上市公司收发文管理办法
公司收发存管理制度
一、总则为了规范公司文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作，确保文件、资料、物品的安全、完整、准确，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位涉及文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作。
三、职责1. 公司办公室负责制定、修订和完善本制度，并监督执行。
2. 各部门负责人负责对本部门文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作进行管理。
3. 各部门经办人员负责具体执行文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作。
四、收发管理1. 文件、资料、物品的收发应遵循“谁收发、谁负责”的原则。
2. 收发文件、资料、物品时，应认真核对数量、品种、规格等信息，确保准确无误。
3. 收到的文件、资料、物品应立即登记，并及时传递给相关部门或人员。
4. 发出的文件、资料、物品应注明接收单位、接收人、发送人等信息，并确保及时送达。
5. 对外发出的文件、资料、物品，应确保内容保密，防止泄露公司商业秘密。
五、存放管理1. 文件、资料、物品的存放应按照分类、编号、时间等要求进行。
2. 存放文件、资料、物品的场所应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫蛀。
3. 存放文件、资料、物品的柜（架）应定期检查，发现问题及时处理。
4. 对重要文件、资料、物品应实行专柜存放，并配备必要的防盗、防火设施。
六、使用管理1. 使用文件、资料、物品时，应遵循“先存后用、先用后存”的原则。
2. 使用文件、资料、物品应注明使用人、使用时间、归还时间等信息。
3. 使用文件、资料、物品时，应爱护保管，防止损坏、丢失。
4. 使用完毕的文件、资料、物品应及时归档。
七、归档管理1. 文件、资料、物品的归档应按照档案管理规定执行。
2. 归档的文件、资料、物品应按照分类、编号、时间等要求进行整理。
3. 归档的文件、资料、物品应确保完整、准确、安全。
4. 归档的文件、资料、物品应定期检查，发现问题及时处理。
八、监督与考核1. 公司办公室负责对各部门文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作进行监督检查。
收文发文管理制度
收文发文管理制度一、目的与适用范围为规范公司收文发文工作，提高工作效率和效益，订立本制度。
本制度适用于公司全部部门和员工，在收文和发文过程中必需遵守。
二、定义和简介1. 收文定义收文是指公司接收、登记、分发和归档来自外部机构、上级机构或其他部门的文件、函件、传真、电子邮件等各种形式的文件。
2. 发文定义发文是指公司自动向外部机构、上级机构或其他部门发送各种形式的文件、函件、传真、电子邮件等。
3. 收文发文管理收文发文管理是指公司内部对收文和发文工作进行规范、管理和监督的全过程。
三、收文管理1. 收文登记1.1 全部来文必需在收到后的24小时内进行登记，包含文件标题、来文单位、发送日期、紧急程度、文件类型等相关信息。
1.2 收文登记后，需将登记表交由主管部门审核签署。
2. 收文分发2.1 收文登记审批通过后，主管部门将依据收文的紧急程度和涉及的部门，将文件分发给相关责任部门，需在接到文件后24小时内完成分发。
2.2 分发时，需在文件上注明被分发部门及人员，确保责任人接收清楚。
2.3 被分发部门接收后需签署收文确认，表明已收到文件。
3. 收文记录和归档3.1 全部收文必需依照公司规定格式进行记录，包含文号、文件类型、来文单位、日期、重要内容、归档编号等。
3.2 紧要文件必需在登记后3个工作日内归档妥当，并进行备份。
3.3 归档后，需将文件交由主管部门验收，确保资料的完整性和准确性。
四、发文管理1. 发文申请1.1 各部门需要发文时，必需向主管部门提启程文申请，包含发文事由、重要内容、收文单位等。
1.2 主管部门依据发文申请的紧急程度和紧要性，审核并决议是否批准发文。
2. 发文起草2.1 发文起草需经过审核批准后，由相关责任人进行起草。
2.2 发文内容必需准确、明确，语言简练、清楚。
需经主管部门审核后才略定稿。
3. 发文审批3.1 定稿后的发文需要经过主管部门的审批，必需与公司的战略目标和政策规定相符，且符合法律法规。
公司文件收发管理办法
公司文件收发管理办法公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。
第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。
一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。
二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。
子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。
第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。
第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。
文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。
