科技档讲义案整理
科技档案管理培训教材
三、科技档案的收集、整理编目
〔一〕收集工作的重要性 1、收集的定义 科技档案的收集，就是接收具
有保存和利用价值的科技档案，集 中保管在科技档案部门〔科、室或 馆〕的一项工作。
2、科技档案收集的重要性
第一，收集科技档案是建立健全科技档案 工 作的根底。
第二、收集科技档案是贯彻国家档案集中 统一管理原那么的一项重要措施
案卷内科技文件以件为单位编写页号， 以有效内容的页面为一页。
有页号的文件可不再重新编写页号，但 要加盖档号章。
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
〔2〕卷封面编制
案卷封面宜印制在卷盒正外表，亦可采用 内封面形式(封面式样见图A．1。虚线内为提 示项，下同)。
案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技 文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设 工程、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段 名称、文件类型名称等。
〔二〕什么是科学技术文件材料
记录和反映科学研究、生产运营、工程 建设活动、和设备仪器运行、维护及其管理 工作的文字、图表、声像等不同形式文件材 料的总称，以下简称科技文件。
〔三〕科技档案的种类
1、工业生产技术档案 2、农业生产技术档案 3、工程建设档案 4、设备仪器档案 5、科学技术研究档案 6、专门性科技档案 ：包括：地质勘测、测绘、水文、天文、
和。 备注，可根据管理需要填写案卷的密级、
互见号或存放位置等信息。
谢谢大家 ！
例：图样材料案卷题名
工程名称
针对内容
材料名称
档案局办公楼 电器照明
竣工图
技术性文件材料案卷题名
工程名称
文件材料名称
档案局办公楼
设计任务书
立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。
档案管理讲义
档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。
二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。
2.形成的原始性。
原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。
3.形式的多样性。
刀刻、青铜等。
4.生成的条件性。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
具有保存利用价值。
三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。
第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。
第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。
四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。
2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。
3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。
4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。
任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。
具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。
（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。
国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。
2.我国档案管理工作原则。
统一领导，分级管理工作。
维护档案的完整和安全。
便于社会各方面的利用。
二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。
仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。
2.综合型档案工作机构。
统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。
【档案员培训资料】科技档案整理课件
案卷排列的具体方法
• • • • 产品类 科研类 基建类 设备类
三、科技档案号的编制
档案号的编制要求
• • • 反映档案系统整理后的科学秩序； 档案由代字和代号组成； 力求简明、概括、不要过于复杂繁琐。
科技档案号的编制
• 编制同科技档案分类有关的代字、代号表。
科技档案种类代字、代号表； 科技档案专业代字、代号表； 科技档案阶段代字、代号表。
按总平面图——系统图——平面图（立面图、剖面图）——大样图顺 序排列
五、卷内文件的排列（二）
文件材料的排列
• • • • • 按重要程度排列； 按时间顺序排列； 按逻辑关系排列； 按地区排列； 如有译文和外文，译文在前，原文在后。
五、卷内文件的排列（三）
图文混合材料的排列
文本文件在前，图样文件在后。
四、科技档案的收集
（基层档案部门收集科技档案工作的方法和措施）
按照归档制度的规定，按收科技文件的归档。
纳入计划管理，实行多种方式相结合的收集方法。
• • “四参加”：参加产品定型、科研课题鉴定会、设备验收会、基建工程竣工验 收会。 “四同时”：下达任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料 形成情况；评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审 奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
