高级文秘、行政助理综合技能实战培训
高级秘书与行政助理技能培训
高级秘书与行政助理技能培训课程背景高级文秘作为领导的左膀右臂，在企业运营中承担着非常重要的承上启下的管理作用。
本课程将从个人素质、工作艺术、工作实务、文书写作、商务礼仪及及人际沟通六方面来讲解优秀的秘书必须具备的个人素质和职业技能，通过讲解、案例研讨、实务演练等方式，使学员掌握高级秘书的实务操作技法和规范。
课程目标–了解高级秘书必备的道德品质、职业素质及角色定位–掌握作为高级文秘的处理实务的方法和策略的技巧–掌握作为高级应必备的文书写作、会议筹划、公关处理、商务礼仪等核心技能–掌握并能熟练应用处理人际关系的沟通技巧课程大纲一个人素质修炼–领导最欣赏的十种秘书–秘书必备的道德品质–秘书必备的职业素质–秘书必备的工作职责–秘书必备的知识体系–秘书必备的时间管理能力–秘书的职业成长规律二工作的艺术修炼–给领导做好参谋的艺术–给领导做好助理的艺术–倾听领导指示的艺术–给领导汇报工作的艺术–与领导相处的艺术–给领导安排约会的艺术–保密工作的艺术三工作实务的修炼–文件档案管理实务–函电收发实务–会议筹划与管理实务–信息收集与管理实务–印章管理实务–公共关系处理实务四文书写作的实务–指导性文书–规范性文书–报请性文书–告启性文书–会议性文书–凭证性文书–生活性文书五商务礼仪的修炼–办公室礼仪–服饰礼仪–电话礼仪–外出礼仪–商务交往礼仪–商务接待礼仪–商务宴请礼仪–商务拜访礼仪–商务酒宴礼仪–商务谈判礼仪–商务剪彩礼仪六与人沟通的修炼–秘书语言沟通的要求–秘书非语言沟通的要求–与同事沟通的要求–与同事沟通的禁忌–赞美他人的要求–内部协调工作的要求–化解办公室冲突的技巧讲师介绍蔺老师硕士，人大人力资源管理硕士，国家一级企业人力资源管理师，日本产业训练协会TWI资格讲师，中国中小企业国际合作协会特聘讲师，曾多次赴日本接受企业经营培训、职业讲师育成培训。
现任某全球500强人力资源开发中心培训经理，高级培训师，统筹培训工作。
高级文秘、行政助理综合技能实战计划与培训
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
高级文秘、行政助和1理培2 综训合技能实战计划
企业行政文秘的工作内容（2）
主要职责
高级秘书：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
高级文秘、行政助和1理培1 综训合技能实战计划
主要职责
企业一般行政文秘的工作内容（1）
项目 1、日程管理
秘书的定义
广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义， 包 括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、 工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；
高级文秘、行政助和理培7 综训合技能实战计划
1、岗位职责
岗位—— 组织为完成某项 任务而确立的
职责—— 职务与责任的统一
高级文秘、行政助和理培8 综训合技能实战计划
主要职责
初级秘书：协助上司的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
手续的代办与记帐。
6、突发事件处理
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客 人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的 处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情 况时，对公司内、外的联络。
高级文秘、行政助和1理培3 综训合技能实战计划
高级秘书、助理和行政人员技能培训
★练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
★案例：如何应对会议中的“漏洞”？
★现场模拟：会议记录及纪要训练
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
信息工作的六个基本要求和三个诀窍
收集信息工作的三个诀窍
信息的查实及传递
信息的储存与保密
2、文档管理
文档分类及储存的工作规范
文档查阅及分装的工作规范
如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？
★案例：从种树任务分析您解决问题的思路
