科技档案管理技术规范-《2、整理规则》2016
科技档案整理规则
科技档案整理规则
科技档案整理规则是指在科技领域中，对于科技相关的文件、资料等进行整理的一系列规则和原则。
下面是一些常见的科技档案整理规则：
1. 按照主题分类：将科技档案按照主题或领域分类整理，例如按照计算机科学、生命科学、物理学等分类，使档案的组织更加清晰。
2. 按照时间顺序排序：将档案按照时间顺序进行排序，以便更好地了解科技发展的历史和演变过程。
3. 标注记录信息：对每个档案进行标注，包括文档标题、作者、时间、来源等信息，以便查找和引用。
4. 文件编号和归档：为每个科技档案分配唯一的文件编号，并将其归档到相应的分类中，以便于查找和管理。
5. 版本管理：对于科技文件的更新版本，应保留之前的版本，并及时标注记录各个版本间的变动情况。
6. 数字化管理：将科技档案进行数字化管理，建立电子数据库，方便查阅和共享。
7. 定期审查和更新：定期对科技档案进行审查和更新，删除过时或不再需要的文件，确保档案的准确性和完整性。
8. 保密措施：对于涉及商业机密或敏感信息的科技档案，需要采取相应的保密措施，确保机密信息不被泄露。
这些规则和原则旨在帮助科技机构和科技从业人员更好地管理和利用科技档案，提高科技创新效率和工作效率。
公司科学技术研究档案管理规定
6.2.1科研项目承担单位对所承担科研项目档案工作负总责，向科研项目管理部门移交归档。项目参加单位按承担单位指导意见，将项目文件材料按规定向承担单位移交。任何部门与个人均不得以任何理由将应归档的科研文件材料占为己有或拒绝归档。
6.2.2公司应认真执行国家有关“同步管理”规定，把科研项目文件材料管理纳入科研项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在检查项目进度时，应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先检查、验收项目文件材料的整理与归档情况。
公司科学技术研究档案管理规定
1目的
1.1为加
1.2公司科学技术研究档案实
2范围
2.1科学技术研究档案（以下简称“科研档案”）是指在科研项目论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式的记录
2.2科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分和重要环节，公司
6.6.6卷内文件应标注页号，有书写内容的页面均应编页。单面文件页号标注在右下角，双面书写文件，正面标在右下角，背面标在左下角；印刷成册的文件，凡自成一卷的，已有页号并连续不中断的不必重新编写页号。
6.6.7科研档案分类和档号编制按照《公司分类方案》执行。
6.6.8科研档案保管期限划分为永久和定期,定期一般分为30年、10年。卷内文件保管期限不一致时，以最长的保管期限为准。
6.3.2获奖的文件材料在获奖后一个月内完成归档；对有明确归档时间要求的，按规定时间完成归档。
6.3.3获得的专利文件材料可随时归档，但不得晚于次年6月底。
4.科技档案整理规则
成都置信实业（集团）有限公司文件编码：文件版本：生效日期：科技档案整理规则编制部门：集团综合管理中心行政部编制：日期：审核：日期：批准：日期：序号文件版本修订单号/修订内容修订人修订日期1 初版/ /目录1目的 (3)2适用范围 (3)3定义与缩写 (3)4 职责 (3)5 管理要求 (3)5.1 科技档案的组卷原则 (3)5.2 科技档案的组卷要求 (3)5.3 科技档案的组卷方法 (3)5.3.1 分类 (3)5.3.2 排列 (4)5.3.3 编号 (4)5.3.4 编目 (4)5.3.5 装订 (6)5.3.6 装盒 (6)6 引用文件 (6)6.1 《成都置信集团档案分类方案》 (6)6.2 《档号编制规则》 (6)7 相关记录 (7)7.1 《成都置信集团档案标准化模板》 (7)8 附件 (7)1目的为明确集团总部各职能中心/部门、各分子公司科技档案的分类原则和整理要求，规范科技档案案卷格式，特制定本规则。
2适用范围本规则适用于成都置信集团总部各职能中心/部门、各分子公司的科技档案整理工作。
3定义与缩写科技档案：本规则所称科技档案为记录和反应集团在项目建设活动及其管理工作中的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。
科技档案整理：将科技文件进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒、使之有序化的过程。
4 职责中心/部门/岗位职责与权限不相容职责集团总部各职能中心/部门、各分子公司（1）建立本公司档案管理体系，制定公司档案管理制度。
（2）负责本公司科技档案的收集、整理、保管和移交工作。
（3）确保本公司科技档案的真实、齐全、准确。
无集团档案室（1）制定科技档案整理规则。
（2）协助指导集团总部各职能中心/部门、各分子公司科技档案的整理工作。
（3）检查所接收科技档案的质量。
无5 管理要求5.1 科技档案的组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。
科技档案整理规范
科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。
资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。
二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。
科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。
