企业电子档案管理平台建设实施方案
建设工程电子档案实施方案
建设工程电子档案实施方案一、项目概述建设工程电子档案实施方案是为了规范建设工程档案管理工作，推动档案电子化建设，实现档案信息化管理的目的。
本方案旨在通过建立健全的电子档案管理体系，提高档案管理工作的效率和质量，为建设工程的安全、质量和顺利移交提供保障。
二、实施目标1. 建立健全的建设工程电子档案管理体系，实现档案信息化管理。
2. 提高档案管理工作的效率和质量，减少人为差错，降低管理成本。
3. 保障建设工程档案的完整性、可靠性和安全性，为建设工程的监理和验收提供有效支持。
三、实施内容1. 建立电子档案管理平台（1）选取合适的电子档案管理软件，建立专业的建设工程电子档案管理系统。
（2）确保电子档案管理平台的安全性和稳定性，做好数据备份和恢复工作，保障档案信息的完整性和可靠性。
2. 建设档案数字化（1）对已有的纸质档案进行数字化处理，建立电子档案库。
（2）确保数字化过程的准确性和完整性，采取合理的技术手段，防止信息丢失或损坏。
3. 制定电子档案管理规范（1）制定建设工程电子档案管理办法和操作规范，明确档案管理的原则、程序和要求。
（2）培训电子档案管理人员，确保他们理解和遵守相关规范和要求。
4. 建立档案检索和利用机制（1）建立便捷的电子档案检索和利用机制，提高档案信息的利用价值。
（2）建立权限管理机制，保障档案信息的安全和保密性。
5. 加强档案信息的保护和安全（1）建立电子档案信息的安全管理体系，包括网络安全、数据加密、访问控制等方面的措施。
（2）制定灾难恢复计划，确保电子档案信息在灾害发生后能够及时恢复。
四、实施步骤1. 确定电子档案管理平台的建设方案，包括软件采购、硬件设备的选取、系统部署和测试等。
2. 组织档案数字化工作，对纸质档案进行扫描、编目和归档。
3. 制定电子档案管理规范和操作规程，培训电子档案管理人员，确保他们能够熟练掌握电子档案管理系统的操作。
4. 建立档案检索和利用机制，进行相关技术开发和应用调试。
电子档案的实施方案
电子档案的实施方案随着信息化和数字化的不断发展，电子档案的管理已经成为了各行各业不可或缺的一部分。
电子档案的实施方案对于企业、政府机构以及各类组织来说都具有重要的意义。
本文将就电子档案的实施方案进行探讨，以期为相关单位提供参考和指导。
一、电子档案的建设目标。
在制定电子档案的实施方案之前，首先需要明确电子档案建设的目标。
电子档案的建设目标应当包括但不限于以下几个方面，提高档案管理的效率和质量、保障档案的安全性和完整性、提升信息资源的利用价值、推动信息化建设和数字化转型。
二、电子档案的实施步骤。
1. 确定电子档案管理的范围和内容。
在实施电子档案的过程中，首先需要明确电子档案管理的范围和内容，包括哪些类型的档案需要进行电子化管理，以及这些档案的具体内容和要求。
2. 选择合适的电子档案管理系统。
根据实际需求和情况，选择适合自身的电子档案管理系统，确保系统的稳定性、安全性和可靠性。
3. 制定电子档案管理的规范和标准。
建立健全的电子档案管理规范和标准，明确电子档案的采集、整理、存储、检索、利用等方面的具体要求和流程。
4. 进行电子档案管理系统的建设和实施。
按照规划和设计，进行电子档案管理系统的建设和实施工作，确保系统的正常运行和使用。
5. 进行电子档案管理系统的运行和维护。
建立健全的电子档案管理系统运行和维护机制，确保系统的稳定性和安全性。
三、电子档案的管理与保护。
1. 加强电子档案的安全管理。
建立健全的电子档案安全管理制度，采取有效的技术手段和管理措施，确保电子档案的安全性和完整性。
2. 加强电子档案的备份和恢复。
建立健全的电子档案备份和恢复机制，确保电子档案的备份及时、完整和可靠。
3. 加强电子档案的权限管理。
建立健全的电子档案权限管理制度，确保电子档案的访问和使用符合规定，并严格控制权限范围。
四、电子档案的利用与共享。
1. 提高电子档案的利用价值。
充分利用电子档案管理系统的功能和特点，提高电子档案的利用价值，促进信息资源的共享和利用。
电子档案管理实施方案
电子档案管理实施方案一、背景介绍。
随着信息化时代的到来，电子档案管理已经成为各个行业的重要组成部分。
传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息化管理的需求，电子档案管理成为了必然选择。
因此，制定一套科学合理的电子档案管理实施方案显得尤为重要。
二、目标和意义。
1. 目标，建立一套完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化和集中化管理，提高档案管理效率和安全性。
2. 意义，电子档案管理实施方案的制定和实施对于提高档案管理水平、保障档案安全、提高工作效率具有重要意义，对于企业的长远发展也具有重要意义。
三、实施方案。
1. 建立电子档案管理制度，制定电子档案管理相关规章制度，明确档案管理的责任部门和责任人，规范档案管理流程，明确档案的保管期限和处理程序。
