机关联合行文常见问题探析
机关联合行文常见问题探析作者：范铮来源：《档案管理》2017年第03期摘要：《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准的实施，对党政机关公文处理的标准化、规范化起到了极大的促进作用，但在实际工作中，有的文秘工作者对联合行文的规范要求还有些困惑。
文章对联合行文的发文主体、发文机关标志、签发人、标题、主送机关、署名、成文日期、印章以及归档等常见病误进行分析，并提出规范建议。
关键词：公文；联合行文；问题探析自2012年7月1日《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和《党政机关公文格式》国家标准（以下简称《标准》）实施以来，党政机关公文处理的标准化、规范化水平得到了极大提升，但在联合行文这一问题上，一些文秘工作者还是感到有些困惑。
本文试针对机关联合行文常见问题与学界同仁作一探讨。
1 关于联合行文的主体《条例》第十七条规定：“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
”从这一规定可以看出，联合行文是指一份公文由两个或两个以上的机关联合制发。
按照《条例》规定，联合行文的前提有三个构成要件：其一，联合行文的主体必须是同级机关；其二，联合行文必须确有必要；其三，行文内容必须为事关各联合行文机关的重要工作，不得是一个机关职权范围内的工作。
在实际应用中的常见病误如下：1.1 为了广造声势动辄联合行文。
近年来，几十个单位的联合行文屡见不鲜。
如：国家发展和改革委员会等44个单位《关于印发对失信被执行人实施联合惩戒的合作备忘录的通知》（发改财金〔2016〕141号），经媒体公布后饱受热议，44个单位联合对失信联合惩戒无疑成为吸引眼球的热点。
众所周知，联合行文如果涉及多个单位，需要主办机关逐个单位去征求意见、会签、盖章，这些环节完成往往需要很长时间。
虽然从表面上看，这样的文件出台很有声势，但同时也带来发文效率低下的弊病。
因此，笔者建议此类公文如果确有制发必要，应该由其共同的上级机关发文为妥。
如上述文件因涉及部门较多，可以由国务院制发。
1.2 联合行文机关不对等。
关于联合行文的主体要求必须是同级机关，而实际应用中往往不同级别的机关也联合行文。
如：国家卫生计生委与国家中医药管理局联合制发了《关于推进分级诊疗试点工作的通知》（国卫医发〔2016〕45号）。
国家卫生计生委与国家中医药管理局不是同级机关。
根据第十二届全国人民代表大会第一次会议批准的《国务院机构改革和职能转变方案》和《国务院关于机构设置的通知》，设立国家卫生和计划生育委员会，为国务院组成部门。
国家卫生和计划生育委员会管理国家中医药管理局。
因此，该文由上级机关与下级机关联合行文不妥。
有的联合行文单位虽然不是有直接隶属关系的上下级机关，但由于不是同级机关，也不能联合行文。
2 关于发文机关标志《条例》第九条规定：“发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
”按照这一规定，联合行文中的发文机关标志可以采用六种形式：其一，联合行文各机关全称加“文件”二字；其二，联合行文各机关规范化简称加“文件”二字；其三，联合行文各机关全称；其四，联合行文各机关规范化简称；其五，单独用主办机关全称；其六，单独用主办机关规范化简称。
在实际应用中的常见病误如下：2.1 发文机关不是规范化简称。
公文的发文机关标志既可以使用全称也可以使用简称，但简称必须是规范化简称，不能随意苟简。
[1]在实际工作中，有的文秘工作者使用发文机关简称往往沿用习惯叫法，如：“××发展和改革委员会”简称“××发改委”，“××工业和信息化厅”简称“××工信厅”，“××人力资源和社会保障局”简称“××人社局”。
对这些“简称”人们似乎已经习以为常，但其不合规范，应当加以纠正。
“××发展和改革委员会”应简称为“××发展改革委”，“××工业和信息化厅”应简称为“××工业信息化厅”，“××人力资源和社会保障局”应简称为“××人力资源社会保障局”。
发文机关简称一般由该机关的上级机关做出规定，并且上下一致，不得随意简化。
如省、市级人力资源和社会保障部门应分别简称为“××人力资源社会保障厅”“××人力资源社会保障局”，与国家层面的“人力资源社会保障部”相统一，而不能简化为“××人社厅（局）”。
2.2 联合行文发文机关标志有的用全称，有的用简称。
在一份文件里，有的机关标志用全称，有的用简称，繁简夹杂，显失规范。
2.3 发文机关排序不当。
《标准》7.2.4规定：“联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。
” 但在具体实践中，有的机关未遵循此规定，虽然联合行文的机关属同级机关，但主办机关总有一种心态，尤其是对组织、编制、财政等一些有职有权的机关不敢造次，甘愿排在这些机关名称之下。
