文件控制管理制度
文件控制管理制度
文件控制管理制度一、引言文件管理是组织内各个部门进行信息协调和沟通的重要手段，对于保障信息传递的准确性、及时性和保密性具有重要作用。
文件控制管理制度的制定和执行，旨在规范各部门在处理文件时的操作流程，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率和协同能力。
二、文件分类管理为了便于文件的管理和检索，根据文件的性质和用途可将其分为以下几类：1. 管理文件管理文件主要包括组织内部的各项管理制度、规章制度、组织架构、工作流程等文件。
这些文件的修改和发行需要经过相关部门负责人的审批和授权。
2. 业务文件业务文件是指各个部门在日常工作中产生的文件，包括会议纪要、报告、计划、合同等。
这些文件需要按照统一的编号系统进行分类和归档，以便随时查阅和使用。
3. 项目文件项目文件是指各个部门在参与项目过程中产生的文件，包括项目计划、进度报告、会议记录等。
这些文件需要按照项目名称和阶段进行分类和存档，以便项目管理人员及时了解项目进展和问题。
4. 其他文件除了上述分类之外，还有一些特殊性质的文件，如培训文件、法律文件、财务文件等，需要根据具体情况进行分类和管理。
三、文件流转和授权管理为了保证文件的合法性和安全性，需要对文件的流转和授权进行严格管理。
具体措施如下：1. 文件流转文件的流转应按照统一的流程进行，包括起草、审批、归档等环节。
流转过程中应记录流转人和时间，确保流转路径可追溯。
重要文件的流转需要经过上级主管的批准，并有相关人员的签字确认。
2. 文件授权文件的查阅和使用需要经过文件负责人的授权。
授权可以设定为不同的权限级别，根据职务和工作需求赋予不同的查看和修改权限。
对于涉密文件和敏感信息，需要进行加密和双重授权，确保信息的安全性。
3. 文件归档和销毁文件的归档和销毁需要符合相关法律法规和组织规定。
归档时，需要按照统一的分类标准进行整理和编号，并将文件存放在指定的保管地点。
对于已经过期或无效的文件，应及时进行销毁，防止被滥用。
文件与资料控制管理制度
文件与资料控制管理制度第一章总则第一条为了规范公司的文件与资料管理工作，保障公司资料的安全性和完整性，提高公司的运营效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工在公司内部或外部从事文件与资料管理工作时的行为。
第三条公司文件与资料是指公司在生产经营活动中产生的各类书面、电子、影像等形式的记录和信息，包括但不限于合同、协议、报告、会议记录等。
第四条文件与资料管理的原则是科学、规范、便捷、安全。
第五条公司文件与资料管理必须遵循保密原则，确保公司信息安全，不得外泄。
第六条公司文件与资料管理必须遵循便捷原则，确保员工可以方便快捷地获取所需的文件与资料。
第七条公司文件与资料管理必须遵循科学原则，提高文件与资料管理的效率和质量。
第八条文件与资料管理的责任主体为公司管理人员和全体员工。
第二章文件的管理第九条公司文件分为公开文件、限制文件和秘密文件。
第十条公司公开文件是指对外公开的文件，任何员工都可以查阅和使用。
第十一条公司限制文件是指需要获取部门主管或相关领导批准后，方可查阅和使用的文件。
第十二条公司秘密文件是指需要特定人员批准后，方可查阅和使用的文件。
第十三条公司文件必须有编号和盖章，确保文件的真实性和完整性。
第十四条公司文件必须按照文件管理规范进行分类存档，并建立档案管理制度。
第十五条公司文件必须进行定期清理，将已经过期的文件进行销毁，确保文件的及时更新和清晰管理。
第十六条公司文件对外传递必须遵循相关规定，确保文件的传递安全和准确性。
第十七条公司文件的传输和存储必须符合公司的信息安全政策，并进行加密保护。
第三章资料的管理第十八条公司资料包括电子资料、纸质资料、影像资料等形式。
公司资料必须进行分类整理和管理。
第十九条公司资料必须备份和归档，确保资料的安全和完整性。
第二十条公司电子资料必须进行定期的清理和整理，删除无用的电子资料。
第二十一条公司纸质资料必须进行规范的归档和盘点，确保纸质资料的存储安全和便捷查阅。
文件控制管理制度
文件控制管理制度一、总则1.文件控制管理制度的目的是为了规范文件的管理，保障文件的安全性、完整性和便捷性。
2.文件控制管理制度适用于本单位的各级组织、部门和各类人员。
3.文件控制管理制度的依据是国家相关的法律法规和其他文件管理相关规定。
二、文件的创建1.文件应当按照规定的格式、内容和要求进行创建。
2.文件的创建应当注明文件的名称、编号、日期和页数等基本信息。
