COP001-文件控制程序
001文件控制程序
1.目的对质量、环境、健康安全管理体系所要求的文件进行编制、审批、发放、更改的控制，防止质量、环境、健康管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保体系的有效运行。
2.适用范围适用于公司范围内与质量、环境、健康管理体系有关的文件（包括外来文件）的控制。
3.职责3.1总经理负责审批管理手册；3.2管理者代表负责审批程序文件及文件发放范围；3.3贯标办负责对体系文件进行归口管理，并对文件归档、发放、作废、销毁、标识和处理等进行统一管理；3.4综合管理部负责行政公文的管理；3.5工程技术部负责技术类文件管理；3.6各部门按本程序规定管理本部门使用的文件。
4工作程序4.1文件编制的原则及要求一体化管理体系文件的编制应遵循以下原则:a. 贯彻质量、环境、职业安全健康管理体系标准,应达到标准规定的基本要求；b. 具有系统性、规范性、可操作性和可检查性；c. 能充分阐明公司的质量、环境、职业安全健康管理特点和保证质量、环境、职业安全健康管理的手段和措施；d. 编写层次清楚，语言精炼，使用标准化的名称；e. 内容应与有关法规、规范、标准以及公司相应规章制度相一致。
4.2文件的编写、审核、批准4.2.1 质量、环境、职业安全健康管理手册由贯标办组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.2程序文件由贯标办负责组织编写,管理者代表审核，总经理批准。
4.2.3工作文件（含质量记录）由各部门依据本部门的职责编写，部门领导审核，管理者代表批准。
4.2.4质量计划、施工组织设计（方案）等由项目部编写，工程技术部审核，总工程师批准。
4.3文件和资料的编号a、质量、环境、职业安全健康管理手册编号为：SAQY.QB.SC-2007-A[0]b、程序文件、作业指导书、记录编号为：程序文件： SAQY.QB ×××作业指导书： SAQY.ZD ×××记录： SAQY.JL（程序文件或表格内容编号）.×××注: ×××为流水号。
COP001文件管制程序D版最新
1.0目的对与公司ISO 管理体系有关的文件与资料进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。
2.0适用范围适用于与公司ISO 管理体系有关的文件与资料的控制。
3.0职责3.1文控中心负责管理体系文件与资料的收集、编目、整理、建档、发放及相关工作。
3.2各部门经理或授权人负责部门内在用文件的具体管理工作。
3.3总经理批准程序文件与质量管理手册。
4.0相关文件4.1 记录管制程序 4.2 工艺资料管理指引5.0程序内容5.1文件的分类5.1.1 管理体系文件（QM 、、COP 、WI 、R ）。
5.1.2 技术文件（图纸、工艺指示）。
5.1.3 外来文件（客供图纸、订单等与ISO 管理体系有关的联络资料）。
5.2文件的编号 5.2.1 ISO 管理体系文件的编号[质量管理手册（简称QM ），环境管理手册（简称EM ）无需编号]。
a ． COP （体系程序文件）COP ×××b ．WI （工作指示/或指导书）WI-××-×××c ．R5.2.2用其原有编号，在归档时以目录和/或标识注明即可。
5.2.3各类单据的单号由部门规定。
5.2.4部门代号说明：人力资源部—RZ 总经办———ZJB 采购部———CG 系统办———XT 工业安全课—AQ 营业部——YE 品质部——PZ 生产部———SC PMC 部——PMC木盒部——MH 财务部——CW ME 课———ME 资讯课——IT5.3文件控制5.3.1常规控制a ．QM 、EM 由管理者代表（简称MR ）编制。
．COP 由各部门经理编制。
．WI 由部门编制。
．COP 由MR 审核。
．WI 由部门经理审核。
a ．QM 、EM 由总经理批准。
．COP 由总经理批准。
．WI 由MR 批准。
a ．所有批准的文件原版本由文控中心保存。
b ．MR 确定发放范围由文控中心发放给相关部门或个人。
COP001 文件记录控制程序
1.0目的确保各相关部门所使用文件的正确性和有效性，并及时更新记录，反映体系运行状况并具可追溯性，为质量环境管理体系运行提供有力证据。
