一个展览业务的操作流程
展览展会操作流程(详细操作流程及附表)
2.关税、保险（另收）
3.展品回运费、结关费用（不回运免交）
每立方米
每立方米
4000
4500
四、国外生活费（按财政部标准自带）
1．按财政部标准购汇：
2．零用费（在外10天后，每日加5美元）
在外天数以批件为准
160欧元/人.日
50美元/每人
按旅行社
实际报价收取
五、机票交通费
1．国际机票费（含机场费）
2．城市间交通费（展后离团免交）
3．展览期间交通费
4．签证费
5. 境外人身保险费（自办免交）
每人
每人
每人
每人
每人
9500
3900
1500
400
280
六、自购机票交付组团单位管理费（由团组统一购票人员免交）
每人
1500
七、宣传广告费、名录费、通讯费
1．0 参展目的及原则
时尚实业参展目的：企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集
时尚实业参展原则：
1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。避免盲目的、冲动的、铺浪费的参展行为。
2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防工作
3．参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。
4．4 目标客户的邀请
参展前应邀请潜在客户，原宥客户，目标客户前来参加。邀请应附门票和礼券，增加吸引力。
4．5 展品及展示布件的运输和保管
各种参展物品应在展前列出明细清单和运输方案，并责成专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失进行汇报。
展会策划操作流程
展览操作流程
展览操作流程（1）（1）展览操作基本程序3．1项目构思展览正式立项的基本构思过程，包括了立项的原因、理由、目的、以及展览项目展示内容、时间，城市等。
是展览立项之前的基本构思。
通常由展览专业策划人员，完成初期的构思过程，并通过文案进行描述。
3．2展览调研通过设计问卷、电话调查等方式，来验证构思方案的成立性，主要争对参展群体、观展群体的调研，来进行可行性的基本分析。
3．3创意开发通过一定时段的调研与专家论证，对原有的构思重新进行分析、评估。
部分创意内容，则要根据市场调研结果进行即使调整。
3．4规模设计对即将举办的展览活动，根据市场调研结果，进行规模设置。
3．5主题定位通常在进行初案沟通时，项目管理者、策划者应当与相关监督机构就展览项目的主题定位进行论证。
主题定位即展览项目展示的基本中心思想。
3．6形象标识形象标识是展览文化体现的重要组成部成。
通过形象与各类标识反映展览项目的中心思想与畅导理念。
3．7 CI 建设CI是企业识别系统，是保证企业在经营理念，行为模式，以及对外形象方面达到高度统一的有效工具。
而CI策划，也就是从建立CI体系，到执行CI的实施的企划方案，以及组织整个过程，就叫CI策划。
3. 8 VI设计VI：视觉识别VI：以标志、标准字、标准色为核心展开的完整的、系统的视觉表达体系。
将展览项目的理念、企业文化、服务内容、项目规范等抽象概念转换为具体符号，塑造出独特的展览项目形象。
VI系统：A.基本要素系统：如展览项目名称、展览项目标志、展览项目造型、标准字、标准色、象征图案、宣传口号等。
B.应用系统：产品造型、办公用品、企业环境、交通工具、服装服饰、展示道具等。
3．9初案汇总初案整理，又被称为展览关联元素设计。
是指策划人员通过市场调查与论证，认为此项目具有一定的可行性。
这时，就需要原构思的草案进行完善，使用形成展览项目的基本初案。
3．10汇报方案指策划工作小组，进行内部策划案汇报演说。
主要包括立项的调研结果，展览基础市场分析等进行汇报，以获得更多人的支持与配合。
展会展览操作规程(详细操作流程及表格,绝对实用)
6．0展会总结
6．1效果分析
6．2信息收集
6．3总结报告
附件：
1．年度展会信息收集表格
2．参展信息及参展提案
3．展会预算表
4．参展方案模板
5．展会信息收集概要
6．客户信息登记表
7．总结报告模板
/.本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件，其中部分细节虽参展经验的增加可进行调整升级。/
展位的选择前应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整
4．2展台布置和展品陈列
展台布置的基本原则：
远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调
展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向
无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光
