管理沟通全集8.写作
管理沟通与技巧第八章
沟通应该是意思的交流，而不仅仅是词汇的 交换，为了真正领会一个某一个人所说的话 语的含义，我们不但有必要了解这个人的世 界观和文化价值观，而且还要揣摩其没有用 文字表达出来的那些言外之意、措辞的特殊 用意以及信息的组织与传递方式。
沟通是管理过程中的重要一环，无论国内企 业还是跨国企业都一样。即便在同一文化背 景之下，沟通也常常会遇到障碍，更不要说 是在不同的文化背景之下。
说话婉转的人可能爱动脑子，可能胆小羞怯， 也可能爱操纵别人。
说话婉转的人同时喜欢猜测别人话里行间的 意思，有时也很搞笑。美国人一般喜欢赞赏 别人，所以到中国人家里做客，总会说这个 工艺品漂亮，那张画好看。
有的中国人以为称赞的言外之音是他/她也想 要，会在晚会散席的时候将那件物品当礼物 送给他/她，弄得别人瞠目结舌，不知所措。
years we shall see its equal，we are, to our regret,
compelled to return your divine composition, and beg you a thousand times, to overlook our short sight and timidity.”
如果一个人在别人还没说完话就插进来，会 被视为不礼貌，遭到白眼。
拉美人沟通模式
这样的方式却未必被视为有效。 他们的对话方式是，A开始说话，但在A尚未
停下时，B就应该插嘴，打断对方，并自己接 着往下说。 然后B在还未结束时，A插进来继续。 打断对方被看成是对对方的谈话感兴趣，而 且自己也有很多感受要分享。 如果不插嘴，则说明话题无趣。
平时大家经常笑话男人与女人在沟通时“牛 头不对马嘴”就说明了这一点。英文中有 “男人来自火星，女人来自金星”的说法。
管理沟通与写作沟通
××年××月××日
八、常用公文
常用的几种公文：通知、通报、公告、 报告、请示、函、会议纪要。
（一）通知与通报
1、通知涵义：
发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发
上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机
关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免
人员。
特点：
1.发布性
2.批示性
3.中转性
4.广泛性
管理沟通与书面沟通
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则——4C：
正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
二、写作过程
1．收集资料 2．组织观点
(1) 分组
(2) 筛选
(3) 归纳标题
辽宁有公路交通管理部门，在路边的警 示牌上写道“违章撞死白撞”。
七、应用文的语言特点
3、明确： 明白、确切，不犯语法逻辑错误。
（1）用语慎审周密，分寸恰当 （2）用限制性的词语表示出事物的差别 （3）运用数字明确表述事物 （4）注意前后照应，避免互相矛盾 （5）不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号 4、简约：
· 解释说明问题
·报告进展情况
·记录事实、信息或观点 ·在某一点上树立权威或声望
·推销
·宣传公司组织内外的努力和结果
·通知一大群体
·为正在进行的工作提供证据
·引入或推动关于主题的讨论 ·指示命令
七、应用文的语言特点
语言特点
庄重 平实 明确 简约 得体
七、应用文的语言特点
1、庄重： 庄严、郑重。 “板起面孔说话”
5、得体： 要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境
管理沟通-平时作业XXX
管理沟通-平时作业XXX答：如果我是XXX，我会采取以下措施：1.尽快了解部门运作程序，对部门的工作有更深入的了解，这样才能更好地与下属沟通和制定计划。
2.注重听取所有下属的意见，不要偏听偏信，对于下属的直言要认真对待，不要轻易忽略。
3.平等对待所有下属，不要因为个人喜好或偏见而对下属分别对待，这样会引起下属之间的矛盾和不满。
4.建立良好的沟通机制，加强与下属的沟通，及时了解下属的想法和意见，以便更好地指导和管理下属。
5.注意维护下属的士气，关注下属的工作情况和心理状态，及时解决下属的问题和困难，使下属感受到领导的关心和支持，提高下属的工作积极性和执行力。