2.0范围适用于本厂质量环境管理体系的各类文件的管理。
3.0职责与权限3.1 品管部：负责文件编号、发行、回收、废止及外来文件的管理；3.2 市场部与品管部：负责外来文件的收集；3.3 各部门：负责本部门相关文件的编制、管理；3.4 管理者代表：负责管理手册编写，程序文件审核及作业指引的批准；3.5 总经理：批准管理手册。
4.0定义4.1内部文件公司内部制定，经批准后使用的管理手册、程序文件、作业指导书、记录等。
4.2外来文件A类：法律法规、国家标准、行业标准等。
B类：客供标准。
4.3记录:已经实施的行为的书面声明或在时间上的一个确定事物的历史记载（所以说记录一般是不允许改变的）。
5.0程序内容5.1文件的编号5.1.1 管理手册编号:QEMS5.1.2 程序文件 (COP)5.1.3 作业指引 (WI)5.1.45.1.5 部门代码5.1.6 文件的版本由英文字母A 开始，改版后按字母顺序升级。
5.1.7表格的管理5.1.7.1各种记录使用的表单依相关程序由各部门自行设计制定，经部门主管核准后，交人事行政部编号存档，并制成本部门《记录及保存期限一览表》进行管理。
5.1.7.2当表单需要取消或改动时，依文件变更/废止流程作业。
5.1.7.3各部门申请表单印刷时，申请部门需将申购单经品管部文控签名确认，采购依此给予采购，印刷的旧表单用完之后，再统一使用新表单。
5.1.8 外来文件按其原有编号，在归档时以目录或标识注明即可。
5.2体系文件管控 5.2.1文件编制及审批5.2.2 文件的发放及保存5.2.2.1文控依《文件发放回收记录表》要求的份数影印，将影印本正文盖红色“受控文件”章。
正本文件分类保管，并建立《文件总目录表》,保存于品管部。
5.2.2.2发放给相关方或客户的文件为影印本，封面盖红色“非受控文件”。
QEOP-001文件控制程序
为使文件与资料处理迅速，并正确流通、应用及管理,以确保各相关部门能及时获得适当且有效之最新文件。
2.范围
本公司内、外部联系或客户/供应商等相关方往来之有关体系管理及技术文件均适用之。
3.权责
文件类别
制定
审核
批准
管理手册
行政部
管理者代表
总经理
程序文件
行政部
管理者代表
总经理
三阶文件
各相关人员
部门负责人
5.3.2第四阶表单格式经核准后,原稿保存并发行一份给原申请部门,使用时由使用部门自行影印或请购印制;如表单发行新版时,可不填写《文件分发、回收、销毁记录表》。
5.3.3文件应保证清晰完整、易于认别。
5.4 文件管理、登录、归档
5.4.1正式文件有破损、缺页、字迹模糊或份数不够被分发时,需填写《文件分发、回收、销毁记录表》,送核准部门签核后,再由行政部发行、收回。
5.4.2旧版文件或过期失效需作废之文件应加盖[作废文件]章,若因特殊原因需保留时应给予隔离和标识。
5.4.3对外提供给客户、供应商等文件,由获知部门或公司代表填写《文件分发、回收、销毁记录表》在备注栏注明客户或供应商厂名呈报管理者代理核准后从行政部领取相应份数的相应文件加盖受控文件章。
5.4.4行政部/权责(登录/发行/归档)。
管理者代表
四阶文件
各相关人员
部门负责人
管理者代表
4.定义
本公司文件类别区分四阶
4.1 文件阶码如下：
QEOM: 一阶文件QEOP: 二阶文件
OS/WI: 三阶文件QR: 四阶文件
4.2 系统文件:管理手册,为本公司第一阶文件。
4.3 程序文件:内部审核、文件与记录管制、不合格品控制、纠正与预防措施控制等依管理手册所订之各项程序,为本公司第二阶文件。
CGTJX-OP-001 文件管制程序
江西长城计算机系统有限公司JIANGXI GREAT WALL COMPUTER SYSTEMS CO., LTD.文件标题：文件管制程序文档类型程序文件文档编号CGTJX-OP-001文档版本 1.0生效日期角色部门签名日期拟制质量部文控质量部审核质量部会签技术部综合管理部市场部商务部财务部生产部工程部资材部批准管理者代表修订记录NO 修订版本修改内容摘要修改人生效日期1 2 3 4 5 6 7 8 91011121314151617181.0目的：确保江西长城计算机系统有限公司质量、环境、职业健康安全管理体系的所有文件,均能保持其适用性、有效性、安全、系统的进行管理和使用。