还有的完全按照“党的机关、行政机关、人民军队、企业和群众组织”的惯例顺序排列，虽然看上去比较规范，但没有突出主办机关。
如政府部门作为主办机关与党委机关联合行文时，往往将党委机关名称排列在前，不符合《标准》规范。
2.4 发文机关过多影响正文显示。
2016年笔者还曾见到一份32个单位的联合行文——《质检总局等关于印发〈认证认可检验检测发展“十三五”规划〉的通知》（国质检认联〔2016〕524号），发文机关分两列排布，一列16个单位。
即便如此，该文首页也未能显示正文，只显示了公文标题和部分主送机关。
笔者认为如果发文机关较多时，发文机关标志一味并用联合发文机关名称的做法并不可取，建议明确此种情形下发文机关标志只使用主办机关名称。
3 关于联合行文的签发人《条例》第九条规定：“上行文应当标注签发人姓名。
”第二十二条规定：“公文应当经本机关负责人审批签发。
……联合发文由所有联署机关的负责人会签。
”在实际应用中的常见病误如下：3.1 凡是联合行文都标注签发人姓名。
按照《条例》规定，上行文应当标注签发人姓名，而平行文、下行文无须标注签发人姓名。
3.2 上行文只标注主办机关的签发人姓名，或由机关负责人而不是由主要负责人签发。
按照《条例》第二十二条规定，“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”，因此，上行的联合行文应由所有联署机关的主要负责人签发。
3.3 签发人姓名排列顺序与发文机关的排列顺序不一致。
《标准》7.2.6规定：“如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排”。
也就是说，签发人姓名顺序与发文机关的排列顺序是一一对应的，在具体实践中，仍有主办机关在签发人姓名排序上“谦让”，将本机关的签发人姓名排在其他机关签发人姓名之后的现象。
3.4 签发人格式错误。
《标准》7.2.5规定：“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
” 7.2.6规定，“签发人姓名用3号楷体字”，“如有多个签发人，……一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐”。
在实际应用中，有多个签发人时，还经常出现发文字号与第一个签发人对齐、每行排两个以上签发人姓名、签发人姓名用仿宋字体、姓名之间用“、”间隔等错误现象。
由于签发人较多需要回行排布时，会占用较多的首页篇幅，建议借鉴《标准》7.3.2规定“如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记”的做法，明确有两个以上签发人时，应当将“签发人”要素移入版记。
4 关于公文标题《条例》第九条规定：“标题由发文机关名称、事由和文种组成。
”在实际应用中的常见病误如下：4.1 省略发文机关。
联合行文往往发文机关较多，有的机关起草公文时为了简化，将标题中的发文机关名称省略。
如上文提到的《关于印发对失信被执行人实施联合惩戒的合作备忘录的通知》（发改财金〔2016〕141号），在公文标题中就省略了发文机关。
笔者认为此举既不符合《标准》规定，又不利于对此文件的引用，当引用该文件时，只引公文标题无法了解发文机关是谁。
因此，这种简化方式实不可取。
笔者建议，如果发文机关较多，可以采用发文机关全部用规范化简称或用“主办机关+等”的简化方式。
如国家质量监督检验检疫总局等32个单位联合印发《认证认可检验检测发展“十三五”规划》时，将公文标题简化为《质检总局等关于印发〈认证认可检验检测发展“十三五”规划〉的通知》，是比较恰当的做法。
4.2 各发文机关名称之间用顿号间隔。
在2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。
虽然取而代之的《条例》没有此表述，但在公文标题中，发文机关名称之间不用标点符号而用“空格”间隔已成约定俗成的用法。
4.3 标题分多行排布时，在发文机关名称中间断开不当。
《标准》7.3.1规定，标题“分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形”。
在实际应用中，有的机关为了追求标题排布成“梯形或菱形”的效果，需要回行时，在某一发文机关名称中间断开，未考虑词意的完整，造成断词不当。
如标题中的发文机关“××发展改革委”，如果需要回行时在“发展”或“改革委”中间断开，都会造成词意的不完整。
5 关于主送机关《条例》第九条规定，主送机关是“公文的主要受理机关”，“应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。
在实际应用中的常见病误如下：5.1 上行文向多个机关主送。
联合上报的公文原则上只有一个主送机关，即各联合发文机关共同的上级机关。
[2]为了避免多头报送，提高工作效率，请示的主送机关只能有一个，而报告只有在需要多个上级机关尽快知道灾情、疫情等紧急情况时，可以有多个主送机关，这应属特殊情况下的特例。
