高校档案数字化建设模式初探
数字化背景下高校档案工作模式研究

数字化背景下高校档案工作模式研究随着信息技术的高速发展和数字化时代的到来,高校档案工作也面临着新的机遇与挑战。
在传统的纸质档案基础上,数字化档案的出现给高校档案工作带来了巨大的改变。
本文将从数字化背景下高校档案工作模式的转变、数字化档案的优势和存在的问题以及未来的发展趋势三个方面进行研究与探讨。
一、数字化背景下高校档案工作模式的转变数字化背景下,高校档案工作模式发生了重大转变。
首先,数字化档案的出现使得高校档案工作从传统的纸质档案向电子化、网络化发展。
高校档案馆通过数字化技术的应用,将原本纸质档案转化为电子文件,通过网络系统实现档案的存储和管理,从而实现了档案的共享与传播。
其次,数字化档案的出现也改变了高校档案馆的服务模式。
传统的档案工作以服务于档案馆内部为主,而数字化档案的应用使得档案馆能够更广泛地服务于高校师生和社会大众,提供更加便捷、高效的档案查询与利用服务。
二、数字化档案的优势和存在的问题数字化档案的出现为高校档案工作带来了许多优势。
首先,数字化档案的存储空间远远小于纸质档案,大大节约了档案馆的存储空间。
其次,数字化档案的检索速度更快,可以实现即时查询和浏览,节省了大量查阅档案的时间。
此外,数字化档案可以实现档案的远程访问,方便了高校师生和社会大众的利用。
然而,数字化档案也存在一些问题。
首先,数字化档案的长期保存和可靠性还面临一定的挑战。
数字化档案需要确保数据的安全性和完整性,防止数据的丢失和损坏。
其次,数字化档案的管理和维护需要专业人员的支持和保障。
高校档案馆需要加强对数字化档案的技术支持和管理体系建设,以确保数字化档案的正常运行和有效利用。
三、未来的发展趋势未来,高校档案工作在数字化背景下将继续发展。
首先,数字化档案的应用范围将进一步扩大。
随着人工智能、云计算等技术的不断发展,高校档案馆将进一步实现数字化档案的智能化管理,提供更加智能化的档案服务。
其次,数字化档案与大数据等技术的结合将进一步推动高校档案工作的创新。
浅谈档案数字化

浅谈档案数字化随着信息技术的迅猛发展,档案数字化已经成为了一种趋势。
数字化档案是指将传统的纸质档案通过扫描、数字化处理等手段转化为电子文件或者数据库,并利用计算机技术进行管理和存档。
在信息化的大背景下,档案数字化在管理与利用方面都具有很大的优势,因此在社会各个领域得到了广泛的应用。
本文将就档案数字化的概念、意义、过程和挑战等方面进行探讨,并对档案数字化的未来发展进行展望。
一、档案数字化的概念档案数字化,是指将传统的纸质档案,通过扫描、数字化处理等手段,将其转化为电子文件或者数据库,并通过计算机系统进行管理、利用和存档的过程。
数字化档案不再依赖于纸质材料,而是通过数字化的形式存储在计算机或者网络中。
数字化档案不仅包含了文字信息,还能够包括图像、声音、视频等多媒体信息,具有更加丰富的信息表现形式。
1. 便于管理和利用。
数字化档案可以通过计算机系统进行管理,利用起来更加方便快捷。
可以根据需要快速检索、浏览、复制和传递档案信息,提高了档案的利用效率。
2. 节约空间和资源。
传统的纸质档案需要大量的存储空间,而数字化档案可以节约空间,降低了存储成本。
数字化档案也更加环保,减少了对纸张等资源的消耗。
3. 提高档案安全性和保密性。
纸质档案容易受到自然灾害或人为破坏的影响,而数字化档案可以通过多重备份和加密等手段提高安全性和保密性。
4. 便于传承和保存。
数字化档案可以更加长久地保存和传承,能够避免因纸质档案的老化、退色等原因而丧失信息。
5. 促进信息资源共享。
数字化档案可以通过网络等平台进行共享,方便了不同地区、不同部门之间的信息交流和合作。
档案数字化具有重要的理论和实践意义,对于提高档案管理水平、促进信息资源共享、推动信息化建设都具有重要的价值。
档案数字化是一个系统工程,包括了多个环节和技术手段。
具体的档案数字化过程包括以下几个步骤:1. 信息采集。
首先需要对要进行数字化处理的档案信息进行采集,包括文书档案、图片档案、音视频档案等。
高校档案管理信息化建设探析

高校档案管理信息化建设探析随着高等教育规模的迅速增长,高校档案管理工作也日益重要。
因此,采用信息化手段对高校档案管理进行系统化、自动化、集成化管理,成为高校档案管理现代化建设的必经之路,并且可以极大提高档案工作的效率和工作质量。
本文将从信息化的角度出发,探析高校档案管理信息化建设的必要性、现状和发展趋势。
高校档案作为高校的重要资源之一,对学生人才培养、师资队伍建设、科研工作、学科建设以及国内外交流合作等方面都具有重要作用。
因此,加强高校档案管理工作,提高档案工作水平、规范和透明化档案管理是非常有必要的。