2、XXX没有使用有效的沟通策略，没有考虑到XXX的立场和利益，只是一味地争取自己部门的利益，没有给XXX留下足够的空间和余地。
如果你是XXX，你会采用这样的说话策略？如果我是XXX，我会采用以下策略：1、明确自己的目的，即争取更多的名额，并且考虑到公司的利益和XXX的立场。
2、使用积极的语言和态度，向XXX提出请求，并且给出充分的理由和解决方案。
3、尊重XXX的决定，并且表达自己的理解和接受，同时寻找其他的解决方案，例如通过内部调剂或者其他奖励措施来鼓励员工的积极性。
XXX在与XXX交流时，只考虑自己的立场，缺乏对对方立场的关注。
此外，他的语气也缺乏对上司的尊重。
如果我是XXX，我会更加注重对方的立场，尊重上司，并更加委婉地表达自己的想法。
XXX向XXX表达了公司组织旅游活动的赞赏，并询问了这个想法的来源。
XXX回答说，这是为了感谢员工的辛勤工作，提高公司的凝聚力。
XXX表示，员工都非常热情，但是计划部的人似乎很争抢这10个名额。
XXX解释说，这是因为计划部有几个人的工作态度不够积极，这是对他们的一个提醒。
如果他们不能去旅游，对他们的打击会很大，而且会影响公司的效果。
XXX认为，这些人可能有一些生活中的原因，导致他们的工作态度不够积极。
如果公司能够让他们去旅游，他们会有所感悟，促进他们改进。
管理沟通与写作沟通培训讲义(ppt39张)
反面的例子：
应用文的简约也是有度的，不能太简， 不能简到让人不能理解的地步。
如:
“自行车刹车厂”不能简化为“自刹厂”
不能把“上海吊车公司”简化成“上吊 公司”。
七、应用文的语言特点
5、得体： 要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境 （1）要适合发文者的身份
（2）要适合题旨
（3）要适合对象
（4）要适合语境
五、书信撰写的具体技巧
A．写信前 1．信的主题是什么? 2．你为什么写这封信? 3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者 4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么? ·现有知识 · 需要知道的知识 B．信写完后 你撰写的信（回答“是”“否”） · 清楚 · 按逻辑顺序编排 · 语法正确 · 没有行话和俚语 · 语言简洁明了 · 惹入喜爱、有礼貌、有益 · 准确 · 完整 · 迅捷
（四）会议纪要与会议记录
1、会议纪要的含义： 记载、传达会议情况、议定事项和主要精神， 要求与会单位共同遵守、执行。 会议纪要的特点： A、概括性 B、纪实性 C、系统性 D、约束性
2、会议纪要与会议记录的区别
A、性质上
B、内容上
C、形式上
D、发布方式上
（五）批复的概念
概念：批复是用于答复下级机关请示事 项的回复性公文。
学习你单位的书写公函风格并予以掌握 有一本字典在手，以检查拼写及单词 如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附 注 学会用图表來说明问题 学会用积极的动词来加重你的信息 減少用“模糊的词”，如 “很”、“非常”之类的词 保持段落简洁，一段一意 书写时要有时间感，让对方及时答复你 书写完成后，多检查几遍，再发出去
C、通知通过具体事项的安排，要求下级机关在工 作中照此执行或办理，具有较强的约束力。 D、通报的目的在于宣传教育或信息沟通。
管理沟通与写作沟通
四、书面沟通需要注意的几个问题
❖ 学习你单位的书写公函风格并予以掌握 ❖ 有一本字典在手，以检查拼写及单词 ❖ 如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附
注 ❖ 学会用图表來说明问题 ❖ 学会用积极的动词来加重你的信息 ❖ 減少用“模糊的词”，如 “很”、“非常”之类的词 ❖ 保持段落简洁，一段一意 ❖ 书写时要有时间感，让对方及时答复你 ❖ 书写完成后，多检查几遍，再发出去
管理沟通与书面沟通
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则——4C：
正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
二、写作过程
1．收集资料 2．组织观点
(1) 分组
(2) 准确
· 完整
· 迅捷
六、报告撰写的具体技巧
1．报告的主题、标题是什么?
2．看报告的读者是什么人?