展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角
展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）
展示空间重点考虑：四面开敞式的岛屿空间（图1）、三面开敞（图2）、通透可做过道（图3）、多开敞面空间（图4）
图1图2图3图4
4．3广告信息的发布
根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和内业文章形式发表；
可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告
在参加展会前三个月，可以考虑以软文的形式在有影响力的刊物上发布报道，以扩大知晓度。
相关度：2
影响力：3
2005年4月23日-25日
地点：无锡市展览馆
5000/500
10000
联络方式：
上海升泰展览服务有限公司无锡办事处
地址：无锡市景丽苑西区58号402室
邮编：214074
展会操作流程图
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LOGO+公司名称
（三）客户邀请与信息搜集 委派公司销售负责会前的客户邀请与信息搜集工作，职责如下： 1、送请柬或者邀请函，尝试邀请潜在的客户到公司的展台前参观展台，并 准备一些较独特的产品作为礼物赠给客户。 2、到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在 客户。
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08
费用预算
事业部
LOGO+公司名称
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展位费用： 展位搭建费用： 住宿餐饮费用： 宣传物品制作费用： 交通费用： 展品参展相关费用：
如有展会参展疑问，可邮件联系： jeremywang369@
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LOGO+公司名称
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05
展期工作及人 员安排
事业部
LOGO+公司名称
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LOGO+公司名称
工作内容 1、前台接待：负责接待经销商进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员 告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和 服务的范围。 2、产品介绍员：负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略的介绍，与客 户深入沟通，进而达成合作意向。 3、信息搜集：参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业公司收 集客户和同行业企业的信息资料。 信息资料包括：（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三方信息；（4） 竞争对手信息。 人员安排 大家各司其职，不得擅离职守。适当的啥情况对参展人员进行现场考勤。 按照展会工作时间作息。
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会展的操作规范
会展的操作规范会展，即会议展览的简称，是一种旨在促进营销的活动，其形式可以是展示会、交易会、展览会或商业市场，其主要目的在于宣传竞争和互补卖方的有关信息并展示其产品和服务，这些卖主租用了聚集在某幢建筑物中或有限场地上分配划界的区域或摊位，其观众包括经选择的部分顾客、可能的买主、决策影响者和中间商。
会展是营业推广的重要手段之一，随着其内涵、形式、内容和功能的不断发展，会展在企业市场营销战略中发挥越来越重要的作用。
通过多年在企业的实际会展操作，我总结出如下会展操作流程及及操作规范，适合绝大多数营销系统设置比较齐备的企业。
（图：会展操作流程图）一、明确企业参加各种会展的目的企业参加会展企业首先要明确参加会展的目的，不外乎几个方面的考虑：1、通过会展，展示企业的品牌，同时通过会展提供的信息渠道和网络宣传自己的产品，在很短的时间内与目标顾客直接沟通，可将产品的信息发送给特定的客户，并可产生来自顾客的即时反应。
2、会展是生产商、批发商和分销商进行交流、沟通和贸易的汇聚点，特别是专业性会展其所代表是所在行业的缩影，在某种程度上就是一个市场，我们可以在会展中与供应商、经销商和合作伙伴建立建立良好的关系，从而树立企业在整个市场中的整体形象。
3、通过会展企业可以寻找到优秀的供应商品和代理商，并研究当地的市场情况，发现目标客户，过能洽谈，达成合作意向或交易。