在实际应用中，还有联合行文向多个机关请示或报告的现象。
5.2 主送机关名称有的用全称、有的用简称或用没有明确所指的统称。
与上文提到的对发文机关标志的要求一致，主送机关名称可以用全称，也可以用简称，但必须统一，要么都用全称，要么都用简称，而且必须是规范化的简称。
在实际应用中，还有的文秘工作者为了简化，以“各有关单位”“各相关部门”等统称作为主送机关名称，笔者认为不可取，什么是“有关单位”、哪些是“相关部门”没有明确指出。
《条例》规定可以用“同类型机关统称”作为主送机关名称，但这一“统称”必须有明确所指，如“各安委办成员单位”“各县（市、区）人民政府”“市农业标准化工作领导小组各成员单位”，等等。
行政公文中的常见问题解析与解决方法
行政公文中的常见问题解析与解决方法行政公文作为公共行政工作的重要组成部分，具有规范行政行为、传达信息、保障决策实施等重要作用。
然而，在实际的行政文书写作过程中，常常会出现一些问题，给工作效率和行政管理带来困扰。
本文将分析行政公文中常见的问题，并提出解决方法。
问题一：行文冗长在许多行政公文中，行文冗长、句子过长、用词繁琐成为常见问题。
这不仅浪费读者的时间，也会使公文的表达效果不明确。
要解决这一问题，首先可以通过简化句子结构，避免使用太多的修饰词和插入语，保持句子简洁明了；其次，借鉴新闻写作的方式，采用“倒金字塔”结构，先将最重要的信息放在开头，然后再逐渐展开论述。
此外，可以避免使用冗长的法律术语和行政术语，选择通俗易懂的词汇，使公文更容易被理解。
问题二：格式混乱行政公文的格式要求一般都较为严格，但在实际写作中，经常出现格式混乱的问题，比如错位、对齐不匀、字体大小不一致等。
为解决这一问题，建议在起草时先制定一个模板，明确规定标题、日期、正文、落款等的格式，确保每份公文符合统一规定。
此外，在撰写公文时，选择标准字体、合适的字号，并注意段落之间的对齐和行距的一致，以确保格式整齐美观。
问题三：表达不准确行政公文需要准确地传达信息和表达意思，但往往会出现表达不准确的问题。
为解决这一问题，首先需要仔细审查每个句子和词语的用法和表达含义，确保用词准确无误。
同时，在写作过程中，可以多使用一些具体、明确的词语和短语，避免使用抽象、模糊的表述。
此外，公文中的数据、要点等信息应当准确无误，可以利用表格、图表等形式进行呈现，提高信息传递的准确性。
问题四：冗余废话行政公文中经常出现的问题是冗余废话，即通过不必要的修饰、赘述来填充篇幅。
为解决这一问题，应该遵循“提炼精炼”的原则，在写作过程中及时删除冗余的内容，保持公文的简洁性。
可以通过将相同或类似的内容进行合并，删除多余的修饰语和陈述，使公文内容更加有力，更加简练。
问题五：缺乏逻辑性一份行政公文的逻辑性很重要，但常常出现缺乏清晰逻辑的问题。
公文处理中几个需要注意的问题
公文处理中几个需要注意的问题（一）联合行文的问题1、行政机关联合行文，主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。
如，食品药品监督管理局、工商局、卫生局要联合下发一个食品卫生安全方面的文件，这项工作食品药品监督管理局是牵头单位，文件头和发文字号都用药监局的；另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件（切忌不能用黑头文件联发），但发文字号原则上用主办机关的。
2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。
4、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。
（二）部门和内设机构行文问题政府各部门（包括议事协调机构），除以函的形式商洽工作、答复询问外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：一是经县委、政府领导同意，由“两办”发文（如印发实施方案）；二是部门自行行文，可以用《通知》等文种，但必须在正文前冠上“经县政府同意”这句话；三是有关议事工作机构（各种领导组、工作委员会）要向乡镇或部门行文，一般不能以办公室名义印发，如：要印发食品安全方面的文件，应以食安委的文头印发；要印发灾区卫生防疫方面的文件，应以爱国卫生运动委员会的文头印发，不要以爱卫办的文头印发；四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文，要与相应部门商洽工作，必须以函的形式，要安排内设某机构的专项工作，须以主管部门文件行文。
（三）数字和数值范围规范表述的问题1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。
如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。
2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。
