第一章商务信函写作概述
《商务信函写作》课件
商务信函的风格要表现出专业、严谨的态度，同时要注意礼貌和尊重对方，避 免过于强硬或过于软弱。
02 商务信函的写作技巧
明确写作目的和读者对象
总结词
在撰写商务信函时，首先需要明确写作的目的，即希望通过这封信达到什么目的 ，例如建立合作关系、询问产品信息或提出投诉等。同时，需要考虑读者对象， 了解对方的背景和需求，以便更好地调整信函的内容和语气。
案例选择
选择具有代表性的实际商务信函 案例，如邀请函、感谢信、询盘
信等。
案例分析
分析所选案例的格式、语言风格、 语气、礼仪等方面的特点，总结其 优点和不足。
案例总结
根据分析结果，总结出商务信函写 作的一般规律和注意事项。
设计模拟商务信函场景
场景设定
设定不同商务场景，如建立业务 关系、询盘与报价、合同签订等
范例：尊敬的[XXXXX]先生/女士，我方决定向贵公司订购XX型号的产品，数量为XX件，单价为XX元 /件。请在收到本订购函后确认订单并安排发货。我们将通过XX方式支付货款。感谢您的合作，期待 收到您的回复。
确认订购函
确认订购函是针对订购函的回复，确 认对方订购的产品或服务的名称、数 量、价格等信息，并安排发货。
注意信函的书写和打印质量
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保持书写整洁
手写的信函应保持书写整 洁、字迹清晰，以确保对 方能够顺利阅读。
打印质量要高
打印的信函应选择质量高 的纸张和打印机，确保打 印效果清晰、美观。
格式排版要规范
信函的格式和排版应规范 、整齐，包括字体、字号 、行距等，以展现出专业 性和正式度。
注意信函的回复时效和跟进
范例：尊敬的[XXXXX]先生/女士，感谢您对我公司的产品进行询价。根据您的要求，我公司提供XX型号的产品，详细规格如 下：XXXXXXXXX。该产品具有优良的质量保证，价格为XX元/件。如果您需要大量采购或有其他需求，请与我公司联系。
英文商务信函写作格式概述
英文商务信函写作格式概述商务信函是商业活动中常用的一种书信形式，用于与商业伙伴、客户、供应商等进行书面沟通和交流。
正确的商务信函写作格式可以提高沟通的效率和准确性。
本文将概述商务信函的基本格式和写作规范。
商务信函的基本格式包括信头、称呼、正文、结束语、签名和附件等部分。
1. 信头：信头通常放在信纸的顶部，包括发件人的公司名称、地址、电话号码、传真号码、电子邮件地址和日期等信息。
信头的设置可以通过信笺模版来统一格式，并使信件具有专业形象。
2. 称呼：信函的称呼需要根据收件人的身份来确定，通常以尊称加姓氏来称呼，如"Dear Mr. Smith"或"Dear Ms. Johnson"。
如果收件人是一个团体或机构，可以使用"Dear Sir/Madam"或"Dear Sirs"。
3. 正文：正文是信函的主要内容，应该清晰、简明地表达要点。
正文的第一段通常是引言，介绍写信的目的和背景。
接下来的段落可以展开说明具体问题，并提供相关的数据、证据或建议等。
4. 结束语：结束语主要用于总结信函的主要内容，可包括对进一步行动的期望或感谢对方的支持或关注。
常用的结束语包括"Sincerely"、"Best regards"、"Yours faithfully"等，具体选择要根据收件人的身份和关系来决定。
5. 签名：签名应包括发件人的全名和职位，以便对方知道信件来自哪个人，并联系到相关部门或人员。
6. 附件：如果在信函中有附件，需要在信件的最后标明。
可以简单列举附件的名称和数量，如"Enclosure: Invoice No.123"。
除了基本格式，商务信函的写作规范也需要注意以下几点：1. 使用正确的语法和拼写：商务信函是正式的书面表达方式，应当使用标准的英语语法和正确的拼写，避免出现语法错误和拼写错误。
如何写商务信函
如何写商务信函商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。
它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。
小编为大家整理了如何写商务信函，希望对你有帮助哦!(一)结构国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：1、信头(The Letter Head);2、案号和日期(The Reference and Date);3、封内地址(The Inside Address);4、经办者行(The Attention Line);5、称呼(The Salutation);6、事由行(The Subject Line);7、信的正文(The Body of Letter);8、结束礼词(The Complimentary Close);9、签名(The Signature);10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);11、附件(Enclosure);12、抄送(Carbon Copy Notation);13、附言(Postscript)(二)格式国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。
现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。