尤其,随着互联网技术的迅速发展和应用广泛性的不断扩大,信息化对于高校档案管理来说是必不可少的。
具体表现如下:1.提高工作效率高校档案管理工作需要大量的手工工作。
例如,手工建档案、文件管理、查阅和借阅档案等等。
大量的手工工作不仅浪费了大量的人力和物力,而且效率低下,容易出现错误,影响工作的质量。
采用信息化手段可以将档案工作变为自动化和集成化的管理,有效提高工作效率。
2.保证信息安全档案管理工作需要保证档案信息的完整性、保密性和可靠性,避免泄露、丢失和损坏等事件的发生。
传统的纸质档案容易被人为故意或者误操作所导致的档案的不完整性,乃至于档案的遗失或破坏。
而采用信息化手段可以将档案信息进行加密和备份,能够更好地保证档案信息的完整性和安全性。
3.提高档案查询效率随着高校规模的不断扩大,档案数量也会逐渐庞大,档案的查询和查阅成为一个繁琐的工作。
传统的查询方式往往需要大量的人力和时间,效率低下。
而采用信息化手段可以实现档案的网络化、数字化和自动化管理,提高档案查询效率,方便真正有需要的人更好的了解档案情况。
目前,国内很多高校都已经开始了档案管理信息化建设。
许多高校根据自身需求,开展了较为完善的档案管理信息化建设。
具体表现如下:1.建设数字化档案馆许多高校根据自身需求建设了数字化档案馆,把档案信息进行数字化处理后存储在数据库中,方便查询查阅。
高校档案数字化建设的思考

、
高 校 档案 数 字 化 的意 义
1 . 档案工作发展的必然趋势 。 进入 2 世纪 , 1 高校档案发展规模
su y i s.o .nt / 0 -0 -0 td tme c m c / 2 07 理内容 , 即
维普资讯
口
摘 要
广东 工 业大 学档案 馆
馆 员 林 丽群
档 案 信 息数 字化 建 设 是 实现 档 案 信 息 全 社 会 共 享 , 高档 案 利 用 率 的有 效 途 径 。 提 档 案数 字 化 意义 条件 措 施
关键 词
高校档案工作是学校的一项重要基础性工作 ,它为学校的教 成的过程 甚至出现 脱节 、 不规范的情况, 这些都直接影响了档案形 学、 、 科研 管理等中心工作服务。 高校档案 的数 字化建设 , 就是利用 计算机技术和专业的档案管理信息软件 ,把传统的档案数字化 处 成质量和提供 利用服务的质量。 然而 , 随着数字化革命的到来, 利用计算机和档案管理软件对
数字化档案 信息建设的主要 目标是要实现数字档案信息接收 1 . 档案部门要重视基础性资源建设。 建立数字化档案是加快档
为基本对象。传统的档案工作一直处于一种半封闭的管理模式之 和采集 , 网络查询和安全存储 , 信息处理和信息发布等功能。 “ 重藏轻用” 的倾 向比较严重 , 极大地限制了档案的开发和利用。档 案信息网络化的中心环节 ,也能更好地 满足人们和社会对档案信 案管理的效率和质量非常容易受到一些人为因素的制约 ,档案形 息的需求 , 改变重 藏轻 用的传统观 念 , 突出档案服务的特色 , 更好 动档案馆向大众化 、 公共化方向发展 , 这对提升档案馆文化品位 、 社 公开文件信息共享建设 , 构建共享信息网络 。 会影响力和地位具有重要作用。再次 , 公益性文化事业和商业性文 场需求。以实力打造档案文化精品, 让市场见证档案文化品牌。 5 . 市场服务功能。市场经济条件下, 社会对档案工作的服务需 人才 、 技术 、 设备的相对优势 , 为社会提供服务 , 以开展档案整 包括 档案馆应当满足这些社会需求 。 档案馆可以依托 自身 化产业相结合 , 在提供高质量的文化服务的同时也创造出巨大的市 求 日益增大 ,
高校档案信息化管理初探

有些 单 位 的领 导对 档案 工作 不 够 重 视 , 为 档 案 工作 很 简 单 , 认 只 是 保 管 些 材 料 , 责 给 利 用 档 案 者 提 供 材 料 即可 以在 经 费 投 负 所 入 方 面, 对 其 他 工 作 而 言 , 入 的 资 金 非 常 少 , 致 档 案 部 门 不 具 相 投 导 备档 案保 管 和 管 理 的最 基 本 的 条 件 ,更谈 不 上 购 置 现 代 化 档 案 管
已步 入 信 息 化 稳 定 发 展 期 , 着 信 息 社 会 和 案 事 业 的 发 展 , 案 随 档
信 息化 已经 成 为现 代 档 案 管 理 的重 要 组 成 部 分 。 档案 信 息 化 管 理
作 。 目前 看 , 多 档 案 部 门缺 乏 现 代 高 技 术 人 才 , 中档 案 、 从 许 其 信息
, ■ 、 高校档案信息化应用现状
1 对 档 案工 作 重 要 性 认 识 不 到位 .
