新形势下事业单位会计档案管理研究

贾 贝 齐 莉 Ｕ
（ 泰州市建设工程 质量监督站 ， 江苏 泰州 ２ ２ ５ ３ ０ ０）
［ 摘 要】 事业 单位 档案 管理 主要 是 应 用会计 档案 管理 工作 ， 随着会 计 电算化 的发 展 ， 档 案管理 工作 中 出现 了诸 多 问题 。 为 完善 会 计档 案 工作 中 出现 的薄 弱环 节 ， 应 建立和 完善 一套 健全 的会 计档 案管 理制度 ， 规 范管 理 实施细 则 ， 加 强会 计档 案管理 。
凭证 。
受重视， 每年 都 会投 入 资金 对会计 人 员进 行业 务 培训 ， 这 些培 洲虽 然偶 尔会 涉 及会 计 档 案管 理 内容 ， 但 大都 偏 重于 理论 方 面 ， 缺 乏 实 践指 导意 义 。这导 致企 业会 计档 案管 理 质量 不高 ， 档案 封 面信息 填
写不 齐全 ， 装 订不 够规 范 ， 档 案分 类归 纳不 够到位 ， 很 多档 案没有 目 录或者 目录不够 详细 ， 使得会 计 档案 管理 的处 于混乱 状态 。
财 务相关 报告。 主要有 以下 几类 。
管理 办法 》， 档 案部 门 的年度 档 案业 务 培训 也没 有将 会计 档 案 人 员
包括 在 内 ， 会计 档 案管理 处 于无 人管 束 的境地 。企业 的会 计 作 很
（ １ ） 会计 凭 证类 ： 汇 总凭 证 、 账 目凭证 、 原 始凭证 以及 其他 会计’
２ ０ １ ５年 ４月
中 国 管 理
信 息 化
Ａｐｒ ． ， ２０１ ５
第 ｌ ８ 卷第 ８ 期
Ｃ ｈ ｉ ｎ ａ Ｍａ ｎ ａ ｇ ｅ ｍｅ ｎ ｔ Ｉ ｎ ｆ ｏ ｒ ｍａ ｔ ｉ ｏ ｎ ｉ ｚ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ
Ｖｏ １ ． １ ８ ． Ｎｏ ． ８
新 形势 下事业单 位会计档 案管理研究
家档 案 的重 要组 成部 分 ， 这 样 的处 理方 法 明 不 妥 ， 影 响 到档 案 的
处 理有 效性 。 ３ 如 何解 决会计 档案 管理 问题
随着 会 汁电算 化 的推进 ， 大 部分 事业 单位 都放 弃 了 旧式手 工纸 质 记账 方式 ， 而采 用 电算 化进 行会 计 工作 ， 给 会计 核 算 工作 带 了诸 多便 利 。财 政 部 门专 门 颁布 的 《 会计 电算化 工 作 规范 》， 进 一步 明
［ 关键 词 ］ 会计； 档案 管理 ； 事业 单位
ｄ ｏ ｉ ：１ ０ ． ３ ９ ６ ９ ０ ． ｉ ｓ ｓ ｎ ． １ ６ ７ ３ － ０ １ ９ ４ ． ２ ０ １ ５ ． ０ ８ ． １ ５ ９ ［ 中 图分类 号 】Ｇ ２ ７ １ ［ 文献标 识码 ］ Ａ 【 文章编 号 ］１ ６ ７ ３ — ０ １ ９ ４ （ ２ ０ １ ５ ） ０ ８ ． ０ ２ ０ ９ 。 ０ ｌ
２ ． １ 电子数 据档 案应 用不 广
２ ． ４ 单位 财 务部 门和档 案部 ｆ １ 职 责不 明确
《 会计 档案 管理 办法 》 规定 ：“ 各 单位 每年形 成 的会计 档案 ， 应
当 由会 计机 构按 照归 档要求 ， 负 责整 理立 卷 ， 装订 成册 ， 编制 会 计档 案 保管 清册 ， 当年 形成 的会 ＇ 十 档案， 在 会计 年度终 １ ｒ 后， 可暂 Ｈ【 １ ｛ 会 计 机构 保管 一年 ， 期满 之后 ， 应 当 会 计机构 编制 移交 清册 ， 移交 本 单 位 档案 机 构统 一保 管 。” 很 多单 位 虽然 设 立 了档 案机 构单 位 ， 但 是 会计 档 案仍然 由会计 机构 进行 保存 ， 由于档 案机构 处理 的梢 案 比 较繁多， 很难 及 时对 会计 档 案进 行 及时 归 档 和整 理 ， 会 汁档案 是 罔
确 了会 计 电算 化 的重 要性 ， 并 详 细定 义 了 电算化 会 计档 案 内容 ， 规 范 了电算 化会 计档 案的 管理 防护Ｔ 作 ， 要 求做 好 防潮 、 防火 、 防尘 和 ３ ． １ 加强 对会 计 电子档 案 的管理 防磁 细 节 ， 养成 备 注 双份 重要 会计 档 案 的 自主 意识 ， 以备查 证 。但 会 计 的信息 化程 度 越来 越高 ， 电子 档 案 比纸 质梢 案有 更 多的优
