信息交流控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
更改次数：0
36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
更改次数：0
36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
12信息交流控制程序
信息交流控制程序1 目的建立有效的信息交流渠道，确保公司部门之间、公司与外部相关方之间及时互通质量、职业健康安全和环境管理的有关信息，确保体系有效运行。
2 适用范围适用于公司内部、外部有关质量、职业健康安全和环境管理的信息交流与沟通。
3 术语和定义本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准及公司《管理手册》中的有关术语和定义。
4 职责4.1 管理者代表负责对质量、职业健康安全和环境管理重大信息处理结果的审批，并与总经理对体系的运行情况进行交流。
4.2 办公室负责公司决定、通知、指示、决策的传达，上级机构的转发以及外来人员的接待、咨询和答复等方面的信息传递。
4.3质检部负责公司产品质量信息的接收和处理、生产技术部负责职业健康安全和环境管理信息的接收和处理，办公室负责公司法律法规要求信息的传递。
4.4车间负责生产过程的质量、职业健康安全和环境管理信息以及相关方信息的接收和传递。
4.5相关部门负责本部门责任范围内的信息接收、传递和处理。
4.6员工代表协助相关部门处理来公司内部员工合理的报怨和要求。
5 程序5.1 内部信息的交流与协商5.1.1总经理、管理者代表对管理体系工作的指示、决定、要求等，由办公室形成会议纪要、公文、通知等形式向相关部门传达。
5.1.2各相关部门在体系运行过程中向公司其他主管部门反馈的信息可以使用常规报表、报告等形式，对于体系运行过程中发生的异常信息，一般在二天内填写《信息反馈单》进行传递。
5.1.3质量、职业健康安全和环境管理体系方针、要求、知识，生产技术部、办公室可用多种形式发到各相关部门，并负责解释。
5.1.4员工可通过员工代表反映合理的报怨、建议。
员工代表接到员工的报怨和建议后，应立即记录在《信息反馈单》中，并于七日内与有关部门进行协商，将处理结果及时传达至员工。
5.1.5车间生产过程中对质量、职业健康安全和环境管理方面的信息可以通过技术交底、班前班后会、安全例会等形式进行传达，车间做好相应的会议记录。
12信息交流控制程序
1
为了规范质量与环境以及职业健康安全的相关信息的交流与协商，确保对质量、环境、职业健康安全管理体系的有效运行进行信息交流，并且贯彻“全员参与〃的原则，特制定本程序。
2
本程序适用于公司覆盖质量、环境、职业健康安全管理体系信息交流。
3
内部信息：企业内部发生的信息；
外部信息：企业外部发生的与企业有关的信息；
c、上级主管部门下达的各种文件；
d、顾客关于产品要求、询问、合同处理（包括对其修改）和投诉及其他相关方的信息；
e、其他。
5பைடு நூலகம்1.2内部信息
a、方针、目标、指标、管理方案；
b、重要环境因素与信息；
c、职责和权限的信息；
d、培训信息；
e、监视与监控信息；
f、不符合与改正信息；
g、内部审核、管理评审信息；
b、各职能部门将各种管理信息以书面或其他形式及时发送到相关领导及部门，领导批复后应及时反馈到各职能部门；
c、综合办收到上级主管部门下发的文件，登记后呈报公司领导批阅，然后传递到主办及会办部门；
d、外部环境检查、参观、访问等工作分别由综合办接待，并将结果报管理者代表和总经理；
e、综合办负责与相关方的沟通，执行《相关方施加影响操纵程序》，并负责受理外部相关方提出的质量、环境、职业健康安全方面的看法与投诉，并用《信息联络单》根据反馈的状况将有关问题反馈给相关职能部门，并报综合办备案。
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文件分发范围
口总经理［］份口经营部［］份口技术检验部［］份
□综合办［］份口生产部［］份
□财务部［］份口仓库［］份
备注：1、文件要求每页印有“受控文件〃E1.1.否则此文件视为无效版本。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1、目的确保及时、准确地收集、传递及处理有关信息，以对质量管理体系的有效性进行沟通。
2．范围适用于本公司内部信息交流以及于顾客的信息交流。
3．职责3.1 各部门负责各自工作范围内的信息（包括非体系运行信息）的收集、传递与处理。
3.2 供应销售部负责与顾客的信息联络与处理。
4．工作程序4.1 内部信息交流4.1.1 对质量管理体系正常运行时所产生的各种信息，如管理评审记录、设计和开发记录、监视和测量记录等，各部门直接按照体系文件的规定收集、传递并处理。