1、齐列式。
除信笺上部已印好的信头外，2、凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。
2、缩行式。
用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。
《财经应用文写作》项目五：3商务信函
关于××产品的询问函 尊敬的王××:
您好！ 我公司长期从事食品进口。从××展销会得知责公司专业生产××。本公 司拥有广阔的市场和稳定的消费群体,希望与贵公司开展合作。只要贵公司有 合作诚意, ××定价合理,本次合作将为责公司带来新的利润增长点。 烦请责公司向我方提供产品信息(尺寸、重量、配料颜色及价格等)、产 品目录及样品,并告知付款方式及优惠信息(我方定期购买数量将大于25万吨)。 价格请报产品价连运费及保险费。 请给予办理为盼。
××进口公司×× 20××年×月×日
商务信函的写法
商务信函
关于××产品的询问函
正文的结构是：
尊敬的王××:
开头+主体+结尾
您好！ 我公司长期从事食品进口。从××展销会得知责公司专业生产××。本公
3、结尾
司拥有广阔的市场和稳定的消费群体,希望与贵公司开展合作。只要贵公司有 合作诚意, ××定价合理,本次合作将为责公司带来新的利润增长点。
××进口公司×× 20××年×月×日
商务信函的写法
商务信函
正文的结构是： 开头+主体+结尾
1、开头 说明写作缘由。 复函，要先点明对方× 月×日来函“收悉”， 也可简要复述来函的 主要内容。
关于订购××产品的复函 ×××:
贵公司×年×月×日的报价单已获悉,谢谢。我方可接受贵方报价,现订购如下： 货物: AIR-2654印刷机20台,台单价500元,合计10000元 CLP—5240印刷机30台,台单价600元,合计18000元 EPSON MP—200印刷机50台,台单价800元,合计40000票 烦请贵公司准时将货物运达。我方接到贵方装运函后将立即开具商业汇票。 预祝合作愉快。
应用文写作
商务信函写作
商务信函写作商务信函是商业领域中最常用的书信形式之一，它用于在商业合作、合同洽谈、业务委托等方面进行沟通。
一封出色的商务信函可以有效地传递您的意图，树立良好的商业形象，并促进商务合作的顺利进行。
在这篇文章中，我将向您介绍商务信函写作的基本步骤和注意事项。
首先，商务信函的开头应该包含一个恰当的称呼，如“尊敬的先生/女士”，或者使用对方的职称和姓氏。
开头还可以通过表达对方的过去成就或近期项目的称赞来引起对方的兴趣。
例如，如果您是一位销售经理，您可以针对对方公司的某个成功案例进行赞美。
这样可以让对方感受到您的关注和重视。
其次，在商务信函的正文中，清晰地陈述您的意图和要求。
使用简洁明了的语言，避免冗长和模糊的句子。
确保您的写作风格保持正式、专业，避免使用口语化或随意的表达。
如果有需要，可以使用项目列表或条款清单来梳理和呈现您的要求，以便对方更好地理解和回应。
同时，您还应该提供所需的详细信息，如日期、时间、地点等，以便对方能够快速并准确地回应您的要求。
另外，在商务信函中，您可以适当地用例子或数据来支持您的观点和要求。
例如，如果您正在向投资者提出一项商业计划，您可以提供有关市场需求、竞争对手和潜在利润的统计数据和行业研究。
这将增加您信函的说服力，并显示出您对行业的了解和专业能力。
此外，商务信函的语气应该保持礼貌和友好。
即使对方可能无法满足您的要求，也要用礼貌的措辞来表达您的失望，并表达您期望与对方保持合作关系的意愿。
商务信函的结束部分通常包括对对方未来回应的期待和再次表示感谢。
在结束前，再次强调您的联系方式和提供进一步沟通的可能性，以便对方可以随时联系您。
最后，在商务信函中，正确的格式和排版也是非常重要的。
信函应该具有明确的标题（如“关于XX合作项目的请求”），并在信头中包含您的姓名、职位、公司名称和联系信息。
使用标准的商务信纸或电子邮件格式，确保字体和字号合适，排版整齐。
在使用电子邮件发送商务信函时，请确认您的附件和文件格式正确无误，并提前测试以确保对方可以顺利接收。
书面沟通技巧撰写成功的商务信函
书面沟通技巧撰写成功的商务信函商务信函是在商业交流和合作中非常常见的书面沟通形式。
撰写成功的商务信函需要一定的技巧，以保证信息的准确传达，并取得良好的商业效果。
本文将讨论撰写成功的商务信函的书面沟通技巧。
第一部分：引言在商务信函的引言中，应该包括称呼、表达对收信者的关注以及引出主题。
一个好的引言可以吸引读者的兴趣，增加信函的可读性。
例如：尊敬的先生/女士，我希望这封信能找到您时一切顺利。
对于我们在过去的合作中的支持与信任，我非常感激。
本信是就最近我们讨论的合作项目进行进一步的沟通，我希望能够在此信中详细介绍并讨论相关事宜。
第二部分：内容商务信函的主体内容需要清晰、简洁地表达信函的目的和关键信息。
以下是一些建议：1. 指明目的：在信函的开始部分，清楚地陈述信函的目的，以便读者能够快速了解信函的重点。
例如：我写信是为了向您介绍我们公司最新推出的产品系列，并探讨双方的商业合作机会。
2. 使用简明的语言：使用简短、明了的语句，避免使用过于复杂的词汇或长句子。
这样可以确保读者更容易理解信函的内容，并提高阅读效率。
3. 给出具体信息：在商务信函中，提供具体的信息是关键。
例如，如果您正在与合作伙伴商谈一个项目，清楚地提供所涉及的时间、地点、费用和其他重要细节。
