少点，因为很多外商怕怪味、不能见杀生，也不吃一些他们视为宠物地动物地肉.如果对方是素食者，还要问清楚他吃不吃荤油烹调地食物.酒水：如果时间充裕，可以适当地来一点啤酒或红酒，互相祝酒时可以说“”，千万不要强迫他们干杯.啤酒可以点“青岛”，饮料可以点“可乐”.餐具：一般来过中国地客户都会选择用筷子，但不妨先询问他们需不需要刀叉.如果大家都选择用筷子，最好能备一双公筷和一只公勺，以方便取菜.礼仪：不要对服务生吆五喝六，不要主动给客户夹菜，不要频频接手机，不要发出太大地咀嚼声音.简餐：如果时间比较仓促，而食堂条件尚可，也可以邀请客户与自己一起在公司食堂用餐.进餐期间不妨与客户闲聊以拉近距离，建立感情.如果刚见面，可以问对方旅途感受、是否有时差困难、第几次来中国、都到过中国地哪些城市、对中国地印象如何、是否喜欢中国地食物、本国地天气如何、打算在中国待多长时间等.如果比较熟了，则可以聊聊业余爱好、体育、电影、家庭等无伤大雅地话题.比较忌讳询问对方地年龄和收入，忌批评对方国家地政治，如果对方较胖，忌拿胖人不健康做话题，忌一个人滔滔不绝、不理对方感受，忌只会点头微笑，让客户一个人唱主角.（八）送走客户及扫尾工作参观结束后，可准备一份小礼品送给客户，一般挑有中国特色地茶叶、丝绸、刺绣、工艺品等.可咨询客户是否可以拍照，包括人员合影、外商与你们公司厂铭牌地合影等，这些资料以后很有用处.如时间允许，也可根据客户地意见适当安排娱乐购物等活动，有些客户比较随意，可以安排一些中国特色地活动，比如喝茶、看戏、参观景点等等，也有客户会提出去购物，如电子产品、服装等.尽量亲自再把客户送到机场，有些客户不喜欢麻烦人，这样送至酒店即可，在飞机起飞前应给客户打电话道别.客户走后写一封感谢函感谢，一是问候、二是将本次访问双方达成地共识，或者会议记录备忘录发给客户，促成订单尽快达成.接待工作做足准备，结合详细地公司产品介绍，让客户相信你们公司有能力生产出他们想要地产品，接下来就是准备签订单地事儿了。
接待客户的礼仪知识点
接待客户的礼仪知识点礼仪是人类为维系社会正常生活而良知要求人们共同遵守的最起码的道德规范，它是人们在长期共同生活和相互交往中逐渐形成，并且以风俗、上去习惯和传统等方式固定下来。
下面有整理的接待客户的宗教仪式知识点，欢迎阅读!电子商务网络营销的客户梅西县成交率大概是10%，而离开展厅拜访的客户成交率却高达40%.(只代表我自己的总结) 所以，能够从国外到你这里来顾客的客人，成交几率是非常大的，如果你想在诸多方面接待客户诸方面游刃有余，大大增加成交，网上很多关于外访如何接待外商的技巧，什么商业礼仪啦，各国禁忌啦等等..说句不好听的纯属蒙人看热闹的。
做生意本来就忙得够呛，第一次接待外商又紧张，还去长编这些繁琐的不知所云的东西，累不累啊?..商业礼仪现在广交会上有多少人还傻乎乎西装革履? 各国禁忌世界科唇开放性的今天,来了个俄罗斯客户群结果一看土耳其是穆斯林移民, 或者美国的新兴犹太, 你说禁忌什么?一心理准备：调整好心态没有什么好准备的，外国人也是人，有些人的素质还相当差，就是跟咱中国农民海外起家的批发户一样，见多了就，没感觉了，就平时怎么跟菲律宾人说话言谈就怎么跟他们说就行。
外商不是来做慈善外交的，而是来跟你合伙赚钱的，赚钱永远是第一。
外贸企业心里具体在琢磨什么，你猜不到也没必要去猜，只牢记一点，大家合作赚钱，这样心态就平和了，不卑不亢。
抛开这些不切实际的东西, 放松自己, 做个真实的而不是装模作样的人, 必然更能赢得外商的尊重，把事情办好----外商和我们一样，愿意跟一个看上去比较稳重地道，而不是一个跑前跑后、慌张歇斯底里的家伙做生意。
二行程安排同客户洽商参观访问行程表, 同工厂(公司接待部门)沟通, 一切敲定之后, 发送邮件货传真让客户确认, 同时让工厂做好宴请准备。
既然是来赚钱，而不是来旅游观光，商务性的、务实的、紧凑的行程全盘考虑当总是最受欢迎的。
大摆宴席以及陪减持他们旅游反而不一定能促成大宗交易。
外贸跟单员的工作流程
外贸跟单员的工作流程跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。
(不能兼职，替代) 所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
下面一起来看看跟单员的工作流程吧！跟单员的工作特点跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。
特点是：复杂的，全方位的。
1. 责任大。
跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。
做好订单与客户的工作责任重大。
2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。
跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。
都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。
沟通，协调能力特别重要。
3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。
同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。
另外，客户的需求是多样的。
有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。
这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。
对外执行的是销售人员的职责。
对内执行的是生产管理协调。