对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA 会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。
1二、安全性原则。
办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。
重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。
文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。
三、时限性原则。
文件处理相关部门和人员应限时处理。
对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。
第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。
主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。
公司发文管理通知公司发文流程及管理规定通知
公司发文管理通知公司发文流程及管理规定通知一、背景介绍公司作为一个组织机构，为了保证内部信息的传达和管理效率，需要建立起完善的发文流程和管理规定。
本通知旨在规范公司内部的发文行为，提高工作效率，保障信息安全。
二、发文流程1. 发文申请发文申请人填写发文申请表格，包括发文标题、内容摘要、紧急程度等信息。
发文申请表格需经直接主管审批签字确认。
2. 发文审批直接主管收到发文申请后，进行审批，并在发文审批表格上签字确认。
若涉及跨部门或重要事项，需报总经理办公会审批。
3. 发文起草经过审批确认后，发文起草人员进行具体内容的撰写。
发文内容需准确清晰，符合公司规定的格式要求。
4. 发文审核发文起草完成后，由相关部门负责人进行审核，确保内容准确无误。
审核通过后，方可进入下一步流程。
5. 发文签发经过审核确认无误后，由公司领导进行签发，并加盖公司公章。
签发后的文件即为正式生效的公司文件。
三、管理规定1. 保密性要求公司内部文件涉及机密信息的，应当严格控制查阅范围，并在文件上标注保密级别。
涉密文件在传递过程中需采取加密措施，确保信息安全。
2. 归档管理公司发文应当建立完善的归档管理制度，对每份文件进行编号、分类、归档，并设立专人负责管理。
归档文件应当按照规定的期限保存，并定期清理过期文件。
3. 修改和废止对于已经发布的文件如需修改或废止，应当经过相同流程重新审批，并在新文件中明确修改或废止原因。
四、总结公司发文管理是公司内部信息传达和管理的重要环节，规范的发文流程和管理规定能够提高工作效率，保障信息安全。
希望全体员工认真遵守公司的发文管理规定，共同维护公司内部秩序和形象。
以上为公司发文管理通知内容，请各部门注意遵守执行。
收发文制度
收发文制度1. 简介收发文制度是一项由任何机构或组织所实行的日常管理的工作流程。
它是指对于在机构或组织中产生的文稿、文件和资料，按照一定的制度进行传递、管理、归档和处理的规范。
收发文制度不仅可以保障工作的高效及保密性，同时也可以强化管理的规范化和制度化。
2. 制度内容2.1 文档种类根据机构或组织的管理需求，文档可以分为以下几种：1.内部文档：仅限内部交流使用的文档，如内部邮件、内部短信、内部传真等；2.外部文档：与外界交流的文档，如发给客户的合同、公告、招标文件等；3.标准文件：机构或组织规章制度、政策文件等；4.档案资料：包括历史记录、账户档案等。
2.2 收文规定收文须指定专人负责，收到文档后，应根据文档密级的不同进行分类、编号，并及时归档。
各种收文的规定如下：1.外部文档：收件人应在文档上签字确认已经收到，并完成登记和归档工作，避免遗失或泄漏信息；2.内部文档：保证信息的保密性，应在文档上加密，以防止外部人员非法获取；3.标准文件：应严格按照发出方所规定的处理方式执行，避免违反法律规定和组织规范；4.档案资料：应按照档案管理法律法规进行管理，分类、整理和保管。
2.3 发文规定发文须指定专人负责，对于不同的文档种类应遵循不同的发送方式。
具体规定如下：1.外部文档：发件人应当确认好收件方是否有能力接收该类邮件，并在发送邮件时注意文档大小、附件类型等以避免邮件丢失或被拦截；2.内部文档：可以使用电子邮件、电子短信、内部通讯工具等方式发送，但应注意信息的保密性，对于涉及到机密信息的文档应加密发送；3.标准文件：应在规定的文件上签字、盖章，按照约定的流程发送；4.档案资料：经审核、核准和签字确认后，应按照档案管理法律法规进行传递、整理和保管。
2.4 文档处理对于各类收到的文档，机构或组织应根据不同的处理情况进行逐一处理、记录和跟踪。
具体内容如下：1.外部文档：应根据发件人的意见和机构或组织的意见进行回复或处理；2.内部文档：应及时回复和处理，并记录相关跟进信息，确保工作规范和高效；3.标准文件：应按照机构或组织规定的文件进行处理和归档；4.档案资料：应按照档案管理法律法规进行整理、评估和排列。
收发文管理规定
收发文管理规定管理规定一、对外收发文1、收发文原则。
对外的总收发置于管理部（总务处），原则上采取统一收发、分散保管的方式。
2、对外收文的启封。
2、1 收文者是公司名称，由总务处收发员启封收文。
2、2 收文者是部门名称，由部门文书管理员启封收文。
2、3 收文者是私人名称，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。
3、对外发文。
3、1 对外发文原则上则上一律以公司名义行文，并由总务处总收发发送。
3、2 如须以部门名义行文时，须由总务处文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务处总收发发送。
