秘书事务管理 事务36 信息的收集共61页
秘书事务管理 事务36 信息的收集
（八）调查
调查是有目的、有重点、主动收集信 息的重要方法。秘书要有目的、有计划地 进行市场调查，亲自深入现场，通过各种 途径和方式，直接收集第一手资料，挖掘 层次更深、质量更高的信息内容。 秘书陪同领导出差时，是收集信息的 极好机会，应利用考察、实地调查等机会， 深入了解市场情况，亲自感受和获取信息。
（二）时效性
时效性是指信息的价值作用随着时间的 变化而改变的一种特性。信息只有在一定的 时间内才能体现最大价值，超过特定时限的 信息便会部分或全部丧失其使用价值。 信息生成的速度快、数量多、时效短， 且具有流动性、随机性和不规则性。因此， 秘书必须具有对信息的敏感性，及时收集、 加工、存储和运用有价值的信息。
7.购置法
通过订购、现购、邮购、代购等方 式，购买储存在文献资料、磁带、磁盘 中的信息。 购置法能获得大量系统化、专业化 信息，信息来源广，但所需费用较高， 需要花费较多的时间和人力，同时，也 需要对信息进行筛选鉴别。
（四）查找信息
根据要查找信息的主题、内容和用 途，利用各信息渠道提供的信息介绍、 信息目录、信息咨询或其他信息查询途 径，找出所需要的信息。
（六）可传递性
信息可以通过一定媒介或一定载体在 不同的时空中进行传递，可以从古代传递 到现代，也可以从一个地方传递到另一个 地方。
（七）可开发性
信息作为一种资源，取之不尽，用之 不竭，可以充分开发利用。
（八）无限性
随着时间的推移，各种各样的信息会 无休止地产类型。按照不同的标准， 可以将信息划分为不同的类型。
5.网络法 6.交换法 7.购置法
1.观察法
人们直接用眼睛或借助其他工具通过观 察事物的视觉影像认识客观事物、获取信 息的方法。 观察法简单、灵活，能获得较为客观的 信息，但获得信息量有限、深层次信息少， 而且观察效果受观察者的观察能力影响较 大，适宜对环境、人物、事件实际状况的 了解。
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31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克
秘书事务管理 事务36 信息的收集
1、合法而稳定的权力在使得当时很 少遇到 抵抗。 ——塞 ·约翰 逊 2、权力会使人渐渐失去温厚善良的美 德。— —伯克
3、最大限度地行使权力总是令人反感 ；权力 不易确 定之处 始终存 在着危 险。— —塞·约翰逊 4、权力会奴化一切。——塔西佗
5、虽然权力是一头固执的熊，可是金 子可以 拉着它 的鼻子 走。— —莎士 比
秘书日常事务管理课件
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休闲场合着装
在商务休闲场合，如商务午餐、团建活 动等，可以选择更为休闲的装扮，如男 性可穿着休闲西装或衬衫搭配牛仔裤， 女性可选择休闲套装或连衣裙。
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季节性着装要求
根据季节的变化，合理选择服装，如夏 季应注意透气、轻便的材质，避免穿着 过于厚重，冬季则应注意保暖，选择质 地温暖的衣物。
商务交际礼仪
危机公关
阐述在危机事件中如何进行公关应对，包括信息 发布、媒体沟通、品牌维护等方面。
案例分析
分析一次真实的突发事件处理案例，展示秘书在 其中的关键作用和实际操作。
案例三：高效沟通与协作实战演练
总结与反思
有效沟通技巧
介绍如何与不同性格、背景的 同事进行高效沟通，包括倾听 、表达、反馈等方面。
团队协作
详细阐述如何在团队中协作， 包括分工、协调、整合等方面 ，以实现团队目标。
实战演练
设计一次真实的沟通协作场景 ，让学员参与其中，通过实际 操作提升沟通与协作能力。
对实战演练进行总结，提炼成 功经验和需要改进之处，引导 学员进行反思和提升。
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THANKS
损坏，确保文件资料的安全。
文件保密与销毁
对于涉及机密的文件资料，秘书 需要确保文件的保密，同时对于 过期或无用的文件资料，需要进
行妥善销毁，以防泄密。
会议安排与记录
会议筹备
秘书需要提前进行会议筹备工作，包括确定会议主题、时间、地点 、参会人员等，确保会议顺利进行。
会议记录与整理
在会议过程中，秘书需要详细记录会议内容和讨论结果，会后及时 整理成会议记录，分发给参会人员，以确保会议精神得到贯彻落实 。
办公软件的应用技巧
文字处理软件
深入讲解Word等文字处理软件的高级功能，如邮件合并 、批量处理、长文档编辑等，提升秘书的文档处理效率。
文秘专业信息收集与整理方法
