11.1.2行政文件收发、传阅、管理制度201410
文件收发传阅和管理制度
文件收发传阅和管理制度马合中学学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括：第一，做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作；第二，做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作；第三，做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。
另外，还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。
为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。
一、行文规定（一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由指定专人拟稿，经负责人、分管人员初审后，送校办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。
重要文件需由主管领导审核，校长签发。
联合行文必须经校长同意，方可发出。
（二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。
由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。
二、收文处理（一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。
（二）文件按阅件、办件进行分类。
校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关负责人阅办。
需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。
1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。
2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。
3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。
4、对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。
领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务人员办理。
事后及时向校领导汇报并做好督办工作。
5、各部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。
（三）一般公文通过学校群传阅给相关老师。
收发文件管理制度
收发文件管理制度1. 引言收发文件是组织内部以及与外部机构、个人进行信息交流和协作的重要方式之一。
为了加强文件收发管理，提高工作效率，确保信息的安全和准确性，制定本收发文件管理制度。
2. 适用范围本制度适用于组织内部所有部门和人员，以及与组织有业务往来的外部机构和个人。
3. 文件的分类根据不同的目的和内容，文件分为下列几类：•公文类：包括通知、报告、决议、公告等。
具有明确的主体、目的和要求，经过审核后正式发布。
•函件类：包括信函、便条等。
主要用于个人之间或组织之间的书面交流。
•报表类：包括统计报表、财务报表、销售报表等。
用于对组织内部和外部的经营状况、业务进展等进行记录和报告。
•合同类：包括合作合同、销售合同、劳动合同等。
用于明确各方权责、约定事项的正式文件。
•其他类：包括会议纪要、备忘录、审批单据等。
根据具体情况进行分类和管理。
4. 文件的创建和命名规范为了方便归档、检索和管理，对文件的创建和命名应遵循以下规范：•公文类：应包括文件类型、标题、起草部门和日期等信息，使用全称或简称进行命名。
例如，通知-关于xxx事项的通知-人力资源部-2021-01-01。
•函件类：应包括发信人、收信人、日期和主题等信息，使用全称或简称进行命名。
例如，李明给王华的信-2021-01-01。
•报表类：应包括报表类型、日期、起草部门等信息，使用全称或简称进行命名。
例如，财务报告-2021年度季度报告-财务部-2021-03-31。
•合同类：应包括合同类型、相关单位、日期等信息，使用全称或简称进行命名。
例如，劳动合同-XX公司和YY公司的劳动合同-2021-01-01。
•其他类：根据具体情况进行命名，包括关键词和日期等信息。