2. 选用合适的电子档案管理系统，根据企业的实际情况和需求，选择适合的电子档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性，保障档案的完整性和可靠性。
3. 构建电子档案管理平台，建立统一的电子档案管理平台，实现档案的数字化、网络化和集中化管理，方便档案的检索和利用。
4. 完善档案管理流程，建立科学合理的档案管理流程，包括档案的采集、整理、存储、检索、利用和销毁等环节，确保档案管理工作的规范和高效。
5. 加强档案安全管理，建立完善的档案安全管理制度，包括档案的备份、加密、权限控制等措施，确保档案的安全性和可靠性。
6. 加强档案管理人员培训，对档案管理人员进行相关的培训和教育，提高他们的档案管理意识和能力，确保档案管理工作的顺利进行。
四、实施步骤。
1. 制定电子档案管理实施计划，明确实施目标、任务和时间表，制定详细的实施计划，明确责任部门和责任人。
2. 选用电子档案管理系统，根据企业的实际情况和需求，选择适合的电子档案管理系统，并进行系统的部署和测试。
3. 建立电子档案管理平台，建立统一的电子档案管理平台，包括档案管理系统的搭建和数据的迁移等工作。
4. 完善档案管理流程，根据电子档案管理的特点，完善档案管理流程，包括档案的数字化、整理、存储、检索和利用等环节。
电子档案建立实施方案
电子档案建立实施方案一、背景。
随着信息化和数字化的快速发展，各行各业都在积极推进电子档案的建立和管理。
电子档案作为一种新型的信息载体，具有存储容量大、检索速度快、共享方便等优点，已经成为现代档案管理的重要组成部分。
因此，建立电子档案实施方案，对于提高档案管理的效率和质量，具有非常重要的意义。
二、目标。
1. 实现档案信息化管理，提高档案管理效率；2. 确保电子档案的安全性和可靠性；3. 便于档案的检索和共享，提高档案利用率；4. 规范档案的建立、归档、借阅和销毁流程。
三、实施方案。
1. 电子档案系统建设。
（1）选用合适的档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性；（2）建立档案数字化处理流程，包括扫描、识别、归档等环节；（3）建立档案数据备份和恢复机制，保障档案信息的安全。
2. 档案管理流程规范。
（1）建立电子档案建立、归档、借阅和销毁的规范流程；（2）制定档案管理规范和标准，明确档案管理的责任部门和人员。
3. 档案信息安全保障。
（1）加强对档案信息的权限控制，确保档案信息的安全性；（2）建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息的监控和保护。
4. 档案利用与共享。
（1）建立电子档案检索系统，便于用户检索和利用档案信息；（2）建立档案信息共享平台，促进档案信息的共享和交流。
四、实施步骤。
1. 确定电子档案建立的需求和目标；2. 选用合适的档案管理系统，并进行系统的部署和配置；3. 制定电子档案管理规范和标准，并进行培训和推广；4. 开展电子档案建立工作，包括档案数字化处理、数据备份等；5. 加强对电子档案信息的安全管理和监控；6. 建立档案信息共享平台，推动档案信息的共享和利用。
五、评估与改进。
建立电子档案建立实施方案后，需要对实施效果进行评估，及时发现问题和不足，并进行改进和完善。
同时，不断跟踪和引入新技术，提高电子档案管理的水平和效率。
六、总结。
电子档案的建立实施方案是档案管理工作的重要组成部分，对于提高档案管理的效率和质量，具有重要的意义。
电子档案管理系统建设方案
电子档案管理系统建设方案目标与范围在这个信息化飞速发展的时代，电子档案管理系统已经成为各行业的“新宠”。
为了迎合这种趋势，提升工作效率，还能省下不少纸张，建立一个高效、安全的电子档案管理系统尤为重要。
我们的目标是通过这份方案，清晰地列出系统的目标、功能和实施步骤，为组织提供一个实际可行且可持续的解决方案。
这套系统的关键目标就是实现档案管理的电子化，确保档案信息的安全、完整、易查找，提升员工的工作效率，并降低管理成本。
而且，我们也会根据不同组织的实际情况来定制，确保方案的普遍适用性和易懂性。
现状与需求分析目前，很多组织依旧在使用传统的纸质档案管理方式，这种方式不仅效率低下，还占用大量空间，容易损坏。
根据某个行业协会的调查，竟然有70%的企业在档案管理上面临信息丢失、查找困难等问题，真是让人感到无奈。
在和各部门沟通后，我们发现他们对电子档案管理系统的需求主要集中在以下几个方面：- 高效检索：希望能快速找到所需档案，提高工作效率。
- 安全性：确保档案信息不被非法访问和篡改，毕竟，信息安全是头等大事。
- 用户友好：希望系统界面简单易用，减少培训成本，让大家都能轻松上手。
- 可扩展性：随着组织的发展，系统也能随之扩展功能。
- 成本效益：在考虑实施成本的同时，确保提供实用的功能，最终实现投资回报。
