行政专员工作内容

行政专员
的主要工作职责：

一行政管理工作
1•
制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部 门及人
员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提 高制度的可执行
性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。
2•
部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司 领导意
图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通， 尽可能及时
了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。
在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作， 协调与各部门之间的关系， 建立服务意识。
3•
绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围 为公司全
体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现， 使员工了解自己的工
作表现与取得报酬、 待遇的关系，获得努力向上、 改善工作的动力。使员工有机会参与公司 管理程
序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应 相匹配。以岗位
职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核 可采取上级评议、同级同
事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。

二、 日常行政事务处理

1•
接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁 私用，一
律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语， 热情接待，要认真倾听来访者的叙
述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 —
2•
文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导 落实。文
件制发后，应先分类整理再按要求进行归档， 公司内部综合类档案原则上以半年为
周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全； 便于公
司和社会对档案的有效利用。
3•
例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时
间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。 —
4•
车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市 内参加各
种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、 重要公务或因路
远等必需用车的情况时可酌情批准派车。 公司组织集体活动，酌情安排用车。
5•
日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及 监管，及
时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。

三、 外部沟通

1•
政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立 起真诚信
任的关系，端正自己的位置，灵活处理。
2•
合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进 行有效的
沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。 二 ___________________________
3•注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作 伙伴［
客
户］的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与 合作伙伴的友好
关系。 在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的 定期沟通活动或轻松的
就餐，与合作伙伴建立经常性的沟通。 以促进彼此的了解与进一步的 合作。
行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、
不起眼的事务，但是行政工作在企业中的作用是不可小视的， 所以也要求从事这个岗位工作
的人员要具备一定的职业素养。
从事行政专员所具备的素质：
1.
工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、 企业行政管理系统及企业文化
有所了解。

2.
工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。

3.
业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷” 。

爱实习网建议：
行政专员是每个公司所必须具备的岗位， 以上所介绍的只是通常的工作内容， 当然具体事务
要根据各个公司的具体情况而定， 但不会差的很多。在这里我们爱实习网也给广大的大学生
朋友们提供一些工作心得：
1•
跟上公司的主旋律，注意公司的发展趋势； 二 ___________________________________________
2•
寻求晋升空间，行政工作不是你最终想要的，积累了一定的经验，可以设法让自己能够胜 任更重要
的职位，让老板赏识你；
3•
及时充电，你喜欢什么想学什么，那就马上行动，买些书或者去图书馆看些书，这对自己
是有百益而无一害；
4•
学历并不代表能力，要适当地改造自己。一开始的形象有好有坏，你可以多问下别人的看
法，试着改变自己；
5•
有责任心，了解公司的企业文化， 有创新意识。责任心固然重要，但工作的效率也很重要， 所以
时刻准备挑战工作出现的难题，想问题要全面；
6•
制定工作和学习计划，规划自己的人生；
7•
了解各部门的特点和习惯，针对性地做好材料的准备和沟通工作，可以加速公司决策的进 度。行政
专员对员工要尽量关心和帮助， 同样老板其实也是普通人，人总会有不适，人总会
有脾气，我们应该给予谅解。

行政助理
就像是兢兢业业的管家， 可以将企业这个大家庭中杂乱无章的 事务管

理得井然有序，在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工， 通过安排主管日程、 填写计划 列表、
处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成 文件归档等各项
工作，从多方面综合性地完成高质量的 行政管理工作。尽管工作相对繁琐，
但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择， 他们通过在此岗位上的锻
炼培养，有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、 建立相应人脉网络的基础上， 获得 更为广
阔的发展空间。
行政助理
的工作内容以公司运营保障为主，

工作内容较多元化，但较基础。 |
比如工作内容为
：

1
、人事档案管理
2
、人事考核作业

3
、员工教育培训
4
、作息考勤管理
5
、奖惩办法的执行
6
、各类公告的发布

7
、 招聘、录用、升迁、离退职的办理
8
、 各项规章制度监督与执行
9
、 协助经理制订公司各项管理制度及业务计划
10
、 全面组织及督导店员的销售工作
11、 办公用品的预算及购买应具备的条件： 1.
工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、 企业行政管理系统及企业文化
有所了解。
2.

工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。

3.
业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷” 。
行政助理的工作内容，行政助理应该具备的素质，抓住几点：
你是服务性角色，你的目标就是为员工提供无后顾之忧的工作环境，帮公司留住人才；
要善于沟通，你就是是员工和领导之间的桥梁；
服从性+主动性，及时完成领导交办的任务， 既要服从领导，又要善于发现问题， 主动解决。
学习能力要强，教你一次以后，下一次就要会自己做。
凡事要站在公司的立场，为公司着想。
行政助理不一定是个专才，但会是个全才，是对你综合素质和能力的考验，平时要多留心， 多积累。

行政助理的职责
不同行业的行政助理 ⑴有不同的职责， 工业企业 的行政助理的主要职责是：
1
、 负责员工的考勤，于次月第一个工作日提供考勤报表并存档；
2
、 负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；
3
、 对一般文件的起草和行政人事文件的管理；
4
、 依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息、协助招聘工作；
5
、 处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；
6
、 及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；协助做好公司人力工作的管 理、培训
与指导；
7
、 组织公司各种活动的策划；
&负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。

行政助理的能力要求

行政助理必须能够熟练地准备统计报表、 书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个
人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint，以及创建多种专业文件的经验。
分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断， 并且要对公
司的发展和表现进行逐步地监控。