——做正确的事，不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？
——其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀
二、会务组织与管理
1. 成功组织会议的技巧
2. 组织阶段的工作：
√会前准备
√会中协助
√会后整理
2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？
3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？
4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？
5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢？
6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？
3. 职业生涯规划的简单步骤
掌握SWOT分析工具进行自我分析
运用“5W提问”法进行自我分析
→What I am? 我是什么样的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最适合我？
→What I can choose？我能够选择什么？
2. 基本职场礼仪
檀娴颖--高级文秘高级行政助理操作实务培训大纲
高级行政助理、行政秘书实务操作培训讲师:檀娴颖【课程背景】对高级助理和秘书来说,没有受到专业系统训练,将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作;在所从事的工作中感觉缺乏理论支持;工作中总是被动行事,不能主动掌握工作节奏;想为领导作的更多、更好却没有好的方法、思路;想更好的执行领导的政策,却总是得不到支持;想给公司节省费用,但却不知从何处下手,想更好地处理好公共关系(政府公关),却总是不得要领----诸如以上的问题,都是每个助理秘书工作人员所面对与困惑的,如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养,成了我们必须面对与解决的课题。
【培训对象】各级助理和秘书:总裁(总经理)秘书、部门秘书、办公室主任、行政部经理(助理、主管、文职人员等)【课时安排】2天【课程收益】◆清晰了解文秘、行政助理的角色认知,分析工作能动性不强的问题,让大家更多了解自己的能力与竞争力,帮助提升行政工作的愉悦感。
◆了解并帮助塑造作为一个专业化的行政助理、秘书所需具备的职业形象与商务礼仪。
◆提高行政助理及文职人员的时间管理能力,最终提升工作效率及工作质量。
◆了解高效会议管理的技巧,并通过练习成为卓越会议记录、会议主持人的角色。
◆成为上司的得力助手,使之沟通及协调等工作更加专业化。
◆熟悉办公事务的处理技巧:通过现场练习,现场点评,并提供足够多的范本给你参照。
【课程大纲】第一讲企业行政文秘职业素养及角色认知1、行政人员工作定义与定位分析;2、企业文秘职业发展;3、文秘人员的职责与主要工作内容;4、优秀文秘人员的职业素养养成;5、工作中激情、认真、坚持工作的性格养成6、了解我的职业行为模式。
第二讲提升文秘/行政助理职场沟通技巧1、了解沟通定义;2、沟通失败的原因分析;3、秘书职业沟通技巧提升练习(说、听、问能力提升);4、了解你的沟通对象的风格与特点;5、用心与你的上司沟通;6、怎样和你的上司相处;7、如何对待不同类型的上司;8、站在下级的位置上思考上级的事;9、与上级相处三大注意事项;10、上司的行程安排;11、处理和上司的关系应对之道实例解析。
办公室人员、高级文秘、行政助理综合技能实操培训PPT课件
考核内容 消防设施
完好率 安全隐患
整改率 安全事故
发生率 安全培训 计划完成率
权重 目标值 20% 30%
衡量标准 数据来源 考核分数
办公室危机处理
一、工作中我们遇到较难处理的危机事件？ 二、搬家后员工抗议有甲醛，如何解决？
三、会务管理
1、会议的重要性
2、会议的组织与管理： ◇会前准备 ◇会中协助 ◇会后整理
会议的苏格拉底法
控制会议规模 简化会议程序 缩短会议时间 提升会议水准
会议控制
会议筹备工作
开始
会 议 前 准 备 工 作 流 程 ：
结束
位次礼仪
会议座次礼仪
1
会议不同于会客。会客人数少，会议则人数较多。
大型会议：参与者多，规模大。分主席台和群众席。 1、主席团座次 练习：按职位高低安排8位和10位主席台就坐人员
沟通的漏斗
避免沟通漏斗方法
指令不能有效执行的真正原因..