三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。
设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。
四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。
加盖档号章，格式如图：1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
1.3责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。
1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。
1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。
1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。
1.7卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。
1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
2.2立卷人应由责任立卷人签名。
2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。
2.4检查人应由案卷质量审核者签名。
2.5检查日期应填写审核的日期。
2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。
六、拟写案卷题名案卷题名应在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。
科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。
科学技术档案案卷构成一般要求
科学技术档案案卷构成一般要求
科学技术档案案卷是对科学技术活动进行记录和存档的重要文件，具有保留科
技创新成果、传承科技知识、推动科技发展等重要作用。
为了保证科学技术档案案卷的完整性和便于管理，我们有以下一般要求：
1.案卷的编制：
科学技术档案案卷应按照科技活动的主题或者项目进行编制，每一个主题或项
目对应一个案卷，并标明案卷的题名、编号、日期等信息，以便后续管理和检索。
2.案卷的内部文件：
每个科学技术档案案卷内部应包括必要的文件，如研究计划、成果报告、实验
记录、数据分析等。
这些文件应按照时间顺序排列，并在每个文件上标注文件名称、日期、起草单位等信息，确保文件的可追溯性和可读性。
3.案卷的附属资料：
科学技术档案案卷还可以包括一些附属资料，如照片、著作权申请书、专利证
书等相关材料。
这些附属资料应按照文件类型分类，并进行合理组织、编号和标注，方便案卷的维护和利用。
4.案卷的保管：
科学技术档案案卷应进行妥善保管，保证其安全、完整。
要采取防火、防水、
防盗等必要措施，确保档案的长期保存和利用。
同时，还要做好档案的目录、索引等工作，方便后续的检索和利用。
5.案卷的利用：
科学技术档案案卷的利用可以在科研、教学、评价等方面发挥作用。
档案管理部门应定期开展档案调阅工作，提供必要的档案服务，满足科研人员、学生和其他相关人员的需求。
总之，科学技术档案案卷的构成按照主题或项目编制，内部文件按照时间顺序排列，并附带相关附属资料，需要进行妥善保管和利用。
这些要求有助于科技创新成果的传承和科技知识的推广，推动科技发展。
科学技术档案案卷构成 的一般要求
科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷是科技创新的产物，是记录科技研究过程和结果的重要载体。
为了有效管理和利用科技信息资源，确保科技工作的连续性和可持续发展，制定一般要求，旨在规范科学技术档案案卷的构成和管理。
一、案卷命名和编号科学技术档案案卷的命名应简洁明了，反映其内容特征。
可根据档案主题、年份和研究项目等因素进行命名。
同时，为了便于管理和检索，每个案卷都应有唯一的编号。
编号应按照一定规则进行，可以采用组织机构代码、时间序号等方式进行编号。
二、案卷内文件的组织科学技术档案案卷应按照一定的逻辑顺序组织文件，确保文件之间的内在联系。
通常情况下，可以按照以下几个方面进行组织：1. 研究计划和开题报告：记录科技研究的具体计划和开展工作的初步方案，包括研究目标、预期成果、研究方法与技术路线等。
2. 研究过程记录：详细记录科技研究的整个过程，包括实验数据、记录表格、观察记录、检测报告等。
3. 研究成果汇总：整理科技研究的成果，包括研究报告、论文、专利申请、获奖证书等。
4. 相关文献和资料：收集与科技研究相关的文献和资料，包括参考文献、调研报告、专家意见等。
5. 会议记录与文件：记录科技研究的交流与讨论情况，包括会议纪要、讨论记录、会议发言稿等。
三、案卷的管理要求为了确保科技档案案卷的长期保存和使用，需要遵循以下管理要求：1. 定期备份和存档：科技档案案卷应定期进行备份和存档，确保数据安全和完整性。
2. 严格保密措施：针对涉及国家秘密或商业机密的科技档案案卷，应严格采取保密措施，确保信息的安全性。
3. 定期检索和整理：科技档案案卷应定期进行检索和整理，确保信息的及时查找和管理。
4. 进行数字化处理：科技档案案卷应尽可能进行数字化处理，方便数据的存储和传输。
综上所述，科学技术档案案卷构成的一般要求主要包括案卷命名和编号、案卷内文件的组织以及案卷的管理要求。
遵循这些要求，可以有效管理和利用科技信息资源，推动科技工作的发展。
科技档案归档整理办法
科技档案归档整理办法（试行）1、目的为做好xx工程基建档案管理工作，统一工程文件归档与档案整理，特制定本办法。