文秘专业信息收集与整理方法随着信息时代的到来，信息的获取和整理变得越来越重要。
作为文秘专业的学生，我们需要掌握一些有效的信息收集和整理方法，以提高工作效率和质量。
本文将介绍几种常用的文秘专业信息收集与整理方法，帮助读者更好地应对信息处理的挑战。
一、信息收集方法1. 网络搜索网络是当今最主要的信息来源之一。
我们可以利用搜索引擎，如百度、谷歌等，输入关键词来搜索相关的信息。
在进行搜索时，应注意选择可靠的网站和权威的信息源，以确保所获得的信息的准确性和可信度。
2. 图书馆资源图书馆是一个宝贵的信息库。
我们可以借助图书馆的资源，如书籍、期刊、报纸等，获取所需的信息。
在使用图书馆资源时，应熟悉图书馆的分类系统，掌握检索技巧，以快速找到所需的资料。
3. 专业期刊和学术论文专业期刊和学术论文是了解最新研究成果和专业知识的重要途径。
我们可以定期阅读相关领域的期刊和学术论文，掌握最新的研究动态和学术观点。
同时，我们还可以通过检索相关的期刊和学术论文数据库，获取需要的文献资料。
4. 参加学术会议和研讨会学术会议和研讨会是学术交流和知识分享的重要平台。
我们可以通过参加学术会议和研讨会，与同行交流、学习和分享经验。
在会议和研讨会上，我们可以听取专家学者的报告，参与讨论和互动，获取新的信息和观点。
二、信息整理方法1. 笔记和摘录在收集到大量信息后，我们需要对其进行整理和归纳。
笔记和摘录是常用的整理工具。
我们可以将重要的信息摘录下来，用关键词或标签进行分类，以便日后查阅和使用。
同时，我们还可以根据需要制作思维导图或概念图，将信息之间的关系和联系可视化。
2. 文件管理和归档文件管理和归档是保持信息整洁和有序的重要手段。
我们可以建立一个清晰的文件夹结构，将相关的文件和资料进行分类存放。
同时，我们还可以使用标签或关键词对文件进行标注，以便快速检索和查找。
定期清理和整理文件，删除不必要的信息，保持文件的更新和有效性。
3. 数据库和电子表格对于大量的数据和信息，我们可以使用数据库和电子表格进行管理和整理。
秘书资格考试之事务管理
秘书资格考试之事务管理秘书是一种重要的职业，扮演着组织的支持者和决策者之间的桥梁角色。
为了担任这个职位，一般需要通过秘书资格考试以证明自己具备必要的技能和知识。
本文将重点介绍秘书资格考试中的事务管理部分。
事务管理是秘书工作的核心之一，包括接待访客、电话管理、文件处理、日程安排等。
在秘书资格考试中，事务管理的题目内容涉及的范围较广，考察的重点主要包括以下几个方面：首先是接待访客。
秘书在工作中经常需要接待访客，这包括安排接待地点、准备接待用品、确认访客身份等。
在考试中，可能会涉及到各种接待场景的情景设定，考生需要从整体考虑访客的需求和公司内部的规定，进行有效和友好的接待。
其次是电话管理。
秘书通常会负责接听公司的来电，并进行转接、记录和回答问题。
在考试中，会模拟接听电话的情境，考生需要根据来电者的需求和公司的规定进行处理，例如向正确的人员转接电话、记录准确的信息等。
再次是文件处理。
秘书负责处理公司内外的文件，包括文件的收集、整理、归档和传递等。
在考试中，可能会出现需要考生根据一系列文件的要求进行整理和归档的情景，考生需要有较强的文件处理能力和基本的组织能力。
最后是日程安排。
秘书常常需要为领导或团队成员安排日程，包括会议安排、会议纪要的记录和发送等。
在考试中，可能会出现需要考生为多个人员安排不同会议的情景，考生需要合理安排时间和地点，并妥善处理各项事宜。
除了上述几个方面，事务管理还包括很多其他细节，例如办公用品的管理、快递收发的安排等。
考生需要掌握相关的基本知识和技巧，并具备良好的沟通和协调能力。
在秘书资格考试中，事务管理部分往往是考生实践运用知识和技能的重要环节，也是考察考生综合运用知识分析和解决问题的能力。
为了提高事务管理的能力，考生可以通过以下几种方法进行准备：1. 学习相关知识：了解事务管理的基本概念和方法，学习相关的法律法规和规章制度，掌握基本的操作流程和要求。
2. 实践操作：通过模拟真实的工作情境来进行实践操作，例如模拟接待访客、接听电话、整理文件和安排日程等场景。
秘书事务管理信息管理
秘书事务管理信息管理
信息反馈的要求
&准确真实 &尽量缩短信息反馈时间 &信息反馈要广泛全面，多信源、多通
道反馈
秘书事务管理信息管理
信息反馈工作程序
(1)明确目标 (2)选择信息反馈的方法：系列性信息反馈、
广角型反馈信息、连续型反馈信息 (3)获取反馈信息 (4)加工分析反馈信息 (5)传递反馈信息 (6)利用反馈信息
秘书事务管理信息管理
三、信息的分类
信息的分类方法
字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等） 地区分类法 主题分类法 数字分类法 时间分类法（按信息形成先后）
•根据工作需要，将各种分类方法结合使用