如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。
公文存在问题及建议
公文存在问题及建议
公文是国家机关、企事业单位及组织团体之间进行沟通协调的重要工具，但在实践中存在一些问题，需要加以改进。
以下是公文存在问题及建议：
问题：
1. 公文表述不明确、语言晦涩难懂，给读者造成困扰。
2. 公文格式不规范，不符合标准化要求，影响了公文的效果和可读性。
3. 公文使用的词汇和术语过于专业化，容易引起误解，增加了理解和沟通的难度。
4. 公文的信息量过大，篇幅过长，读者往往需要花费大量时间和精力才能理解其内容。
建议：
1. 采用简洁明了的语言，避免使用过于专业化的词汇和术语，减少读者的阅读难度。
2. 规范公文格式，遵循标准化要求，提高公文的可读性和效果。
3. 采用分类整理的方式，将公文内容分为主要内容、要点摘要、附件等，使读者能够快速浏览和理解公文内容。
4. 制定公文编写标准，规范公文写作流程，提高公文的编写质量和效率。
综上，改进公文的质量和效果是一个长期的过程，需要各方共同努力，不断完善和优化公文的编写和传递方式，提高公文的可读性和
效果，促进沟通和协调的顺利进行。
机关联合行文常见问题探析
您的好帮手——《档案界》网站 秘 书 苑73档案管理3/2017总第226期自2012年7月1日《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和《党政机关公文格式》国家标准（以下简称《标准》）实施以来，党政机关公文处理的标准化、规范化水平得到了极大提升，但在联合行文这一问题上，一些文秘工作者还是感到有些困惑。
本文试针对机关联合行文常见问题与学界同仁作一探讨。
1 关于联合行文的主体《条例》第十七条规定：“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
”从这一规定可以看出，联合行文是指一份公文由两个或两个以上的机关联合制发。
按照《条例》规定，联合行文的前提有三个构成要件：其一，联合行文的主体必须是同级机关；其二，联合行文必须确有必要；其三，行文内容必须为事关各联合行文机关的重要工作，不得是一个机关职权范围内的工作。
在实际应用中的常见病误如下：1.1 为了广造声势动辄联合行文。
近年来，几十个单位的联合行文屡见不鲜。
如：国家发展和改革委员会等44个单位《关于印发对失信被执行人实施联合惩戒的合作备忘录的通知》（发改财金〔2016〕141号），经媒体公布后饱受热议，44个单位联合对失信联合惩戒无疑成为吸引眼球的热点。
众所周知，联合行文如果涉及多个单位，需要主办机关逐个单位去征求意见、会签、盖章，这些环节完成往往需要很长时间。
虽然从表面上看，这样的文件出台很有声势，但同时也带来发文效率低下的弊病。
因此，笔者建议此类公文如果确有制发必要，应该由其共同的上级机关发文为妥。
如上述文件因涉及部门较多，可以由国务院制发。
1.2 联合行文机关不对等。
关于联合行文的主体要求必须是同级机关，而实际应用中往往不同级别的机关也联合行文。
如：国家卫生计生委与国家中医药管理局联合制发了《关于推进分级诊疗试点工作的通知》（国卫医发〔2016〕45号）。
国家卫生计生委与国家中医药管理局不是同级机关。
公文处理中的常见问题及对策研究
公文处理中的常见问题及对策研究导读：本文公文处理中的常见问题及对策研究，仅供参考，如果觉得很不错，欢迎点评和分享。
公文处理中的常见问题及对策研究作者/李军行政机关的公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具，是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
公文处理体现在行政机关的工作决策、部署及抓落实、为基层群众办实事等各项工作中，涵盖了行政活动的全过程，一定程度上反映了机关的工作作风，直接影响着行政效率。
一、公文处理中的常见问题（一）忽视协商会签环节。
公文中有涉及其他部门的事项，主办部门没有与有关部门充分协商，就直接报送上级机关审批。
比如，涉及财政资金问题没有征求财政部门的意见，涉及项目规划问题没有与发展改革部门协商，涉及编制机构问题未与编办协商，涉及表彰评优问题，没有征求人力资源和社会保障部门的意见等。
或者虽然协商但未取得一致意见，主办部门在报送上级机关审批时，没有吸收有关部门意见，或者没有提出建设性意见。
此类公文上级机关无法及时审批，需要退回报文单位，取得一致意见后重新上报。
（二）直接报送领导者个人。
有的公文未经上级机关领导指定，将应报送上级机关的公文直接报送领导个人。
在公文处理中，有些省直部门负责人在本机关信笺纸上直接指示“呈××副省长审批”，从而常常出现越过省政府办公厅秘书处直接呈送省领导的现象。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