4、通过会展期间的调查和观察，我们可以收集到有关竞争者、分销商和新老顾客的信息，能够迅速、准确地了解国内外最新产品和发明的现状与行业发展趋势等，从而为制定下一步的发展战略以及产品的研发和改进提供依据。
只有明确参加会展的目的，我们在参加每次会展时才能制定具体的会展任务，如通过会展要寻找到XX家上游供应商，发展XX家下级经销商，以及达成意向订单XX分，现在签订订单XX分，达成目标交易额XX万……才能使我们的会展变得有针对性，且目标明确，不致于使我们的费用打水飘。
二、编制全年会展计划在明确会展目的以后，我们就要要根据全年的营销计划，综合考虑产品上市计划和销售情况，编制全年的会展计划，计划考虑以下几部分：1、会展的地域分布：要做到国内重点区域（北京、上海、广州、深圳、武汉、成都、西安等）和国外市场（欧美、亚太等）均有考虑，同时考虑会展地区的特点；2、会展时间安排：要做到均匀分布要保证到1-2个月有一个展会，重点季节（销售旺季、产品上市前期等）可多安排；3、会展类型：要考虑会展的专业性（无线通讯类、计算机类等要与企业产品实际想符合），还有全国性的综合性展会，高交会、广交会等。
第二章会展项目流程
第二章 〝六博会〞全体设想
一、办会目的 二、筹办任务重点 三、组织框架 四、资金筹措 五、人才开发方案 六、筹办的战略实施阶段
第三章 活动方案 一、主要活动 二、〝六博会〞、〝五博会〞的主要内容 三、〝六博会〞活动的目的 四、活动选择的原那么 五、活动内容的初步效益剖析 第四章 招展任务方案 一、主要内容 二、招展目的 三、招展面临的有利条件和不利条件 四、招展任务的重点及方式 五、初步想象
3．会议组织者〔PCO〕和展览公司 〔PEO〕
4．会展场馆 提供会展场馆，对会展场馆停止管理
和运营，会展时期交主办单位运用。
5．参展商和会议代表 这是会展市场的需求方，会展的举行者
只要满足了参展商和会议代表的需求和支 付才干，会展的举行才干成功。
6．观众 包括专业观众和普通观众。
专业观众，是指与会展活动有直接购置关 系的人群，他们与展商签署购置协议的能 够性很大，展商也可以从他们身上了解更 多的需求信息。
会展供应的主体是提供商品展现场所、环 境、技术效劳、信息交流等一系列会展效 劳产品的展会组织者或主办者。
2．会展买卖的客体。会展活动的买卖对 象即会展效劳，如票务效劳、展品运输等。
3．会展举行的时间和地点。会展的最大 特点在于〝集中〞，必需集中在一的时间、 地点停止。
4. 会展活动的买卖法规。必需由国度或 相关部门制定会展经济活动的法律法规， 以规范会展市场行为
第二节 展览会项目的操作
展览会能否成功举行很大水平上取决于展 览会的组织者，也是方案者、协调者和控 制者。
组织者肩负着在同一时间将参展商和观众 布置到同一地点停止交流的重担。
会展策划基本流程
会展策划基本流程1. 对企业进行有针对性的市场调研收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料.对收集的资料分类编排，结集归档。
2。
制定详细完整的会展策划方案确定会展的目标市场、会展的规模、展品的选择,评估观众数量的多少和展览面积（淘会场)的大小以及参展的费用预算。
3. 实施前的培训让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求,掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧。
4。
印刷材料的设计制作利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。
5. 展台的布置及展示设备的调试安装，展台的人员配备.6. 相关的会展服务根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为其设计不同的休闲方式设计专门的旅游线路,介绍下榻会议酒店附近的娱乐设施。
7. 做好对活动的评估开好总结会，做好善后公关工作。
会展策划的基本流程：一成立策划工作小组二进行市场调查与分析会展市场调查与分析是会展策划的基础.其针对的内容也十分广泛，主要包括五个方面：1.产业环境;2.目标市场；3。
政策法规;4.同类会展;5.自身资源。
三制定会展项目的行动方案制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提，选择合适的时间，合适的地点,并做到两者的合理搭配,是方案必须注意的内容。
会展策划方案具体化，应形成一个可供操作的具体措施。
其间得需明确以下内容：会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。
设计行动日程表也是必不可缺少的一环。
会展项目的行动日程必须精心设计，策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制，以保证方案的实施能够顺利进行，否则就会严重影响会展的成功举办.四制定预算方案制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面:1.场地费用；2。