实施步骤与操作指南明确了目标和需求后，我们得制定详细的实施步骤。
这个过程包括需求分析、系统设计、开发与测试、培训与推广、维护与更新等。
需求分析在这个阶段，组织需要明确系统的具体需求。
可以通过问卷、访谈等方式收集各部门对系统功能的期望，整理成需求文档，为后续设计提供依据。
系统设计接下来，就是根据需求文档进行系统设计，包括用户界面和数据库设计等。
在设计时，我们要特别关注系统的易用性和安全性，确保用户能够轻松上手。
开发与测试找到合适的软件开发团队，将设计文档转化为实际系统。
在开发的过程中，要进行阶段性测试，确保功能的实现符合需求，及时修复漏洞。
电子档案系统实施方案
电子档案系统实施方案电子档案系统实施方案一、项目背景由于传统的纸质档案管理存在着信息获取不便、管理不规范、存储空间占用大等问题，为解决这些问题，需要引入电子档案系统。
电子档案系统能够将纸质档案转化为数字化形式，通过网络进行管理和共享，提高档案管理的效率和质量。
二、项目目标1. 实现纸质档案的数字化转化，使档案信息易于获取和管理。
2. 提高档案管理的效率和准确性，减少人工操作的错误。
3. 实现电子档案的分类、检索和共享，提高工作效率和信息的流通性。
三、项目内容1. 硬件设备采购和安装a. 购买高性能服务器，用于存储和管理电子档案。
b. 购买高速网络设备，保证档案的快速传输和共享。
c. 购买档案扫描仪，用于将纸质档案转化为电子文件。
2. 软件系统开发和部署a. 开发电子档案管理系统，实现档案的分类、检索和共享功能。
b. 部署电子档案管理系统到服务器上，确保系统的稳定和安全。
3. 人员培训和使用指导a. 培训系统管理员，使其熟悉电子档案管理系统的配置和维护。
b. 培训档案管理人员，使其熟悉电子档案的上传、分类和检索流程。
c. 提供系统使用指南和操作手册，方便用户学习和参考。
四、项目进度安排1. 购买硬件设备和软件系统开发：预计耗时4个月。
2. 硬件设备安装和软件系统部署：预计耗时2个月。
3. 人员培训和使用指导：预计耗时1个月。
五、项目风险分析1. 技术风险：硬件设备和软件系统的开发可能存在技术难题和延期的风险。
2. 数据安全风险：电子档案系统的数据需要进行备份和防护，防止数据丢失和泄露的风险。
3. 人员培训风险：人员培训的效果可能不理想，影响系统的正常使用。
六、项目预算1. 硬件设备采购：预计花费100万元。
2. 软件系统开发：预计花费50万元。
3. 人员培训和使用指导：预计花费20万元。
七、项目评估1. 提高档案管理效率：预计能够减少30%的人力投入。
2. 提高档案管理质量：预计能够减少20%的档案错误和丢失。
企业电子档案管理平台建设方案报告
企业电子档案管理平台建设方案报告一、项目背景随着信息技术的不断发展和应用，企业电子档案管理平台正成为企业管理的重要组成部分。
传统的纸质档案管理存在着信息获取困难、存储空间浪费、档案保管成本高等问题。
因此，建设一套先进、高效的电子档案管理平台对于提高企业档案管理效率、降低成本具有重要意义。
二、项目目标1.提高档案管理效率：通过电子档案平台，实现档案快速检索和查询，减少人工操作时间，提高档案管理效率。
2.降低成本：电子档案的存储空间相比纸质档案大幅缩减，减少了档案借阅、传递的成本，进一步降低企业的管理费用。
3.完善档案保密性：通过权限控制和加密技术，确保档案的安全性和保密性，防止档案信息泄露。
三、建设内容1.电子档案管理系统：建设一个集中存储、管理和检索企业电子档案的系统，可实现档案的数字化、电子化管理。
该系统包含以下功能：a)档案录入：将纸质档案通过扫描仪转化为电子档案，或直接录入电子档案。
b)档案存储：建立相应的数据库和服务器，存储电子档案，保障其安全。
c)档案检索：支持多种检索方式，包括关键词检索、分类检索等，方便用户快速找到具体档案。
d)档案借阅：提供档案借阅功能，支持在线借阅和线下借阅。
e)档案权限管理：根据用户角色和权限设置档案访问权限，确保档案的保密性。
2.电子档案管理规范：制定企业电子档案管理规范，明确档案的分类、命名、归档和销毁等流程和要求，规范企业内部的电子档案管理。
a)档案分类：将电子档案按照一定的标准进行分类，方便后续的管理和检索。
b)档案命名：统一制定档案命名规范，确保档案命名的一致性和可读性。
c)档案归档：对电子档案进行定期归档，清理不再需要的档案，保证数据库的整洁和档案检索的高效。
d)档案销毁：建立档案销毁制度，明确档案销毁的条件和程序，确保档案的安全性。
四、建设方案1.技术选型：根据企业需求和实际情况，选择适当的电子档案管理系统和相应的硬件设备。
需考虑系统的稳定性、扩展性和安全性。
企业档案电子化实施方案
企业档案电子化实施方案企业档案电子化是将传统的纸质档案转变为电子形式，并利用信息化技术对档案进行管理和存储。
电子化能够提高档案的检索效率、保障档案的安全性、节约存储空间和降低管理成本。
下面是企业档案电子化实施方案的一些建议：一、确定电子化实施目标首先，企业需要明确电子化实施的目标。