2.0适用范围：2.1适用于下列文件的管理2.1.1管理手册2.1.2 程序文件：为达成质量、环境、职业健康安全管理体系目标的作业程序。
2.1.3 作业指导书：检查检验类作业指导书、产品工艺、工作流程、检验规范等指导性文件。
2.1.4 内部文资：内部制订和拥有的其它工作支持性文件、资料。
2.1.5 外来文件：来自外部的重要文件、资料。
2.1.6表单记录：各类表单表格。
2.2文资载体：2.2.1 用纸作为载体的文件；2.2.2采用办公计算机的硬盘、江西长城计算机系统有限公司公用网上服务器作为载体存放的共享电子文件；2.2.3按文件类型将有关文件整理后制成的光盘、磁盘等储存介质作为载体存放的文件，包括与公司重大事件、活动和员工培训有关的照片、音像制品等。
3.0术语和定义：3.1受控文件：具有制修订与分发记录，修订后须重新分发。
失效/废止由新发文单位负责依规定收回，统一交文控中心处理，工作现场并应随时保持最新版本的文件，有需要时由需求部门申请文件发放，加盖“受控文件”印章。
3.2 非受控文件：盖有红色识别章（仅供参考）或未盖任何识别章的文件；分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，废止后也须提交文控中心统一处理。
3.3 质量/环境管理手册：是江西长城计算机系统有限公司建立符合GB/T19001-2016《质量管理体系要求》、GB/T24001-2016《环境管理体系要求及使用指南》、和GB/T 45001-2020《职业健康安全管理体系要求》要求的经营活动，质量、环境、职业安全健康管理体系，并落实相关质量、环境、职业安全健康管理体系方针及目标最基本的纲领性文件。
001文件控制程序
文件控制程序1.目的对质量/环境/安卫管理体系文件（包括外来文件）进行有效地管理和控制，确保各部门、各场所使用文件的有效版本；对管理体系的历史文件进行有效的管理和控制，防止非预期使用；保证顾客工程要求及时得到满足,保证环境安卫绩效符合社会要求，从而不断完善管理体系。
2.范围本程序适用于本公司质量/环境/安卫管理体系有关的文件（包括外来文件、历史文件）及顾客工程要求的相关文件的控制。
3.引用文件：A-2004 《质量手册》HSEM-2006 《环境安卫管理手册》P703-2004 《APQP程序》P402-2004 《记录控制程序》P602-2004 《培训控制程序》P503-2004 《管理评审程序》P701-2004《顾客沟通程序》P702-2004《合同评审程序》4.术语：4.1外来文件：非本公司制定的文件。
4.2 L/F：(LEAD FRAME) 引线框架。
是承载半导体芯片的金属薄盘，同时履行给芯片供电的导线功能和把封装固定在基盘的框架功能。
5.工作程序5.1文件分类及归口(按管理类别分类)5.1.1 文件分类5.1.1.1 一类文件：管理文件质量/环境/安卫手册、质量/环境/安卫管理体系程序文件、第三层次文件(含作业指导书、作业标准)、及管理体系中的种类守则、规定等。
5.1.1.2 技术文件作业标准、工装图纸、产品图纸、技术规范、技术标准、标准化、PPAP文件等。
5.1.1.3 外来文件非本公司制定的文件。
主要包括外来的图纸、工程规范、各类标准、法规法律等。
5.1.1.4 历史文件曾经使用，现已不再使用的管理文件、技术文件、外来文件等。
5.1.1.5 以上提到的管理文件、技术文件、外来文件均为控制分发的文件。
5.1.2 文件归口5.1.2.1质量/环境/安卫手册、质量/环境/安卫管理体系程序文件、环境安卫生指导性文件、L/F产品图由品管部归口管理。
5.1.2.2 文控中心设在品管部。
5.1.2.3质量/环境/安卫手册、质量/环境/安卫管理体系程序文件、第三层次文件、分发的外来文件、L/F产品图由文控中心归口管理，并控制分发。
001 文件控制程序
1目的对质量安全管理体系有关的文件进行控制，以确保食品质量安全管理体系有效运行的各相关场所都得到和使用有效的版本。
2范围适用于公司质量安全管理体系有关的文件控制，包括经确认的外来文件。
3职责3.1总经理负责批准质量手册；3.2体系主管负责编写质量手册，程序文件的编制；3.3各部门负责相关程序文件和作业文件的编制、使用、记录及保存；3.4食品安全小组组长负责文件的审核。