” 直接报领导者个人，常常导致收文机关无法跟踪公文的运转过程，更无从查询公文的办理情况，形成“飞行件” 和“横传件”。
（三）越级行文。
各级行政机关不得越级请示问题和报告工作。
部门所属单位需要请示问题，一般应向主管部门请示；确需向上级机关请示的，再由主管部门向上级机关行文。
实践中，仍有一些单位不通过主管部门，直接向省政府行文。
党政机关公文处理常见问题及对策
党政机关公文处理常见问题及对策近年来，各级党政机关及其文书处理部门认真贯彻国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)和中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例)(以下简称《条例》)，以及国家质t技术监督局发布的《国家行政机关公文格式)(以下简称《格式))等三个公文处理规范性文件，使机关文书处理工作日益规范化，维护了公文的严肃性和权威性，发挥了机关公文的应有效用。
但一些基层党政机关的公文处理工作仍然存在一些不规范的现象，值得引起重视并加以克服改进。
笔者就日常公文处理工作中所见以及容易被大家忽略的一些问题进行粗略归纳和分析，期待与同行们一起探讨。
一、公文处理中常见的问题(一)文种使用不规范1.滥发通知。
(办法》第十五条规定:“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。
如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发;因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报本级政府批准，并在文中注明经政府同意。
但事实上一些县级政府工作部门(包括一些议事协调机构，如领导小组、指挥部、委员会等)，却常常将其所主管的业务性工作以“通知”形式直接向乡镇一级政府行文交办，而没有正确使用“函”这一文种，明显违反了《办法)第十五条的规定。
2.滥用请示。
《办法》和《条例》都规定“请示适用于向上级机关请求指示、批准”“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复题，请求批准和答复审批事项”。
根据上述定义，在请求批准时，有隶属关系，下级向上级请求批准的用“请示”;没有隶属关系，不论单位级别高低，向有关部门请求批准，一律用“函”。
但在日常行文中，却常常出现乡镇一级政府向省、市、县级相关业务部门请求审批事项时，错误地用“请示”行文，而没有正确使用“申请色”或“请准函”这一文种。
相应地，有关业务主管部门在答复审批事项时，也没有正确使用“问复函”答复，而错用“批复”文种。
解析常见公文写作问题及应对策略
解析常见公文写作问题及应对策略公文写作是一项重要的工作内容，它关乎着一个单位的形象和效率。
然而，在实践中我们常常会遇到一些问题，影响到公文的质量和效率。
本文将深入剖析常见的公文写作问题，提出相应的应对策略，帮助大家提高公文写作效率和质量。
一、常见公文写作问题1、语言冗长、废话连篇：写公文是一项需要严谨专业的工作，但许多人却在写作时使用过多的修辞和废话，导致文字冗长、难以理解。
2、排版混乱、格式不规范：作为一份正式文件，公文的排版和格式应该呈现出规范、整洁、美观的视觉效果。
然而很多公文的排版和格式混乱不堪，给人留下拙劣甚至没素质的印象。
3、内容不严谨、思路不清晰：公文是要传达信息和指示行动的文字，因此内容的严谨性和思路的清晰度是非常重要的。
如果内容不严谨、思路不清晰，读者将无法理解表述的意思。
4、用语不规范、无逻辑性：公文的文字应该准确无误，用词应该规范，逻辑应该清晰。
然而，许多人在写作时使用的词汇不够准确规范，逻辑也不够清晰，阅读起来困难重重。
5、公文缺乏人情味、缺乏温度：公文的文字应该严谨规范，但也应该具备一定的人情味和温度。
如果在公文中缺乏人情味，将容易发生对公文内容理解上的误差。
二、应对策略1、简洁明了、切忌废话连篇公文的阅读者通常是公务繁忙的专业人士，他们的时间非常宝贵，因此在写公文时必须切忌废话连篇。
应该尽可能地简洁明了地表达出要点，让读者能够在最短时间内理解公文中想要传达的信息。
2、排版规范化、格式整齐美观公文的排版和格式应该呈现出规范、整洁、美观的视觉效果。
为了实现这个目标，我们需要认真遵循公文排版的标准和规则。
这些规则包括行距、字体大小、段间距、页边距、标点符号等，只要在书写时按照这些规则来编排格式，就可以使公文看起来整齐、规范、美观。
3、精益求精、严谨考究公文的内容及表述应严谨精确，思路应该清晰有序。
要做到精益求精、严谨考究，在写作时应该明确当前工作的重要性及其与其他工作的关系，做好相关的调研工作，深刻领会文件要求，精确掌握相关的业务知识。
浅谈机关公文格式中常见的问题及对策