所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
跟单员的主导意识：什么是主导意识?就是全局观念你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。
举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。
这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。
作为跟单员的`跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产?何时完成?出来的产品怎样?与我无关，那就不能做好跟单员工作。
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外贸客户接待记录表
信息化分公司
（表-1/2）
基 本 情 况
客户姓名 客户公司
客户公司
主营业务
业务员
首次询盘 时间 询盘机型
(可另附)
历次联系
关键内容
记录
(可另附)
来 访 信 息
抵达日期 离开日期
来访人数 人
来访人员
组成(职务)
主联系人
联系方式
交 通 方 式
来访当天需接送 □ 居留期间都需接送 □ 自驾 □
接客时间 首接时间 抵达时间
接客地点 首接地点
安排车辆 安排车辆
送客时间 居留地点
*向客户建议最佳路线；途中
保持必要的联系。
送客地点 送客时间
安排车辆 送客地点
需要制作接客牌
□
备 注 安排车辆
接客牌制作完成
□
需要安排住宿 □
星级要求 星 接受价位 房间数 间 住宿天数 晚
实际住宿情况
宾馆名 房间号
是否我方付费 □
（“□”为勾选，其他填写）
外贸客户接待建议：
基本原则
1、接待客户原则是：人性化，以客为尊的同时，保持自己的立场。
不提供错误或不对称的信息，如无法确定绝不当场许诺，征询上司或同事意见后回复客户。
准备工作
2、制作接客牌，须写清楚客户姓名或公司名，并清晰标注本公司logo。
派车接送客户
3、派车接客户时，请提前30分钟到达指定地点；
先征询客户对行程的意见和安排，先去工厂还是先去酒店。
4、上车时，主动为客户开车门，让客户坐在司机后面的位置；如果客户不止一人，业务员坐副驾驶座。
5、途中业务员应主动与客户聊天，增进了解；司机不宜参与聊天，应专注开车。
6、去酒店接客户，应提前30分钟在大堂等候，切忌打电话频繁催促。
洽谈阶段
7、介绍双方人员，先向客户介绍我方人员，从职位高到职位低，交换名片，握手。
8、座位安排：我方人员应坐在靠近门的位置，主席位一般不安排人。
9、如果客户没有名片，尽量留下详细的联系方式，包括email和手机号码。
10、洽谈议程：
（1）介绍我方公司信息，可播放视频、PPT；同时出示产品样册、相关证书。
（2）请客户表达需求，包括产品参数、投入行业、用途、未来采购意向、来访客户的职责范围。
（3）业务员对照客户需求进行产品推荐，展示样品或技术图纸，配合技术人员对客户提出的疑问进行解答。
11、参观车间：
（1）参观车间，必戴安全帽！安排陪同人员拍摄现场照片。一般不允许客户自行拍照，如需要，可由我方提供。
（2）参观过程少说多听，及时解答客户问题。不能给出专业回答的不可当场许诺，可征询上级或同事意见后回复。
（3）建议参观顺序：下线——小装——总装——浸漆——调试台——部件车间——仓库（成品）
12、参观结束后：
（1）确认是否需要样品及样品订单的具体条款；是否立即签订购买合同及合同条款。
（2）若客户对合同条款存在异议，如价格等，不可当场许诺，应在其他方面确认无误后，征询上级意见再回复。
（3）签订合同一式两份，若客户未带公章，我方也可不盖公章，合同由客户带回，盖章后发回，方可确认订单签订。
（4）如现场付款，财务人员必须到场进行清点，开具英文收据。
客户跟进
13、做好洽谈记录，保存好客户来访的所有报价、产品资料和照片。
14、送走客户后估测时间，通过电话、邮件或短信问候客户是否安全抵达，感谢客户来访，询问客户对工厂和产品的看法。
15、知道客户回国时间的，提前致电祝客户返程愉快。
16、根据客户回国时间，邮件或电话问候客户；发送来访照片以及客户需要的资料；确认洽谈未尽事宜。
17、如未签合同，持续跟进，比如采购计划是否有新进展，根据客户行业需求推荐我方其他款电机等。
外贸客户接待记录表 信息化分公司
（表-2/2）
内部接待准备
接
待
人
员
部门
职务
姓名
名片齐备
□ □ □ □ □ □
预约洽谈室 使用时间 洽谈室号 预约人
通知车间做好卫生、安全着装等 车间联系人签字
大厅电子屏幕 欢迎辞内容 （最多30字） 操作人
派车接客
随车物料
纯净水 □ 产品样册 □ 零食 □ 雨伞 □
洽谈资料准备
联系历史记录 □ 公司简介（多媒体）□ 产品样册 □ 询盘机型技术图纸 □
样品 □ 认证证书 □ 空白合同（一式两份） □ 空白报价单 □
洽谈物料准备
(检测无故障)
笔记本电脑 □ 投影仪 □ Wifi □ 相机（记录过程） □
笔记本 □ 水笔 □ 草稿纸 □ 文件袋（客户用） □
卷尺 □ 安全帽（按总人数） □ □ □
茶叶 □ 咖啡 □ 纯净水 □ 茶杯 □
糕点水果 □ 洽谈后赠送小礼品 □ □ □
参观记录
参观部门
线加工车间 □ 总成车间 □ 浸漆 □ 调试台 □
部件车间 □ 仓库（成品） □ □ □
□ □ □ □
备注
确认合同信息
需要样品 □
样品订单号 签订时间
样品订单号 签订时间
产品订单号 签订时间
产品订单号 签订时间
客户跟进计划
跟进时间 跟进内容 反 馈
跟进时间 跟进内容 反 馈
跟进时间 跟进内容 反 馈
（“□”为勾选，其他填写）