可能的目标包括提高档案检索效率、提升档案安全性、缩短档案处理周期、降低档案管理成本等。
根据不同的目标，制定相应的实施策略和实施计划。
二、评估档案状态和需求企业需要对现有的档案状况进行评估，包括档案种类、数量、存放位置等。
同时，还需要了解各部门对档案的需求，包括检索频率、保密级别等。
评估结果将为后续的电子化实施提供依据。
三、选择档案管理系统和技术根据评估结果，选择适合企业需求的档案管理系统和技术。
这些系统和技术应该能够支持多种档案类型的电子化存储和管理，包括文档、图片、音频、视频等。
同时，还需要考虑系统的易用性、安全性和扩展性。
四、制定实施计划制定详细的电子化实施计划，包括实施时间表、人员分工和培训计划等。
确定档案电子化的先后顺序，根据档案的重要性和需求进行优先处理。
同时，还需要考虑对已有纸质档案的保护和迁移。
五、档案扫描和转化根据实施计划，将纸质档案进行扫描和转化。
扫描需要注意图像质量和清晰度，以确保电子档案的可读性和可检索性。
同时，对特定类型的档案，如合同、发票等，需要进行OCR（光学字符识别）处理，提取其中的文字信息。
六、建立档案索引和检索系统对电子档案建立索引和检索系统，以便于快速查找和检索。
索引应该包括搜索关键词、档案所属部门、文件类型等信息。
可以采用关键词检索、目录浏览等多种方式，提高档案检索效率。
七、档案安全管理电子档案的安全管理非常重要。
可以采用多级权限管理和加密技术，对档案进行访问控制和防止篡改。
同时，要定期备份档案数据并建立灾备计划，以防止数据丢失或灾难发生。
八、培训和推广为企业员工提供必要的培训，包括档案电子化系统的使用方法和操作流程。
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企业电子档案管理平台建设方案恒智科技发展目录建设背景 (3)建设目标及容 (3)建设方案 (4)一）企业电子档案管理系统建设方案 (4)第一节系统管理 (4)第二节档案收集 (7)第三节档案整理 (10)第四节档案管理 (12)第五节档案利用 (13)第六节档案借阅 (14)第七节审批流管理 (15)二）企业档案数据资源建设方案 (15)第一节工作容 (15)第二节工作标准 (16)三）应用及存储体系建设方案 (18)、建设背景什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。
随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。
随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。
我国早在2000 年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。
并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。
2017 年9 月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。
企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。
越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。
二、建设目标及容（一）建设目标通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。
（二）建设容1、建设企业电子档案管理平台系统企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。
2、建设企业档案数据资源库通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。
3、建设应用及存储体系企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现。
因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺少的一环。
三、建设方案（一）企业电子档案管理系统建设方案第一节系统管理一）系统登录1. 用户名和密码登录为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验证，系统使用用户密码验证。
如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。
系统针对用户的密码实行加密。
2. 角色界面划分登陆后显示的个人门户，根据用户角色不同，显示不同。
3. 登录痕迹系统对用户的每次登录的时间和IP 都会有记录。
二）用户管理用户信息支持与用友NC系统用户信息同步，需提供接口规。
用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安全起到了关键的作用。
