档案员培训—归档文件整理细则
归档文件整理培训
归档文件整理培训随着社会的发展，文件档案管理变得越来越重要。
许多组织和企业意识到管理文件档案的必要性，因此越来越多的人开始接受归档文件整理培训。
本文将介绍归档文件整理培训的重要性，以及其中的细节和技巧。
一、为什么需要归档文件整理培训？文件归档是一项重要的任务，它有很多好处：1. 提高工作效率。
文档档案翻找、查找文件太慢会耗费大量时间，而一份好的归档系统可以帮助工作人员更快地找到文件。
2. 减少错误。
一个好的归档系统可以减少文档丢失的风险，并确保文件存档完整和正确。
3. 提高安全性。
归档文件进行正确的归档、分类和标记可以确保文件的机密性得到保护，防止泄密或损坏。
4. 为组织提供合规性。
规范的文件管理可以为组织提供证明他们自己遵循合规性方面的考虑，符合法规。
考虑到所有这些好处，归档文件整理培训就成为了一个必要的工作，以下是几个培训细节和技巧。
二、培训中需要注意的细节1. 自适应学习：归档文件整理培训可能需要涉及的标准程序、工具和技术，并且还可能包括相关规定和法规。
因此，不能要求所有人都有相同的归档文件整理经验。
当进行培训时，应该确保培训课程适合所有参加者的需求。
只有这样培训才可以走得更远。
2. 定期练习：成功地改进归档文件整理程序需要一定的时间。
所以，在实际工作中尽可能多练习、做实际案例是不错的方式。
要建立实践方案，培训者可以让参与者尝试不同的程序和技术，并在课堂上进行练习。
3. 测量绩效：培训中应该设置好符合课程主题的绩效评估方法。
定期测量学员的归档效能，以确保学员的表现与机构期望相符。
识别某些学员可能需要额外的支持并避免落下。
4. 关注课程更新：归档文件整理培训通常需要依赖技术和工具。
这些技术和工具经常更新和改进，所以课程应该定期更新，以保证培训中涵盖的所有内容是最新和最全面的。
三、培训中的技巧1. 基础知识：企业持续的归档工作都需要一套专业知识，并且更换的员工也需要了解。
因此，基础课程应包括档案管理的基本原则、归档方法、安全措施、标记和查询技术。
《归档文件整理规则》讲稿
《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
(档案管理)档案归档文件整理的基本方法
归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。
二、分类1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。
（1）引言，提示分类方法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。
（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。
三、归档文件排列1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
福建省归档文件整理细则(试行)
福建省归档文件整理细则（试行）1 总则1.1 为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准da/t22——2000《归档文件整理规则》，结合本省实际情况，制定《福建省归档文件整理细则》（以下简称细则）。
1.2 本《细则》适用于全省各级机关、团体和其他社会组织在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。
2 整理原则及质量要求2.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2.2 归档文件应齐全、完整、准确。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
2.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
3 整理方法3.1 归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文各为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
3.2 归档文件分类采用年度--机构--保管期限；年度----问题----保管期限；年度----保管期限三种方法。
分类方案应保持相对稳定。
3.2.1 年度----机构----保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按单位内设机构设置类目，再根据保管期限分类。
3.2.2 年度----问题----保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按问题设置类目，再根据保管期限分类。
3.2.3 年度----保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按保管期限分类。
3.2.4 归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。
跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。
档案的基本概念及归档文件的整理规则
• ②区分文件不同价值这项工作实际上是鉴定工作，就是我们讲的 第一部分归档范围和文书档案的保管期限划分（这个我们等会再 说）。
• (如何把一大堆杂乱无章的文件有序的整理、排列，并能够在以 后的利用时以最短的时间内检索出来，这就是我们档案的整理的 意义所在，现在我来说一下如何整理文件)
• 二、整理归档文件步骤：将归档文件以件为单位进行分类、划分 保管期限、编号、装订、装盒、编目。
全国档案事业的组织指挥中心。1954年11月8日成立。 • （二）地方档案局 • 我国在各省（市、自治区）、地区（市、自治州、盟）、县（市、旗）设有
地方档案局。它们是地方各级人民政府的直属局。负责掌管本地区档案事务， 在业务由上级档案局指导。 • （三）档案处（科） • 中央和地方专业主管机关以及军队系统，设有档案处（科），负责对本系统 各单位档案工作进行指导、监督和检查。在业务上受国家档案局或地方档案 局指导。 • 五、档案馆 • （一）各级国家级档案：包括综合性档案馆和专门档案馆。综合档案馆是按 行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。 在中央设置了中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆三个 综合性档案馆，根据时间不同中国第一历史档案馆主要保存明朝和清朝的两 朝中央政府和后室档案，馆直在北京故宫博物院西华门内北侧，总建筑面积 1.76万平方米，馆藏1000余万件明清档案，绝大部分为汉文纸质档案，也有 满、蒙古、藏文档案和清代早期形成的少量满文木牌、满文老档。中国第二 历史档案馆主要保存1911年辛亥革命推翻清朝统治到1949年中华人民共和国 成立以前的档案馆址南京中山东路309号，馆藏总量为225万余卷，约4500成 件。中央档案馆，中央级综合档案馆，直属党中央、国务院，负责党和国家 中央机关的重要档案和资料现任馆长，也是国家档案局局长李明华 。
《归档文件整理规则》实施细则