例如，项目会议纪要-项目A第一次会议纪要-2021-01-01。
5. 文件的收发和登记流程为了确保文件的顺利收发和及时登记，采取以下流程：1.发文：起草人将文件完成后，向上级领导或相应部门进行审核。
行政文件的传递与传阅管理
行政文件的传递与传阅管理行政文件的传递与传阅管理是管理工作中的重要环节，它直接影响着相关部门之间的沟通效率和工作协同。
为了确保行政文件能够顺利传达、及时传阅，并达到预期的管理效果，有必要采取科学、合理的管理措施和手段。
一、行政文件的传递管理行政文件的传递管理包括文件的发放、收发登记、查询等环节。
在行政文件发放方面，应注意以下几点。
首先，文件的形式必须规范、统一。
行政文件可以以纸质形式发放，也可以采用电子文档的方式传递。
不论是纸质还是电子文件，都应按照规定的格式进行制作和发放，确保内容明确、排版整洁。
其次，传递渠道要畅通、快捷。
相关部门应建立专门的文件传递渠道，如行政办公室或文件室，并安排专人负责文件的收发工作。
对于较为紧急或重要的文件，可采用传真、电子邮件等方式进行传递，以加快沟通效率。
最后，传递过程需要记录和登记。
每份文件都应进行收发登记，包括文件的编号、发文单位、收文单位、日期等信息。
这样可以方便查询文件的流转情况，并对行政文件进行有效的跟踪。
二、行政文件的传阅管理行政文件的传阅管理是指在文件发放后，相关人员按照规定的程序进行传阅、审阅、批示等环节。
传阅管理涉及到的内容较多，包括传阅的范围、时间、方式等。
首先，传阅的范围要明确、有序。
行政文件通常需要按照权限和职责范围进行传阅，确保关键信息得到正确的处理和决策。
相关部门应建立明确的传阅制度，明确每个人员在传阅中的角色和职责。
其次，传阅的时间要把握得当。
对于紧急或重要的文件，应及时传阅，以保证文件的快速处理。
对于非紧急的文件，可以根据工作安排和优先级进行合理的安排，避免传阅过程中出现时间上的紧迫感。
此外，传阅的方式也需要灵活选择。
传阅文件可以通过纸质形式进行，也可以通过电子文档在内部网络中进行，甚至可以采用在线协同工作平台进行传阅。
选择合适的传阅方式，可以提高效率和便利性。
三、监督与改进为了确保行政文件的传递与传阅管理能够得到有效执行，需要建立相应的监督机制和改进措施。
文件传阅管理制度
文件传阅管理制度吉林国贸商业流通集团文件收发、传阅、立卷归档管理制度一、发文:因工作需要应由单位名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等)，先由有关部（室）、中心、公司提出要求,对于需要协调和解决的事项，事先进行协调,取得一致意见。
然后有关部(室）、中心、公司拟定行文稿件（包括发文稿纸上的有关项目），送集团办公室（董事长秘书处）审核认可，并在核稿上签字后，报董事长签发。
再由办公室（秘书处)登记编定发文号，打印的稿件经有关部（室）、中心、公司校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。
二、收文：收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，对应转办的文件要及时转交董事长秘书处，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关部（室）、中心、公司阅读或对应办的事项作出批示。
三、传阅:根据领导的意见需传阅的文件，由办公室负责收发人员依次送有关部(室）、中心、公司和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达,当天阅毕，签名交回,以提高传阅时效。
因需要而暂留的文件，要打好招呼.需要复印的文件须经部（室）领导同意，由办公室（行政）具体操作.四、承办：需要承办的文件根据领导批示，由办公室及时转交给有关部（室)、中心、公司或有关人员，按照要求及时办理，超过时限的,由办公室催促办理。
办理结束后,将办理结果书面交办公室，需要答复对方的，拟写成初稿，由办公室报请董事长审定后行文。
由董事长（秘书处)转给需提出拟办意见的文件，办公室应及时报送董事长，签署意见后，直接送交转给相关部门。
五、立卷：收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残缺的文件,及时追查、弥补.次年五月底前分门别类，附上目录，立成卷宗，保证文件、资料的整齐、完整。
六、归档：按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐,便于查找，同时落实防潮、防火、防蛀、防鼠等措施，保证档案安全。
收发文件管理制度
收发文件管理制度收发文件是组织机构内部工作的重要环节，对于保障工作的高效有序进行具有重要意义。
