员工档案封面
人事档案操作方法
人事档案操作方法
一、档案编案程序
1、员工工号编写
1．1 试用员工厂牌编号：以入职时间为准，厂牌底色以浅黄色为基础色。
人事档案编号方法：厂名简称+ 部门简称（N）+ 年份+ 厂牌编号
例如：玻璃生产部张某的厂牌编号为023，则人事档案编号为YC.BLN.07023
1．2 正式员工厂牌编号的由来：按员工转正时间为先后顺序，以自然数顺延排序，厂牌底色以白色为基础色。
人事档案编号原则：厂名简称+ 部门简称+ 年份简写+ 厂牌编号例如：玻璃生产部张某的厂牌编号为023，则人事档案编号为YC.BL.07023
2、档案编写
2．1 档案袋封面编码按员工入职编码为准。
2．2 按年份编写顺序存档。
二、档案资料
1、表格类：《员工入职登记表》、《用工审批表》、《员工转正审批表》、《员工任职档案》、《员工辞职申请表》、《劳动合同》。
2、任职期间的各种奖励、处罚、及其它个人资料。
三、档案管理：
1、建立员工档案是人力资源管理部门的一项重要工作，必须实事
求是、认真对待。
2、建立专门的档案资料管理库，专人专管。
3、未经公司总经理同意，经管部门以外的任何人不得挪用、翻阅
员工档案资料。
4、员工档案资料应设为永久保存资料，未经公司总经理批准，不
得擅自处理销毁。
xx实业有限公司
人力资源部
年月日。
员工职业健康档案
员工职业健康档案认真贯彻《职业病防治法》，保护劳动者身体健康
姓名
性别
出生日期
工作单位
建档日期
编号
XXXXXXXXXXXXXXXX公司
档案说明
一、基本内容
1、劳动者职业史、既往史和职业病危害接触史；
2、职业健康检查结果及处理情况；
3、职业病诊疗等健康资料。
二、档案格式
一人一档，档案封面为基本信息，档案内容包括职工基本职业史及所有职业健康体检、职业病诊疗等的所有原始信息资料，其中相应工作场所职业病危害因素监测结果可详见本单位职业健康管理档案中有关现场检测资料。
职业健康监护档案由职工所在单位保管,及时更新。
安环处负责监督管理，此档案作为接触职业病危害因素作业岗位上岗的凭证之一。
一、职业史、既往史和职业病危害接触史
（一）既往病史
（二）既往职业病诊断情况：
病名诊断日期
诊断单位是否治愈
（三）职业史和职业病危害因素接触史
二、职业健康检查结果及处理情况
三、职业病诊疗等相关资料。
人事档案管理制度
人事档案管理制度人事档案管理制度一、概述人事档案是组织管理中的重要组成部分，它是对员工个人情况的全面记录，是实施人事管理和决策的重要依据。
人事档案管理制度是为了规范和有效管理人事档案，促进组织人力资源管理的科学化、规范化发展而制定的一套制度和程序。
二、基本原则1. 法律合规原则：人事档案管理必须符合国家法律法规的要求，保护员工的合法权益。
2. 完整准确原则：人事档案必须完整、准确地记录员工的个人信息和工作经历，确保信息的真实性和可靠性。
3. 保密性原则：人事档案必须严格保密，确保员工个人隐私不被泄露。
4. 便利性原则：人事档案管理必须简化流程，方便查询和使用。
三、档案建立与归档1. 建档对象：全体员工。
2. 建档程序：(1) 员工入职时，应填写个人信息表，并提供相关证明材料，由人力资源部进行登记和核实，建立员工的个人档案。
(2) 档案内容包括：个人基本信息、学历、工作经历、培训记录、奖惩记录等。
(3) 档案编号：每份档案应有唯一编号，以便进行管理和查询。
3. 档案归档：(1) 每份档案应有封面，标明员工姓名、部门、职务、档案编号等信息。
(2) 档案应按时间顺序归档，确保新的档案放在前面，旧的档案放在后面。
(3) 档案室应设定相应的存储区域和存储时间限制，确保档案的安全和完整性。
四、档案管理1. 审查和核实：(1) 入职审核：人力资源部应对员工提交的个人信息进行核实和审核，确保信息的真实性。
(2) 调岗调职审核：任何调岗调职都必须经过相应程序的审核和批准，对档案进行及时更新。
(3) 离职审核：离职员工的档案必须进行审核，确认离职原因和离职手续是否完备。
2. 更新和维护：(1) 档案应随时更新，记录员工的工作经历、培训记录、考核评价等内容。
(2) 档案应进行定期维护，清理过期或不必要的内容，确保档案的准确性和完整性。
(3) 档案的更改必须经过相应程序的审核和授权，确保修改的合理性和合规性。
3. 查询和使用：(1) 档案的查询应由授权的人员进行，查询目的必须符合业务需要和合规要求。
人事档案封条模板(3篇)
第1篇一、封面【档案封条】二、使用说明1. 本封条适用于对人事档案进行封存，确保档案的完整性和安全性。
2. 封条应由档案管理员在档案封存时使用，并确保封条完整无损。
3. 封条一经粘贴，不得随意撕毁，如需拆封，需由档案管理员或相关部门负责人审批。
4. 封条上应填写封存日期、封存人姓名、封存单位等信息。