4.1.2 对于体系文件未明确做出规定的信息的处理由相关部门以《信息联络处理单》的形式或其他适当的形式传递到与之相关的部门以做适当的处理，必要时需报告管理层予以协调解决。
4.1.3当出现各种紧急、意外、矛盾或意见不一等情况而导致不能按正常体系文件规定执行时，可由有关部门迅速以《信息联络处理单》的形式传递至管理层，由管理层予以协调解决。
4.1.4 信息可采用面谈、会议、通讯设施、声像设备、电子媒体及布告栏、内刊、简报等各种书面资料等方式予以传递。
4.2 与顾客的信息交流4.2.1供应销售部负责接收顾客有关产品要求的信息，并按《产品要求确定与评审程序》的要求将其传递到相关部门，在按上述程序初步明确了产品要求并经评审后由供应销售部负责与顾客联络以最终确认产品要求。
当顾客对产品要求提出变更时，亦由供应销售部予以接收，经评审后再由供应销售部负责与顾客确认并传递到相关部门。
当本公司对产品要求提出变更时，则由供应销售部负责与顾客联络，征得顾客同意后，再由相关部门组织评审，并由供应销售部回复顾客并传递到相关部门。
4.2.2供应销售部应通过问卷调查、主动拜访、收集情报、查阅资料等各种方式主动了解潜在顾客的需求，把握市场动向，并将得到的有关信息汇总整理，向管理层报告，以有利于准确识别顾客的需求与期望，为新产品开发指明方向。
4.2.3供应销售部应礼貌地接待顾客以各种方式所进行的问询、拜访等活动，热心解答顾客的各种问题，并就有关信息积极向管理层报告。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1、目的为了确保公司一体化信息的及时、准确地收集、传递及反馈，作好信息的管理工作，特制定本程序。
2、适用范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3、职责3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 市场部负责统筹公司对内、对外有关质量、环境的信息收集、传递和处理。
3.3 各部门负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
4、工作程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息4.1.1.1地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构网上，购买公司产品的顾客等监测或检查的结果及反馈的信息；4.1.1.2 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等；4.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等；4.1.1.4 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术等管理方面的信息。
4.1.2 内部信息4.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；4.1.2.2 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；4.1.2.3 紧急信息，如出现火灾等情况下的信息与记录；4.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理4.2.1.1 各部门负责与地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由公司相关部门传递到有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关程序文件的要求进行处理。
4.2.1.2 各相关部门按其业务范围将收到的上级主管部门文件呈报部门主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应在一周内以《信息联络处理单》反馈到市场部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。
信息交流控制程序
4.3.2会议传达或汇报。
4.3.3列入培训内容进行培训，详见《人力资源管理控制程序》。
4.3.4用专栏、周报、电子邮件、电部门作书面记录，其接收与处理根据按上述4.1与4.2、4.3条款进行。
4.5重大环境因素外界交流:
修订记录
项次
修订日期
版本
页次
修订内容
备注
受文单位
发行管制章
部门
总经办
制造中心
研发部
销售部
财务部
份数
备注：
核准：审核：制订：
1.目的：
用于控制工厂内部及外部的环境信息交流，以便及时调整工厂的环境管理活动。
2.适用范围:
适用于工厂内部各部门的信息传达以及工厂与外部各相关方的信息交流与传达。