3.5品控部负责质量体系文件的发放、回收；3.6外来文件(含法律法规，行业标准等)由品管部收集或确认，并统一存档、发放及回收。
4程序4.1文件的分类和管理4.1.1质量安全管理手册（含质量安全方针和目标），由总经办管理存档。
4.1.2程序文件，由品管部管理存档。
4.1.3部门级管理类文件，由各相关部门管理存档。
4.1.4记录文件（表单），管理存档参见《记录控制程序》的相应条款。
4.1.5技术文件，由品管部和各品控部管理存档。
4.1.6外来文件，与质量安全相关的由品控部管理存档，非质量安全的由总经办管理存档。
4.2文件受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量安全管理体系运行紧密相关的文件应为受控，受控文件必须在文件封面上盖表明其受控状态的印章“受控”两字，填写《受控文件目录清单》并注明分发号。
无“受控”两字印章的文件为非受控文件。
4.3文件的编写4.3.1质量安全管理手册由管理者代表负责组织编写。
4.3.2程序文件由品管部牵头，相关部门组织编写。
4.3.3其它质量安全文件和技术文件等由各相关职能部门负责组织编写。
4.4文件的审批发布4.4.1文件在发布前应得到批准，确保其适宜性和充分性。
4.4.2程序文件由各相关部门领导审核，管理者代表批准发布。
4.4.3其它质量安全文件由各主管部门领导审核，公司分管领导批准发布。
4.4.4外来文件由品控部负责做好收集的工作，并将名称和编号等登记在《受控外来文件目录清单》中，外来文件的使用和发放应经总经理批准。
COP-001 1.03 文件控制程序(1)
1.0 目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制,以确保投入运行的文件和资料完整、统一、有效。
2.0 适用范围适用于质量体系有关的文件和资料,及外来文件的控制。
3.0定义文件：与质量体系有关的文件和资料指：品质手册、程序文件、作业指导书及外来文件。
4.0 职责4.1 管理者代表负责编制品质手册,总经理负责审批。
4.2 部门经理负责编制各相关程序文件,管理者代表负责审批。
4.3 各部门负责编制相关作业指导书,部门经理审批。
4.4 文控中心负责所有受控文件的发放和管理,并保存所有受控文件正本。
5.0 运作程序5.1文件格式5.1.1质量手册和程序文件内页的题头均采用如下标准格式：5.1.2所有的体系程序文件（规范、制度）的正文应包括以下的章节：a) 目的b) 适用范围c) 定义d) 职责e) 运作程序f) 支持文件g) 表格/记录h) 附件当以上某一章节不适用或没有时，应在章节号下注明“无”。
5.1.3字体字号规定：5.1.3.1一阶、二阶、三阶文件内页题头公司名称均为小三宋体，其它为四号宋体，文件内容为小四号宋体（特殊的除外）。
5.1.4日期表示方法：年月日。
例如：2011年9月23日可写成11/09/23或2011.9.23及类似形式,严禁写成09/23(除非通过上下文可以识别除外)。
5.1.5同类型的工作指导性文件必须采用统一的格式。
5.2 文件的分类:5.2.1 品质手册、程序文件、作业指导书和质量记录,统称为质量体系文件.5.35.3.1质量手册编号规定：流水号，用001质量手册标志（英文Quality Manual 的简写）5.3.2程序文件的编号规定：流水号，从001—999程序文件标志（英文Customer Oriented Process 简写） 5.3.3工作指引文件(包括作业规范、操作规程、检验规范、规章制度、等)编号规定：流水号，从001-999 部门编号工作文件标志（英文Work instruction 的简写） 5.3.4外来文件编号规定:001-999(Wai Lai 汉语拼音的简写)如“WL-ADM-001”表示是源自行政部，编号为001的外来文件。
RH-COP-001 文件管制程序
由体控科填写《文件评审会签表》，经相关部门进行评审会签，体控科直接对会签评审后的体系
文件进行修改；
5.5.8文件更改内容必须在“修订内容栏”作简要的变更说明，经批准后按原受控分发范围进行分发；
