质量记录存档规范
ISO9001-2015质量记录及档案管理规范
质量记录及档案管理规范（ISO9001：2015）1目的规范公司质量记录及档案的管理，确保质量记录保持清晰、易于识别及检索以提供符合要求和保证质量管理体系有效运行的证据。
2适用范围适用于质量记录及档案的收集、分类、标识、利用、销毁及归档。
3术语和定义3.1质量记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。
3.2档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的资料总称。
3.3项目部：代表发展商进行现场施工过程监督管理，产品中心现称为“项目部”，分公司现称为“工程部”。
在本工程管理制度中统称为“项目部”3.4设计管理部：负责项目的概念设计、规划设计、施工图设计、景观设计、室内设计，以及负责与图纸有关的技术管理工作。
产品中心现称为“产品技术部”，分公司现称为“技术部”。
在本工程管理制度中统称为“设计管理部”3.5成本管理部：全面负责项目的建安成本管理，包括目标成本的制定、动态成本管理、工程结算、合同管理等。
产品中心现称为“合同造价部”，分公司现成为“预算部”。
在本工程管理制度中统称为“成本管理部”。
3.6营销管理中心：负责所有项目营销策划和销售管理3.7物资公司：负责材料采购管理3.8行政部：负责公司行政管理、文件及档案管理等4职责4.1各部门4.1.1负责本部门质量记录及档案资料的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
4.1.2向行政部移交记录或档案。
4.1.3行政部负责对应归档质量记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和管理。
4.2各部门经理：批准对质量记录的处置。
4.3行政部总经理：批准对公司档案及记录的处置。
5工作程序5.1质量记录及档案资料的收集5.1.1各部门负责对本部门日常工作中形成的质量记录及档案资料进行收集，并编制部门《质量记录目录》。
5.1.2按《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》（附表二）中的规定按时进行处理。
5.2需要控制的质量记录5.2.1所有体系文件中产生的质量记录均需要受控。
质量记录文件管理制度
质量记录文件管理制度一、总则为规范和加强质量记录文件的管理工作，保障质量记录文件的完整性、准确性和及时性，确保质量管理工作的顺利开展，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于所有质量管理相关部门的质量记录文件管理工作。
三、管理要求1.质量记录文件的定义：质量记录文件是指记录和反映质量管理活动和结果的文件，包括但不限于检验记录、试验报告、质量报告、不合格品处理记录等。
2.质量记录文件的分类：根据内容和用途不同，质量记录文件可分为检验记录、试验报告、质量报告等不同类别。
3.质量记录文件的编制和归档：（1）制定质量记录文件编制规范，明确质量记录文件的编制要求和流程。
（2）编制质量记录文件应当准确、清晰、完整。
必须确保记录的真实性和准确性。
（3）按照规定流程进行质量记录文件的归档，确保能够随时查阅和检索。
4.质量记录文件的保密性：质量记录文件属于公司的重要信息资料，必须严格保密，避免泄露和被篡改。
5.质量记录文件的备份：定期对重要的质量记录文件进行备份，以防丢失或损坏。
6.质量记录文件的管理责任：各质量管理相关部门负责人要加强对质量记录文件的管理，确保符合制度要求。
7.违反规定行为的处理：对于故意破坏、篡改质量记录文件的行为，将依照公司相关管理制度予以处理。
四、工作流程1.质量记录文件的编制：（1）相关部门根据工作需要，按照质量记录文件编制规范进行编制。
（2）编制完成后，由制定人员核对确认，并交由质量管理部门审核。
（3）审核完成后，方可正式生效。
2.质量记录文件的归档：（1）生效的质量记录文件按照规定流程进行归档。
（2）归档完毕后，做好归档记录，确保能够随时查阅。
3.质量记录文件的备份：（1）定期对重要的质量记录文件进行备份，确保信息的安全性。
（2）备份完毕后，应当做好备份记录，以备查验。
五、监督检查1.定期对各部门的质量记录文件管理工作进行检查，核实质量记录文件的完整性和准确性。
2.发现问题及时整改，确保质量记录文件管理工作达到规定要求。
记录标准管理规程