3.文件的创建必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得生效和传递。
4.文件的创建人应当保证文件的真实性和准确性，并签署文件的负责人。
5.文件的创建应当归档处理，原件交由文件管理员，并制作备份存档。
三、文件的保存1.文件的保存应当在设定的文件库房或档案室进行，保证文件的安全性和可查找性。
2.文件应当按照文件的类别、编号和日期等进行分类和归档，建立健全的档案目录和检索系统。
3.文件保存期限应当根据文件的性质和重要性进行规定，到期后应当及时处置处理。
4.文件保存期间应当做好防火、防潮、防鼠等工作，确保文件的完整性和可读性。
5.文件的保存必须经过文件管理员的管理和监督，未经授权和未经审批的文件不得随意移动和销毁。
四、文件的流转1.文件的流转应当严格按照规定的程序和路径进行，不得绕过程序和途径。
2.文件的流转必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得传递和接收。
3.文件流转时必须保障文件的安全性和机密性，避免文件的遗失、泄露和篡改。
4.文件流转时必须清晰注明文件的传递时间、人员和单位，并要求接收单位进行签收确认。
5.文件流转过程中如有问题和疑问，应当及时沟通和解决，确保文件流转的准确性和及时性。
五、文件的销毁1.文件的销毁必须经过合法授权和程序，未经授权和未经审批的文件不得随意销毁。
2.文件的销毁应当按照文件类别、文件保存期限和相关规定进行，未到期的文件不得销毁。
3.文件的销毁应当由文件管理员进行，销毁时必须明确记录销毁的文件名称、数量和日期，并进行签字确认。
文件控制制度
文件控制制度1. 引言文件控制是组织内部信息管理的重要环节，它确保了文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
本文件旨在规范我司的文件控制制度，以促进文件管理的规范化和高效化。
2. 目标本文件控制制度的目标如下:1. 确保文件的安全性：防止文件丢失、遭到损坏或被未经授权的人访问。
2. 提供文件的可追溯性：确保能够追踪每个文件的来源、修改历史以及相关人员的操作。
3. 保证文件的便捷访问：使文件能够以快速、准确的方式被授权人员访问。
3. 文件控制流程3.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类:- 重要文件：包括合同、协议、报告等需要长期保存的文件。
- 一般文件：包括日常工作中生成的文件，例如会议纪要、邮件等。
- 临时文件：包括临时工作产生的文件，如草稿、备忘录等。
3.2 文件命名规范为了方便文件的管理与检索，制定以下文件命名规范:- 文件名应简明扼要地反映文件内容，并尽量避免使用特殊字符。
- 文件名应具有一定的层级结构，使用连字符或下划线进行分隔。
- 文件名中应包含文件创建日期或最后修改日期，以便于追溯。
3.3 文件存储与归档为了确保文件的安全性和可追溯性，制定以下文件存储与归档规范:- 重要文件应进行加密存储，并设置访问权限，仅授权人员可访问。
- 文件存储的服务器应设有定期备份机制，以防止数据丢失。
- 根据文件分类，制定合适的存档期限，超过期限的文件应及时归档。
3.4 文件访问与权限管理为了保证文件的便捷访问和安全性，制定以下文件访问与权限管理规范:- 对重要文件的访问权限进行严格控制，仅限授权人员可访问。
- 文件访问权限的授权应由上级主管或相关部门负责人审核和批准。
- 定期检查和更新文件访问权限，确保权限与员工变动保持同步。
4. 总结文件控制制度对于信息管理的规范化和高效化至关重要。
通过遵守本文件制度的规范，能够确保文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
希望各部门和员工能够认真遵守和执行本制度，提升组织的信息管理水平，推动工作的高效开展。
文件控制管理制度
文件控制管理制度第一章总则第一条为了规范和统一公司的文件管理工作，提高文件管理的效率和质量，加强文件的保密性和安全性，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有涉及文件创建、存储、传递、利用和销毁的工作。
第三条公司文件包括纸质文件和电子文件两种形式。
纸质文件包括文件、档案、书籍、图表等纸质载体；电子文件包括电脑数据、电子邮件、短信、微信等电子载体。
第四条文件的管理要遵循便于查找、安全保密、合规合法和高效便捷的原则。
第五条公司文件管理由文件管理部门负责组织实施。