5.5.9旧版正本文件盖黑色“作废文件”印章由体控科保留并集中归档于旧版文件夹内作需要时的参
5.4.1质量手册的编号
RH—QM/EM—XXXX
5.4.2程序文件的编号
5.4.3工作文件编号
5.4.4表单/记录编号
5.4.5外来文件编号：外来文件如有编号或版本号的以原编号、版本号进行编号，如没有的以下列
方式进行编号：
5.4.6部门代号说明
部门
代码
部门
代码
部门
代码
总裁办
ZCB
生产部
SC
财务部
CW
3.4行政总裁负责质量手册、程序文件的批准发布；
4.0引用标准
4.1《GB/T19001-2000/ISO9001：2000》质量管理体系4.2文件要求；
4.2质量手册
5.0执行程序
5.1文件的分类
公司文件分为四类
5.1.1一级文件：质量手册，是规定组织质量管理体系的文件，定义质量管理系统的范围、相关
3）程序文件编写内容如下：
1.目的，2.范围，3.职责，4.术语解释（可选）/引用标准（可选），5.作业程序及内容
6.支持性文件7.记录与表单8.流程图（可选）字体：SimSun，字号大小：10.5号
5.4文件的编号方法
采用双字标识文件版本和修改状态，版本采用大写英文字母A、B、C、D……E等，A表示第一版，
001文件与资料控制程序
程序文件文件编号XAT-COP-001 版本/修改状态1/0文件与资料控制程序页码共5页，第2页生效日期2012-03-01修改记录版本更改内容更改人/ 日期审核人/ 日期相关部门文件会签部门名称签名/日期部门名称签名/日期部门名称签名/日期程序文件文件编号XAT-COP-001版本/修改状态1/0文件与资料控制程序页码共5页，第3页生效日期2012-03-011.0 目的:确保本公司与质量体系有关的文件和资料的批准、发布、归档、更改、回收及处理的方法得到控制；从而保证使用中的文件是有效的版本文件。
2.0 范围：泰安市旭安泰防火保温科技有限公司或客户与泰安市旭安泰防火保温科技有限公司各部门之间所有与质量体系有关的文件，资料控制（不包括人事，财务等有关的秘密文件）。
3.0 定义：3.1受控文件：文控中心管制之文件。
如：质量体系文件、外来文件、样板技术类文件，等等。
4.0 权责：4.1 制件人4.1.1需确保与任何相关的部门已咨询及认同。
4.1.2将已审批之文件交回文控中心受控管理。
4.1.3通知文控中心回收作废文件。
4.1.4外来文件（国际国家标准/客户图纸/规格），则由相关部门提交文控中心受控管理。
4.2文控4.2.1发放文件。
4.2.2按制件人通知回收及处理作废文件。
4.2.3适当地贮存受控文件，保存文件总览表及发放记录。
4.2.4办理借阅/归还相关的国际标准/国家标准等受控资料。
4.3 收件人4.3.1保存所分派之文件。
4.3.2按文控中心通知退回变更的作废文件。
5.0程序内容：5.1文件控制5.1.1文控中心负责在文件生效的3个工作日分发、回收及处理审批的受控文件。
5.1.2文控中心应保存分发及回收的记录/清单。
5.1.3文控中心应依据分发记录回收所有作废的文件并作出相应的处理。
5.1.4文件编写5.1.4.1文件的编写由公司/部门的负责人或其委任有关人员编写，编写时要到文控中心取相应合适的文件编号，文件的编写必须依照公司规定的统一格式。
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2010-12-1
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程序文件 版本 D0
文件控制程序
文件编号 页 次
CS-COP-001
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序 号 版本 1 B1
修订 日期 06-07-05
修订内容摘要
更改文件修订流程；文件审批权限修改。 1、修订《文件控制程序》的适用范围为通用；
修订人 张新华
2
B2
2009-4-8
程序文件 版本 D0
文件控制程序
文件编号 页Leabharlann 次CS-COP-001第 4 页 共 6页