《归档文件整理规则》实施细则吴江市《归档文件整理规则》实施细则1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发档案信息资源，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)及江苏省《归档文件整理规则》实施办法，结合我市实际，特制定本实施细则。
本细则所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本细则适用于本市范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件收集应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经市档案局核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)要求。
4 整理方法4.1 件的确定本细则以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件);成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;介绍信存根一本为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请求与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来装订方式，一册(本)为一件;未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。
收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。
内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
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四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
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归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
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如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
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档案员培训班讲义第一讲：归档文件整理规则一、概述：《归档案文件整理规则》是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。
《归档文件整理规则》规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。
因此，实行了几十年的案卷级整理方法，完成了它的历史使命。
归档文件的整理单位由“卷”改为“件”，档案界称为“文书立卷改革”。
下面，我们来了解一下几个基本定义：二、基本定义：1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
同学们要注意，这个定义是由三个要素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。
同时还要注意：是指纸质文件材料。
2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3、件：归档文件的整理单位。
一般以一份文件为一件。
但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。
这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。
三、整理原则：P1111、遵循文件的形成规律。
2、保持文件之间的有机联系。
3、区分不同价值。
4、便于保管利用。
四、质量要求：1、归档文件应齐全完整。
2、破损的文件应予以修整。
3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。
4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。
下面，我们重点来学习“归档文件的整理方法”。
五、整理方法、步骤：整理方法、步骤我们分10步来讲。
1、分清文件材料的年度（在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。
按照档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，）。
2、清除不须归档的文件材料主要有以下四种情况：（1）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等（2）重份文件。
是指同一字号、内容的双份或多份文件。
（3）同级机关文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料），。
（4）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。
3、装订（1）归档文件按件装订。
一般以每份文件为一件。
特殊情况按件的组合方法组合成一件。
（2）件的组合：把应当作为一件的几个材料装订在一起，编目时原则也只体现为一条条目。
有以下几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。
在具体做法上要注意以下几点：P113① 文件正文与不同稿本。
文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要的文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿各为一件。
② 正文与附件。
附件作为正文的补充说明或参考材料，一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。
③ 正文与文件处理单等。
文件处理单应当与文件作为一件，原件与复制件作为一件。
此处复制件是指由于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件，以及使用中出现破损的文件，需复制后归档。
这类复制件应当与原件作为一件。
④ 批转、转发文件与被批转、转发文件。
批转、转发文件与被批转、转发文件是一份文件的不同部分，应当作为一件。
⑤ 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应当按其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
⑥ 来文与复文。
此处来文与复文包括请示与批复、报告与批示、问函与复函等。
此类文件可以作为一件，也可分别各作为一件，具体处理方式可以由单位视情况掌握。
（3）去除金属物：去除订书针、回型针等金属物。
（4）分件装订：可用线装、不锈钢夹子装订。
（当然还有一些其他的材料）。