浅谈机关公文格式中常见的问题及对策浅谈机关公文格式中常见的问题及对策公文格式规范化,是办公自动化的客观要求,也是充分发挥公文作用,维护公文严肃性和权威性的必要条件.国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准,但在公文处理的实际工作中,仍然存在许多不规范的现象和问题.本文结合工作实际,针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析,浅谈几点相应的对策.一、关于公文要素一般来讲,一份完整的公文都是由“眉首、主体、版记”三部分组成.置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首.眉首主要包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个要素.置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体.主体主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章几个要素.置于主题词以下的各要素统称版记.版记主要包括主题词、抄送、发文机关、印发时间、印制份数和页码几个要素.二、关于不规范现象（一）公文标题不规范公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关.不规范的做法表现为:一是标题中未标明发文机关；二是滥用符号.标题中使用了多种标点符号,较多的是使用逗号、顿号和书名号等.公文标题中除法规、规章名称加书名号,特定称谓加引号外,一般不用标点符号.公文标题可分一行或多行居中排列.回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当.（二）结构层次序数使用不规范公文中的数字,除成文日期,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字.具体设置多少个层次序数,要视文件的内容和篇幅来定.一般来讲,第一、二、三、四、……层次序数依次标识为:“一、”、“（一)”、“1．”、“(1)”、…….一般来讲,层次序数不得跳级使用.年份一般不能用缩写.如:2010年不应缩写为“一○年”或“10年”.如年份用中文形式表示,如“二○一○年十月”,则中间的“○”不能写成“0”、“o”或“零”,应该在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择“○”.“十月”中的“十”不能写成“10”,而应写成“十”.（三）标点符号使用不规范标点符号是辅助文字记录语言的符号,是书面语的有机组成部分,用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用,文字材料中的序号、标点符号应正确使用.否则,所表现出的语气、词语性质和作用就会走样.1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范,应该用逗号.2.“一,”、“二,”、“三,”等用逗号不规范,应该用顿号；“１”、“２”、“3”和“ａ”、“ｂ”、“c”后面用“．”,不得使用“、”或“,”.3.在用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序或在“一方面”、“另一方面”之后,可以分别用逗号,也可以不用标点符号,直接连接下文.4.序号如加括号,如:（一）（二）（三）（四）和⑴⑵⑶⑷,后面不再使用任何标点符号.例如:“（一）、”、“（一）,”、“（一）．”等均属不规范用法.5.有时在上述层次序数中需要加入“第一”、“第二”、……或者“首先”、“其次”……,此时其后面一律使用“、”,不得使用“、”或者“．”.6.冒号占一个字的位置,居左偏下（:）,不得使用数学中的比例号（∶）.（四）成文日期标识不规范常出现的问题:一是标注位置太低或太高,以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期.（五）印章加盖不规范印章是公文制发机关对公文负责的凭证,必须规范使用.但常出现不规范现象:一是印章加盖不符合要求,有的歪斜,有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间,盖印距正文太远.印章正确的加盖位置:印章上弧距正文2mm?―4mm.（六）公文的排版规格、字体及字号的使用不规范常见的公文纸张一般采用标准的a4型或通用的16开型.对于字体及字号的使用,有的选择宋体小三号,有的选择楷体三号.公文的排版规格、字体及字号规范的做法是:1.公文正文用一般每面排22行,每行排28个字.用3号仿宋字.2.发文字号和“签发人”用3号仿宋字.“签发人”冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.3.主送机关、正文、附件、作者、日期一般采用3号仿宋体.4.主标题(又称一级标题)为2号宋体加粗.5.二级标题为3号黑体.