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一个展览业务的操作流程
一．接洽阶段
获取参展客户信息
上门拜访客户
取得客户参展相关资料
明确设计图交付日期
二．设计阶段
与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价
研究客户反馈意见并再次修改
交付最后定稿之设计图及工程报价
三．签约阶段
同客户确定工程价格
明确同客户的相互配合要求
签定合同
四．制作阶段
根据部门工作单完成制作及准备工作
安排客户到工厂实地察看制作及准备情况
完成主办、主场、展馆等各项手续
五．现场施工阶段
现场展位搭建
处理现场追加、变更项目
配合客户展品进场
客户验收
六．展会期间及撤场阶段
安排展会期间现场应急服务和增值服务
配合客户展品离场
现场拆除
七．后续跟踪服务
展会的后续总结报告
为客户提供行业会展信息和分析
邀请客户参观公司其他服务案例
一．项目接洽阶段
1．获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基
本上会继续参展，所以上届会刊是很好的渠道。
会刊资料往往登载有平面图
（可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别布置的）、展商的联系方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。
会刊资料可以配合现场实景照片进行比较，重要展会进行拍摄存档（数码相片
统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。
展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展
会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采
访类栏目，类似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客
户参展，最好能够通过他们获得展位平面图（在为新客户服务时也要尽可能获
得所有展商的平面图），上面是最新的参展商，该届展会的特装客户可以一目
了然。
2．上门拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定的，只
是客户需要选择不同的供应商而已。
很多的客户会进行邀稿竞标，这些是很多
展览公司都可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户需要通过其他机会再
进入。
很多时候，确实要参展的特装客户是需要展览服务的，可以进行登门拜
访的。
通过对客户的交谈，详细了解客户的意图，明确客户希望展示的主题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。
有些客户会提供他们的公司介绍给展
览公司，但即便有对方的公司介绍，通过交流，业务人员需要得知其以往的展
如果有必要，应该把设计师介绍给客户，让双方可以有直接的联系。
对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者设计师安排去现场。
设
计师应注意同工程施工人员保持联系，了解最新的展示材料，避免设计采用的
材料陈旧或者有些设计无法实地施工。
2．向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价
展台初稿定下以后，会同供应商得到成本价，制作明晰的报价单。
一般展台设
计的报价有一个比较细分的顺序，既是为了方便具体列项也有助与让客户明了
并乐于接受，往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列，防止漏掉项目。
在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。
一份完整
的报价就是一份详细的工单，便于把握施工成本核算及施工的准确性。
展览设计承建中，有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的，但往往实践
中都是展览公司代交的，应在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明，比如电
箱申请、场地管理费等。
有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明，但有些要求比较简单，只要
看到实际的效果图就可以；一些形成规模的企业比较注重形象宣传，尽管没有
明确要求设计图附有说明，但从今后正规化考虑，应该提倡设计师写设计说明。