记录标准管理规程目的：规定GMP记录下发、印制、保管、分发、填写、归档、保存与销毁等的基本程序与要求，确保记录使用规范。
应用范围：涉及GMP实施的相关记录。
责任人：质量保证部。
内容1 记录受控管理：记录均应同对应文件审核批准后方可执行。
全部记录原件应在页眉英文处正方向加盖“原件”章后存档，负责文件管理的QA留存一份原件复印件做为复印样张。
负责文件管理的QA在新记录执行的当天，收回全部过期的空白记录，并按文件管理的规定举行处理。
2空白记录印制2.1 空白记录由质量保证部负责文件管理的QA负责印制，批生产记录、产品检验记录等与产品质量相关的记录复印后需在“原件”章下页眉英文下加盖“受控文件不得复印”章方可生效。
物料分类帐、培训记录、销售记录等与产品质量无关的记录取原件复印即可生效下发。
2.2 对于大量使用的空白记录，应由使用部门提出印刷申请经公司领导批准后，由质量保证部提供样张，质量保证部审核后举行印刷。
印刷记录不需加“受控文件不得复印”章即可生效。
批生产（批包装）记录、检验记录等与产品质量相关的记录不得印刷。
2.3 各部门不得私自打印空白记录使用。
3 空白记录保管：空白记录复印或者印刷后由质量保证部负责文件管理的QA统一保管。
4 空白记录分发4.1 全部记录均由质量保证部负责文件管理的QA下发并准时填写《记录发放记录》（REC-ZL-041-3）。
4.2 批生产记录（批包装记录）：按照批生产批令（批包装指令）将该批相关批生产记录下发至车间主任。
4.3 检验记录：按照取样单将相关的检验记录下放至化验室主任。
4.4 对于装订成册的记录，一次只发一册，记录填完后，记录使用人员凭使用尽的记录换领新记录。
4.5 对于大量的通用的无法精确计数的空白记录，如物料货位卡，可按大致使用一定周期的数量发放。
5记录填写5.1 填写记录应准时、精确、真切，不得提前填写、事后回或臆造。
5.2 填写记录应使用黑色中性笔（退料单可用红笔、复写单子可用黑色油笔）字迹应工整、清楚、无错别字。
质量记录保存期限标准
质量记录控制程序1．目的为了对体系是否有效运行和产品质量是否达到规定要求提供客观证据，特制定本程序。
2．范围本程序适用于本公司与体系有关的各项活动的记录的管理。
3．职责3.1质检部是本程序的归口管理部门，负责质量记录的策划和规范化和归档记录的日常管理。
3.2各有关部门负责本部门质量记录表格的设计、填写、收集、编目、归档，并对本部门质量记录的真实性、完整性负责。
4．工作流程和内容各部门形成的、来自供方和顾客的质量记录4.1质量记录的分类4.1.1书面质量记录，包括：A）体系运行质量记录：内部审核报告、管理评审报告、纠正预防措施会议记录、培训记录等；B）产品质量记录：各项质量记录的原始凭证、过程检验记录、成品检验记录、不合格品评审记录等；C）产品质量先期策划，样件批准及各种采购订单、工装、设备验证记录等；D）供方的质量记录等。
4.1.2电子媒体质量记录。
4.2质量记录的管理4.2.1各部门的质量记录，必须指定专人兼管；车间每月初将上月的质量记录分类交到相关部门；各部门将收到的质量记录整理装订成册，编号并建立目录，做到易于检索。
年底各部门将所有的质量记录交质检部归档保存。
4.2.2所有的质量记录建立由基层用圆珠笔或钢笔填写，分级管理；归档的质量记录的借阅和归还，要有登记手续。
需借阅时,填写《文件借阅记录》，记录管理人员批准方可。
4.2.3质检部负责编制《质量记录清单》，规定各种记录的保存期。
4.2.4合同要求时可将质量记录提供顾客查阅。
4.2.5质量记录空白表格需要到外面印刷时，由使用部门提出申请，部门领导审核，质检部质量记录管理人员批准。
4.2.6各部门要增加新的质量记录或废除质量记录，须到质检部办理申请手续，以使质量记录编号、建档或废弃编号。
4.2.7由质检部每年底对归档的质量记录进行检查，没有归档的催责任人及时归档，并统计质量记录归档及时率。
4.2.8对于电子版的质量记录，由部门负责人对其进行登记，并且每三月核对一次，必要时刻录在光盘或硬盘上做好防护，以便查阅。
质量记录填写规范与要求
记录的填写要求
（三）记录的收集与保存
1、各类记录表单应根据其数量（多少），分月/季/半年进行装订，加封面后成 册保管，封面内容应包括：档案名称、存档人、制档日期、审核人、审批人、总 页数等信息（有条件的，档案资料可逐页打码），封面设计也应符合公司VI规范。 2、各部门/项目在获得有关档案资料后，应及时归档。各种记录资料应在次月5 号前按月收集存放，为便于查阅，记录归档应按类别、时间顺序存放，并建立索 引（目录）。
记录的填写要求