第六条公司所有岗位的员工都有义务遵守和执行本制度。
第二章文件的创建和归档第七条公司文件的创建应当符合规范化、标准化的要求。
第八条文件的创建应当注重规范操作、准确披露、客观真实的原则。
第九条文件创建应当按照程序进行，保留创建过程和结果的相关记录。
第十条纸质文件的归档应当按照一定的分类和编号系统进行。
第十一条电子文件的归档应当按照一定的目录和文件夹进行。
第十二条文件的分类和编号应当根据文件的性质、用途和重要程度进行。
第十三条文件的归档应当注意保密性和安全性，并严格控制查阅权限。
第三章文件的传递和利用第十四条文件的传递应当采取安全可靠的方式进行，防止丢失和泄露。
第十五条文件的传递应当经过严格的审批程序，并留有传递记录。
第十六条文件的利用应当根据权限进行，不得私自使用或外传。
第十七条文件的利用应当注意遵守公司的规章制度和相关法律法规。
第四章文件的保存和销毁第十八条文件的保存期限应当按照规定进行，过期文件应当及时清理和彻底销毁。
第十九条文件的销毁应当经过严格的审批程序，并留有销毁记录。
第二十条文件的销毁应当采取安全可靠的方式进行，防止泄露和恶意利用。
第二十一条文件的保存应当注意防火、防潮、防虫和防盗等工作。
第五章文件的管理监督第二十二条公司文件管理部门应当建立文件管理制度和规章制度，并对全公司进行培训和指导。
第二十三条公司文件管理部门要定期对所有部门进行文件管理工作的检查和考核。
文控管理制度
文控管理制度一、引言文控管理制度是指为了提高文件管理的规范性和效率，确保文档流转的正确性和及时性，制定的一套文件管理规定。
本文控管理制度旨在对文档的创建、审批、发布、归档等各个环节进行规范，确保文件的可查找性和可控制性，从而提高工作效率和信息安全性。
二、文件创建1. 文件命名规范文件命名要清晰明确，准确反映文件内容和用途。
文件名应使用英文或数字，并遵循以下命名规范：- 采用简洁明了的文件名，不得使用模糊或不相关的名称；- 避免使用特殊字符和空格，尽量使用下划线或连字符进行连接；- 在文件名中添加版本信息，便于识别；- 文件名中不得包含机密或敏感信息。
2. 文件格式要求根据不同用途和需求，文件应选择合适的格式进行创建和保存。
常见的文件格式有：Word、Excel、PDF等，具体要求如下： - 文字类文件建议使用Word格式，方便编辑和排版；- 表格类文件优先选择Excel格式，便于数据处理和计算；- 形式固定、不可编辑的文件应保存为PDF格式，以确保阅读的一致性和保密性。
三、文件审批1. 审批流程文件的审批流程应根据不同部门和职责设计，包括文件的起草、审核、批准等环节。
具体的审批流程应明确责任人和时间要求，确保审批的及时性和准确性。
2. 审批权限设置不同级别的权限，确保只有具备相应权限的人员才能进行文件审批。
权限的设定应根据岗位职责和保密需求进行合理划分。
四、文件发布1. 文件发布渠道文件的发布应使用统一的渠道进行，确保文件的传达达到预期效果。
常见的发布渠道有：- 公司内部网站或系统；- 公司内部邮件或通知；- 公司内部会议或培训。
2. 文件发布公告发布文件时，应附带相应的公告，明确文件的用途、发布日期、适用范围等信息。
公告应简明扼要，便于阅读和理解。
五、文件归档1. 归档分类根据文件的性质和用途，对文件进行分类归档。
常见的归档分类可以是按项目、按部门或按时间等方式进行划分。
2. 归档管理对归档文件进行管理，包括文件的整理、编号、封存、索引等工作。
文件管理及控制管理制度
文件管理及控制管理制度第一章总则第一条为了规范和加强文件管理及控制管理，促进信息化管理水平，保障公司各项业务运行的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工和相关人员，包括但不限于领导、管理人员、行政人员以及其他工作人员。
第三条文件管理及控制管理是公司的基本管理工作，各级领导和工作人员都要认真贯彻执行，确保文件管理及控制管理工作的严格规范和有效实施。
第二章文件管理第四条文件管理是指公司对各类文件（包括电子文档）的归档、存档、检索、借阅、销毁、备份等管理工作。
第五条文件管理的基本原则是按照“政策法规、分工协作、保密安全、及时准确”的要求进行。
第六条公司文件按照重要性和保密程度进行分类管理，分为绝密、机密、秘密、一般文件等级。
第七条文件管理应采取三级审批制度，即文件的审批、签署和批准应分别由上一级、同级以及下一级领导进行。
第八条文件的归档、存档和备份应按照规定的时间和地点进行，确保文件的安全性和完整性。
