归档文件整理规则实施细则通知
《归档文件整理规则》实施办法
《归档文件整理规则》实施办法第一条为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校文件整理方法及程序，提高工作效率，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）及省档案局《实施细则》, 同时参考教育部制定的《高等本单位档案管理办法》，结合本单位实际，特制定本《办法》。
第二条本《办法》规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法，适用于本单位各部门形成的所有归档文件材料。
第三条本《办法》中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第四条归档程序：按照归档时间要求，各文件处理部门将处理完毕的文件材料，在档案馆指导下，进行分类排列，并编制归档文件目录，然后移交档案馆进一步整理和保存。
第五条归档时间：教学类档案须在当年12月以前归档，党群行政等其他各类档案须在次年6月以前归档。
第六条归档文件应以件为单位进行整理。
（一）“件”的确定1.一般以一份文件为一件；2.文件正本与定稿合为一件；3.正文与附件合为一件；4.原件与复制件（包括复印件以及抄件等）合为一件；5.转发文与被转发文合为一件；6.同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件(报告与批示、函与复函等同此处理）；7.正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件；8.报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）件内文件排序方法1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复制件在后；4.转发件在前，被转发件在后；5.请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后；7.文书处理单置于相关文件正文之后。
（三）件与件之间的排序方法1.一般按照文件事由的重要程度排列。
将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
河南归档文件整理规则
河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则（豫档发[2001] 9 号）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>（DA/T22—2000）》（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第四条根据《规则》规定和我省的实际情况，从2001年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条本细则适用于我省各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参照执行本细则。
第七条科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理不适用本细则。
第三章归档文件整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）第七章和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采取分教式、集中式或集中与分教相结合的形式。
第九条立档单位必须制定本单位的《文书材料整理及归档办法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》，将其纳入有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十条承担归档文件整理工作的部门和人员应做好文件材料的平时积累工作，要及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
第十一条档案人员应深入实际，加强具体指导，认真细致，严把质量检查关。
《归档文件整理规则》实施细则
《归档文件整理规则》实施细则吴江市《归档文件整理规则》实施细则1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发档案信息资源，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)及江苏省《归档文件整理规则》实施办法，结合我市实际，特制定本实施细则。
本细则所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本细则适用于本市范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件收集应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经市档案局核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)要求。
4 整理方法4.1 件的确定本细则以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件);成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;介绍信存根一本为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请求与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来装订方式，一册(本)为一件;未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
北京市实施归档文件整理规则细则
北京市实施《归档文件整理规则》细则（2010年3月25日修订）1.范围本细则规定了作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。
本细则适用于机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
2.定义2.1归档文件各立档单位在职能活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的纸质文件材料。
2.2件归档文件的基本整理单位。
一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。
来文与复文可为一件。
报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。
2.3归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的进程。
3.整理原则遵循文件形成规律，保持归档文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求归档文件应齐全完整并按件装订。
归档文件及整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.整理方法与要求5.1装订：归档文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料。
文件页数较多时可采取线绳装订。