我该怎么填？
记录的填写要求
（一）记录填写的总体要求
• 记录的充分性和必要性：记录表单作为基础性和依据性的重要文件，应 尽可能全面反映物业服务从制定计划到执行（实施过程），再到结果验 证与信息反馈，最后完成工作改进的全过程。
• 记录的真实性和准确性：必须真实、准确的记录物业服务过程涉及的各 项活动，因此填写记录必须实事求是，严肃认真。
５、集团、分公司下发的各类受控表单不得随意更改，如表单确无法满足项目记录 需求，可新增表单作为补充，但须向运营管理部上报，经审核批准，统一编号后， 方可投入使用。
记录的填写要求
（四）样表填写展示
记录的填写要求
（四）样表填写展示
记录的填写要求（四ຫໍສະໝຸດ 样表填写展示记录的填写要求
（四）样表填写展示
记录的填写要求
记录的填写要求
（二）记录填写的具体要求
７、记录表单必须统一，使用公司统一下发的表单，公司有更新时应当及时更 换，避免使用不同版本的表单。 ８、记录的原始性：记录要保持现场填写、如实记录。按照填写要求须当天填 写的必须当天填写，当周填写的必须当周完成。做到及时、真实，不允许添加 “水份”，更不允许造假。
质量记录规范、管理及考核办法
质量记录规范、管理及考核办法
是为了确保企业的质量管理工作能够有效运行和持续改进而制定的一系列规定和措施。
下面是一个常见的质量记录规范、管理及考核办法，可以根据实际情况进行调整和完善：
1. 质量记录规范：
- 所有与质量管理相关的工作都要进行记录，包括质量问题、质量改进活动、质量培训等。
- 采用标准的记录表格或电子化系统进行记录，确保记录的准确性和可追溯性。
- 记录信息要包括时间、地点、人员、问题描述、解决措施等必要的信息。
- 对于重要的质量问题或改进活动，应进行更详细的记录，包括原因分析、解决方案评估等。
2. 质量记录管理：
- 设立专门的质量记录管理岗位或负责人，负责记录的整理、归档和维护。
- 对记录进行分类和编号，建立记录索引和档案系统，方便查找和追溯。
- 定期对记录进行检查和审核，确保记录的完整性和合规性。
- 对于重要的质量记录，要进行备份和存档，以防止意外丢失或损坏。
3. 质量记录考核：
- 通过内部审查、外部审核等方式对质量记录进行评估和考核，发现问题及时整改。
- 根据质量记录，定期制定质量目标和改进计划，并进行跟踪和评估。
- 根据质量记录的质量问题数量和严重程度，对相关责任人进行考核和奖惩。
- 建立质量记录的统计和分析机制，对质量工作进行定量和定性评估，为质量改进提供数据支持。
以上只是一个简单的质量记录规范、管理及考核办法，具体的实施细节还需要根据企业的实际情况和质量管理体系来确定。
最重要的是，要不断优化和改进这些规范和办法，以确保质量管理工作的有效性和可持续性。
物业管理资料之质量记录管理规定
物业管理资料之质量记录管理规定质量记录管理是指对物业管理活动中所涉及的质量资料进行规范的存档、分类、编码、检索、归档和备份等过程，以保证物业管理活动的准确性、稳定性和合规性，也是物业管理工作中不可或缺的一环。
为了规范物业管理质量记录的管理，提高物业服务品质和运行效率，制定以下的质量记录管理规定：一、质量记录的范围物业管理质量记录包括物业服务质量记录、装修工程质量记录、设备维护保养质量记录、安全防范质量记录等。
管理范围涉及物业服务、公共设施、消防、安保等方向。
二、质量记录的标准1. 全面准确记录：物业管理质量记录应全面、准确地反映物业管理工作的全过程和实际操作情况。
2. 规范编码：按照标准编码，为质量记录附加资料，实现清晰、方便的检索。
3. 及时处理：出现问题需要及时判定、处理、记录，并将处理记录归档保存，以备查阅。
4. 审核制度：设定相应的审核程序，负责审核质量记录的真实性、准确性和完整性，确保物业管理工作的领导充分知晓管理情况。
5. 归档保存：质量记录必须按照相关规定及时、准确地装订、归档、存放，确保文件整齐、清晰、便于查找。
6. 备份保密：对重要记录资料进行备份，并采取有效的措施保障数据安全，并严格保密，防止泄露。
三、质量记录的管理流程1. 电子化记录：实行记录内容实时化、标准化、数字化，实现文件共享，方便查阅。
2. 录入申请：在物业管理系统选择相应的质量记录录入，要求记录内必须符合标准格式。
3. 审核确认：由质量审核员对录入记录进行审查确认，确保记录符合规定要求。
4. 归档管理：审核无误后，将记录装订归档，存档期限按照规定标准执行。
5. 检查验收：定期对记录是否齐全、查找是否便捷等进行检查，干部签字确认，并及时处理发现的问题。