4. 引用可靠数据：如果可能的话，提供可靠的数据来支持您的观点。
这不仅增强了您的信誉，还可以提供对话的基础。
5. 表示尊重：在信函中表示对读者的尊重和欣赏，可以增加您的信誉。
例如，通过感谢对方的支持、赞赏其专业能力等方式来表达。
第三部分：结束语商务信函的结尾部分需要给读者一个明确的行动方向，并表示感谢。
以下是一些建议：1. 总结主要内容：在信函的结尾总结一下信中的主要内容，以便读者能够快速回顾重点。
2. 提供行动建议：明确告诉读者接下来需要采取的行动步骤，并提供相应的联系信息或文件。
3. 表达感谢：在信函结束时，表达对读者的感谢，并再次强调对其关注和支持的重要性。
商务信函、文稿、报告的写作基本知识
商务信函、文稿、报告的写作基本知识商务信函、文稿、报告的写作基本知识商务信函、文稿、报告是商业领域中非常重要的书面沟通工具，对于企业的经营管理、市场拓展、合作洽谈等具有重要的作用。
本文将介绍商务信函、文稿、报告的写作基本知识，包括格式、内容、语言风格以及注意事项等方面。
一、商务信函的写作基本知识商务信函是商业活动中最常见的书面沟通工具之一，其目的在于与商业伙伴进行信息、意见和建议的传递、沟通和确认。
1. 格式：商务信函通常包括信头、信函正文、落款和附件等几个部分。
信头部分应包含发信人和收信人的姓名、地址、联系方式等信息。
信函正文应明确表达意图，内容要简洁、明了、具体、有条理。
落款部分需详细注明发信人的职务、签名和日期。
如有必要，可以在信件附带相应的附件。
2. 内容：商务信函的内容应以实事求是、真实可信为原则。
首先要明确信函的目的和主题，确保信函的主旨鲜明、明确。
其次，商务信函的内容应该简明扼要，避免冗长、无关的描述或废话。
最后，商务信函要注意语气的把握，尽量保持客观、中立的态度，并且避免使用过多的感情色彩和个人主观意见。
3. 语言风格：商务信函应尽量使用正式、得体的语言风格，避免使用过于口语化的表达方式。
信函的语言应规范、准确、具体，避免术语使用不当、常识性错误等问题。
同时，商务信函的语言应尽可能避免使用复杂或难懂的词汇，以保证读者能够理解其内容。
4. 注意事项：在写商务信函时，需要注意以下几个方面。
首先，要注意语法和拼写的准确性，尽量避免错误。
其次，商务信函需要针对具体的对象进行个性化的定制，以保证信函的有效传达。
再次，商务信函的格式应该符合行业规范和礼节，注重细节的处理，以增加信函的专业性和可信度。
最后，商务信函要注意审慎选择合适的称呼和问候语，以体现对收信人的尊重和礼貌。
二、商务文稿的写作基本知识商务文稿是企业在商业活动中进行信息传递、理解和沟通的重要工具，其内容和形式各异，常见的有项目报告、市场调研报告、方案申请书等。
商务信函写作
4．正文：发函缘由、发函事项、结束语 发函缘由。初次给对方去函，可先作简单的自我介绍，使 对方了解本企业的业务范围或产品情况；有过合作关系的， 可先简述合作情况，以示亲近；对方频繁来往的，可直截 了当说明发函目的，进入主旨；答复对方来函的，应先说 明来文日期、来文事由。
发函事项：根据不同的发函目的，或介绍情况，或告知事项， 或说明具体情况，或提出解决问题的办法，或针对来函作出 答复。如果事项较多，有几层意思，可分条写，以使眉目清 楚。
中国土产进出口公司陕西省分公司
新洋侏式会社 执事先生台鉴： 报蜂蜡实盘 敬启者： 七月一日函悉。兹按贵社要求报盘如下： 一级蜂蜡20吨，每吨3100美元CIF大阪，外层麻袋、内垫塑料袋包 装，每袋50公斤、以毛作净，十月份交货，以保兑现的、不可撤销的、 凭即期汇票付款的信用证支付，信用证须在交货期前30天开立。 本报盘以七月三十日前复到我处有效（以我地我方时间为准）。 顺颂 商安 中国土产进出口公司陕西省分公司 二00二年七月十日 地址：陕西西安莲户路37号 电挂：西安0427 编号：8869
信函文书 之 商务信函
应知目标及其鉴定
• 理解商务信函的写作知识 ◆ 商务信函概述 ◆ 商务信函的常用种类 ◆ 商务信函的写作技巧 • 鉴定: 运用商务信函的写作知识评析和修改 具体案例
应会目标及其鉴定
• 会写作常用商务信函
• 鉴定: 根据给定的情景写作规范、得体的商 务信函
一、商 务 信 函 的 含 义
3．介绍一般交易条款：应对方要求，介绍说明某交易的一 般条款。
4．征求定货：或称推销货品，介绍可供货品的种类和价格， 希望对方购买。
5．要求报价：说明所需货品的名称和数量，要求供货单位 报价。 6．报价：供货单位就对方需要的货品提出价格。
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第一章商务信函写作概述(An Overview of Business Letters)随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段发挥着重要的作用。
专业的商务信函就像公司形象大使，给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。
本章将针对商务信函的写作原则，写作技巧及正确格式加以详细阐述。
第一节商务信函的写作原则(Criteria for Business Letters)商务英语写作区别于其他类型的英文写作。