值得注意的是:在属下还有两级以上标题的情况下,二级标题应该加粗；在属下只有一级标题的情况下则可不加粗.6.三级标题为3号仿宋加粗.值得注意的是:在属下还有一级以上标题的情况下,则本级改为“3号楷体加粗”；在属下没有标题的情况下,则用“3号仿宋加粗”.（七）附件标注不规范公文如有附件,在正文下空1行左空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称.附件如有序号使用阿拉伯数码（如:“附件:1.××××”）.附件名称后不加标点符号.附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号.附件的序号和名称前后标识必须一致.不规范做法主要表现在:一是附件和正文间隔或大或小.二是把被批转、转发、印发和发布的内容,作为附件处理.三是附件说明与附件的标题不一致,有的附件标题缩写.四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致,有的附件的序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号.五是附件跟附注区分不清,在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件,导致关系的确认错误.（八）抄送机关标识域不规范抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称,不得将主送机关再标识到抄送机关栏.抄送机关在主题词下1行,左右各空1字,标识“抄送”后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列,抄送机关间用逗号隔开,在最后一个抄送机关后标句号.抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关.但有些机关公文已主送上级机关,又同时抄送该部门的领导.在抄送标识域内常出现“抄报”,顶格标识“抄送”,回行时与“抄送”对齐,最后一个名称后不加句号等不规范问题.三、关于公文的行文原则按行文方向划分,公文可分为上行文、下行文和平行文.“行文应当确有必要,注重效用.”是行文的基本原则,也是行文的出发点.确定行文一定要首先明确行文的目的和作用,要有的放矢,有针对性,使发出的公文产生预期的效用.改变那种“发文越多、文件的规格越高、工作就越重视”的误区,根据实际需要确定是否行文.行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则.上行文中,如果要制发请求解决问题的文件,要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性.制发平行文件,要注意明确职权,防止推诿扯皮.对下行文,一定要符合实际,有针对性.四、关于公文不规范现象产生的原因与对策（一）影响公文不规范的原因1.思想认识不到位.一是公文办理人员对公文格式重要性的认识不够.二是公文处理人员在办理公文过程中责任心不强.2.公文审核把关不严.公文处理程序不规范,未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序,特别是审核把关制度不够完善,致使公文制作不规范.实际工作中,各部门在制作公文时,由于忙于事务,常常忽视对公文格式的审核把关,在公文盖章时,办公室工作人员也没有认真审核,导致公文中出现不规范的问题.3.对公文格式要求掌握不够.目前,多数单位公文处理人员都未经过系统的培训和学习,对公文格式及公文处理要求掌握熟悉程度不够,在实践中,运用比较模糊.（二）规范公文格式的对策一是加强学习,提高认识.规范公文格式,防止格式的随意性,维护其规范的体式,对于进一步提高公文的处理水平,推动机关正常工作的开展,有着十分重要的意义.局机关各股室、各部门工作人员要要在思想上重视公文格式规范化工作,进一步加强学习、提高认识,增强做好公文格式规范化工作的自觉性.二是健全制度,规范办文程序.建立行之有效的管理制度,是保证公文格式规范化的一个重要措施.在公文处理的各个环节都要把好关,从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印制等都必须建立严格的制度和规范,明确各环节的权限和责任.要有严格的公文处理流程,实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化.三是加强学习,提高干部素质.全面提高干部素质是规范公文格式的一项基础性建设.要不断加强干部自身建设,注重理论学习,刻苦钻研,努力提高干部业务水平和工作能力,从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神,增强事业心和责任感.四是加强督查,保证公文质量.严格按照规定和要求,加强对公文格式规范化的管理和指导,制定严格的办文程序,在公文处理过程中强化审核监督,做到多级审核,层层把关.同时,要定期组织业务培训和学习交流,学习并借鉴好的经验和做法,开展研讨交流活动,不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平.。