力 满 足档 案 信 息 化 建 设 所 需 经 费,给档 案 现 代 化 信 息 化 建 设 提 供
充 足 的资 金 保 障 。 3 加 强 电 子 文 件 归 档 管 理 . 高 档 案 信 息 化 管 理 水 平 . 提
理设 施 设 备 。
档 案 现 代 信 息 化 建 设 , 仅 需 要 从 业 人 员 的努 力 , 需 要 上 级 不 更 档 案 业 务 部 门 的栽 培 .上 级 档 案 部 门 应 举 办 档 案 现 代 化信 息 化 知
识 培 训 班 , 养 从 业 人 员 的现 代 信 息 素 质 、 代 信 息 意 识 、 息 管 培 现 信
档 案 信 息 管 理 软 件 , 步 在 将 档 案 目录 录 入 到 汁算 机 中, 够 实 现 逐 能
浅谈高校档案管理数字化

随着社会不断发展和网络电子信息化的日新月异,人们的工作和生活越来越离不开计算机,而现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理数字化的优势已日益突显,不但成为档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具,而且也必将成为社会发展和经济生活不断的必然要求。
1高校档案数字化管理存在的主要问题
档案数字化已经成为档案要素的大趋势。因此,如何充分利用计算机网络将档案数字化的优势最大化,已经成为档案管理者研究的重要课题。
2.1档案管理数字化是信息社会的必然要求
数字化、网络化、信息化是21世纪的特征。档案管理数字化始于20世纪90年代,随着社会经济的发展和科学技术的不断进步,办公自动化、无纸化等现象的出现,档案数字化与时而生。原来诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程再也不用传统的纸质来完成,取而代之的是计算机和通讯网络。21世纪的今天,计算机网络已经运用到各个机关、企事业单位,因特网、局域网很快被认同,同一个单位各部门之间和文件,只要用点击一鼠标就能很快互相传递。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入厍等环节。因此,计算机网络技术的广泛应用,档案数字化成为必然的发展趋势。
(2)档案管理队伍建设和人员培训薄弱。高校档案管理工作要求管理人员有计划性、准确性和原则性。实际上,许多高校的档案管理人员综合素质比较薄弱,专业和年龄结构不大合理等诸多突出问题。
(3)电子档案的保存、保管利用的技术不足。在实际工作中,普遍认为,纸质档案比较稳定安全,电子文件存在稳定性差、易损坏等问题。高校档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。做到把正确的信息、在正确的时间、以正确的方式、传递给正确的对象。
高校历史档案数字化建设的实践与探索

P r a c t i c e a n d e x p l o r a t i o n of c o n s t r u c t i o n o f d i g i t a l a r c h i ve s i n c o l l e g e s a nd u ni v e r s i t i e s
Ke y wo r d s : c o l l e g e s a n d un i ve r s i t i e s ; hi s t or ic a l a r c hi v e s ; d i g i t i z i n g; a r c hi v e s s e c u r i t y; p r a c t i c e
扫描仪 ,使用扫描软件和档 案管理软件,在不知不觉 中提高 了大家档案信 息化知识水平 ,为适应档案信息 化 ,为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率 打下坚实的基础 。该模式数字化成本相对较低 ,能培养
和 锻炼 队伍 ,但 在 档案 数量 巨大 时 , 自行实 施加 工 工期
堂和 1 9 1 0 年华西 协和大学创办资料 ,朱德、郭沫 若、 江姐等 一大批 仁人志士在校 求学档 案,这 些档案对研