理解什么是沟通？
现场游戏 小故事
与不同对象的沟通、协调方法
三个方向的沟通
上司
没有胆量
沟通者
清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面， 使工作人员觉得整洁、卫生；
修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都 自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯，做到“以司为家、以司为荣”。
人最需要的地盘有2个
现场演练—如何要求下属做好5S
安全及保密工作
安全：
人事信息、人事档案、 薪酬信息、人事报表……
办公室布置的原则
一、方便 二、……整洁 三、……统一 四、安全
办公布局考虑因素
1、人数、面积 2、部室…… 3、部门间…… 4、办公室间隔方式 5、办公室布局 6、位置安排 7、常用办公设施设备
高级文秘、行政助理综合技能实战培训
高级文秘、行政助理综合技能实战培训高级文秘、行政助理综合技能实战培训第一章：市场环境与角色定位一、市场环境分析在当前快速发展的社会中，各个行业的竞争异常激烈。
尤其是在企业内部，各个部门之间的协调和沟通是非常重要的。
作为高级文秘、行政助理，你们每天都面临着种种繁忙的事务和琐碎的细节。
要想成为一名合格的高级文秘、行政助理，首先要了解公司的市场环境，明确目标并为之努力。
二、角色定位高级文秘、行政助理作为公司内部的重要角色，需要具备高度的责任感和敏锐的洞察力。
您要能够及时处理公司内部的文件、信息和沟通事务，帮助提高公司的效率和运营能力。
此外，您还需要具备良好的沟通和协调能力，以便与各个部门及上下级有效地沟通和协作。
第二章：综合实战技能培训一、流程管理技能作为高级文秘、行政助理，您将经常处理公司内外的各种流程文件和事务。
因此，流程管理技能是您必备的综合实战技能之一。
在此培训中，我们会重点介绍如何处理常见的流程文件，包括文件收发、信息整理和归档等。
此外，我们还会教授您一些有效的时间管理技巧，帮助您更好地掌控时间，提高工作效率。
二、沟通与协调技巧高效的沟通能力是一名优秀的高级文秘、行政助理必备的技能之一。
在此培训中，我们将教授您一些有效的沟通技巧，帮助您更好地与各个部门和上下级进行沟通。
同时，我们还会重点介绍如何协调各个部门，解决可能出现的冲突和问题，以确保公司内部的协作和合作。
三、业务能力提升作为高级文秘、行政助理，您需要具备一定的业务能力，以便更好地处理和协调公司内部的各种事务。
在此培训中，我们将重点培养您的业务能力，包括文件处理、会议安排和客户接待等方面。
通过实际案例的分析和模拟练习，您将能够更加熟悉和掌握这些业务知识和技能。
第三章：实践案例分析与讨论一、案例分析为了帮助您更好地理解和掌握所学的知识和技能，我们将提供一些实际案例进行分析和讨论。
通过深入研究这些案例，您将能够更好地理解不同情况下的处理方法和策略，提高解决问题的能力。
行政助理与文秘技能的培训课程
获得行业认可与证书
获得行政助理与文秘职业资格证书 获得相关行业认可的资质证明 提高个人职业竞争力，为晋升和转岗提供有力支持 提升个人综合素质，为未来的职业发展打下坚实基础
THANK YOU
汇报人：
汇报时间：20XX/01/01
行政助理与文秘的职业规划
职业发展路径： 从初级助理到高 级秘书，再到行 政管理岗位
必备技能：包括 沟通、组织、协 调、文书和领导 力等
职业转型机会： 转型为行政管理 人员、人力资源 专员或企业内训 师等
提升职业竞争力 ：通过培训课程 提升专业技能和 知识，增强职业 竞争力
PART 4
课程安排
课程时间与地点
PART 3
课程内容
行政助理与文秘的岗位职责
协助领导处理日常事务 文书撰写与处理 会议组织与记录 文件资料管理
常用办公软件操作技巧
Word文档编辑与排版 Excel表格制作与数据处理 PowerPoint幻灯片制作与演示 常用快捷键与操作技巧
商务礼仪与职业形象塑造
商务礼仪的基本规范和原则 商务场合中的着装要求和搭配技巧 商务场合中的言谈举止和行为准则 职业形象塑造的重要性和方法
文件命名规范： 采用统一的命名 规则，确保文件 名清晰、简洁、 易于理解
资料整理与备份： 定期整理电脑和 纸质资料，确保 资料完整、有序， 同时做好备份以 防数据丢失
文件保密与安全： 掌握文件加密、 解密和保护技巧， 确保文件安全不 被泄露
会议组织与纪要撰写
会议组织流程：从会议筹备、安排、通知到现场管理，确保会议顺利进行 会议纪要撰写要点：记录会议内容、决策和行动计划，准确传达会议精神 纪要发布与归档：将纪要及时发布给相关人员，并妥善保存会议资料 注意事项：遵守公司政策和法律法规，保护公司机密和隐私
高级文秘助理综合技能训练
高级文秘助理综合技能训练高级文秘助理综合技能训练作为一名高级文秘助理，多样化的工作要求对综合技能有着较高的要求。
综合技能包括对办公软件的娴熟应用、文件管理能力、沟通协调能力以及一定的组织能力。
本文将从这四个方面进行综合技能的训练介绍。
首先，对办公软件的熟练应用是高级文秘助理的基本要求。
无论是Word、Excel还是PPT，办公软件的运用要熟练娴熟。
可以通过不断的练习和项目的实践，提高对软件功能的理解和操作技巧。
另外，还可以参加相关的培训课程，学习专业的操作技巧。
通过不断的熟练应用，可以提高办公效率，减少出错率，使工作更加高效。
其次，文件管理能力是高级文秘助理不可或缺的技能。
文件管理涉及到文件的整理、分类和存档等方面。
可以通过制定详细的文件管理流程和规范，确保文件的准确归档。
同时，采用电子化文档管理系统，实现对文件的快速检索和管理。
另外，也可以学习一些文件整理和归档的技巧，如采用颜色标记，建立索引等方法，提高文件管理的效率。
再次，沟通协调能力是高级文秘助理必备的技能。
虽然沟通协调是一个很大的范畴，但在助理的工作中，主要体现在与上级、同事和外部合作伙伴的沟通。
可以通过多参加一些团队活动，增强与同事之间的交流和合作。
另外，也可以加强和上级的沟通，主动了解上级的工作需求，提前准备相关资料和报告，减少不必要的沟通误差。
与外部合作伙伴的沟通方面，可以加强英语水平的学习，提高与外籍合作伙伴的沟通效率。
最后，组织能力是高级文秘助理的关键技能之一。
组织能力主要体现在会议的组织和行程安排上。
可以通过学习会务管理的知识，并参加一些会议组织的实践活动，提高会议的组织和协调能力。
同时，要做好行程安排，合理安排日常工作和会议之间的时间，确保工作的顺利进行。
除了以上四个方面的综合技能训练，高级文秘助理还可以注重提高自身的专业素养。
可以通过参加一些专业的培训课程和读一些与职业相关的书籍，提高专业知识水平。
同时，关注行业动态和前沿技术，了解行业的发展趋势，及时调整自己的工作策略。
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角色定位与素质
秘书的角色定位
领导者 替身
参谋
领导
协调人
服务人员
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决策支持
事务 执行者
角色定位与素质
常见的角色错位
1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
中级秘书：分担上司的工作
主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求
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主要职责
高级秘书：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。
媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理
8、沟通支持性工作
沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司 庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项
公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件 9、文件的处理和保管 的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和
• 第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接 听电话，就是个“万金油”角色；
• 第二种认为吃年轻饭，混日子； • 第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，
剖析她的成功路是怎么走的。
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2、角色定位与胜任素质
“角色”一词的源于戏剧，自 1934年米德首先运用角色的概 念来说明个体在社会舞台上的 身份后，角色的概念被广泛应 用于社会学与心理学的研究中。
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第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的岗位职责 ◇ 初级秘书/助理：事务性文员 ◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理 ◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
2、优秀秘书/助理人员的角色定位与胜任素质 ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 ◇ 优秀秘书与一般秘书的差异
管理；文件档案的管理；
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企业行政文秘的工作内容（4）
项目 10、信息的搜集整理
内容
文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析； 上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、 磁盘等的整理、检索；
11、决策支持工作
信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；
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案例分析： 对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么 就这么不一样呢？
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主要职责
企业一般行政文秘的工作内容（1）
项目 1、日程管理
内容
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定， 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费 及预付款等的收受
上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办 2、环境的整理准备 公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管
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1、岗位职责
岗位—— 组织为完成某项 任务而确立的
职责—— 职务与责任的统一
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主要职责
初级秘书：协助上司的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
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主要职责
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、 5、会计方面的业务 结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务
在企业管理中，组织对不同的 员工有不同的期待和要求，就 是企业中员工的角色。
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角色定位与素质
秘书的定义
广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义， 包 括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、 工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；
狭义的概念：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指 处 于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助 服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。
手续的代办与记帐。
6、突发事件处理
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客 人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的 处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情 况时，对公司内、外的联络。
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企业行政文秘的工作内容（3）
项目
内容
7、接待、应酬工作
面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、 上司办公室及会客室的安排，
Байду номын сангаас-------叔本华
3
态度与能力
知识、技巧、态度是影响工作进行的三个重要因素，其中态度尤其扮演着带动的角色。
知识+技巧=能力
是什么？
知识
态度
技能
怎么干？
愿意干
4
课程总览
1 2 3 4
第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
课程回顾
5
第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 二、秘书/助理的职业生涯规划 三、秘书/助理商务礼仪规范
高级文秘、行政助理 综合技能实战培训
主讲:
2013-3
1
秘书/行政助理
学习要领 •心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
2 2
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态 • 心态导致人生惊人的不同 事物的本身并不影响人， 但人却受对事物看法的影响
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
12
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事