四、质量记录的保管原则1. 按重要性确定等级：将记录按照重要性和保密级别进行分级管理。
2. 存储位置：按照规定要求对记录进行分类存储和整理，归档、存放齐全清晰、便于查找。
质量记录控制规定
质量记录控制规定一、背景介绍在现代企业管理中，质量记录是对产品或服务质量进行监控和评估的重要手段。
质量记录的准确性和规范性对于企业的质量管理至关重要。
为了确保质量记录的有效性和一致性，制定质量记录控制规定是必要的。
二、目的和范围本文旨在规范质量记录的编制、管理和存档，确保质量记录的准确性、可追溯性和保密性。
适用于所有与质量相关的部门和岗位。
三、质量记录编制要求1. 质量记录应根据相关标准和规范进行编制，确保内容准确、完整、可读性强。
2. 质量记录应包括但不限于以下内容：产品或服务的基本信息、质量检验结果、质量控制措施、异常情况处理等。
3. 质量记录应使用统一的格式和模板，以确保一致性和易于管理。
4. 质量记录应及时编制和更新，确保与实际操作同步。
四、质量记录管理要求1. 质量记录应由专人负责管理，确保记录的完整性和安全性。
2. 质量记录应进行分类和归档，便于查找和追溯。
3. 质量记录应进行定期审查和验证，确保记录的准确性和有效性。
4. 质量记录的访问和使用应进行权限控制，确保保密性和防止篡改。
五、质量记录存档要求1. 质量记录应按照规定的时间和方式进行存档，确保长期保存。
2. 质量记录的存档应标明存档日期、存档人员和存档位置。
3. 质量记录的存档位置应安全可靠，防止丢失和损坏。
4. 质量记录的存档期限应根据相关法律法规和企业要求确定。
六、质量记录的使用1. 质量记录应作为质量管理的重要依据，用于评估产品或服务的质量状况。
2. 质量记录应用于质量改进和问题解决，为决策提供依据。
3. 质量记录应用于质量培训和知识传递，提高员工的质量意识和技能。
七、质量记录的审计1. 质量记录应定期进行内部审计，以评估质量记录的合规性和有效性。
2. 质量记录的审计应由专业人员进行，确保审计结果客观和可靠。
3. 质量记录的审计结果应及时整理和反馈，为质量管理提供改进建议。
八、质量记录的持续改进1. 根据质量记录的使用和审计结果，及时进行改进和优化。
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使用频次与相关要求
注： 独立建档：该文件记录独立设立档案盒，盒名即文件名，定期存入归档。 合并存档：相关文件记录分开，但同时保存在同一档案盒内。 合并装订存档：相关文件记录按顺序装订在一起，存放在同一档案盒内。
部门 公司 公司 公司 公司 公司 服务中心 服务中心 服务中心 服务中心 服务中心
服务中心
5年 5年 5年 5年 5年 5年 5年 5年 5年
每月 每月 每月 每月 每月 每月 每月 每月 每月
√ √Hale Waihona Puke √ √合并存档《仓 库管理》
√ √ √ √ √
√
ZW/QR/GS-619 物业中心材料收发存月度汇总表 ZW/QR/GS-620 物业中心存货盘存表
√ √
编号
名称
保存期限
归档周期
档案盒
纸质 电子
ZW/QR/GS-611
标识检查、纠正记录表
5年
每年
√
√
ZW/QR/GS-612服务中心月度计划外采购汇总表 ZW/QR/GS-613 ZW/QR/GS-614 ZW/QR/GS-615 ZW/QR/GS-616 ZW/QR/GS-617 ZW/QR/GS-618 物品入库验收情况记录表 工具借用登记表 月度物品领用记录表 盘查异常情况记录表 库存物品报废申请表 危险品登记表
服务中心 服务中心 服务中心 服务中心 服务中心 服务中心 服务中心 服务中心 服务中心
部门
质量记录存档规范
编号 ZW/QR/GS-601 ZW/QR/GS-602 ZW/QR/GS-603 ZW/QR/GS-604 ZW/QR/GS-605 ZW/QR/GS-609 ZW/QR/GS-606 ZW/QR/GS-607 ZW/QR/GS-608 ZW/QR/GS-610 名称 合格供方名录 供方提供产品名录 供方评审表 供方回访单 市场采购确认供应商登记表 增减供方申请表 月度物品需求申请表 临时采购申请单 月度采购分析报告 采购抽检记录 保存期限 5年 5年 5年 5年 5年 5年 5年 5年 5年 5年 归档周期 每年 每年 每年 每年 每年 每年 每月 每月 每月 每月 合并存档《供 方管理》 合并存档《采 购管理》 合并存档《采 购管理》 √ √ √ √ 合并存档《供 方管理》 档案盒 纸质 电子 √ √ √ √ √ √ √ 使用频次与相关要求