5.2 文件与资料的发放 5.2.1 只有经批准过的文件才可发放使用。 5.2.2 发行范围由文控员按文件涉及部门进行发放。发放时将文件副本每 页盖“受控文件”发给相关部门使用。发放形式有两种，一种为网 上发布，一种为书面文件，根据文件使用情况进行发放，并做好发 放记录。 5.2.3 文件在发放过程中，由文控员作好《文件分发回收记录表》予以存 档。 5.2.4 若相应部门需要增加现行有效版本文件使用时，由文件所需部门填 写《文件领用申请表》交由 ISO 专员批准后交文控员；文控员复印 相应份数盖章受控后发放给申请部门使用，并且在《文件分发回收 记录表》中做好补发记录，除《文件领用申请表》外其它任何形式 的申请表、单均无效。 5.3 文件的使用 5.3.1 各部门在接收文件时应验证文件是否有“受控文件”印章，是否经 相关人员批准，如无可不接收文件；确认文件无误后在《文件分发 回收记录表》上签字。 5.3.2 各部门在接收文件（包括邮件及书面文件）后，须对本部门相关人 员进行培训并做好《培训签到及考绩表》 。 5.3.3 所有的文件使用者及其它任何人不得私自复印受控文件； 5.4 文件与资料的更改 5.4.1 文件修改（统一换版修订时除外）时由修改部门填写《文件新增/ 修改记录表》交文控中心申请修改，文控员根据申请表修改文件。 5.4.2 文件涉及多个部门则文控员将修改后文件提请相关部门进行会签， 填写《文件会签表》 ，根据会签结果修改文件，如无法达成一致，将 开会进行讨论决定。 5.5 文件与资料的换版及保存 5.5.1 文件的换版 5.5.1.1 一级文件修改十次后进行换版，必要时可根据管理评审或内部 审核的要求进行一次性换版。 5.5.1.2 二级文件修改十次后进行换版，必要时可根据管理评审或内部 审核的要求进行一次性换版。 5.5.1.3 三级文件修改五次后进行换版，必要时可根据管理评审或内部 审核的要求进行一次性换版。 5.5.1.4 四级文件——记录表格有修改时即时换版。
锦胜纸业（深圳）有限公司 ComeSurePaper(ShenZhen)Limited
程 序 文 件
ISO9001：2008 & QD080000:2005
声明：此文件未经管理者代表同意，不得复印，违者必究
文件名称 编 编 号 写
文件控制程序 CS-COP-001 审 版 本 核 D0
发行日期 页 次 批 准
程序文件 版本 D0
文件控制程序
文件编号 页 次
CS-COP-001
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部门经理审批后文控员才可补发新文件。如在报失后又找回该文件 时，必须交回文控员注销。 5.8 文件的评审 5.8.1 文件的适宜性在每年内部审核和管理评审后依据改进的建议，需求 对相关文件进行修订评审。 5.8.2 下列情况之一，必须随时对相关文件进行评审： 5.8.2.1 工艺或原材料发生较大变化时； 5.8.2.2 国家标准或行业材料更改时； 5.8.2.3 公司组织结构发生变化时； 5.8.2.4 新的管理方案或管理技术的应用； 5.8.2.5 文件的使用部门或相关部门对文件的适应性提出异议时。 6.0 记录 6.1 R-01（CS-COP-001） 《文件新增/修改申请表》 6.2 R-02（CS-COP-001） 《文件分发回收记录表》 6.3 R-03（CS-COP-001） 《文件报失表》 6.4 R-04（CS-COP-001） 《文件领用申请表》 6.5 R-05（CS-COP-001） 《文件会签表》 7.0 支持文件 7.1 CS-QMS-001 《质量手册》 7.2 CS-COP-001 《记录控制程序》 7.3 CS-QIS-AD05《外来文件管理规定》 7.4 《行政规章制度》
程序文件 版本 D0
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CS-COP-001