为了规范和管理收发文件的流程，建立起高效、科学的收发文件管理制度是非常必要的。
下面就是一份可以参考的收发文件管理制度，共计1200字以上：一、总则收发文件管理是指组织机关内部在办公工作中收发各类文件的整个过程，包括发文、收文、传阅、存档等各个环节。
制定并执行收发文件管理制度，是保证机关协调工作、提高效率的重要保障。
通过规范管理、提高信息管理效率，实现科学决策、高效办公。
二、发文管理1.发文的范围及权限（1）发文范围包括：公文、通知、函件、命令、批复等。
（2）发文权限按照职务划分，明确定岗位需要履行的发文权限。
（3）发文前需经过相应部门或对应领导审批，确保发文内容的合法性、准确性和及时性。
2.发文的形式与内容（1）发文形式包括电子文档和纸质文档两种，发文形式由发文部门根据需要决定。
（2）发文内容应包含清晰的主题、明确的目的、详细的内容、正确的格式，并按照相关规定完成文号、标题、日期等必要信息的填写。
3.发文的程序与流程（1）发文程序包括起草、审批、签发、印制、分发等环节，各环节按照规定的流程进行操作。
（2）发文流程应尽量简化，减少重复性操作，提高效率。
4.发文的传送与传阅（1）发文传送一般采用电子邮件、传真、专人送达等方式，确保文件及时送达。
（2）发文应在指定时间内进行传阅，传阅环节应标明传阅截止日期，以便及时反馈。
三、收文管理1.收文登记与分发（1）收文应及时登记，登记内容包括发文单位、文号、日期等要素。
（2）收文应按照领导批示的意见进行分发，确保分发到正确的部门或个人。
2.收文查收与传阅（1）收文查收应由专人负责，及时签收并记录。
查收结果应及时反馈给发文部门。
（2）收文传阅应根据需要，按照指定的程序进行，传阅环节应标明传阅截止日期。
3.收文处理与归档（1）收文应根据工作需要及时处理，及时查找相关资料、反馈相关意见或决定。
文件收发管理规定(行政管理制度之八)
文件收发管理规定第一条为规范公司文件管理工作，提高工作效率，特制订本规定。
第二条文件管理由行政管理中心负责，具体操作为前台文员或综合管理部行政人员。
第三条文件管理内容主要包括1、文书类：外来函、电、文（法律文书除外）,本公司各种文件、资料;2、邮件类：快件、信件、邮件;3、报刊类：报纸、杂志等.第四条邮件类文件的收发.1、各中心或部门的邮件发件工作，各中心或部门应包装好后,交前台统一发件;各中心或部门的邮件由行政管理中心统一收件，邮递(快递)公司将邮件统一送到公司前台。
2、前台文员将文件签收后,做好《文件收发登记表》后，通知各收件人前往前台领取文件。
3、领取文件时，领件人应在《文件收发登记表》上签字，确认文件无拆封，并已领取.4、属领导亲启的文件，应交领导亲自拆封.属机要文件（如法律文书等），应由机要人员签收。
其它行政信函由公司行政管理中心领导或秘书拆封,对外来开了口的密件拒绝签收.第五条文书类文件的收发。
1、外来函、电、文收件时，应做好《文件收发登记表》，并附上《文件传阅单》，报行政管理中心领导处理。
2、本公司外出参会时，开会带回的文件及资料应及时送交档案管理员进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用.3、以公司名义发出的文件，应按文稿标准格式拟稿。
经行政管理中心核稿，公司总裁批准同意后，由秘书或前台文员做好《发文登记》后方准发出。
4、发出的文件,应留好底稿，存档案室备查。
5、文件收发员应严格执行保密制度。
机要文件收发时,要标明文件性质、机密程度、挂号或机密,要封闭严密，严防丢失、泄密、误事。
第六条公文的阅批与分转1.正式文件由行政管理中心领导根据文件内容和性质阅签后，送领导和承办部门阅办；重要文件或急作应立刻呈送公司总裁阅批后送承办中心或部门阅办.为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完毕.2。
一般性质的函、电、文、单据等，由前台文员直接通知各相关中心或部门处理.如涉及几个中心或部门会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
行政收发文管理制度
行政收发文管理制度一、总则为规范和统一机关行政收发文工作，提高行政效率和办事效率，保证行政文书的权威性、准确性和及时性，制定本管理制度。
二、收文管理1. 接收文书：机关应设立专门的收文岗位，接收来自上级机关、其他单位和个人的各类文书，并签收传真、邮政信函等形式的文书。
2. 公文编号：收到的公文应按照统一编号规范进行编号，编号应具有一定的时序性，方便查阅和管理。
3. 文书传阅：对于重要文件和文件传阅的，应按照规定的程序进行传阅，确保文件传达到位。
4. 保密措施：对于涉密文件和信息，应严格执行机关的保密规定，确保信息安全。