传统的英文写作格式灵活，写作者可以根据自己的喜好和写作习惯，选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。
但商务英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，因此写作时需要考虑到双方关系，内容必须兼顾目的与效率。
成功的商务信函应该达到两个目的：1）收信者正确全面地理解写信人的意图；2）达到写信人的目的。
为此，读者首先应了解商务英语写作必须遵循的“6C”原则，即：完整(completeness)，清楚(clarity), 具体(concreteness), 简洁(conciseness), 准确(correctness)和体谅(consideration)，使文章符合商务交往的语言特色。
1. 完整（Completeness）完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息，资料等尽可能全面地提供给对方以期尽快得到对方的答复。
如有信息疏漏，则会浪费彼此的时间再次沟通，延误办事效率。
而且，有的信件如报价单实际上已是简单的成交合同，一经送达，对双方都有约束力。
如果信息不完整，就会拖延成交时间，增加工作负担，严重的甚至引起不必要的纠纷。
2. 清楚（Clarity）清楚性原则指读者在最短的时间内能够领会作者的意图，明确行事步骤。
因此，作者在进行商务写作时，要考虑到目标读者的阅读能力，遣词造句力求做到简单明了，太多的大词，长难句不易于清楚地表达意图。
清楚性在写作中体现在：1) 选词（Word Choice）初学写作的人一般认为词越难越正式越好，殊不知一份晦涩难懂的信件只会浪费对方时间，甚至对方因为看不懂而搁置一边，失去合作机会。
因此商务写作商务写作中模棱两可的表达会让读者产生误解，影响商务沟通。
因此，信函措辞应尽量选用具体词汇，指代清楚。
如：Vague: Does the radio advertisement have a positive effectClear: Does the radio advertisement increase our sales3）架构句群与段落（Sentence and paragraph construction）短句比长句更易于阅读，因此，商务写作中不要大量使用复杂的从句及过长的段落。
请比较：修改前: We are sending you our price list and catalogue for the new season, and you will find plenty to attract you in it and will notice that every product of ours is made from 100% natural ingredients.修改后: We are sending you our price list and catalogue for the new season. You will find plenty attractive ones in it for every product of ours are made from 100% natural ingredients.前句涵盖信息比较多，句子长，不便于读者理解。
通过修改后变成两句，后一句对前句进行补充说明，读者一目了然。
除此之外，句子之间应当用合适的关联词进行衔接，合适的信号语如“however”, “for example”将会帮助读者理解句群关系，置于段首的中心句也有助于读者快速把握段落大意。
4）运用数据、事例及其他视觉手段（Use of dates, examples, and visual aids）信函中可以引入表格数据、实例、图片等说明观点，突出写作目的。
同时，在文章布局上可以使用醒目的标题，小标题，子弹点，下划线等视觉辅助手段突出要点。
3. 具体（Concreteness）具体原则要求信函内容具体、确定而不是笼统抽象，要言之有物，尤其是写信人要求对方回应咨询、解决纠纷或是提供帮助时。
请比较：例1：Our fruits are excellent.Our fruits are juicy, fresh and sweet. (Concrete)例2：Smithton Company is our big buyer.Smithton Company did more than five million USD worth of business with us in 2009. (Concrete)以上两例前一句都比较笼统，后一句则更加具体形象，让人印象深刻。
4. 简洁（Conciseness）商务工作者往往工作繁忙，每天要处理大量的文件信函，因此通俗易懂，言简意赅的信函往往会提高彼此的工作效率。
但简洁不等于简单，不能为了简洁对重要信息一笔带过。
简洁性在信函写作中体现为：（修改前）I am in receipt of your letter of recent data concerning our new projector. I wish to state that I am in a position of delivering the required batch at your earliest convenience.（修改后）Thank you for your letter of July 26. Your sets of projector of latest model were shipped today by YT express.3) 避免冗长的表达和不必要的重复。