2、依据《水利工程建设项目档案管理规定》水办〔2005〕480号《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB／T 11822—2008《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA／T 28-2002《水利工程建设项目验收管理办法》水办〔2005〕366号《水利科学技术档案管理规定》水办〔2010〕80号3、工程建设文件材料归档范围、保管期限（见附件1）4、归档份数施工文件材料。
长城水务公司归档保存2套，正本1套，副本1套。
监理文件材料公司归档1套正本。
勘测设计及科研项目文件依据合同要求份数归档。
5、归档文件的质量要求归档的文件应为原件。
文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术、规范、标准和规程。
文件的内容必须真实、准确、系统、与工程实际相符合。
文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料必须标注的内容清楚、签字盖章手续完备。
文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/）要求统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。
竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。
竣工图应是新的蓝晒图。
计算机出图必须清晰、不得使用计算机出图的复印件。
竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（见附件2）1)竣工图章的基本内容包括：竣工图字样、编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、审核人及日期。
有关单位责任人，应严格履行签字手续。
每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。
科技档案的整理方法
《民营企业档案管理指南》之四：科技档案的整理方法【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-04 【点击率】231次一、科技文件材料的形成科技文件材料是记录和反映本企业科技技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。
按照科技文件材料的形式来分,主要有文字材料、图样材料、目录和表格材料、声像材料、机读文件等几种基本类型。
按照科技文件材料的内容来分,主要有基建项目、设备仪器、工业产品、科研课题等几个类别。
二、科技档案的整理方法(一)科技档案的分类科技文件材料在经过归档之后即转化为科技档案,对应科技文件材料的几个大类,科技类档案一般分为基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案等大类。
大类下面还可以再分属类,一般基建类按项目,产品类按品种,科研类按课题等分设二级类目。
如果二级类目下档案数量仍然很多,还可设置三级类目。
但分类时类目层次不宜过多,一般民营企业的科技档案分到二级类目就已经可以了。
(二)整理的准备工作1、制定科技档案立卷归档制度,明确每一类科技档案的归档范围、归档要求、归档时间、归档份数。
其中归档范围可参见附录一的《各类文件材料的归档范围及保管期限表》,科技档案归档制度可参见附录一的《各类文件材料的归档制度》。
制定归档制度的作用主要在于加强档案的积累和收集工作,保证科技档案的齐全完整、及时归档。
2、制定科技档案分类编号方案。
在本企业的档案分类编号方案中明确每一类科技档案的分类代码和编号方法。
档案分类编号方案可参见附录一。
(三)整理方法与操作步骤1、收集文件材料,及时齐全完整。
在各类科技活动开展的过程当中就应该十分注意科技文件材料的形成和积累,并且有意识的进行初步整理,将不同阶段、不同项目、不同产品、不同课题的科技文件材料分开来存放。
在整个科技活动结束之后,要及时补充收集相关材料,确保整个科技活动过程中形成的科技文件材料的齐全完整。
2、科技文件材料的组卷组卷,是在一个大类下,对一个项目的科技文件材料进行分类、组合的过程,也就是把一个项目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。
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山东泉利置业有限公司档案管理
技术规范
——科技档案（6-10大类）
2．整理规则
按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案管理部门集中保管和提供利用的文件材料。
2.1 收集工作
2.1.1一般原则
凡办理完毕并能反映与生产、建设、科研、技术、经营管理等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其他载体的），均需进行收集。
而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值的则不需要进行收集。
2.1.2确定“归档范围”和“保管期限”
为了避免将具备有保存价值的文件材料漏掉散失，同时防止“有文必档”等现象，需要遵循界定科技文件材料收集范围原则基础上，根据国家及房地产行业有关规定和结合房地产专业特点（《山东泉利置业有限公司基建工程档案管理办法》），首先做好对已形成、积累的科技文件材料的鉴别和筛选工作，确定归档范围和划分其保管期限，以保证收集归