确定和疏通科技档案收集渠道，定向，定内容收集。 抓住重要环节和关键阶段进行收集。
• • • • • 产品档案抓住样机鉴定、小批试制、鉴定或产品定型阶段。 基建档案抓住工程竣工验收阶段。 工程设计档案抓住初步设计完成、设计结束、总结阶段。 设备档案抓住设备开箱验收、安装、调试和大修阶段。 科研档案抓住年度总结和成果鉴定阶段。
科技档案管理知识讲义
第六讲科技档案管理第一章科技档案第一节科技档案的概念一、什么是科技档案《科学技术档案工作条例》中，对科技档案定义做出如下表述：科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料，简而言之，科技档案是直接记述和反映基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的归档保存的科技文件材料。
包括技术图纸、报表、文字材料。
对于这个定义，应从以下几点来理解：1、科技档案是科技、生产活动领域中形成的，它是科技、生产活动全过程的记录和反映，它记述的内容属于自然科学的范畴；2、科技档案是科技、生产活动的直接记录。
也就是说，科技档案是记述科技、生产活动的原始材料或第一手材料；3、科技档案是由具有保存价值的科技文件材料转化而来的，没有保存价值的科技文件材料不能转化为科技档案。
二、科技档案与文书档案、科技资料、科技文件材料的联系与区别科技档案与文书档案、科技资料及科技文件材料，既互相联系，互相渗透，又互有区别。
（一）科技档案与文书档案的联系与区别科技档案与文书档案同属档案的范畴，二者都是本单位工作活动的记录，均反映本单位历史面貌，是国家全部档案财富的组成部分，它们作为档案的基本属性是共同的。
科技档案和文书档案又是具有不同性质的两种档案材料，它们的主要区别是：1、产生的领域和记述的内容不同。
科技档案是在科学技术活动和生产活动中产生的，它记述和反映自然界各种物质的现象和运动的规律，记述和反映人们认识自然、改造自然的各种活动，是一种科技信息及其载体，其内容属于自然科学范畴。
文书档案则不同，它是由记述和反映政治生活、行政事务等方面的文件材料转化而来的，其内容属于社会科学范围。
2、形成的特点不同。
科技档案的形成具有成套性的特点，一套科技档案材料是一个不可分割的有机整体。
而文书档案的形成特点是：文件之间相互联系，来文与复文，请示与批复，批转与原文，紧密联系，不可分割。
科技档案管理暂行办法
科技档案管理暂行办法（修订本）水利部交通部南京水利科学研究院电力工业部二○○一年八月科技档案管理暂行办法（修订本）第一章总则第一条为加强本院科技档案的管理，健全科技档案工作，充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》以及国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合本院实际情况，制度本办法。
第二条本院科技档案是指科学研究，工程设计、学术活动、人才培养、基本建设、工程建设施工和监理、新材料试验等活动中形成的，具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、中试资料、声像等科技文件材料。
这些科技档案是本院科研人员辛勤劳动的结晶，是成果开发和推广的依据，是一项重要的信息资源和科学技术的储备，是党和国家的宝贵财富。
第三条根据档案实行集中统一管理的原则，本院设立档案室，管理全院档案，由一位副院长分管，科技档案管理业务上接受科研处指导，并受上级管理部门的指导、监督与检查。
第二章科技文件材料的归档工作第四条科技档案工作是科研管理工作的一个重要组成部分。
科技文件材料的形成、积累、整理和归档，属科技人员的职责范围，并作为奖励、晋级、授予技术职称的条件之一。
1、各研究所有一名副所长分管本所的科技档案工作。
并配备一名兼职档案员，协助、督促本所的归档工作。
2、各研究所的研究室主任、专题组的负责人负责审查科技文件材料归档的质量。
重点科研项目的科技文件材料归档质量须经所长复审。
3、立档单位在每项科研、设计、基建、监理、材料配方、仪器设备研制等工作开始时，应指定专人系统地收集、积累、保管本项目的科技材料。
工作告一段落或结束后负责整理归档。
第五条各研究所的科技文件材料的归档工作，必须纳入计划管理、课题管理和成果管理。
1、各课题组在制订科研计划时，即列入科技文件材料归档的计划。
2、科研处及各研究所在检查科研计划执行情况时，同时检查科技材料的收集、积累、保管、整理的情况。
科技档案管理及科技档案整理方法ppt课件
5管理工作之中。这被称为科技 档案管理的三纳入； 6、建立科技文件材料形成、积累、整理、归 档及科技档案管理、统计、鉴定销毁、利用 等相关制度； 7、配备保管科技档案必须的库房和设施设备 以及开展利用服务所需的设施设备； 8、建立具有科技档案专业知识和懂得有关科 学技术，有一定工作能力的科技档案队伍。
第三步：案卷组织与排列 案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保 管单位。组卷要遵循科技文件材料的形成规律， 保持案卷内文件的有机联系，便于档案的保管和 利用。 科技案卷的排列方法：