第九条文件的借阅和查阅应符合规范程序，行政人员要对借阅人员和查阅人员进行登记备案。
第十条文件销毁应按照规定的流程和程序进行，必须经过多级审批，并由专人进行操作，确保文件的绝对安全。
第三章控制管理第十一条控制管理是指公司对各项业务的监督和检查，以确保公司各项业务符合规定的程序和标准，保证公司的正常运营。
第十二条控制管理的基本原则是建立健全的内部控制机制，完善的制度和流程，有效的监督和检查。
第十三条控制管理应对公司各项业务的关键环节进行监督和检查，及时发现并解决问题，保证业务的顺利进行。
第十四条控制管理应建立健全的档案管理制度，对各项业务的相关档案进行及时归档、存档、检索和备份。
第十五条控制管理应对公司的资产和财务进行有效的监督和检查，确保公司的资产安全和财务稳健。
第十六条控制管理要建立风险管理机制，对各项业务的风险进行识别、评估、控制和应对，确保公司的风险可控。
第四章问责机制第十七条公司应建立健全的问责机制，对于文件管理和控制管理中的违规行为，要追究责任，依法依规进行处罚。
文控管理制度
文控管理制度一、背景介绍文控管理制度是指组织内部为了规范和管理文件流转、版本控制、归档保存等工作而制定的一套管理规范和流程。
随着信息化时代的到来，文件管理变得越来越重要，尤其是在企业和机构中，文控管理制度更是不可或缺的重要组成部分。
二、文控管理制度的重要性1. 提升工作效率：通过严格的文控管理制度，可以规范文件的流转和处理流程，避免由于文件遗失或错误而造成的时间浪费和工作重复。
2. 保障信息安全：文控管理制度可以将文件的访问权限控制在合适的人员范围内，确保机密信息不会泄露给未授权人员。
3. 方便资料查阅：通过文控管理制度，可以建立完善的文件档案系统，方便员工查阅历史文档，并及时获取所需信息。
4. 规范行为准则：文控管理制度可以明确文件处理的标准操作流程，规范员工行为，保证工作的规范性和一致性。
5. 提升管理水平：文控管理制度可以帮助领导及时了解各类文件的处理情况，有利于管理层做出正确决策。
三、文控管理制度的内容1. 文档分类：按照文件的性质和用途进行分类，建立清晰的档案目录结构。
2. 文件编号：为每个文件建立唯一的编号，方便查找和追踪文件流转情况。
3. 文件审批：建立文件审批流程，明确每份文件的审核人员和审批程序。
4. 文件传输：规定文件的传输方式和安全措施，确保文件在传输过程中不会泄露或丢失。
5. 版本管理：对文件的修改和更新进行记录，确保每个人都在使用最新版本的文件。
6. 归档保存：规定文件的保管期限和归档方法，并定期清理和整理档案。
四、文控管理制度的执行1. 培训与宣传：组织全员培训，确保每个员工都能够理解并遵守文控管理制度。
2. 监督与检查：设立专门的文控管理部门或小组，定期对文件管理流程进行抽查和检查。
3. 反馈与改进：定期收集员工对文控管理制度的反馈意见，及时进行改进和调整。
4. 激励与奖惩：对于遵守文控管理制度的员工进行表扬和奖励，对于违反规定的员工进行相应的处罚。
五、结语文控管理制度的建立和执行对于一个组织的发展至关重要，只有做到规范管理、精细操作，才能提高工作效率，确保信息安全，最终实现组织的持续发展和壮大。
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编号： BSY-RR(2015)-02题目：文件控制管理制度
批准/日期发布部门 RSXZ页数 1/5
审核/日期生效日期 2015年5月1日
起草/日期新版本号 V1.0原版本号
文件控制管理制度
1 目的
建立一套统一的文件管理体系，对文件、资料的编写、统计、发放、更改、保管和报废等过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按照正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。
本管理制度依据GBT/19001:2008-ISO9001:2008制订。
2 适用范围
适用于本单位质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业指导书、表格、图标及经识别的外来文件管理。
3 定义
3.1 质量手册：本规定本组织质量管理体系的文件。
3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定程序的文件。
3.3作业指导书：为协助程序文件达成所推展制订的指引文件。
3.4表格：为证明系统执行有效之记录。
3.5外来文件：非本单位制订，但直接支持质量管理体系的文件。