档的文件材料的齐全、完整和保存年限的准确性。
2.1.2.1确定归档范围
（1）立项审批全过程形成的科技文件材料：项目立项申请报告书、项目建议书或项目可行性研究报告、建设用地的权属文件或建设项目用地预审意见书、项目建设投资概算、银信部门出示的资金证明、资质证明、项目地形图等。
（2）规划设计全过程形成的科技文件材料：设计准备、概念设计、规划方案设计、初步设计、施工图设计、景观设计、样板层精装修设计、设计变更、设计阶段报批报建等。
（3）竣工验收过程形成的科技文件材料：工程竣工验收申请表、工程质量评估报告、勘察、设计文件质量检查报告、《工程质量保修书》、公安、消防、环保、防雷、电梯等部门出具的验收意见书或验收合格证、工程竣工验收报告、《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》等。
（4）建设项目全过程形成的科技文件材料：按工程阶段进行划分，归档范围主要包括（纸质及其他载体的）：工程前期项目管理文件、设计基础文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、科研项目文件、涉外文件、生产技术准备和试生产文件、财务和器材管理文件、竣工验收文件。
（5）设备资料：大型设备厂家提供的说明书（安装、维护、使用说明书）、安装图、合格证、出厂试验报告、随
机设备清单、计算书、试验报告、检修记录、台帐。
2.1.2.2划分保管期限
由于科技文件材料利用价值不同，因此，需对不同价值的文件材料作出各种不同留存年限的划分。
国家档案局规定了档案的三种保存期限，即永久、长期、短期。
（1）永久：无限期保存；
（2）长期：30年；
（3）短期：10年。
2.2整理工作
2.2.1定义
按照一定的原则对科技档案实体进行分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
2.2.2原则
遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内文件的相互联系，便于保管和利用。
2.2.3程序
2.2.
3.1档案实体分类要求及方法
（1）定义
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
（2）方法
科技档案按照《修订山东泉利置业有限公司企业档案分
类及保管期限表（6—9）大类》对生产、基建、设备等文件资料进行分类。
（3）要求
分类细致，分到四级类目
档号准确：由目录代号、分类号（分到四级类目）、同类号下的案卷小流水号组成。
①目录号（代号）一律采用四位阿拉伯数字标识，其中“6房地产经营”、“7科学技术研究”类采用年度标识，跨年度的科研项目，标识项目完成年度；“8基本建设”和“9设备”类共用系统目录号（代号），前两位数用“工期”，后两位数用“00”；档案材料归属机组明确的，前两位数用“工期”，后两位数用“项目”，各期工程项目连续编制。
同一期工程２批以上项目（不包括全部项目）共用一套系统的，前两位数用“工期”，后两位数采用首批项目序号，同时在工程档案编制说明中注明。
例1：
0 1 0 0
例2：1期工程共用系统
0 1 0 1 — 8 0 3 0 — xxx — xx
2.2.
3.2组卷要求及方法
（1）定义
根据科技文件材料形成规律，将若干份互有联系的文件组合在一起，便于保管和利用的过程 。
（2）方法
1）组卷：在确定科技文件材料归属的类目和保管期限地基础上，需将互有联系的文件材料进行组合。
组成案卷的薄厚需适度，便于利用。
同目录号（第一段号），4级类目相同，保管期限相同，文件多时，可组成若干同目录号、同分类号、同期限的案卷。
2）排列案卷和卷内文件顺序 目录代号（1期工程共用系统） 一级类目号（基建）
二级类目号（综合） 三级类目号（工程管理型文件） 四级类目号（征租地文件） 案卷号（用001~999标识） 卷内文件顺序号（用01~99标识）
案卷排列顺序
按照《山东泉利置业有限公司企业档案分类表（6—9）大类》中的类目设置的先后顺序进行排列。
案卷内文件材料之间的排列顺序
管理性文件材料：按问题的重要程度和事项、事务发展过程的先后顺序排列。
文字和图纸：按文字在前，图纸在后的顺序排列。
译文和原文：按译文在前，原文在后的顺序排列。
（3）要求
1）组卷要遵循文件材料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，并区分不同价值，便于档案的保管和利用。
2）案卷内的文件材料必须准确反映生产、科研、基建、设备和有关管理活动的真实内容。
案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
凡是有文字和图表(包括原图目录)的卷内文件材料，均需编写页号。
案卷封面、卷内目录(不包括原图纸目录)、卷内备考表不编页号。
3）科技档案文字材料及图纸在每页的右下角编写页号，背面在左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外；不装订的文件材料或图纸在每页的右上方加盖档号章。
档案档号章样式：(长50MM；高
20MM)
4）成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
5）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
6）底图以张为单位单独保存和管理。
底图编号与蓝图编号要一致。
7)设备维修、更新换代或更换零部件时，原案卷保持不变，将新形成的科技文件材料单独组卷。
外购设备中的随机文件可以单独组卷。
在进行实体排架时，将新形成的案卷排列在所有案卷之后(不进行插卷)。