i n hi g he r e du c a t i o n,t he i mpl e me n t a t i o n of di gi t al p r e s e r v a t i o n i s b e n e ic f i a l t o t he be t t e r a nd us e o f h i s t o r i c a l a r c h i v e s i n c ol l e ge s a n d
究 近 代 中西 文 化 交 流 等 有 重 要 价 值 。 但 由于 保 存 时 间 较 长 等 诸 多 原
高校档案信息化初探

高校档 案信息化是 高校 档案管理模式从 以档案实体 为重 心 向以档 走上档案信 息资源共享之路 。要重点加强对 电子 文件收集 、积 累、鉴 案信 息为重心转变 的过程 。这是一个长期 的发展过程 。高校档 案信息 定 、著录 、归档等工作 的监 督指导,确保学校各 部门产生 的有价值 的
版。档案管理应用软件的落后严重限制了高校档案信息化 的发展 。
档案 信息化 ,依靠 的是高素质 的档案 管理人才 。高校档 案工作者
公 自动化和数字 化校园建设 的不断深入而发展 ,是高校档案管理工 作 不仅要掌握传统 的档 案管理知识 ,更 要学习掌握计算机 操作、数据录 入、数据库管理 、网络管理技术等专 业知识 。高校档案 部 门可 以采取 发展的大 势所趋 。
电子文件 光盘存储 、归档与档案管理要 求》等法律法规对 电子文件及
归档信 息化标准进行 规范要求 ,但 由于缺乏具体 的归档管理制度作指 管理应用系统 。 这 是档案信息资源 开发利用和档案信 息网络建设 的技术保障 。高 导 ,很多部 门的归档 工作具有较大 的随意性 。这直接 影响到 电子文件
科 学管理
…
-_-_
同 校档案信息化初探
l ==
I
周小敏
( 襄 阳职业 技术 学 院,湖北 襄阳 4 4 1 0 5 0 ) 中 图分类 号 :G 2 7 1 文献 标识 码 :A 文章 编号 : 1 0 0 3 — 2 7 3 8( 2 0 1 3 )O 1 — 0 3 9 0 一 O 1
化就 是要运用现代化信 息技术 ,实现 高校档案信息 的接 收、存储 、传
递和 利用的一体化 ,实现高校档案信 息的数字化和 网络 化,提高资源 利用 率,实现高校档 案信息 的高度共 享。它随着 高校政 务信息化 、办
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
1 高 校 档 案 数 字 化 工 作 意 义 重 大
11 高 校 档 案 数 字 化 是 国 家 深 化 档 案 工 作 改 革 与 发 展 的 需 要 .
2 高 校档 案数 字化 建设模 式
21 成 立 工 作 专 班 及 确 定 档 案 数 字 化 应 遵 循 的 规 范 及 标 准 .
胡 鹏飞: 校 案 字 建 模 初 高 档 数 化 设 式 探
职 教 天 地
高校档案数字化建设模式初探
胡 鹏 飞
( 樊 学院档 案馆 , 北 襄 樊 襄 湖Leabharlann 4 15 ) 4 0 3
[ 摘 要 ] 高校 档案 数 字 化 建 设 模 式 涉及 到 档 案 提 卷 、 理 、 描 、 整 扫 图像 处 理 、 据 挂 接 、 收 等 多 个 方 面 , 一 项 数 验 是
12 高 校 档 案 数 字 化 是 档 案 利 用 者 更 好 利 用 档 案 资 源 的 需 要 -
对 于 已 整 理 好 的 档 案 , 照 年 度 、 构 、 管 期 限 、 卷 卷 按 机 保 案 内 文 件 顺 序 号 进 行 扫 描 。拆 卷 人 员 在 拆 卷 时 先 对 需 要 扫 描 的 档 案 资 料 整 理 一 遍 ,并 按 照 卷 内 目录 核 对 盒 内 的件 数 是 否 准 确 。 如 有 短 缺 立 刻 上 报 管 理 员 . 做 记 录 。档 案 扫描 前 整 理工 作 , 并 应 做必要的修补_ , 丁作 如页 号 、 白负 、 件 处 置 。 空 重
档案事 业发展 “ 五” 划》 , 十 计 中 明确 要 求 高 校 档 案 部 门 积 极 做
