业务招待费、会议费、公务用车等费用管理办法

东兴证券股份有限公司
业务招待费、会议费、公务用车等费用管理规定
第一章总则
第一条为贯彻落实国家相关规定，适应公司经营管理需要，加强公司费用管理，规范财务开支行为，保证各项开支行为依法合规，降低经营成本，制订本办法。

第二条本办法适用于公司总部、分公司、营业部。

子公司参照执行。

第三条费用支出应当遵循以下原则：坚持从严从简，降低公务活动成本；坚持依法合规，遵守国家法律法规和党内法规制度的相关规定，严格按照程序办事；坚持总量控制，科学设定相关标准，严格控制费用支出总额；坚持实事求是，从实际出发安排公务活动，取消不必要的公务活动，保证正常公务活动。

第四条各单位应当严格执行费用预算，严禁超预算或者无预算安排支出，严禁虚列支出、转移或者套取资金。

同时，建立预算执行全过程动态监控机制，严格控制费用支出规模。

第二章业务招待费
第五条业务招待费包括因开展业务和经营管理需要，招待客户、外部单位等发生的就餐费用、礼品、接待住宿及其他费用支出。

第六条各单位应当加强业务招待费的预算管理。

总部各部门、分公司、营业部招待费的列支金额，原则上不得超过年度预算下达额度。

禁止向下级单位及其他单位转嫁业务招待费，因特殊原因需共同承担的业务招待费，应出具书面情况说明。

如果情况特殊，申请追加
预算应当报公司总部审批调整年度预算。

第七条单次招待费支出超过3000元的，须说明招待对象、招待事由等并事前（可以书面、邮件、电话等方式）经部门负责人（分支机构负责人）批准。

第八条在具体办理报销手续时，单笔超过5000元的招待费支出在费用报销单“事由”一栏中必须说明具体公务事项、招待对象的单位和招待人数，需提供与发票金额一致的消费清单（此清单作为报销附件另行保管备查），如特殊情况无法提供清单的，需提供相关说明。

不符合上述要求的不予报销。

第九条分公司、营业部等分支机构接待公司内部的上级单位或其他单位出差人员，原则上应当安排工作餐或由出差人员自行用餐。

确因工作需要，最多安排一次公务宴请，并严格控制陪餐人数。

第十条招待费支出责任人和部门负责人（分支机构负责人）为招待费支出第一责任人，招待费支出责任人和部门负责人须对支出的真实性、合理性、合法性负责；各级财务部门应对票据的合法性进行复核。

招待费报销审批如下(分公司、营业部等分支机构视同一个部门，分支机构可根据管理需要增加审批参与人员)
1、招待费支出责任人为部门员工的，招待费支出责任人应填制费用报销单（由其他人员代为办理的，须经支出责任人确认），经部门负责人审批和分管领导审批（单笔支出金额在3000元以下的，分管领导可视情况是否授权部门负责人审批）后送财务部，经财务部费用审核主管审核后方可报销。

2、招待费支出责任人为部门负责人的，部门负责人应填制费用报销单（由其他人员代为办理的，须经部门负责人确认），经业务分管领导审批后送财务部，经财务部费用审核主管审核后方可报销。

3、招待费支出责任人为公司领导的，公司领导应填制费用报销单（由其他人员代为办理的，须经公司领导确认），经公司负责审核领导审批后送财务部，经财务部费用审核主管审核后方可报销。

4、招待费支出列支在公司公用范畴内的，招待费支出责任人应填制费用报销单（由其他人员代为办理的，须经支出责任人确认），经负责公司公用费用支出的审核领导审批后送财务部，经财务部费用审核主管审核后方可报销。

5、分支机构账务处理在当地的，在公司报销系统上线前，业务分管领导审批可以邮件、传真等方式确认。

第三章会议费
第十一条各单位应当坚持务实高效的原则，严格控制会议数量，精简会议规模，提高会议效率和质量。

各单位应当严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。

会议费预算要细化到具体会议项目，原则上执行中不得突破。

第十二条应尽量使用视频会议系统举办会议，对必须的现场会议，需控制会议举办的时间长度，参会人员以在京单位为主的会议不得到京外召开，确需委托分支机构承办的会议，应在其所在地举办，不得到风景名胜区召开。