· 主要读者
· 其他读者
3．撰写这份报告的原因是什么? （回答“是”“否”）
· 获取读者的支持
· 报告调查的结果
· 影响或说服读者
·对读者提出的问题进行答复
·对读者以外的人提出的问题进行答复
经过全校广大师生的努力，大家的水平得到了很大提高，排练
出了很多精彩的节目，使我校艺术节获得了很大成功。现在两
位老师回去了，谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷
心感谢，并希望今后继续得到你们的难得的支援。
此致
将“总务处”
将“难得的支援”
敬礼
改为“校长 室 ”。
改为“大力支持”。
××二中总务处（公章）
五、书信撰写的具体技巧
《管理沟通》
《管理沟通》伴随着时间的匆匆流逝，这个学期已经接近尾声了与此同时，有好多课程也即将结束。
而通过学习这门课程，使我们的沟通理念提升到了一个新的高度,让我们发现了诸多平时生活沟通中存在的问题，也对我们今后的工作起到了指导与改正的作用，真正是受益匪浅。
所以在这里,希望能够和老师分享一下我们的心得。
询问与倾听的行为，是用来控制自己，让自己不要为了维护权力而侵犯他人。
尤其是在对方行为退缩，默不作声或欲言又止的时候，可用询问行为引出对方真正的想法，了解对方的立场以及对方的需求、愿望、意见与感受,并且运用积极倾听的方式，来诱导对方发表意见，进而对自己产生好感。
一位优秀的沟通好手，绝对善于询问以及积极倾听他人的意见与感受。
通过这些有技巧的高效沟通，往往带给我们许多的益处:能获得更佳更多的合作、能减少误解、能使人更乐于作答、能使人觉得自己的话值得聆听、能使自己办事更加井井有条、能增自己进行清晰思考的能力以及能使自己感觉现能把握所做的事。
对于我们大学生来讲,学习管理沟通必然对我们今后工作有很大的帮厨，但在现阶段，如何做到与同学好好地交往，或许更是我们需要这门课程的动力。
而在经过一个学期的学习及老师指导下，对于如何与同学沟通交流也有了一定的认识。
关于沟通的重要性，古人云:“可与言而不与之言，失人。
不可言而与之言，失言。
知者不失人，亦不失言。
《论语.卫灵公》”。
那什么是沟通呢?所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换，是将信息由一个人传达给另一个人，逐渐广泛传播的过程。
著名组织管理学家巴纳德认为‘沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”。
没有沟通，就没有管理。
怎样才能有效进行管理沟通呢?我认为，目标明确、知己知彼、善“听”会“说”是最基本的有效沟通策略。
沟通必须目标明确。
沟通前，作为沟通者应当首先明确“你的沟通目标是什么?”没有沟通目标，则抓不住中心思想，不能明确表达的意图。
在与你的沟通对象进行沟通之后，很可能从他们那里得到各种不同的反应，因为他们的反应可能是不理睬或反对。
管理沟通之写作
（2）正文部分
调查性质 使用方法的详细解释 整个程序 结果 分析
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（3）最后部分
结论 建议 附录
实例分析：CNNIC提供的中国互联网市场 调查报告（网址：)
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4、报告的格式
带有公司名称地址的信头 尊敬的刘总经理： 根据您的指示，我前往冷港工业园调查我公司是否可以在 该区择址建一个工厂，现在我非常高兴地提交我的初步报 告。 正文部 该工业园区是专门用于建立企业的，位于…… 分（事 …… 实） 尽管存在这些问题，冷港工业园区的厂址在其他方面都非 常符合公司的要求，我觉得公司应该接受这一地点，并马 上开始动工。 此致！ 发展部经理 最后部分（结论与建议） 2004年12月25日
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（b）主报告
1.内容简介 2.事实和讨论 3.结论（如果合适的话，提出一些建议）
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（c）附页
1.参考书目和文献 2.附录 3.索引
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附：毕业论文的一般要素
1.摘要 2.目录 3.附图与附表一览表（非必备） 4.正文 5.注释 6.参考文献 7.附录（非必备） 8.致谢
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6、报告的写作过程 （1）确定目标 要点：做好受众分析 ——受众对信息的第一反应是什么 ——受众需要多少信息 ——以何种方式编辑信息会激发受众的 兴趣
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Case2：假如你为一家公司工作，所在部 门是信贷控制部。最近收到一封例行的信函， 要求对一家小公司提供资信证明。你们和这家 小公司在信用方面从未有过什么问题。你该如 何回信？ Case3:一家公司要举行一次公司交流研讨 会，邀请你们老板出席并且发言。但是，你们 老板不能去，因为他要对各地区的分公司进行 例行视察，并且讨论下一年的发展规划。今天， 他有事要离开办公室，要求你起草一封信，等 他回来时过目。在他离开办公室时，他咕哝着 “或许我能让老温去做这件事情”。
第4章 写作 《管理沟通(第二版)》PPT课件
◆ 信息的计划 ◆ 信息的写作 ◆ 信息的完成
三步写作法
计划
写作
完成
分析情况
适应受众
收集信息
编写信息
选择正确的媒介
组织信息
修订信息 制作信息 校对信息 发布信息
◆ 写作中的良好意愿 ◆ 写作中的换位思考 ◆ 写作中的可信度建立
☆☆☆ 礼提以 貌供主 地必题 结要开 尾的头
细 节 和
第五节 报告和建议书
[职业提升] 制作有效的商务计划
※ 概要 ※ 公司和行业 ※ 产品或服务 ※ 市场和竞争 ※ 管理层 ※ 营销策略
※ 设计和发展计划 ※ 执行计划 ※ 整体进度 ※ 主要风险和问题 ※ 主要风险和问题 ※ 财务预测和需求 ※ 退出策略
日
常
信 息
第
和二
正 面
节
信
息
☆ ☆ ☆ 头☆ ☆
以明提 间选
积确供 接择
极阐原 法最
的述因 以佳
语坏和 有方
气消额 效法
结息外 缓
尾
信冲
息开
负 面 信 息
第 三 节
☆☆☆☆☆☆☆ 预强平动增建吸 期化衡员加立引 拒论情受受受受 绝点感众众众众
和采的利的 逻取期益注 辑行望 意 诉动 求
劝 说第 性四 信节 息
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二、写作过程
1．Gather information 收集资料
files, articles, books, financial statements, interviewing by
telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases,
·没有行话和俚语
·语言简洁明了 ·惹入喜爱、有礼貌、有益
·准确
·完整
·迅捷
四、 其他文稿的写作
（一）报告
表8.2 报告的部分类型
特别报告 调研报告 计划报告 可行性报告 建设报告 正式报告
初始报告 中期报告 评估报告 检验报告 工作报告 目击报告
例行报告 操作报告 设计报告 审查报告 进展报告 非正式报告
·Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览
Hale Waihona Puke ·“Nutshell” your ideas
概括你的观点
·“Teach” your ideas
灌输你的观点
·Use the “elevator” technique
使用“电梯间谈话”技
巧
·Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧
brainstorming, free writing, etc.