机关行政公文写作规范及常见问题分析
机关行政公文写作规范及常见问题分析第一篇：机关行政公文写作规范及常见问题分析机关行政公文写作规范及常见问题分析一、行政公文法规框架1、行政公文定义广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料，除通用公务文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。
狭义的公文专指法定公文。
是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文和中共办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。
这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2、行政公文法规框架《国家行政机关公文处理办法》《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）《中国科学院公共事务管理标准》《国家公文主题词表》3、行政公文法规框架历史沿革1988年，国家技术监督局发布了GB/T 9704—88《国家机关公文格式》国家标准，这是世界上第一个公文格式的国家标准；1999年，根据国务院办公厅指示，中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局组织对GB/T 9704—88国家标准进行了修订，国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准。
二、行政公文写作规范1、特点（1）法定性（2）政策性（3）实用性（4）时效性（5）规范性2、基本功用（1）颁布法规，传达指示；（2）反映情况，请示工作；（3）联系工作，商洽公务；（4）宣传教育；（5）依据凭证。
3、文种及分类文种：每一份文书都有各自的名称，公文的名称就是公文的种类，简称文种。
《国家行政机关公文处理办法》将公文的种类规定为13类13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
公文处理工作目前存在的问题及分析
公文处理工作目前存在的问题及分析《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号，以下简称《办法》)和《甘肃省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》(甘政发〔2007〕62号，以下简称《细则》)发布以来，各市州、各部门、各有关单位(以下统称“报文单位”)认真按《办法》和《细则》规定处理报送公文，保证了各项工作的正常运转。
但近年来特别是今年以来，由于机构改革、人事变动等因素，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文在文种、格式等方面不同程度地出现了一些问题，公文质量呈下降趋势，退文增多。
各市州政府公文相对规范，各部门、各有关单位的公文错误较多，不仅造成了人力、物力浪费，而且严重影响了工作效率。
据统计，2010年上半年，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文共1311份，因错退回重报597份，占报送公文总数的45.5％(其中，第一季度287份，占第一季度报送公文总数的43％；第二季度310份，占第二季度报送公文总数的54％)。
现将具体情况通报如下：一、2010年上半年报送公文中存在的主要问题(一)公文格式不规范。
1.发文机关标识不规范。
部分单位联合行文时，发文机关名称、字体、位置不符合《办法》和《细则》规定。
2.发文字号不正确。
部分单位行文时，发文字号不统一，有的单位不按规定编制发文字号，有的单位在发文字号中加入处室代字，影响了公文的严肃性和规范性。
3.上行文签发人标识不符合规定。
《办法》和《细则》规定，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发，主持工作的负责人是指由上级机关任命主持本机关全局工作的人。
但有相当一部分单位没有严格执行此规定，由非主持工作的领导签发文件。
有的单位联合行文，只有主办单位签发人姓名，没有联合行文单位其他签发人姓名。
4.公文标题不规范。
公文标题一般由发文机关、事由及文种三部分组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
但有的公文标题省略发文机关，有的随意使用标点符号，有的文字冗长，且词不达意；有的介词或动词重复；有的标题与正文之间的距离过大，不符合公文规范。