ERP系统中物料的编码原则及方法

ERP系統中物料的編碼原則及方法

制定一套完整实用，扩充性强，又能满足系统要求的编码方案，是每个企业在信息化建设中都必须解决的问题。本文就编码的一些思路和做法进行必要的阐述。

在企业信息系统的建设中，物料编码的确定往往是比较头痛的事情，因为编码方案既要考虑现实，又要考虑长远，既要考虑使用习惯，又要讲究科学规范。如果考虑不周，包含不全，编码规则就得经常修改，不仅造成工作量增大，还影响系统运行。因此，怎样制定一套完整实用，扩充性强，又能满足系统要求的编码方案，是每个企业在信息化建设中都必须解决的问题。本文就编码的一些思路和做法进行必要的阐述。

1、物料的定义及编码的作用

首先我们要明白物料的含义是什么，根据[url=javascript:;]ERP[/url]系统的通用定义，“物料”是为了产品出厂，需要列入计划的一切不可缺少的物资的统称，不只是原材料或零件，还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材料、产品说明书，甚至还包括工装工具、劳保用品、能源等等的一切物料。

ERP系统要利用计算机来处理大规模的数据，物料编码作为关键数据是人和计算机使用所有其他数据元素的基础，它可以记录生产过程中物料的运动变化情况，跟踪物料的动向。物料数据有了规范化的编码，还能便于计算机识别和检索，便于对物料进行高效、有序的管理，便于系统对物料进行分类、检索与统计，以及便于物料信息的交换与共享，所以物料编码是ERP系统中作为的一个关键主数据是决不可少的。但是在ERP系统中物料代码最主要的是作为物料的标识符来使用的，而不是一种描述符，因此物料编码并不要求带什么含义，最根本的是要到做唯一性就行了，即：一物一码。同一种物料，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物料，那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。

2、编码的原则

从ERP系统的技术角度来看，并不需要编码自身表示出多少信息，也不要求有什么含义，系统只要求每项物料都有一个唯一的代号就行了，用流水号表示编码也是可以的，而且具有适应性强、弹性空间大的优势。但是通常人们认为编码还是应该有一定含义的，希望通过编码一看就知道是什么东西，编码能代表物料的一些属性。但物料的含义太多以后就会给编码带了很大的难度，因为物料对于不同的部门有着不同的属性需要，想要将所有的属性都反映到编码中去，必须考虑的众多的因素，必然使编码规则变得复杂和繁琐，编码的长度也会随着满足特性的要求而不断地延长，而有很多物料的属性还是在不断发展变化的，也是不可预

测的，这样在编码中如何分类，如何给位，造成了不确定性，如果预计不足或考虑不周，将来码位不够用时，就要修改编码规则，必须将以前所有的物料编码全部清除后再按新的规则进行编码，这对系统来讲是一个致命的打击。其实物料的属性信息可以在系统中通过属性字段的描述来定义，如SAP系统中就有许多管理物料属性的字段，通过这些字段可以反映物料多方面的信息，所以更多的含义是作为属性字段放入到主数据记录中去。同时，软件系统提供了全面的检索途径，不需要仅靠编码来进行查询，所以编码只要符合以下一般性原则就行了。

λ唯一性：物代码要唯一识别，不能有二意性，不能重复；

λ标准化：尽量采用国际标准、国家标准和部级标准；

λ简单化：物代码要简单明了，易读、易懂、易使用；

λ快捷性：有快速识别、快速输入和计算机快速处理的性能；

λ连续性：有的代码要求继承原来代码的特性；

λ系统性：要全面、系统地建立物代码的体系结构；

λ可扩展性：所有代码要留有余地，以便扩展。

3、物料编码的方法

当然现实中采用无含义流水号编码的企业并不多，因为没有一点含义人们是极不习惯的。从存在就是合理的角度讲，有一些含义未尝不可。简单的分类也不影响编码的编制难度，但其含义层不应该超过三个层次，不要考虑更复杂或详细的规则，在将物料的属性放到编码中去的时候，应该只考虑重要的，不变的，重要特征的属性，变动属性不应纳入编号中。

分类是将具有不同属性或特征的信息区别开来的过程，是确定分层与属性编码的基础。分类一般有两种方法，即线分类法和面分类法。线分类法是一种层级分类法，将数据逐次分成有层级的类目，类目间构成并列和隶属的关系，形成串、并结合的树形结构。例如，四机厂外购件分为56个大类，每个类目里有若干个中类，中类下面还有很多的小类，这种分类方法就是线分法。另一部分代码可采用面分类法，该法根据分类对象各自的特征，分成互不相关的面，面之间不存在从属关系，因而不存在交叉和重复，而且顺序固定。如产品、部件和零件，不反映隶属关系时，只按功能进行分类，可用面分法。尽量不要将物料的使用属性作为分类的依据，因为它是不稳定的，而采用自然属性作为分类的依据则比较可靠。

物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分一下，层次不宜太多，含义也不要太多，因为追求编码的全息化将导致巨大的工作量。

物料编码应尽量简短，[url=javascript:;]统一[/url]，编码含义应遵循简单的原则，编码分配应遵循统一的原则。编码的目的就是在求简化,因此编号位数愈少愈好。这样可以节省阅读、抄写、输入的作业时间,增加数据处理的效率。同时,由于编码简短,在处理的过程中出错的机率也会相应的降低。因为生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机，由于处理数量很大，为了提高系统的运行效率，物料代码应尽量简短。在SAP系统中要求编码不能超过18位。