秘书事务管理信息管理
三、信息的分类
信息分类的注意事项
1、利用颜色、标签区分类别 2、建立交叉参照卡
•
•名称/主题：
•1、溯源法 •2、比较法 •3、核对法 •4、逻辑法 •5、调查法 •6、统计法
•核对 •计算 •定性、定量分析 •逻辑推理 •判断真伪
秘书事务管理信息管理
信息的传递
& 信息传递的要求
= 迅速、准确、保密
& 信息传递的途径
= 信源－信道－信宿
& 信息传递的方向
= 内向传递：在单位内部进行信息交流沟通 = 外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息
& 信息储存的载体
= 纸质载体 = 磁性载体： = 缩微品： 信息存储的设备： 文件夹、文件盒、文件袋、 = 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防
潮、防虫 = 科学地存放排列
秘书事务管理信息管理
秘书实务之信息工作
秘书实务之信息工作秘书实务之信息工作在现代社会中，信息的获取和传递是非常重要的一项工作。
作为一名合格的秘书，信息工作是其职责之一。
信息工作主要包括信息的收集、整理、存档和传递等方面。
只有做好信息工作，秘书才能更好地协助领导完成各项工作。
首先，信息的收集是秘书工作中必不可少的一环。
秘书需要及时了解各种信息，包括媒体报道、行业动态、政策法规等。
通过不断收集信息，秘书能够及时了解到各种信息动态，为领导作出决策提供信息支持。
其次，秘书需要对收集到的信息进行整理和分析。
秘书需要将收集到的信息进行分类整理，建立起一个完整的信息库。
通过对信息的整理和分析，秘书能够更好地把握各种信息的内涵和价值，帮助领导更准确地把握形势。
然后，秘书要做好信息的存档工作。
收集到的信息需要进行存档，以备将来使用。
秘书需要建立起一个规范的信息存档系统，确保信息的安全和便捷使用。
在存档的同时，秘书要注意信息的保密工作，确保信息不被泄露。
最后，秘书需要及时将信息传递给相关人员。
信息的传递是秘书工作的核心环节之一。
秘书需要将领导需要知道的信息及时传递给相关人员，并保证信息的准确性和完整性。
在信息传递的过程中，秘书要注意沟通的技巧和方式，以确保信息的顺利传递。
总结起来，秘书的信息工作是一项复杂而重要的工作。
秘书需要及时收集各种信息，进行整理和分析，并将信息存档和传递给相关人员。
只有做好信息工作，秘书才能更好地协助领导完成各项工作。
在信息工作中，秘书需要具备一定的专业知识和技能。
首先，秘书需要熟悉各种信息收集和整理的方法和技巧。
例如，掌握搜索引擎的使用方法，能够高效地查找和筛选信息；掌握文献检索的方法，能够全面了解相关领域的信息。
其次，秘书需要具备一定的信息分析能力。
只有通过对信息的分析，秘书才能将信息转化为对领导决策有价值的内容。
最后，秘书需要具备良好的沟通和协调能力。
在信息传递的过程中，秘书需要与各方人员进行有效的沟通和协调，以确保信息准确地传递给相关人员。
秘书事务管理信息管理
•1、溯源法 •2、比较法 •3、核对法 •4、逻辑法 •5、调查法 •6、统计法
•核对 •计算 •定性、定量分析 •逻辑推理 •判断真伪
秘书事务管理信息管理
信息的传递
& 信息传递的要求
= 迅速、准确、保密
& 信息传递的途径
= 信源－信道－信宿
& 信息传递的方向
= 内向传递：在单位内部进行信息交流沟通 = 外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息
和决策层反映执行指令情况的反馈形式。横向反 馈是同级组织之间的信息反馈。 前反馈与后反馈
秘书事务管理信息管理
信息反馈的要求
&准确真实 &尽量缩短信息反馈时间 &信息反馈要广泛全面，多信源、多通
道反馈
秘书事务管理信息管理
信息反馈工作程序
(1)明确目标 (2)选择信息反馈的方法：系列性信息反馈、
广角型反馈信息、连续型反馈信息 (3)获取反馈信息 (4)加工分析反馈信息 (5)传递反馈信息 (6)利用反馈信息
4、选择开发信息的形式 5、形成信息产品
秘书事务管理信息管理
信息的利用
1、信息利用的特点：周期性、经常性、广泛 性和实效性
2、信息利用的要求 （1）遵守信息法规 （2）维护信息安全 （3）最大限度地满足信息需求 （4）注意对日常信息的积累
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案例分析
& 天地公司新上任的客户经理赵飞要去拜访 公司的一个客户。为了让赵经理了解客户 的情况，助理高叶应该怎办？
秘书事务管理信息管理
& 高叶通过索引和目录查找客户信息，为赵 经理提供了公司以往收集的客户资料信息， 包括以往客户的采购建议和该客户全部的 历史资料，如订单、支付、送货、客户支 持以及市场营销等。