3.职责
3.1管理者代表负责信息沟通的协调安排，以及信息的汇总保存。
5.2《人力资源控制程序》
5.3《环境法律法规控制程序》
6.环境记录:
6.1《环境信息一览表》
6.2《环境信息接收及处理报告》
6.3《废物收购环境协议》
6.4《工程合同环境协议》
6.5《供应商环境协议》
4.2.2外部信息接收与处理：
a.各窗口部门主动收集或接收相关的环境信息，并将接收到的信息填写《环境信息处理报告》传递给ISO推行小组；
b.ISO推行小组接收到信息后，登录在《环境信息一览表》，根据内容确定处理方式、责任部门等，报管理者代表批准。必要时管理者代表判断是否向总经理汇报。
c.根据信息种类处理方式如下：
3.2各相关部门负责具体答复和处理方案。
4.程序：
4.1工厂内部信息：
4.1.1内部信息窗口：工厂员工的信息由各部门主管或行政部接收。
信息交流控制程序
6.6.1在内部审核时对信息沟通方式进行验证。信息沟通是否达到促进质量和环境管理体系运作有效性，是作为判定内部沟通方式是否适宜的依据。如内审结果反映沟通方式不适宜时，管理者代表对沟通方式进行纠正。
6.6.2如有必要时，各相关部门在信息沟通后确认信息沟通的有效性，或由相关人士/管理者代表确认信息沟通的效果，将确认结果反馈给信息发出的部门。
6.4.1.8直属副总经理每月份分别主持召开四次管理例会，会议的范围包括但不限于：新产品项目导入成效，产品质量、成品状况，改进项目的成效回顾与总结，教育培训、资源的可持续发展、员工福利、人身安全。
6.4.1.9当过程出现紧急异常情况时，各部门可实时召集相关部门开会讨论，并由责任部门落实相关的会议决议。
6.7信息沟通有效性评估结果记录
信息沟通有效性评估结果将于每次内审或管理评审的报告中加以总结体现。
7、附件
《会议记录表》
《内部联络单》
《签到登记表》
8、附件：
附件一：信息交流控制流程图
项目
相关部门
TQM
DCC
控制点
适用表单
每周
《会议记录表》
/
《文件发放登记表》
/
《文件管制总览表》
2次/年
《管理评审报告》/《内审报告》
6.4.3文件交流
DCC按《文件控制程序》把有关的系统运作文件发送到相关部门，各相关部门按文件控制程序进行操作。
6.4.4公司内线电话/电子邮件联络/视频会议
各部门的日常工作联络性沟通可通过内线电话、电子邮件或视频会议进行联络沟通，电话、电子邮件的联络只作为沟通性联络；电子邮件联络如作为约束性联络文件，必须有备份经签名批准且在电邮上说明或采用签名后进行扫描处理，方能生效。
信息交流控制程序(含表格)
信息交流控制程序（ISO9001/ISO14001-2015/QC080000-2017）1.0目的为及时、准确地收集，传递及反馈有关信息，作好信息的管理，确保内部沟通与外部沟通的有效性。
2.0适用范围适用本公司内、外部沟通及信息交流。
3.0引用文件3.1《纠正及预防措施程序》3.2《文件系统控制程序》3.3《记录控制程序》3.4《环境法律、法规及其它要求程序》4.0定义：无5.0权责见程序要求6.0程序6.1信息分类及对应窗口6.1.1外部信息a).环境法律、法规、行政管理条例及产品标准信息等------环境推行小组；b).环境申报、商检局、认证机构、环保局、监测站等监测或检查结果及反馈的信息------环境推行小组；C).市场方面环境要求，(如:客户问询、合同订单处理、满意抱怨沟通等)------业务部、营业部；d).行业组织-------品质部；e).相关方：供应商------采购部、货仓部工程合同方、运输公司-------行政部废物收购方、消防局/防疫站的紧急通知等------后勤部相关方投诉及要求（社区、邻居、劳动局）-------环境推行小组6.1.2内部信息及对应窗口a).系统正常运作时过程中的信息：环境方针为公众所获取------环境推行小组指标、检验、监测记录、内部审核和管理评审、环境信息、产品符合性信息------各部门主管b).其它内部信息如：员工建议。
6.2信息收集及处理6.2.1外部信息收集，除公司管理系统规定以外，各部门可根据需要收集相关信息。
并作如下要求：a).营业/业务部、品质部为客户沟通的主要部门。
必要时，经业务部经理级以上同意或授权可由相关部门直接向客户沟通。
当出现环境方面的信息时，须通知环境推行小组协助处理。
b).采购部为与供方沟通的主要部门,并对供方施加环境影响。
必要时，货仓部、也可直接与供方沟通。
c).客户投诉、客户满意度分析、退货等品质事故由营业部、业务部与客户进行沟通处理。
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制订部门: 业务部
发行时间: 2014年9月15日
一、目的
1.1 本程序为了收集、处理本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信
