办公室事务管理平时作业二答案

一、情境分析题（每小题15分，共30分）
电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。

打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。

这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。

当阅读到写有：“亲爱的红：……”的一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。

在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。

这时，上司把写有美国地址的英文名片，让他打印一个寄往美国的信封，邹某按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邹某处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。

答：（1）不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应该当面指出，以分清责任；
（2）不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门；
（3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉；
（4）交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠；
（5）寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。

2、背景说明：公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。

小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。

接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。

”
星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。

9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。

到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会
答：关于会议地点和布局的选择：
因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围，所以，建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。

会议议程的安排，根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定：
（1）由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。

（2）建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方了解对方的困难。

（3）会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。

（4）会议组织者向各方提出要求：①防止本位主义、树立内部客户观念；②耐心倾听对方意见；③换位思考；④及时进行信息沟通。

（5）再由双方进行互谅互让地磋商。

（6）形成会议备忘录，提醒遵照执行。

2、你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。

答：（1）此项工作的意义：
①可减轻上司工作负担，提高上司工作效率。

②可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。

（2）此项工作的特点：
①广泛性；②临时性；③具体性；④紧迫性。

（3）上司临时交办事项的范围：
①文书工作事项。

如上司让秘书查阅文件、递送文件等。

②会务工作事项。

如上司让秘书通知开会、收集议题等。

③信访工作事项。

如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。

④信息工作事项。

如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。

⑤调研工作事项。

如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等。

⑥督查工作事项。

如上司让秘书通过电话、信函等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况等。

⑦联络工作事项。

如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系，建立密切关系，为开展工作奠定良好基础。

⑧协调工作事项。

如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。

⑨接待工作事项。

如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。

⑩其他交办事项。

三、实践题（每小题30分，共30分）
选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象，了解办公室人员组成结构、办公室各类人员的职责和具体工作内容（重点文秘类工作人员）、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的（举例）、工作感想，并将调研结果写成调查报告。

答案略。