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5.5.2 文件的编号和版本 5.5.2.1 文件编号 ①质量手册 CS—QMS—XXX 序号 质量管理体系缩写 公司代号 ②程序文件 CS—COP—XXX 序号 二级文件代号 公司代号 ③作业指导书 CS — QIS — XX YY 序号 部门代号 三级文件代号 公司代号 （部门代号参考《行政规章制度》 ） ④记录表格 文件附表表格： R—XX—YY（CS-XXX-XXX） 所附文件编号 表格版本（体现在具体表格中） 附表格序号 记录代号 5.5.2.2 文件的版本由版本号及修订号组成，版本号用 A、B、C„„编 排，修订号用 0、1、2、3„„自然数表示。文件版本在文件引 用时不体现，只在实际文件中体现。 5.5.3 各部门的文件与相关资料要放在通风干燥处，避免因受潮或虫蛀而损坏文 件与资料，文件与资料保存处严禁烟火，同时文件与资料不得有丢失、脏 污和损坏现象。使用过程中若有较为破烂或模糊不清的文件由使用部门到 文控员处以旧换新。 5.6 文件与资料的回收 5.6.1 文控员根据修改次数及相应的更改现状对其旧版文件统一回收并盖 上“作废”印章集中注销，旧正本文件加盖“作废”章后另外保存， 以备参考。 5.7 文件报失 5.7.1 当有文件使用站遗失文件时，相关人员必须填写《文件报失表》 ，经
2、将 5.2.3《文件发放签收表》更名为《文件分发回收记录表》 ；
3、将 5.3.2 《文件培训签到表》更名为《培训签到及考绩表》并删除 6.6；
曾丽容
4、修订 5.5.2 及 5.4.1,删除非文件附表格编号规定。
3
C0
2010-121
更改公司名称，将“包装”改为“纸业”
兰美华
1.0
目的 建立有关管理体系之文件的发行、更改及控制程序，以确保各文件使用站 所使用的文件为最新有效版本。 2.0 适用范围 本程序适用于锦胜公司所有活动文件。受控制文件包括： 2.1 手册 2.2 程序文件 2.3 作业指导书 2.4 产品标准及原材料标准 2.5 国际或国家标准及其它外来文件 3.0 定义 3.1 一级文件——手册 手册是由公司最高管理层正式发出的，阐明公司方针,定义体系方向的 最高层纲领性文件。 3.2 二级文件——控制程序 控制程序是授权文件， 它是根据手册及客户之要求， 结合公司具体情况， 全面贯彻公司方针及定义具体实施活动的方向。 3.3 三级文件——作业指导书、产品或原材料标准 作业指导书是程序的支持文件；它是根据程序及各工序之要求，对各工 序及各项作业规定的具体操作步骤或管理规定。产品或原材料标准，阐 明产品或原材料要求的文件。 3.4 受控文件
程序文件 版本 D0
文件控制程序
文件编号 页 次
CS-COP-001
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受控文件是由文控员发出的，印有红色“受控文件”印章的文件。正本 文件由文控员视作受控文件保存。只有受控文件被视作合法文件，可在 公司内使用。 3.5 临时作业指导书 临时作业指导书是应临时更改的要求， 或紧急情况下正式作业指导书不 能及时发出而使用的作业指导书。 临时作业指导书只在指定的时间或批 量产品下使用。 3.6 作废文件 作废文件是文件更新后，由文控员在发出新文件时收回的旧文件，或其 它情况下作废的文件，并盖有红色“作废”印章。 3.7 外来文件 外来文件是指国际、国家标准，或客户、供应商等提供的直接用于生产 的技术性文件。 4.0 职责 4.1 文件编写、修改与评审 4.1.1 总经理负责手册、程序文件及涉及多个部门的作业指导书的批准、 发布。 4.1.2 副总经理负责手册、 程序文件及涉及多个部门的作业指导书的审核。 4.1.3 ISO 专员负责手册的编写；并负责进行程序文件及涉及多个部门的 作业指导书的会签活动。 4.1.4 各相关部门经理负责指定程序文件的编写；并负责本部门作业指导 书的批准。 4.2 文控员负责所有受控文件的编号、发放、回收、销毁及原稿的保存。 5.0 程序 5.1 文件与资料的编写与审批 5.1.1 所有文件的编写必须先从文控员得到文件编号后，按照文件规定的 固定格式，依有关标准和要求进行编写。 5.1.2 手册、控制程序 5.1.2.1 手册由 ISO 专员编写，副总经理审核，总经理批准。 5.1.2.2 程序文件由各相关部门经理负责编写，副总经理审核，总经 理批准。 5.1.3 作业指导书由部门负责人审核、批准；涉及到多个部门的作业指导 书由副总经理审核，总经理批准。 5.1.4 外来文件与资料 外来文件按《外来文件管理规定》执行。