三、封条样式【档案封条】四、封条内容1. 封条编号：_________2. 档案编号：_________3. 封存日期：____年__月__日4. 封存人姓名：_________5. 封存单位：_________6. 封存说明：（1）本档案自封存之日起，未经许可，任何人不得查阅、复制、修改或销毁。
（2）本档案封存期限为____年，封存期满后，由档案管理员负责解封。
（3）如需查阅本档案，请向档案管理员申请，并经封存单位负责人批准。
7. 解封日期：____年__月__日8. 解封人姓名：_________9. 解封单位：_________10. 解封说明：（1）本档案解封后，任何人查阅、复制、修改或销毁档案，均需遵守国家有关档案管理的法律法规。
（2）本档案解封后，如需重新封存，请按照本封条样式进行封存。
五、封条粘贴方法1. 将封条平整放置在档案封存处。
2. 用专用封条胶水或透明胶带将封条粘贴在档案封存处。
3. 确保封条粘贴牢固，无气泡、皱褶等现象。
4. 用签字笔在封条上填写相关信息。
六、封条使用注意事项1. 封条粘贴后，请勿随意撕毁，如需拆封，需由档案管理员或相关部门负责人审批。
2. 封条填写信息应清晰、准确，不得涂改。
3. 封条应妥善保管，防止丢失或损坏。
4. 封条使用过程中，如发现异常情况，应及时上报。
七、封条样本【档案封条】封条编号：_________档案编号：_________封存日期：____年__月__日封存人姓名：_________封存单位：_________封存说明：（1）本档案自封存之日起，未经许可，任何人不得查阅、复制、修改或销毁。
关于建立员工档案及建立员工花名册的请示
关于建立员工档案及建立员工花名册的请示
公司领导：
为保证公司员工档案的完整性，实现对员工管理的有序性，结合公司实际，现对公司建立员工档案及建立员工花名册提出如下方案，呈请公司领导审批：
一、员工档案
1、包含内容：主要包括员工基本信息表、员工求职登记表、员工与公司签订的劳动合同、公司任职聘用书等与该员工密切相关的其他奖励、证明材料。
2、管理部门：员工档案由公司人事部负责保管；
3、档案袋：建立专用档案袋，目前公司已有的白色瑞丰档案袋适合用于员工档案袋。
二、员工花名册
1、根据部门实际，各部门提出应编制人数；
2、按照部门划分，建立员工花名册；
3、建立专门花名册封面。
4、员工花名册公司领导处各一份、办公室、行政部各一份；公司人事部管理一份；
三、挂带工作证
所有员工工作期间挂带工作牌，具体参照人力公司目前工作证样式。
四、请求事项
1、请公司以会议形式将此方案通知给所有与员工；
2、请各部门配合将所有员工资料整理好，做好入档工作；
3、请各部门立即根据本部门实际制定出人员编制情况；
4、请公司组织与未签订劳动合同的员工做好劳动合同签订工作；
5、请公司补办各类人员的聘用书。
6、请求公司将未有工作证人员统计出来，及时制作工作证。
办公室
二〇一〇年五月十七日。
人事档案整理标准
人事档案整理标准人事档案是企业管理中非常重要的一环，它不仅记录着员工的基本信息，还包括了员工的工作履历、绩效评定、培训记录等重要内容。
因此，对人事档案的整理工作必须要有一定的标准和规范，以确保档案的完整性、可靠性和安全性。
下面将介绍人事档案整理的标准，以供参考。
1. 档案分类。
首先，对人事档案进行分类是整理工作的第一步。
一般来说，人事档案可以按照员工姓名的字母顺序进行分类，也可以按照部门、岗位等进行分类。
无论采用何种分类方式，都需要在整理过程中严格遵循一定的规范，确保每份档案都能够准确地被归类存档。
2. 档案整理。
在对人事档案进行整理时，需要注意以下几点：确保档案的完整性，每份档案都应包括员工的基本信息、入职申请、劳动合同、身份证复印件等必要材料，同时还应包括员工的培训记录、绩效评定、奖惩记录等内容。
统一档案格式，对于不同员工的档案，需要采用统一的格式进行整理，包括档案封面、目录、各类资料的分类整理等。
档案编号，为了方便管理和检索，每份档案都需要进行编号，并建立档案索引，确保档案的查找和管理工作更加便捷。
3. 档案存储。
人事档案的存储需要考虑到安全和保密性，因此需要有以下几点要求：档案室环境，档案室应保持干燥、通风、无虫害的环境，同时要有防火、防盗设施，确保档案的安全存储。
存储方式，档案可以采用纸质形式存储，也可以采用电子档案的形式进行存储，但无论采用何种存储方式，都需要建立健全的档案管理制度，确保档案的安全性和完整性。
4. 档案管理。
对于人事档案的管理工作，需要有以下几点要求：档案查阅，建立档案查阅制度，规范档案的查阅程序和权限，确保档案的安全性和保密性。
档案更新，对于员工的档案需要定期进行更新，包括员工的培训记录、绩效评定、奖惩记录等内容，以确保档案的及时性和准确性。
档案销毁，对于已离职员工的档案，需要进行妥善的销毁处理，确保档案的安全性和保密性。
5. 档案流转。