系统提供了角色/ 用户的管理方式。
系统支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。
1. 角色拥有一定数量的权限，可以包含用户（以实现权限的继承），角色用户继承角色的权限。
即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。
其权限级别低于用户具体权限。
2. 用户权限的拥有者或主体系统提供一个默认角色：超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。
通过角色/ 用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活方便的设置。
三）角色功能管理因为档案是具有性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。
权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。
权限根据用户与角色来分配。
分为四个权限体系：1. 功能权限功能权限完成档案员档案业务权限设置。
例如录入、删除、统计等功能权限。
2. 档案权限档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的著录项/ 条目/ 原文的查看权限。
条目/ 原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的著录项权限。
受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系，任何用户都必须通过借阅/ 审批机制进行浏览。
开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系，任何用户都能直接进行浏览。
记录集/ 原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。
3. 文件权限文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。
4. 权限权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。
四）部门管理提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。
五）岗位管理可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。
六）个人桌面包含：公告通知板块代办事项板块系统消息提醒板块系统设置板块七）公告管理1、可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告容。
2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。
第二节档案收集一）档案目录用户可以根据档案的不同类型自定义无限层级树形目录结构，实现档案集中存储。
1. 档案库管理体系提供灵活的档案库管理体系，用户可以自定义多级档案室管理体系与自定义多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。
（1）多级档案管理方式可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根据实际情况而定。
（2）多级多层次的档案类别管理可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次的档案类别。
完全根据实际情况实行可维护的档案库类别管理。
2. 可维护的档案库管理方式（1）多种模版供选择系统在初期需要构筑档案的著录项集、报表等，需要花费大量时间，为此系统提供多种模版供选择，用户可以选择与自己行业相关的模版直接利用或者根据需要调整后利用。
这种在模版基础上做简单修改的管理方式，将大大缩短了用户时间与缩小了难度。
（2）著录项可灵活定制对于已有的模版或用户自己定制的档案库，根据用户使用习惯，档案库著录项的使用程度，可对著录项灵活定制，进行增加、修改、删除、移位管理。
用户所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，方便用户操作。
（3）多种数据展现方式可供选择用户在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供多种数据展现方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。
对于条目列表有4 种模式供用户选择，他们是全部、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页展现方式。