第十三条对各部门共同参加的会议，应按会议主题内容或参会人员等，确定合理的分配标准，由主办部门报销时将费用分摊至各部门。

第十四条会议的分类和审批
（一）会议的分类
一类会议：以公司名义召开，要求公司领导、分公司、营业部、子公司及总部部门负责人等参加的会议和以公司名义召开邀请外部
人员参加的会议。

二类会议：以部门、分支机构名义召开，要求公司领导、分公司、营业部、子公司、总部部门相关人员等参加的会议和以总部部门名义召开邀请外部人员参加的会议。

三类会议：以部门、分支机构或其内部部门名义召开，要求其内部人员参加的会议。

（二）会议的审批
一类会议：会议会务、费用预算和结算等工作由公司总经理办公室负责。

会议申请以签报的形式报公司领导审批，并会签财务部。

二类会议：各部门应在上报下一年度费用预算时一并上报会议计划，包括：会议议题、会议内容、预计时间和地点、参会人数、费用预算。

当确定召开会议时，应当将具体费用预算以签报的形式报主管公司领导审批，并会签财务部。

三类会议：各单位内部组织的工作会议原则上应当在单位内部办公场所召开。

参加外部单位组织的会议应坚持必要的原则，凭会议通知，总部各部门报公司分管领导审批，分公司、营业部报总经理审批后，按公司审批流程批准后，方可参会。

第十五条会议费开支范围、标准
（一）会议费开支范围包括住宿费、伙食费、公杂费、会议场地租金等。

（二）会议费开支实行综合定额管理，各项费用之间可以调剂使用。

综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内结算报销。

会议费综合定额标准如下：
单位：元/人/天
会议场地租金据实列支。

参加外部单位组织的会议以会议通知的费用标准为准。

第十六条会议费报销
（一）各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。

会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知、实际参会人员签到表、酒店发票、加盖公章的费用明细、个人银行卡消费凭单等凭证。

财务部门要严格审核会议费开支，对未列入年度会议计划且没有审批文件的，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

（二）除参加外部单位组织的会议支付费用时可使用现金或刷卡方式结算外，各单位支付会议费用应当以银行转账支票或银行汇款的
方式结算，未经事前批准不得使用个人银行卡结算，禁止使用现金结算。

第五章公务用车费
第十七条公务用车费用包括现有车辆运营费用和公务交通费用。

第十八条各单位应建立和加强公务车辆的使用登记管理制度，指定部门或者专人负责。

禁止公务车辆公车私用，禁止擅自将公务车辆出借、出租。

公务车车辆在节假（双休）日期间原则上应停放在单位固定停车位置。

因公务活动在节假日使用车辆的，应在车辆使用登记中详细说明原因。

第十九条公司现有车辆应当实行单车核算，在年度预算范围内据实报销。

报销范围包括过路过桥、停车、保险、保养、年检、维修、燃油费和车船使用税等。

车辆燃油费严格实行“一车一卡”制，无特殊理由，不得报销其他燃油费用；车辆的保养、维修原则上实行定点维修制度；公务车辆的固定停车位的租赁须报公司批准，不得报销未经公司批准的固定停车费用。

第二十条公务交通费用报销范围包括出租车票、公共交通票和公司员工私车公用的费用。

公司员工私车公用仅限于因公务车无法安排出行等临时情况，私车公用时，公司仅负担燃油、过路过桥费、临时停车费，不得报销私车的修理费、保险费、未经公司批准的固定车位租赁费等其他费用。

第六章监督问责
第二十一条各单位应当加强对本单位工作人员费用预算和执行的内控管理，对本单位费用审批、预算及规模控制负责。

相关领导、财务人员等对费用报销进行审核把关，确保票据内容真实、完整、合规，发票抬头应列明公司全称。

第二十二条违反本办法规定，有下列行为之一的，追究相关单位和人员的责任：
（一）单位未执行费用审批制度或费用审批控制不严的；
（二）虚报冒领、套取资金的；
（三）擅自扩大费用开支范围和提高开支标准的；
（四）不按规定报销费用的；
（五）转嫁相关费用的；
（六）其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的，责令改正，并视情况予以通报。

涉嫌违规的，移交纪检监察部门处理。

第二十三条本办法自2014年5月8日起执行，公司原执行的办法中相关条款与本办法有冲突的，以本办法为准。