产品类：按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、 工装、加工制造、生产定型等工作程序排列，或按产品系列、 结构排列。产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科 技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。 科研类：按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶 段、成果申报阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。 基建（项目）类：按项目依据性材料、基础性材料、工程设 计（合初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工 程监理、工程竣工验收等排列。 设备类：按设备依据性材料、外购设备的开箱验收（含自制 设备的设计、制造、验收）、设备的安装调试、随机文件、 设备运行维护等排列。 一、组卷方法：如基建档案1、按工程项目—单位工程，先 区分单位工程（具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥 生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部 分）。2、按建设程序（阶段）分为5个部分文件：工程准备 阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。
某公司大厦基建文件材料立卷示意表（分类号J1﹒1）
建设程序 内 容
工程准备阶段 文件 监理文件
立项文件、建设用地征地拆迁文件、勘察测绘设计文件、有关行政主管部门批准文件（消防、环保、 卫生等）、招投标 文件、开工审批文件、财务文件（设计概算、施工预算）等。 监理规划、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知、合同管理、监理总结等
科技档案培训讲义
5、由几个单位协作的科研项目的归档，可按协议条款立卷归档，在
协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属，协作单位应将承担
项目的档案目录提供主持单位。
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二、做好基建档案的归档工作
工作职责（档案室、建设单位、参建单位）
档案室的工作职责
中办、国办两厅印发《机关档案工作条例》、国家档案局印发 《关于中央、国家机关档案机构主要职责范围与业务管理权限的 意见》都明确规定了机关档案部门的基本任务，其中包括：
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二、做好基建档案的归档工作
4. 建设单位和各参建单位中，负责档案管理的部门和人员， 应认真履行职责，完成各自职责范围内和合同规定的档 案材料的收集、整理和归档工作。
5. 建设项目竣工验收之前，建设单位或主管部门应通知天 津市档案局（市重点建设项目）和项目主管部门对项目 档案进行专门验收；
6. 项目结束（竣工）后三个月内，负责项目档案管理的部 门和人员应将项目档案向单位档案综合管理部门、有关 档案馆移交归档。
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二、做好基建档案的归档工作
建设单位指导内容
1、制定归档范围
在建设项目开工前，建设单位按照国家、行业有关规定和 标准规范，结合项目建设内容和特点，与本单位工程部门配合， 共同制定反映项目建设全过程和实体全貌，切合实际的归档范 围。
设备档案的归档范围：由各单位自定。可以以购买金额（10万 以上）或设备种类（冷却塔、电梯、机房设备）等来制定。
归档范围：设备购置的协议、合同；设备图册、说明书、合格 证、装箱单等随机文件；设备安装、调试记录和报告；设备履 历表、设备事故和保养、维修的记录、设备改造等文件材料
科技 讲义
科学技术档案的整理一、科学技术档案的概念科学技术档案（简称科技档案）是指国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。
二、科学技术档案的范围和类目设置企业档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、其他档案（声像档案、实物档案）等。
其中科技档案主要包括产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、设备仪器档案四大类，每个大类由若干个科技项目组成。
一个科技项目的文件材料作为一个集合体，不能分散，具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。
根据企业实际情况，有哪类档案就设置相应的类目，即为一级类目。
每一类下面可设二级、三级类目。
1、产品档案二级类目按产品各类或型号设置。
产品档案按产品各类设置二级类目时，三级类目可按产品型号设置；产品档案按产品型号设置二级类目时，三级类目可按产品主要结构或研制与生产阶段设置。
2、科学技术研究类档案二级类目按科研项目即课题设置。
对于规模较大的科研课题，其研究时间过程较长，可按课题研制时间阶段或工作阶段设置三级类目。
3、基本建设档案二级类目按工程项目或建设项目设置。
基本建设档案按工程项目设置二级类目时，三级类目可按单项工程设置；基本建设档案按建筑项目设置二级类目时，三级类目可按子项工程或工程结构、施工阶段设置。
4、设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置。
设备仪器档案按设备仪器种类设置二级类目时，三级类目可按设备仪器型号设置；凡设备仪器档案二级类目按设备仪器型号设置的，一般不再设置三级类目。
注：应根据工作需要，二三级类目设置应尽可能简化，尽量减少类目的层次。
三、文件材料的形成、积累1、文件材料形成时应使用符合档案要求的载体和记录方法。
322、文件形成者应随时将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
四、文件材料的收集企业科技文件材料归档范围与保管期限参照附录B。
各企业应根据附录B，结合工作实际，制定本企业各类档案归档范围和保管期限表。