好 案 信 息 化 建 设 T 作 , 好 电子 文 件 归 档 与 管 理 , 极 开 展 做 积
理 规 范 》 《 质 档 案 数 字 化 技 术 规 范 》 《 片 档 案 管 理 规 范 》 、纸 、照 、
2. 标 引 著 录 4
档 案 建 设 所 要 达 到 的 最 终 目 的 是 无 论 何 时 、 地 、 人 都 何 何
能 自由 地 利 用 档 案 信 息 。但 传 统 的档 案保 管及 利用 的 技 术 手 段 和 服 务 方 式 使 档 案 管 理 背 在 为 利 用 者 服 务 的 过 程 中 常 遇 到 查
管理规范》 。存 教 育 部 办 公 厅 向全 同高 校 档 案 部 门转 发 的 《 国 全
一
高校档案数字化是一 项繁琐 的T作 , 这些 工 作 单 单 依 靠 哪
个 部 门或 哪 一 个 人 都 难 以独 自完 成 。 冈此 必 须 成 立 档 案 数 字
化 处 理 工 作 专 班 , 班 人 员 通 过 明 确 任 务 、 工 合 作 才 能 完 成 专 分 此 项 工 作 。在 数 字 化 处 理 的 : 阶段 就 必 须 确 定 数 字 化 处 理 过 1 始 程 中必 须 遵 循 的 如 《 档 文 件 整 理 规 则 》 《 子 文 件 归 档 与 管 归 、电
《 家计 算 机 光 盘 档 案 存 储 标 准 》 规 范 及 标 准 , 保 证 数 字 化 国 等 以
处 理 作 有 章 可 循 。 22 档 案 提 卷 .
档 案 T 作 数 字 化 和 网 络 化 的 建 设 丁 作 。 l 过 去 了 , 今 大 多 0年 如
数 高 校 仍 然 以纸 质 档 案 为 唯 一 的保 管 和 利 用 载 体 。部 分 已 经 开
找 档 案 速 度 慢 、正 确 率 不 高 和 异 地 查 询 验证 步 骤 复 杂 等 情 况 , 已 不 能 满 足 当 前 档 案 利 用 者 的 需 求 。把 高 校馆 藏 档 案 进 行 数 字 化 处 理 , 后 = 到 档 案 网 络 版 软 件 的 数 据 库 中 , 使 用 者 相 然 } _ _ 传 给
系统 而复 杂 的 工 程 。此 模 式 的 建 立 不 仅 便 于 广 大 档案 利 用 者 更 好 地 利 用 档 案 资 源 , 是 提 高 高校 档 案 管理 工作 效 率 也 的重 要 途 径 , 以 有 效 地 促进 高校 档 案 工 作 的 改 革 与 发 展 。 可 [ 键词 ] 关 高校 ; 档案 ; 字化 ; 式 数 模
双方主管人员签字。 2. 档 案 的 整 理 及 编 写 页 号 3
底 , 有 基 本 的 目录 级 录入 , 没 有 全 文 扫 描 , 际 上 还 是 以 纸 只 并 实
质 档 案 为 主 . 法 满 足 档 案 T 作 真 正 意 义 上 的 网 络 化 、 字 化 无 数 的 要 求 因此 , 大 高 校 档 案数 字 化 l 的力 度 是 进 一 步 深 化 加 丁作 档 案 改 革 与 发展 的 重 要举 措 。 【 作
随 着 网 络 技 术 及 多媒 体 技 术 的 日渐 成熟 , 据 库 的 利用 越 数 来 越 广 泛 , 界 各 国的 档 案 管 理 正 朝 着 数 字 化 、 络 化 的 方 向 世 网 发 展 我 国档 案 部 门 早 在 l 9 9 6年 就 把 电 子 文 件 研 究 项 目列 入 科 技 计 划 , 在 19 并 9 9年 完 成 了 《 子 文 件 归 档 与 归 档 电子 文 件 电
应的权限 , 置登陆密码 , 样就能 实现空间和时间上 的突破 , 设 这
数 据 对 录 , 同 一 批 目录 数 据 , 即 由两 个 或 两 个 以上 的 录 人
展 了档 案 数 字 化 T作 的 学 校 , 档 案 数 字 化 T 作进 行 得 也 不 彻 其
档 案 由档 案 馆 确 定 的 方 式 提 出 , 卷 时 专 班 提 卷 人 员按 照 提 要 求 . 写 档 案 的页 号 和 需 要 扫 捕 录 入 的文 件 页 号 后 及 抽 取 不 编 需 扫 描 的 页 面 . 按 实 际 页 数 填 写 详 细 的档 案 交 接 清 单 , 由 并 并