3.6受控文件：按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。
3.7非受控文件：所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。
4 工作程序
4.1文件分类、编号方法
公司规章制度和管理文件的编号格式为：BSY (-DN)-TT(YYYY)-XX(FOO)
DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
各部门分配代码：工程管理部GC、计划财务部CW、人事行政部RS；
受控文件
TT：大写英文字母，文件类型；
QP —质量管理文件，公司运转过程中的各类程序文件；
WI —表示作业指导书
YYYY：阿拉伯数字，表示文件修订年份。
XX：表示文件流水号
F：表示文件下的附件表单
OO：表示表单流水号
4.2 编号、审批、版本表示方法等规定
版本号用英文Va.b表示，初始版本为V1.0。
若内容和程序修改则更换相应数字编号。
文件版本修改以9次为一个单位，即当b超过9时，a自动加1。
4.3 受控文件与非受控文件
公司使用的文件均为受控文件，加盖受控印章。
为了使客户了解公司质量管理情况，通常会提供给客户有关文件，该文件通常不受公司文件修改之控制，为非受控文件。
受控文件
4.4文件的发放、变更及废止
4.4.1经批准执行的文件由其主管部门确认发放范围并执行发放，“原稿”存档，发放文件为已经加盖受控印章的原稿复印件。
，并注明修订详细情况。
4.4.4新文件发放时，发文部门必须同时收回原作废文件，经管理者代表同意销毁或加盖“作废”章保存。
4.4.5企业对内对外发文、文件接收均应填写相关记录表，对外行文需要接收方填写《文件接收登记表》，并做好存档。
5 公司各文件保管及保密第一责任人如下：
工程项目资料：项目经理财务详细资料：财务经理
人事档案资料：人事行政经理行政文档资料：行政助理
6 文件管理方法
6.1设置文件柜（或资料柜）分区域、分类别保存。
6.2资料夹外侧应标明档案名称，资料夹内首页应有目录，各种资料均应编号，统一使用电脑A4纸张，并有凸出标贴，以利查找。
6.3目录上应标明档案名称、文件名称、文件类型、文件编号、合同金额等显著信息。
及时更新资料目录，保证电子稿与资料夹内目录内容一致，便于查找。
6.4一般文件按年度分类，工程资料等可按项目分类，确保分类清晰。
受控文件
6.5加强对资料原件的保管，在目录中注明原件及复印件份数。
6.6文档借阅，要及时登记，过期未还的，要主动要回并存档。
7 对外行文要求
7.1公司对内外行文须统一格式。
请示、汇报、决定、申请、通知、函件等文字及格式参照《公司发文格式》。
7.1.1 版面尺寸：国标A4纸，左侧装订，上、下边距各25mm，左、右边距各31mm，页眉15mm，页脚17mm。
7.1.2页眉：发文
机关，用红色、2
号宋体、居中，单
倍行距,用0.75红色实线作为文武线。
7.1.3 发文号及签发：位于文武线上方，发文号对左其，内容为“XX发字XXX年第【XXX】号”，用4号仿宋字体，单倍行距；“签发人”用4号仿宋，人员姓名用4号楷体。
7.1.4 正文标题：居中，4号、宋体、加粗。
7.1.5主体内容：4号仿宋，1.5倍行距。
7.1.6 附件：正文后空一行写，左空两字符，4号仿宋，1.5倍行距。
7.1.7发文日期：正文或附件后空3行，右缩进2字符，4号仿宋，1.5倍行距。
7.1.8 主题词：“主题词”用4号黑体，内容用小4号宋体。
7.1.9 超报/抄送：上行文为超报，平行文或下行文为抄送，位于公文主体最后一页左下角，抄报、抄送分两行，抄报在上。
左对其，4号仿宋，1.5倍行距。
7.2 公司与碧水源系统内总公司及各分子公司业务联系，须填写《项目协调意见单》，即PCC单，请主管领导批准后方可发送；收到系统内部总公司或其他业务公司的PCC单，需要回复《项目办理意见单》，即PCR单。
8 附则
8.1本规定自2015年 5月 1日起试行。
8.2本规定由人事行政部负责解释。
9 附件
附件1《文件发放记录表》 BSY-RR(2015)-02F01
附件2《文件修订记录表》 BSY-RR(2015)-02F02
附件3 《公司文件清单》 BSY-RR(2015)-02F03
附件4 《文件接收记录表》 BSY-RR(2015)-02F04
附件5 《公司发文格式》 BSY-RR(2015)-02F05
附件6 《PCC单/PCR单》 BSY-RR(2015)-02F06
10文件控制管理流程图
文件控制管理流程
图。