我们一般采用线装比较好（在实践工作中，我们一般把薄“件”用缝纫机踩，厚“件”用“三孔一线”装订）。
4、加盖归档章（1）归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、件号（含室编件号和馆编件号）、机构（问题）选择项等。
归档章规格为：长45MM，宽16MM，分为均匀的6格。
式样如下：（实体的归档章为6个空格，刻章时可不把字刻出来。
）归档章样式：（2）加盖归档章的位置：归档章一般应当加盖在归档文件首页上端居中或居右的空白位置。
如果领导批示占用了上述位置，也可加盖在首页其他空白处，但以上端为宜。
5、归档文件的分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。
下面，我们首先来了解一下几种分类方法：P114（1）按年度分类：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
第份文件都有形成时间，有的文件还有针对时间，如“2008年度工作总结、2009年度工作计划”，这份文件既有形成（落款）年度，又有针对年度时，分年度时，就以文件的成文日期（落款或签发日期）确定所属年度。
所以，文书立卷改革取消了按针对年度归类的做法。
下面还有几种情况，按以下方式确定所属年度归档：① 计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按成文（落款）日期为准。
电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。
② 跨年度召开的会议，分类时统一归入会议闭幕年度整理归档（2008年12月29日召开，2009年1月3日结束的会议，材料放2009年归档）。
③ 查处案件中形成的文件材料，分类时统一归入办结年度归档（不管案子办了几年，哪怕办了10年长的时间，一律都统一归入办结年度归档）。
④ 几份文件作为一件时，分类时统一以装订在前面文件的年度进行归档。
⑤ 没有落款日期的文件材料，应当通过对照等手段考证文件的准确日期或推定近似日期，据以按年度归档。
⑥ 对在有专门年度中形成的文件材料，如教学年度，应当按照专门年度归档。
⑦ 临时性机构，存在时间长（2年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。
（2）按机构分类：就是根据文书处理阶段形成和处理文件的的承办单位对归档文件进行分类。
原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名（如业务股、办公室、库房管理股等）。
各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。
采用机构分类法，原则上以发文机构的名称归入该机构的类中。
但是，下列4种情况的文件材料的处置方法是：①业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应当归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构。
②由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。
③立档单位内设的临时机构，应和其他机构同样设类，形成的归档文件归入该类保存。
④立档单位职能机构下，又设机构的，一般按上一级职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构下设机构进行分类（如“办公室下又设秘书科”）。
（3）按问题分类按问题分类，就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。
采用按问题分类，只有在不适合按机构分类时，才采用。
不能同时采用机构分类法。
问题类别与类名，应当根据内部机构的职能来设置，不能按文种设“材料类”、“文件类”、“电报类”、“通知类”等。
而应当按具体职能设类，如“党群类”、“业务类“等。
（4）按保管期限分类按保管期限分类，就是根据国家档案局规定的文书档案保管期限对归档文件进行分类。
对在2006年以前形成的文书档案就按1987年12月4日国家档案局发布的《机关档案保管期限的规定》，把它分为永久、长期、短期；对2006年以后形成的文书档案则按国家档案局2006年12月18日颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，把它分为永久和定期，定期又分为30年和10年。
（5）复式分类法我们整理归档文件时，不能单独采用任何一种分类方法，都必须由两种以上分类法组成一种复式分类方法进行整理归档文件。
下面介绍几种复式分类法：①年度—机构—保管期限分类法。
就是将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。
此分类方案为：2007年：办公室……永久、30年、10年业务股……永久、30年、10年人事股……永久、30年、10年…………2008年：办公室……永久、30年、10年业务股……永久、30年、10年人事股……永久、30年、10年…………2009年：…………②保管期限—年度—机构分类法。
就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。
此分类方案为：永久：2007年办公室业务股人事股……2008年办公室业务股人事股……2009年……30年：2007年办公室业务股人事股……2008年办公室业务股人事股……2009年……10年：2007年办公室业务股人事股……2008年办公室业务股人事股……2009年……③年度—问题—保管期限分类法就是先将归档案文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。
此分类方案为：2007年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2008年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2009年：…………④保管期限—年度—问题分类法就是将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。
此分类方案为：永久：2007年……党群类、业务类、行政类……2008年……党群类、业务类、行政类……2009年…………30年：2007年……党群类、业务类、行政类……2008年……党群类、业务类、行政类……2009年…………10年：2007年……党群类、业务类、行政类……2008年……党群类、业务类、行政类……2009年…………除以上4种方法外，我向大家推荐一种比较好或者说比较适合在座的各位各自单位归档文件归档的分类方法（因为你们所在的机关都是县级以下的机关）：⑤保管期限——年度分类法这种方法就是在保管期限下面，按年度分类。
这种方法适用于县、市（区）以下内部机构设置简单或每年形成文件材料数量少的机关。
操作起来简便易行。
此分类方案为：永久：2007年、2008年、2009年……30年：2007年、2008年、2009年……10年：2007年、2008年、2009年……这里要注意几点：本单位归档文件的分类方法应当保持相对稳定，使分类体系具有连续性，便于查找利用。
也就是说分类方法一旦确定，一般不要随便改变，确需要调整时，最好从一个新的阶段开始，不要将已归档的文件打乱重整。