例如：（修改前）We require furniture which is of the new type.（修改后）We require new-type furniture.（修改前）As a matter of fact, the X-210 copier is not really the kind of machine the company needs, since the X-200 has the capability of meeting all of our needs.（修改后）We do not need X-210 copier since X-200 has met all of our needs.5. 准确（Correctness）这里准确原则不仅要求写作者使用正确的语法、标点符号等，对商务写作而言，准确性还包含使用正确的语言风格和恰当的表达方式。
1) 语言的正式度正式的语言往往比较长，一般用于学术、法律及官方文件中。
而现代商务交根据写作内容和与目标读者的关系，写作者应选择合适的方式来表达信息。
例如：对对方有利的消息和日常事务一般选择直接告知的方式（direct approach）；不利于对方的信息或是坏消息则采取间接方式先解释说明最后告知的方法（indirect approach）。
6. 体谅（Consideration）有经验的商务工作者会预见到客户的需求、疑问，往往站在对方的角度换位思考，通过礼貌措词来建立良好的客户关系。
在商务信函写作中，礼貌和体谅原则不仅仅体现在是用“please”，“thank you”等字眼，它更多地体现在写作者的措辞以及对已收到信件的及时回复之上，从字里行间体现出对对方的尊重与体谅。
在写作过程中，我们应注意如下两个方面：1) 以对方为主的写作态度（You-attitude）写作中应用“You-attitude”取代“we-attitude”，让对方感到备受尊重。
试比较：商务交往中难免会出现双方意见相左或是合作出现问题的时候，此时写作者在给对方的信件中会提及负面效应甚至相互指责，即便是这样，信函中的措辞还写作者在撰写商务信函、报告时合理组织文章结构，遣词造句，使所写文章更专业，更具商务特色。
第二节商务信函的写作技巧(Tips for Business Letters)1. 开门见山谈目的(Identifying the writing purpose in the beginning )任何写作都有一个中心议题，这个议题就是写作目的，作者可以根据行文需要将目的置于文章的合适部分。
但在商务信函写作中，写作者应首先明确信函目的，如：合作意向达成后，可能需要向对方提出咨询请求；合作遇到冲突时，也许需要在信中向对方解释致歉等等。
写作议题应明确地置于首段，开门见山说明写作意图，然后进行解释说明或是加以论证。
一般来说，商务信函开头不宜过长，一两句话说明写作事宜即可。
以下是常见商务信函的开头：Letter of enquiry: We read about your advertisement in the local newspaper and would like to have more information about MaplelandIndustrial Park.Letter of order: We would like to order the following goods:Letter of invitation: We are pleased to invite you to the launch of English Tomorrow, the exciting new program for business English learners.Letter of thanks: I am writing to thank you for the hospitality you extended on our visit to your company.Letter of complaint:I am writing to complain about your handling of the order No. B13 and say how disappointed we are with how this order has been dealt with.Letter of apology: Thank you for your letter dated 25 June. First of all, I would like to apologise for the unsatisfactory handling of your order.Letter of reply: Thank you for your enquiry of 23 May, in which you expressed an interest in our Grace silk blouses.2. 基于事实论观点(Basing your opinion on facts)商务写作目的大致可分为提供信息(inform) 和劝说对方(persuade)两类。