三、发文管理1. 发文申请：机关内部需要发文的，应经领导批准后，填写发文申请表，明确发文内容、目的和对象。
2. 发文起草：对于一般性文书，应由相关部门进行起草，确保文书表达准确、清晰。
3. 发文审批：对于重要文件和涉及重大事项的文书，应经过上级主管部门审批后方可发文。
4. 发文签发：经过审批的文书应由主管领导签发，签发人员应具备相应的授权和权限。
5. 发文送达：发文应按照规定的方式送达到相关单位和个人，同时应做好发文记录和跟踪。
四、收发文管理流程1. 收文流程：- 邮件收取：机关收文岗位接收来自邮递员的邮件，进行登记和分发。
- 传真接收：机关收文岗位接收传真文书，进行打印和登记。
- 电子邮件收取：机关专人接收电子邮件，并及时查阅和分发。
2. 发文流程：- 发文申请：部门填写发文申请表，领导审批后进入起草阶段。
- 发文起草：部门起草文书并送审，经过审批后进入签发阶段。
- 发文签发：主管领导签发文书，并交由发文岗位进行发文处理。
- 发文送达：发文岗位按照规定的方式送达文件，并做好发文记录。
五、收发文管理制度的执行1. 培训和培训：机关应定期开展各类收发文管理培训，提高各部门和工作人员的收发文能力和素养。
2. 监督和检查：机关领导应加强对收发文管理工作的监督和检查，发现问题及时纠正。
3. 效果评估：机关应定期对收发文管理工作进行效果评估和整改，不断提高管理水平和工作效率。
行政收发文管理制度
1.目的为更好规范和完善公司各部门对公司行政收发文的管理，特制定本制度。
2.范围适用于公司内部各部门行政类文件的收发管理。
3.职责3.1行政部：负责公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的保管、管理、归档工作及外来行政单位行政类文件的承办、归档工作。
3.2各部门：负责本部门文件的起草、保管和管理工作。
3.3总经理负责及时对各类文件的审批工作。
4.内容4.1 文件分类。
行政类文件公司内部行政收发文和公司外部行政单位行政收发文，公司内部行政收发文是指以各部门为单位之间的收发文，如请示、报告等，由各部门负责起草、收集、整理。
公司外部行政收发文是指公司与外单位之间公文往来，由公司行政部负责起草、收集整理及归档。
4.2文件的保管。
各部门文员负责本部门文件的保管。
4.3文件的编号公司内部行政类文件收发文，应按规定的编号要求编制，各部门文件的编号：行政部：JFWX***（文件序号）物流部：JFWW***（文件序号）生产部：JFWS***（文件序号）质检部：JFWZ***（文件序号）计财部：JFWJ***（文件序号）业务部：JFWY***（文件序号）前面字母部分为各部门行文代号，后面为文件序号，文件序号每年1月1日重新从001开始编号。
4.4文件的起草、审核、批准和发放、归档。
4.4.1文件的起草。
各部门文件的起草由所在岗位人员负责起草。
公司对外文件，由行政部负责起草。
公司各类文件的编写必须按照行政部规定的格式进行编写。
4.4.2各部门文件由各部门主管进行审核后发文，然后上报；公司对外文件由总经理进行审核后发文。
4.4.3文件的批准。
由公司总经理进行批示后执行或处理。
4.4.4对于一些知晓性文件，如通知、规定类的文件，经总经理批准后，由起草部门复印后分发到各部门，文件正本归档保管。
对于一些承办性文件，经总经理批示后，交由承办单位承办。
承办单位处理完毕后，在文件上写上处理结果，然后交由文件起草部门存档保管。
4.4.5文件的归档。
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行政文件收发、传阅、管理制度
第一章总则
第一条为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高公文处理速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文管理的有关规定，结合公司实际，特制定本制度。
第二条文件管理内容：上级部门来文；同级单位来文；本单位上报、下发的各种文件、资料。
第三条本公司的各类行政文件统一由综合事务部归口管理。
第二章收文的管理
第四条收文办理的程序一般包括：签收、编号、登记、分送、阅示、分办、催办、保管、归档、销毁等
第五条公文的签收：签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，检查无误后再进行签收。
第六条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。
登记项目一般包括：收文日期、收文编号、来文单位、发文字号、文件标题等。
第七条文件的阅批与分转
