新闻发布会

新闻发布会，或称为记者招待会，是一个社会组织为了直接向新闻界发布有关组织信息，解释组织重大事件而举办的活动。

举办新闻发布会，是主动联络、协调与新闻媒介之间相互关系的一种重要手段。

新闻发布会礼仪，指的就是有关举行发布会的礼仪规范。

一般而言，新闻发布会礼仪包括会议的筹备、现场的应酬与善后事宜。

一、会议的筹备
新闻发布会的会前筹备，主要从以下6个方面进行。

1、确定主题
决定召开新闻发布会之后，应首先确定中心论题，即主题。

主题得当与否，往往直接关系到发布会的预期目标能否实现。

主题应集中、单一，不能同时发布几个不相关的信息。

发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为副题。

新闻发布会的主题一般有三类：一是发布某一消息；二是说明某一活动；三是解释某一事件。

另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。

一般来说，实践中，很多企业的发布会略去“新闻”字样，采用其它称法，如“信息发布会”。

2、选择时空
新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。

多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把发布会的时间尽可能安排在周一、二、三的下午为宜，会议时间保证在1小时-2小时左右，特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。

发布会应尽量避开节假日，并且不选择在上午8点前或晚上19点以后的时间。

部分主办者出于礼貌的考虑，希望可以与记者在发布会后共进午餐或晚餐，这并不可取。

如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会，一般不需要做类似的安排。

在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事情的大篇幅报道，会冲淡企业新闻发布会的传播效果。

新闻发布会的地点安排，可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。

根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在内部的办公场所或者选择酒店。

必要时，还可在不同的地方召开内容相似的新闻发布会。

举行新闻发布会的现场应交通便利、便于寻找、面积适中、条件舒适。

现场布置：
①席位安排：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。

注意确定主席台人员。

需摆放席卡，以方便记者记录发言人姓名。

摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。

一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。

摆放回字型会议桌的发布会现在也出现的较多，发言人坐在中间，两侧及对面拜访新闻记者坐席，这样便于沟通。

同时也有利于摄影记者拍照。

注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

②主题背景板内容含主题、会议日期，也可以写上召开城市，颜色、字体注意美观大方。

③新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。

相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。

一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，也可事先请好礼仪小姐迎宾。

如果是在企业内部安排发布会，也要酌情安排人员做记者引导工作。

3、安排人员
安排有关人员时，首先要选好主持人与发言人。

主持人的基本条件是：仪表堂堂，见多识广，反应灵活，语言流畅，善于把握大局和引导提问，并且具有丰富的经验。

主持人一般由组织方的宣传负责人担任，如公关部部长、办公室主任或秘书长等。

代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响，其往往是会议的主角。

发言人应修养良好，学识渊博，思维敏捷，能言善辩，具有清晰明确的语言表达能力，倾听能力、反应力及现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。

发言人一般由组织方的主要负责人担任，其应该在公司身居要职，有权代表公司讲话，具有一定的权威性。

除了慎选主持人和发言人外，还需精选一些发布会现场的礼仪接待员。

依照惯例，礼仪人员最好由相貌端正、责任心强、善于交际的年轻女性担任。

礼仪接待人员也可临时从专业的礼仪服务公司聘请。

4、准备材料
在筹备新闻发布会时，组织方通常事先需要准备好的材料如下。

(1)发言提纲：它是发言人在发布会上正式发言时的提要。

提纲应紧扣主题，全面、真实、准确。

（2）问答提纲：对有可能被问到的问题进行预测，预备好问答提纲，供发言人必要时参考。

事先充分讨论，统一认识、口径。

（3）宣传提纲：对方便媒体进行宣传报道时抓住重点、资讯翔实，组织方可事先准备一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，打印后分发给每一位外来与会者。

在宣传提纲上，通常应列出单位名称、联络电话、传真号码或电子邮箱等，以供媒体核实。

（4）提供给媒体的资料：一般以手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次:会议议程、新闻通稿、演讲发言稿、公司/组织宣传册、有关图片、背景资料、参会重要人物、知名人士材料、纪念品(或纪念品领用券)、新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)。

（5)辅助材料：如果必要，可在发布会现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，如照片、图片、实物、模型、录像、光碟等，以供与会者利用。

5、邀请媒体：在决定召开新闻发布会之后，选择哪些媒体与会就显得很重要。

目前，新闻媒体大体分为电视、广播、报纸、杂志、网络5类。

它们各有所长，各有所短。

在分析各媒体的优缺点之后，应有针对性地选择邀请。

一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后会前一两天打电话落实。

时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。

落实好后做好分类的统计工作。

总之，主办方应优先邀请那些影响较大、报道公正、口碑良好的新闻单位。

6、拟定流程：新闻发布会的流程主要有：1. 2.会议过程
（第一步，主持人宣布开会；第二步，介绍应邀参加会议的政府官员和主要发言人；第三步，
4.注意事项及
预算
二、现场的应对
在新闻发布会正式举行的过程中，往往会出项一些难以预料的情况，要应付这些变故，确保发布会的顺利进行，除了要求组织方的全体人员齐心协力、密切合作之外，最重要的是需要主持人、发言人能沉着应变、掌控全局。

因此，要求主持人、发言人注意一下几点。

1、仪容仪表
按照惯例，主持人、发言人要进行必要的化妆，以淡妆为主；发型应当庄重而大方；男士着深色西服套装、白色衬衫、黑袜黑鞋，并且打领带；女士则宜穿单色套裙、肉色丝袜、高跟皮鞋；服装必须干净、挺括。

面对媒体时，主持人、发言人要举止得体大方，面带微笑，目光炯炯，表情自然，坐姿端正。

并应避免某些有损个人形象的不良举止。

2、注意相互配合
主持人、发言人相互配合，在新闻发布会上是极其重要的。

要做到默契配合，一要明确分工，二要彼此支持。

在发布会上，主持人与发言人分工不同，必须各尽其职。

主持人主要是主持会议、引导提问；发言人主要是主旨发言、答复提问。

主持人与发言人在发布会上必须保持口径一致，不允许公开顶牛、相互拆台。

当媒体提出的问题过于尖锐或难以回答时，主持人应巧妙地转移话题，不使发言人难堪。

3、注意语言艺术
(1)发言或问答条理清晰简明扼要（2）提供新闻（3）生动灵活：适时采用适当的风趣语言、巧妙典故，可活跃现场气氛，甚至能缓和冲突场面，化干戈为玉帛。

（4）温文尔雅：发言人面对尖锐而棘手的提问时，能答则答，不能答则应巧妙地避实就虚。

千万不能恶语相向，甚至粗鲁打断对方提问；也不应吞吞吐吐，张口结舌。

三、善后事宜
新闻发布会举行完毕之后，组织方应在一定时间内进行一次认真的善后评估工作。

1）了解新闻界反应
发布会之后，应评测新闻发布会效果，监控媒体发布情况，了解有多少媒体代表了新闻稿，收集反馈信息，总结经验。

2）整理保存资料
整理保存发布会的有关资料，收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单。

联系方式整理，发布会各媒体报道资料集，发布会总结报告等），即可在此基础上制作相应的宣传资料，又可为此后举行同一类型的会议提供借鉴。

3）采取补救措施
对本次新闻发布会进行评测研究后，对于失误等要主动采取一些必要的补救措施。

针对出现的不利报道，具体分析后应采取相应措施。

如对批评性报道，应闻过即改，虚心接受；对失实性报道，应通过适当途径加以解释，消除误解；对敌视性报道，在讲究策略、方式的前提下有力还击，立场坚定。