4、对外收发文编码原则。
对外发文工编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。
如：朗 X字第0-0-0-。
4、1 第一码代表本公司。
如：使用公司名称中的“朗”字来代表“深圳X X X 有限公司”。
4、2 第二码代表发文部门。
总：代表总经理室。
管：代表管理部。
业：代表业务部。
4、3 第三、第四码代表发文的公历元年度。
如：01代表公元2001年。
4、4 第五、第六码代表发文的月份。
如：01代表1月。
4、5 第七、第八码代表发文的日期。
如：01代表1日。
4、6 如该日发文有两件以上时间则可加一位流水码，并以“-”符号连接。
5、存档。
5、1 对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝到其他单位存档，作为凭证。
5、2 管理部总务处收发人员须设置“对外收发文登记簿”，并对每一件的对外收发文予以登记，以便追踪查核。
二、对内收发文1、收发文原则。
1、1 为简化作业程序起见，对内收发文除公告外，原则上一律使用“内部公文单”作业。
1、2 必要时须经总务处同意始可变更格式作业。
2、公告。
2、1 对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务处总收发，经由总务处呈总经理核准后方可发文公告。
2、2 公告除由总务处总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日后追踪的凭证。
3、内部公文单。
内部公文单签办，存档说明如下：3、1 收发文原则。
文件收文管理制度通知
文件收文管理制度通知为了规范文件的收文管理工作，提高工作效率，确保公司的正常运转，现将公司文件收文管理制度通知如下：一、收文登记1.1 所有收到的文件必须立即进行登记。
登记内容包括文件标题、发文单位、发文日期、收文日期、文件号、文件分类、备注等。
1.2 登记表格必须填写清楚、准确，不得遗漏或填写错误。
1.3 登记表格必须及时更新，确保信息的及时性和准确性。
二、文件分类2.1 收到的文件必须按照文件分类标准进行分类，分为紧急件、重要件、一般件等。
2.2 不同分类的文件应采取不同的处理措施，确保紧急件和重要件能够及时处理。
2.3 对于一般件，可以根据情况设置处理周期，确保在规定时间内完成处理。
三、文件处理3.1 收到的文件应按照登记信息中的发文单位等信息进行处理。
3.2 对于需要回复的文件，必须及时回复，并在登记表格中记录回复情况。
3.3 对于需要转发或交办的文件，必须按照指示及时转发或交办，并在登记表格中记录处理情况。
四、文件保管4.1 收到的文件必须妥善保管，确保文件的完整性和安全性。
4.2 文件保管期限一般为2年，超过保管期限的文件必须按照规定进行销毁。
4.3 对于重要文件，应及时归档并保留备份，以便查阅和查询。
五、监督检查5.1 对文件的收文管理工作进行定期检查，确保各项规定得到执行。
5.2 对管理不力或存在问题的单位或个人进行整改和督促，确保问题得到及时处理。
5.3 对文件收文管理工作进行绩效评估，对表现优秀的单位或个人进行表彰和奖励。
六、附则6.1 本制度自发布之日起正式执行，制度内容如有调整或修改，将另行通知。
6.2 对于特殊情况或临时文件，可根据具体情况采取灵活处理方式，但必须记录并报告领导。
6.3 对于制度执行中出现的问题或难点，应及时向公司管理部门汇报，并寻求解决方法。
特此通知。
公司管理部日期：XXXX年XX月XX日。
公司文件收发规定
公司文件收发规定 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】
公司文件收发规定
(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。
(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。
(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。
秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
(五)文件统一由办公室负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件和由专人按核定的范围报送。
(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。
由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
(七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
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收发文管理办法
第一章总则
第一条为规范**(以下简称“**公司”、“公司”)公文处理工作，提高行文质量和公文运行效率，依据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际，特制定本办法。
第二条子公司可根据本企业实际，参照执行本管理办法
第三条公司公文是用来沟通、协调和处理上下左右之间关系，办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书。
具体用于发布公司规章制度、管理办法，施行行政管理措施；请求和答复问题；指导、布置和商洽工作。
第四条公文处理工作必须严格执行国家及公司有关保密规定，确保公司秘密的安全。