是， 目前 仍有很 多单 位 因 为电子 设备 和工 作人 员 自身 问题 等各 种原 势， 很 多 档案 都 以 电子档 案 的形 式 保存 ， 但 把纸 质档 案 转换 为电 子
档案 ， 并 不 意 味 着档 案管 理 １ 作 的结 束 ， 还应 严 格 按照 《 会 计 电算 １ 二 作规 范 》 的要 求 ， 对 电子 档 案数 据 进 行 备份 ， 根 据档 案 重 要性 等 归纳 到会计 档 案进 行保 管 ， 没 有做 好双 份 备注 工作 。也有 些 单位 化 单纯 依赖 计算 机 电子 数据 备份 ， 一旦 电脑 出现故 障就 可能 造成 备份 的不 同 ， 选 择 电子档 案 的存储 介质 。 载有会 计档 案数 据 的光盘 和磁 数 据丢 失 ， 或者 财 务软 件 更新 后未 保 存 原有 数据 ， 致 使 电子 数据 无 盘应该 放在 防潮 防磁 的容器 里。 法查 阅 。 ３ ． ２ 修订 会计 管理 办法 的规 范操作 制 度 应 该 扩 大对 账单 的定 义 ， 不 仅 仅局 限 于银 行 … 具的 对账 单 ， 部 ２ ． ２ 部 门预算方 法新 形势 的要 求 门预算 表也 应该 纳 入会 计档 案 中 ， 使会 计 档案 起到还 原 企业经 济 活 《 会 计档 案管 理办 法 》 于 １ ９ ９ ９年 １ 月１ Ｈ实施 ， 随着 科学 技术 的 迅猛 发展 ， 其 中 的部分 规定 已无法 适应 新 形势 需求 。２ ０ ０ ２ 年， 我 动和组 织活 动历 史画 面 的作 用 。 国已经 开始 全面 实行 部 门预算 ， 所有 事业 单位 都 实行 了编 制部 门预 ３ ． ３ 加强 会 计档案 管理 人员 的技 能培训 人才是 企业 发展 的源动 力 ， 对 于会计 部门也 是 如此 。财政 部 门 算 方法 ， 这 种部 门预算 方 法在 事业 单 位 中得 到 广泛 接受 和 实施 ， 并 规 范会 计档 案管 理 人 员档 取得 良好 反 响 。部 门预算 方法 统一 和规 范 了编 制预 算办 法 ， 使 财政 和档 案部 门应定 期对 档 案人 员进 行培 训 ， 保 障的 程度 显著 升高 ， 有效 促进 社会 经 济事 业 的和谐 发展 。在 事业 案分 类 立卷 、 装订 、 移动 、 编 写 目录 等具 体 操作 ， 把 会 计档 案 管 理 单 位实 行 部 门预 算 方 法时 ， 进行的 “ 二 上 二下 ” 编 程 会 产生 一 系列 纳入企 业 日常１ 二 作 检查 中。 对 应 的输 出表 ， 是 部 门预 算 的相 关细 则业 务 材 料 ， 在 会 计工 作 中 的 主 要参 考文献 意 义重 大 ， 有 着较 强 的可 比性 和 连贯 性 ， 如果 只 是保 存 其文 书 档案 的话 ， 无 法对 财务情 况进 行准 确 、 有 效地 分析 利用 。 ［ １ ］ 孔 万生 ． 浅 淡事 业单位 会计管理 的有效途 径 ［ Ｊ Ｊ． 行政事 、 资产 ２ ． ３ 会计档 案 管理 工作 主管部 门不 明确 很 多企 业 的会 计档 案管理 的 主管部 门是 由出纳 兼任 的 ， 明显违 与 财务 ， ２ ０ １ ２ （ １ ４ ） ． 因， 忽视 电子数 据 备份 的 重要 性 ， 只是 把计 算 机 打 印的 账本 和凭 单
１ 会计档 案 的分 类
反 了行业 规 则 。在 实际 会计 一 Ｔ ： 作中， 主 管部 门很少 关注 《 会 汁档 案
会计 档 案主 要记 录 与单位 业务 经济 相关 的 重要 资料 、 各种 收据 和历史 记录等 ， 方便 单位 查证 和核算 ， 包 括会计 账簿 、 会计 凭证 以及
（ ２） 会 计账 簿 类 ： 日记 账 、 辅助账簿 、 明 细账 目、 总 账 目、 固定 资产 卡 以及其 他会 计账簿 。 （ ３） 财 务 报 告类 ： 年度 、 季度 和 月 度 的财 务 报 告 ， 包 括 会计 报 表、 附注 、 附表 和相关 文字 说 明等 。 （ ４） 其 他类 ： 银 行对 账单 、 银 行 款项 调节 表 、 会 计 档 案 流 向清 册、 会计 档 案 注销 清册 、 会 计档 案 托管 清 册 以及 其他 需 要 留档 的会 计核算 相 关资 料 。 ２ 当前会 计档 案 管理 中存在 的 问题