5.2分类：归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类，并结合使用。
一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。
推荐使用“保管期限——年度——机构（问题）”或“年度——机构（问题）——保管期限”的分类方法。
5.2.1按年度分类将归档文件按其形成年度分类。
5.2.2按机构分类将归档文件按其形成或承办机构分类。
5.2.3按问题分类将归档文件按其所反映的问题分类。
5.2.4按保管期限分类将归档文件按划定的保管期限分类。
5.2.5“保管期限——年度——机构（问题）”分类法：将立档单位同一全宗内归档文件按其划定的保管期限分类，同一保管期限内的文件再按形成的年度分类，同一年度内的文件按形成或承办机构（问题）分类。
5.2.6“年度——机构（问题）——保管期限”分类法：将立档单位同一全宗内归档文件按其形成的年度分类，同一年度内的文件再按形成或承办机构（问题）分类，同一机构（问题）内的文件按划定的保管期限分类。
请注意公司内部文件整理及归档通知
请注意公司内部文件整理及归档通知
尊敬的各位同事：
为了更好地管理和保护公司的文件资料，提高工作效率，现对公司内部文件整理及归档工作做出以下通知：
一、文件整理原则
分类归档：根据文件内容和用途进行分类，确保每份文件都有明确的归属类别。
时效性管理：根据文件的重要性和紧急程度确定保存期限，及时清理过期文件。
标准化命名：统一文件命名规范，便于查找和识别，避免混乱和重复。
二、文件整理步骤
收集整理：将各部门的文件汇总到统一的文件整理区域，按照分类要求进行初步整理。
审核核对：由专人对文件进行审核核对，确保文件完整准确，没有遗漏和错误。
归档存储：按照分类和时效性要求将文件进行归档存储，建立清晰的档案目录。
三、文件归档管理
电子档案管理：建立电子文档管理系统，实现电子文件的分类、检索和备份，确保信息安全和便捷访问。
纸质档案管理：建立纸质档案室，对纸质文件进行分类存放，并定期进行整理和清点。
四、文件查阅与借阅
查阅权限：根据职务和需要确定员工的文件查阅权限，严格控制机密文件的查阅范围。
借阅手续：制定借阅手续规定，借阅人员需填写借阅登记表，并按时归还借阅文件。
五、其他事项
定期检查：定期对文件整理情况进行检查，发现问题及时处理，确保文件管理工作的有效性。
员工培训：开展文件管理培训，提高员工对文件管理重要性的认识和操作技能。
以上是关于公司内部文件整理及归档的通知，请各部门积极配合执行，共同维护公司信息资料的安全和有序管理。
如有任何疑问或建议，请随时与文秘部门联系。
谢谢！
此致敬礼
文秘部门
日期: 年月日。
公司文件整理与归档通知
公司文件整理与归档通知
尊敬的各位同事：
为了更好地管理公司文件，提高工作效率，现对公司文件整理与
归档工作做出以下通知：
一、整理文件
分类归档：根据文件内容和重要性进行分类，如财务文件、人事
文件、合同文件等，确保每份文件都有清晰的标签和编号。
清理废旧文件：及时清理和销毁过期、无效的文件，避免占用空
间和混淆视听。
建立档案目录：制作详细的档案目录，方便查找和管理文件，确
保每份文件都有明确的存放位置。
二、归档流程
制定归档标准：明确文件归档的标准和流程，包括归档人员、时
间节点、归档方式等。
电子化归档：将重要文件进行电子化处理，并建立电子文档库，
方便查阅和备份。
备份与保密：定期对电子文档进行备份，同时加强信息安全意识，确保文件内容不外泄。
三、归档管理
定期检查：定期对文件进行检查和整理，及时更新档案目录，确保文件信息的完整性和准确性。
权限控制：对不同级别的文件设置不同的访问权限，保护公司机密信息不被泄露。
培训与督导：加强员工培训，提高他们对文件管理的重视程度，并加强对文件管理工作的督导和检查。
四、奖惩机制
表扬激励：对在文件整理与归档工作中表现突出的员工给予表扬和奖励，激励其继续努力。
违规处罚：对故意疏忽、不按规定操作或造成严重后果的行为进行严肃处理，以示警戒。
希望全体员工能够认真执行公司文件整理与归档通知，共同维护公司信息资料的安全和完整性。
谢谢大家的配合！
祝工作顺利！
此致
敬礼
公司管理部时间：XXXX年XX月XX日。
国有企业公司归档文件整理实施细则
国有企业公司归档文件整理实施细则一、前言归档文件整理是国有企业公司非常重要的管理工作。
归档文件整理的实施不仅对于国有企业公司的办公效率和管理水平有着重要的影响，同时也是企业对外展示形象的重要方面之一。
本文主要针对国有企业公司归档文件整理的实施细则进行探讨。
二、归档文件整理的定义与意义归档文件整理，是指对于企业的各种重要文件资料的整理、分类、归类、存储、保管、检索、销毁等管理工作的全面实施，同时也包括对于归档文件的档案管理工作。
归档文件整理的意义主要有以下几点：1、保证文件的集中存放和传承国有企业公司归档文件整理是对于企业办公文件资料的全面管理实施，可以保证各类重要资料得到集中存放和传承，从而避免了文件资料遗失和混乱的现象。
2、提高工作效率和管理水平国有企业公司归档文件整理的实施可以牢固建立企业的档案管理制度，能够提高员工工作效率和管理水平，方便了公司管理人员查阅企业重要资料，保障企业管理工作的顺利进行。
3、保障企业知识产权和商业机密的保密性国有企业公司要积极保障企业知识产权和商业机密的保密性，将工作中产生的相关重要文件资料整理归档，能够减少机密信息的泄露和流失风险。
三、归档文件整理的流程1、制定归档文件整理工作计划国有企业公司要制定一份详尽的归档文件整理工作计划，包括实施方案、时间计划和工作任务等内容，确保整个工作计划具有可行性和实效性。
2、分类与归类国有企业公司应该根据公司的不同部门、职能和业务需求，将各种重要文件资料进行分类和归类，如人事档案、财务会计资料、生产物流信息等，以便于以后的存储、查阅和管理。
3、标识文件编号、名称等信息为方便进行归档文件资料的管理和检索，国有企业公司要对归档文件进行编号、分类、名称等信息的标识，确保文件资料的真实、准确、清晰和完整。
4、存储与保管国有企业公司归档文件资料存储的方式有多种，可以选择电子存储、纸质存储、光盘存储等方式，存放在防潮、防火、防盗的安全存储房间或保险箱中，以确保归档文件资料的安全和可靠。
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图1归档章式样
备注：图1括号内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章的位置，实际制作归档章时无须刻出。有带“*”的项目为选择项，若不采用此项，应予空置。
归档文件目录
件号
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文号
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备注
图2归档文件目录式样
归档文件目录
全宗名称
年度
保管期限
图3归档文件目录封面式样
a=b=c=20,30,40mm等
A档案盒封面式样及规格
全宗号
年度
全宗号
保管期限
年度
*机构（问题）
保管期限
起室*机构（问题）
止
件馆起室
号止
件馆
盒号号
盒号单位：mm单位：Fra bibliotekmB档案盒盒脊式样C档案盒底边式样
图4档案盒式样
单位：mm
图5备考表式样
年度归档文件整理说明
单位名称
成立时间
内部机构设置情况
分类方案
归档文件装订方式
归档文件数量（件）
总件数
永久
长期
短期
各类文件归档数量（件）
类别
数量
类别
数量
整理人
检查人
归档整理完成时间
备注：年度归档文件整理说明用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
图6年度归档文件整理说明