第五条**公司办公室负责公司本部公文处理工作，包括公文的草拟、印制、审核、收发、传递、督办、立卷、归档、销毁等，并对**公司各成员企业的公文处理及**公司各职能部门的公文草拟工作进行业务指导。
第六条董事会秘书办服务于董事会，主要处理股东大会决议、董事会决议、上市公司公告，信息披露等事项，办公室予以协助。
第二章公司发文处理
第七条发文处理：发文程序包括拟稿、审核、签发、复核、打印、用印、分发、存档等。
第八条公文拟稿：一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。
草拟公文应附相应的办文依据，根据来文拟办的公文，应附来文及办公室文件处理单等；根据领导批示草拟的公文，应附有关领导批示，根据会议议定事项草拟的公文，应附有关会议纪要，因工作需要主动办理的公文，必要时应附简要说明。
第九条公文审核：公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签，部门发文也应由办公室审核。
审核内容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。
未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。
第十条签发：以公司名义发出的公文由董事长、总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。
以部门名义发出的公文，应由部门主要负责人签发。
签发人审核修改后在"签发"栏内签批"发"，并签上姓名和时间。
姓名应写全称。
未经公司领导签发或口头同意的公文，办公室拒绝承印和盖章。
公司领导口头同意印发的公文，事后，由秘书人员让同意印发的领导补签。
第十一条复核：文稿经董事长或总经理签发之后，由文件主办部门负责校对，办公室负责审核。
第十二条打印：公文必须依据签发的文稿打印，其全部内容必须与文稿一致，不得在打印过程中擅自增加或减少原文内容。
没有特殊情况，当天签发的公文，当天印发。
打印文稿清样必须认真校对，保证不出现错漏现象。
若发现原稿中有错漏、疑问之处，应向拟稿人或签发人提出检查核对，由签发人考虑改定，校对人员不得擅自修改。
第十三条用印：经审核履行正常公文审批程序，复核无误的文稿打印成正式文件后，由办公室专职人员在文件落款部位盖章。
第十四条分发：办公室根据文件报、送、发的范围，负责将文件分发至相关单位、部门或个人。
无特殊情况，收发人员必须做到当天印制的公文，当天送达，并认真履行发文登记手续。
第十五条存档：要留下领导签字的稿本和两份正本交档案室立卷存档。
第十六条公文处理人员必须严格遵守各项保密制度。
对所经手的各类公文、资料要妥善管理，不失密，不泄密，确保安全无事故。
第三章公司收文处理
第十七条收文处理：收文程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、存档等。
第十八条签收：办公室在收到有关单位文件时，应在对方文件签收本上签名，表明文件已经收到。
办公室应每天及时查收公司信件、邮箱及传真。
以公司为收件人的信件由办公室拆封，其中注明绝密、机密的信件由办公室主任拆封，以公司领导为收件人的信件由领导本人处理，以部门为收件人的信件由部门拆封。
第十九条登记：收到外来文件后，收文部门根据文种及发文时间顺序进行编号、登记，并在文件的前面帖附《文件处理单》，详细填写其中的"来文单位"、"来文字号"、"文件主题"等
内容。
第二十条拟办：提交办公室主任提出拟办意见。
第二十一条批办：根据拟办意见送交分管领导签署阅批意见或送有关部门阅办。
第二十二条承办：办公室根据分管领导批示意见，登记在《公司领导批办文件登记薄》上，并根据批办意见，及时送交承办部门签收。
涉及到跨部门的，执行会签程序在《文件处理单》依次签署意见。
承办部门根据公司领导对收文的批办意见，尽快办理、落实文件内容。
办理完毕后，填写办理结果反馈单，及时送交办公室，由办公室负责向批办领导反馈。
属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调工作，协办部门则要积极配合，力戒互相推诿。
第二十三条催办：承办人办理期间，办公室应及时催办办理进展情况，提醒领导和相关人员尽快阅处，保证领导批办文件的限期落实，提高办事效率。
第二十四条存档：承办事项办结之后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，由办公室负责将及时将公文拟文纸、正本和有关材料整理立卷。
第四章公文的归档
第二十五条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。
第二十六条各部门要有专人负责管理公文，对公司领导批办文件、直接到部门的外来文件要妥善保管，承办完毕后及时送交办公室归档，部门确需暂存，可暂存文件复印件。
第二十七条没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和主管负责人批准，可以定期销毁。
第四章附则
第二十八条除重要公文和特殊要求外，可充分借助办公自动化系统推进无纸化办公，提高效率，减少浪费。
第二十九条本制度由**公司办公室负责制订、修改并解释。
此前**公司的相关管理规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第三十条本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。
第三十一条本制度经**公司总经理办公会审议通过后生效实施。
**收文处理单
收文编号收文时间：年月日
**领导批办文件登记薄。