一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点
等几个方面进行阐述。
交图时，如果能够安排设计师一起同客户见面的就好，
可由设计师向客户说图，解释该方案的卖点和最大的与众不同。
3．研究客户反馈意见并进行再次修改
客户如果是多家比稿的话，就会有一番筛选。
如果要求我们继续修改，那么应
仔细了解其真实意图。
有些客户经过第一次接触后，即便是原来对展览陌生的
要说出个一二来。
应仔细同其沟通。
如果客户要求重新以不同风格再次出图，
应该综合具体情况。
4．交付最后定稿之设计图及工程报价
三．签约阶段
1．同客户确定工程价格
在报价确定价格时，一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。
否
则一旦客户确认而现场无法达到要求的话，将造成不好影响。
2．明确同客户的相互配合要求
展馆现场搭建的时间一般都比较紧张，只有2-3天的安排，这其中还有客户的
展览产品需要布置，有时涉及到需要提前申报的事宜，应同客户协调好双方负
责的范围。
3．签定合同
四．制作阶段
1．根据部门工作单完成制作及准备工作
根据具体项目的需要，安排AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制作等部分按照设计图的要求和客户的制定进行制作。
注意在制作过程中如果有变动，应及时同设计师联系，有需要业务人员应照会客户。
2．安排客户到工厂实地察看制作及准备情况
一般客户确认最后的效果图后就只是等待到时进场，有些项目较大或者是客户
特别注重的项目会在制作中进行监督，我们应做好安排其到公司或工厂间参观
的准备。
3．完成主办、主场、展馆等各项手续
有些项目应该是要于开展前向展馆或者主办方进行申报的，如果该部分工作是
由我们来完成就要就定水、电、气与客户确认，并向主办方提供必要的材料，
如电图等进行审批。
对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别
的审批。
五．现场施工阶段
1．现场展位搭建
现场施工的好坏决定了项目设计是否得到了实现。
现在有很多的展览公司只注
重设计不注重搭建，造成了客户的不满，这也是展览服务中经常有客户更换供
应商的原因。
一般在搭建中客户也会在现场布置展品，此时最好具体负责该项
目的业务服务人员能到现场陪同，有必要，设计师也可以到现场监督施工，并
同客户即时交流。
尽管实际的效果不能马上体现，但是很多客户希望能得到这
样的服务。
如果业务人员确实有原因不能在现场，应该把负责搭建布置的联系
人介绍给客户。
2．处理现场追加、变更项目
现场中经常会有一些设计中本身没有预料到的情况出现，而且客户也会临时提
出一些要求。
如果是由于公司本身的原因造成的，应即时进行更改，如果是客
户额外提出的，应保证首先满足其合理的要求，同时对追加的部分要求客户签
收补充到总项目款项中。
3．配合客户展品进场
实践中往往是先把展台结构布置好以后再安排展品入场的，现场的工作人员一
定要注意为客户服务，配合其展品进场。
4．客户验收
所有的搭建工作完成后，要进行展位的卫生清洁，该项工作主要能安排我们的
工作完成好，直到客户验收完，确保次日的开幕。
（应注意有些时候自己展台
搭建完成的较早，所有工作都结束后，大家都以为没事了，但隔壁展位的施工
会造成展台卫生和展品摆放等受到影响）
六．展会期间及撤场阶段
1．安排展会期间现场应急服务和增值服务
在开展期间，主要是客户的接待工作，但很多时候会需要对展台进行维护和临
时配置东西。
业务负责人员和一二个工人应在现场进行应急服务。
从客户方来讲，他很是希望能够在展览期间有展览公司的人在场，并且最好是他熟悉的，
能够有需要的时候随时可以得到解决。
客户在现场的工作人员应该有我们的现
场服务人员的最直接的联系方法。
增值服务方面可以很广泛，有些业务人员在现场帮助客户做接待工作，外语水
平好的可以充当翻译服务，甚至可以帮助客户发送资料、安排客户间见面等。
2．配合客户展品离场和现场拆除
展览结束后，应首先配合客户把展品撤离现场，再进行展位的拆除，如果客户
对有些材料需要再次使用的，应帮助其大包运输；如果是需要我们保存的，应
主要拆装。
3.退回前期预付的相关费用
完成工程后，应即时进行成本总结，向展馆或主办方退回事先预付的电箱申请、通讯押金等费用。
七.后续跟踪服务
作好后续服务是赢得回头客的重要原因。
许多公司认为展会有些要间隔半年一
年的才举办一次，展会结束了也就中顿了与客户的联系，从而忽略了对客户的
关怀。
但其实客户是很脆弱的，也是很容易被他人挖走的。
所谓的展览后续服务其实很广泛，比如公司可以把在展览现场的照片打印或冲
洗一份给客户（包括客户本身的和其他公司的）、为客户整理展会的会后总结、收集该行业的今后会展信息，提供客户选择下次参展、如果方便，可以邀请客
户参观公司为其他行业客户设计的优秀展出等。
只要我们能够在合同项目列表
上为客户多付出一份努力，都将为公司在下次服务中赢得优势。