息，保证信息渠道畅通，使质量体系及环境有害物质管理体系能有效运行而制定。
二、适用范围
2.1 适用于本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信息以及对这些
信息的处理。
三、职责
3.1业务课：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到
的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.2 品管课：公司质量/环保信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外
部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。
四、参考文件
4.1《文件与资料控制程序》
4.2《记录控制程序》
4.3《纠正和预防措施控制程序》
4.4《题案活动管理规程》（WI-QD-010）
五、定义（无）
六、流程图（无）
七、程序说明
7.1信息的分类：
7.1.1外部信息：
A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及其反馈的信息。
B、法律、法规、标准类信息，如条例、产品标准等。
C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、供应商）。
D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、
环保技术、环保管理等方面的信息。
7.1.2内部信息：
A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及
体系正常运行时的其它记录。
B、（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施
处理单等。
7.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯等
方式加以传递。
7.2.1外部信息的收集与处理。
7.2.1.1业务课负责7.1.1中A、B、C项内容进行信息的收集，并传递到公
司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预
防措施控制程序》和《文件与资料控制程序》的要求进行处理。
7.2.1.2业务课、品管课负责与7.1.1中C项内容相关方的信息。
联络以满
足顾客要求，对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制
程序》顾客抱怨处理控制程序。
7.2.1.3各部门负责7.1.1中D项内容，以《联络单》传递到相关部门。
7.2.2内部信息的收集与处理
7.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常
信息。
7.2.2.2（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。
7.2.2.3由总经理、管理者代表发出的质量信息，通过“公司会议”的形式
进行传达，建立《会议记录》，由相关部门落实和处理。
7.2.2.4公司总经理召集按排各部门负责人每月召开生产、质量例会，建立
《会议记录》，根据有关工序、操作、特采、质量记录、返工报告重大生
产品质问题、产品合格率、产能、客户投诉率等信息以探测、分析生产
品质趋势，确定潜在生产品质问题。
7.2.2.5总经理、课长必要时召开公司例会，讨论公司的所有行政、业务、
生产、质量等事务，并建立《会议记录》。
7.2.2.6部门负责人每月至少一次不定期召开部门例会，讨论部门内部工作
事项，并作记录，由管理者代表进行跟踪。
7.2.2.7品管课每周将质量状况统计分析，将信息汇报给管理者代表，课长
或总经理并通报给相关部门。
7.2.2.8 各班/组或部门根据工作实际需要召开早会，可不用记录。
7.2.2.9凡形成会议记录的会议，在会议开始之前均要参会人员签《会议签到
表》。
7.2.2.10 相关事务的联络，尽量以书面形式反馈，书面沟通以《联络单》方
式进行，相关部门应主动的解决问题。
7.2.2.11 信息交流的总体目的是确保信息沟通畅通，总经理、管理者代表的
信息沟通以不定时的，每月度总经理或课长以不定时的沟通方式同公司
各级员工进行有效沟通，员工或以建议的方式反馈相关人员或总经理。
7.2.2.12 公司为便于人员之间的信息交流，特设立提案箱，并制定相关管理
流程，进行管理,具体操作按《题案活动管理规程》实施。
7.3 信息的记录和保管
7.3.1信息的记录和保管按《记录控制程序》实施。
八、记录
8.1《联络单》
8.2《会议记录》
8.3《会议签到表》。