一凡正式文件应附上“公文处理笺”，由总经理（或董事长）根据文件内容和性质阅签后，文书工作人员分送承办部门（或分管领导）阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导阅批（如领导不在，先电话告知，并请求处理意见）后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误
事，一般应在当日内阅签完毕。
二为加速文件运转，文书工作人员应在当日或次日将文件送至承办部门办理；如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两个工作日（特殊情况例外）。
第八条文件的传阅
一传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借他人阅看。
二阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交给文书工作人员，阅批文件一般不得超过两个工作日，阅后应签名以示负责；如有领导“批示”、“拟办意见”，文书工作人员应立即送有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
三文件阅完后，应交给文书工作人员，不得横传。
第三章发文的管理
第九条发文的范围：凡是以公司名义上报、下发的各种文件均属发文范围。
综合事务部应根据交办部门进行分类编辑和归纳。
第十条发文的程序：
一各部（室）、项目部需要发文的，发文内容由本部门草拟文稿。
二文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、分发份数、拟稿部门与拟稿人。
三部门负责人核稿并签字后送综合事务部。
四综合事务部对文稿内容、格式进行把关和审核，确定内容无误后将文稿送主要领导（董事长或总经理）签发。
五经相关领导签发后的文稿，由综合事务部统一印刷，并立即电话通知发起部门；该部门务必在一个工作日内领取文件，并将文件送至各接收单位。
第十一条经签发后的文稿，如必须改动时，应经签发人同意方可改动。
第四章行文准则
第十二条公司文件需采取以下格式进行行文：上下页边距：2.54cm;左右：3.17cm; 标题正文均采用宋体或楷体字体；标题：三号字体；正文：小四或五号；下右侧编页码；结尾公司、部门名称；年、月、日。
第十三条对外报送的文件统一采红头文件的格式，凡可以用各部门名义行文的，一般不用公司名义行文。
公司各部门之间原则上不许行文。
第十四条用公司名义行文的公文有：
1、向政府、有关部门的申请、报告、请示等工作；
2、向工商、税务、银行及有关单位联系重要事务；
3、向部门下达指示、决定、任务、批示等。
第十五条发文字号包括公司代字、年份、序号。
第十六条草拟公文，首页要使用公司规定的发文文头稿纸，草拟公文应注意：
1、情况要确定，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要简短。
2、人名、地名、数字、引文要准确。
时间应写具体的年月。
3、公文中的数字，除发文字号，统计表，计划表，序号，百分比，专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。
第五章文件的借阅和清退
第十七条文件的借阅
一需要借用的文件，需要向综合事务部办理借阅手续，明确责任人、借阅时间和归还时间。
二借阅人必须做好保密工作，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读，不得复印带走。
第五章文件的立卷归档
第十八条文件归档工作依照《档案法》及时整理（立卷）、归档。
第十九条存档时，要求把文件的签发稿、公文处理笺、正文、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
第二十条所有行政发文保存一份，年终整理形成年度文件档案资料。
第二十一条所有行政来文保存按照来文单位、来文字号进行统一整理（立卷）、归档。
第二十二条要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
第六章文件的销毁
第二十三条对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，经总经理（或董事长）审核批准后方可销毁。
销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销；下发至各部（室）的无密级文件由其自行销毁。
第七章附则
第二十四条本制度由贵州众恒爆破工程有限公司综合事务部负责解释，自发布之日起执行。