在日常管理中，人事档案需要进行流转，因此需要有以下几点要求：流转审批，对于档案的流转，需要建立审批制度，确保档案的流转程序合规、合法。
《档案管理》PPT课件全文
页数 式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
h
47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
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28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
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29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
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8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
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9
二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
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10
▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
员工档案的建立
规章及制度目的：为了进一步规范和统一员工档案的管理，特制本规定。
适用范围：本规定适用于管理公司各部门、各成员酒店。
规章制度：一、员工档案的分类(一)纸版档案(二)电子系统档案(三)扫描档案(四)各类报表二、管理规定（一）纸版档案的管理1、在职员工档案1）档案建立：员工入职当天即建立员工纸板档案，且一人一档案袋；档案袋封面填写员工姓名，并在档案袋右上方标记档案编号，即员工工号；2）存档文件包含但不仅限于：职位申请表、身份证复印件、各类证件证书复印件、入职手续表、照片、员工认同书员工培训资料、员工考核资料以及员工在企业工作期间办理的各类手续表格等；●员工培训资料包括但不仅限于：新员工入职培训卡、到岗培训卡等一些相关资料；存入员工个人档案袋，按照时间顺序排放；培训档案要在 12 个月内妥善保存，之后方可销毁。
●员工考核资料包括但不仅限于：日常工作考核表、业务技能考核表、员工满意度测评表、客人满意度测评表、员工素质测评表等考核方面的相关资料。
存入员工个人档案袋，按照时间顺序排放；培训档案要在 12 个月内妥善保存，之后方可销毁。
3）档案存放：档案袋内文件依照办理时间顺序依次排放；档案袋要分部门按照档案编号顺序存放，认真管理，保证安全，未经许可他人不得随意查看员工档案。
2、离职员工档案入职培训卡、到岗培训卡等培训方面的相关资料。
培训档案要在 12 个月内妥善保存，之后方可销毁。
1）档案建立：离职档案按月归档整理，每月一个档案袋；员工离职当天须将档案袋内全部资料依顺序装订并标注编号，编号规则为“L+YYYYMM+当月离职序号”；2）存档文件包含但不仅限于：员工自入职到离职期间办理所有手续表；3）档案存放：当月离职人员明细，个人离职档案按照当月离职序号排放；4）存档时间：离职人员档案要在 18 个月内妥善保存，之后方可销毁。
（二）电子系统档案的管理1、电子花名册：依照花名册模板建立员工电子花名册，员工入离职要即时更新，内容填写要完整，排版整齐美观；花名册要加设密码，每月底存档；2、人事系统：及时将员工入职、离职、转正、保险、合同等各项信息更新；3、确保用友人事系统与电子花名册信息一致。
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员工档案
基本情况
姓名性别民族
出生日期/ / / 身份证号码
政治面貌婚姻状况（）已（）未毕业学校学历
专业户口所在地
籍贯城镇户口（）是（）否地址邮政编码
备注
入公司情况
所属部门担任职务
入公司时间/ / / 转正时间/ / / 合同到期时间/ / / 续签时间/ / / 是否已调档（）是（）否聘用形式
如未调档，档案所在地
备注
档案所含资料
文件名称文件名称
个人简历月季度工作考核表
应聘人员信息登记表员工转正审批表
应聘人员面试记录表员工工资变更审批表
毕业证（学位）复印件员工职务变更审批表
员工信息登记表员工续签合同申报审批表物品领用登记表休假记录单
1寸免冠照片月度、年度工作总结
身份证复印件奖惩、处罚信息表
劳动合同书转岗申请审批表
离职证明岗位交接表（转岗/离职）体检报告离职申请审批表
社会保险缴纳申请单
《员工手册》签收凭证
备注。