这样用户就能很好的对档案条目进行快速定位和处理。
（4）灵活定义关联档案库档案库与档案库之间的关系很重要，如案卷关联到案卷下的卷文件，这对管理档案起到直接有效的管理。
系统提供灵活定义关联档案库，根据需要定义自己的档案库之间关联。
实现档案之间关系的灵活性。
二）目录权限控制可限制用户对不同级别档案的权限，档案级别包括：公开、秘密、以及绝密；可控制对不同所属人的档案的权限，包括：可以编辑所有，只能编辑属于我的，可以看所有，只能看属于我的和只能看属于我部门的。
三）档案数据建立录入是档案员最基本常用的操作，增加录入的灵活性与方便性能提高档案管理人员工作效率。
为此提供了灵活的数据录入方式：列表式多行录入，卡片式录入及录入控制功能录入的条目的位置与大小，下拉选择等也是影响档案工作效率的，因此，系统提供了自定义录入框的位置和大小，可以自定义录入参照，使常用的字段无须录入，只需从数据字典选择定义好的值即可，如保管期限等。
系统提供用户保管期限与实体分类的维护功能。
在录入的过程中有时候会造成与上条记录的重复，因此系统又提供了录入携带功能，方便用户在录入下一个条目时候，把不需要录入的重复的值直接携带过来，以减少录入时间（上一条、下一条功能）。
由于档案的有些字段为必录的项目，如果忘记录入，会造成数据的不完整。
为此，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项目设置为必录的，这样用户就不会遗漏所录入的项目了。
系统通过格式化录入编码的功能保证用户输入容规化，一旦用户没有录入或录入错了，系统会友好提示用户重新输入正确的。
为了更好的方便用户录入，系统对录入的项目做了革新，可以自定义录入项目缺省值，自定义数据增长方式以方便用户以后可能增长的数据录入项，可以定义约束著录保证录入数据的规。
对于档案条目列表系统提供EXCE啲操作方式，用户可以任意选择多个单元格复制或剪切其容到其他单元格中。
并且可以将选中的单元格容另存为其他格式的外部文件。
个性化的分组定义提供用户自定义多层次的分组查看方式。
系统提供七种批量处理功能：按字符位置替换、按字符容替换、插入字符、合并著录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化四）档案电子化可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。
五）电子文件档案收集1、支持电子文件上传到档案系统。
2、支持OA NC系统word、pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。
六）音视频文件档案收集1、建立视音频条目，并将原文件收录到系统、对重要的视频容进行关键词著录。
2 、支持导入音频MP3 MP4主流格式文件。
3 、支持导入视频MEPG RMVBAVI等主流格式文件。
4 、支持对导入文件进行关键词设置。
七）档案收集进度监控1、档案担当可实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整性。
2、支持下达提醒，催促档案收集进度情况。
第三节档案整理一）档案整理1. 对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。
档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。
档案整理分两种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。
（1）归档文件整理对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。
归档时可根据要求自己定义档号规则，自动生成档号。
支持预归档处理流程，流程由用户自定义。
（2）一文一件文件整理对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。
（3）传统立卷按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。
支持预归档处理流程，流程由用户自定义。
（4）传统立卷档案调整对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。
2. 支持单文件操作，支持多文件批量操作。
二）档案保管1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号。
2、支持档案类型设定3、支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系4、支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系三）档案统计通过多种统计模式进行档案数据统计，并以图形进行展现打印。