2．Organize your thoughts 组织观点
(1) Batching 分组
(2) Concluding 筛选
(3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排
3．Focus the message 提炼材料
希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！
此致 致礼
×××敬上 ××年×月×日
图8.1 致谢函实例
2020/8/10
×××公司××经理先生： 敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订
购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司 第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何? 后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报 ，敝公司严守秘密。
4．Draft the document起草文章
·Compose in any order 不要在乎写作顺序
·Avoid editing
不要边写边改
·Get typed copy
使用打印件
·Schedule a time gap 安排时间间隔
5．Edit the document 修改文稿
·Edit for strategy
从策略上进行修改
·Edit for macro issues 从宏观上进行修改
·Edit for micro issues 从微观上进行修改
·Edit for correctness 就正确性进行修改
2020/8/10
三、 商务信函
（一）商务文书
（二）信函是商务沟通的重要工具
1．信函是商务文书的最主要形式 2．商务信函关系到形象问题 3．信函是商务沟通的重要工具
的措施。 • 第五部分：简要总结，发出号召。
2020/8/10
表8．3 报告撰写者清单
1．报告的主题、标题是什么?
2．看报告的读者是什么人?
·主要读者
·其他读者
3．撰写这份报告的原因是什么? （回答“是”“否”）
·获取读者的支持
·报告调查的结果
·影响或说服读者
·对读者提出的问题进行答复
2020/8/10
2020/8/10
报告的基本结构：
▲ 标题 ▲ 概要 ▲ 目录 ▲ 主体部分(正文) ▲ 结论和建议
如何起草公司年度工作报告
常见年度报告的一般性框架： • 第一部分：过去一年的工作回顾。 • 第二部分：提出下年度工作总体思路
。 • 第三部分：确定本年度的工作目标和
工作任务。 • 第四部分：明确完成上述目标和任务
2020/8/10
2020/8/10
（三）商业信件
1．书信的风格 2．信件的布局 3．写信的一些技巧 ： (1)写信当如面读 (2)开头的技巧 (3)如何结尾 (4)书写字体 (5)信函礼貌 (6)信封书写
（四）商业函件
××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百
忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于 ××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您 。
×××公司 ×年×月×日
图8.4 通知提价函实例
2020/8/10
××先生： 您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一
位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星 期，以决定其能力是否胜任。
我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中 ，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。
××公司经理 ×年×月×日
图8.5 求职答复函实例
管理沟通全集8.写作
内容结构：
◆ 写作要则 ◆ 写作过程 ◆ 商务信函 ◆ 其它文稿的写作
2020/8/10
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
2020/8/10
一、写作要则
4C： 正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
图8.3 结帐清单实例
2020/8/10
×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格
上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价 目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函 附上。
五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算 ，六月一日以后，则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上 涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购 买，务请尽早，以免误失时机。
2020/8/10
表8.1 书信撰写者清单
2020/8/10
A．写信前 1．信的主题是什么? 2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁? ·主要读者 ·其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?
·现有知识
·需要知道的知识
B．信写完后 你撰写的信（回答“是”“否”）
·清楚
·按逻辑顺序编排
·语法正确
今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。 ××公司经理×× ×年×月×日
图8.2 查询函实例
2020/8/10
××公司： 经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵
公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元 ，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意 ，期待今后更密切的合作。
×××公司(盖单) ×年×月×日