文书档案管理制度通用版
档案管理工作规章制度(通用12篇)

档案管理⼯作规章制度(通⽤12篇)档案管理⼯作规章制度(通⽤12篇) 在⽇新⽉异的现代社会中,制度对⼈们来说越来越重要,制度是要求成员共同遵守的规章或准则。
那么什么样的制度才是有效的呢?下⾯是⼩编为⼤家收集的档案管理⼯作规章制度,欢迎⼤家分享。
档案管理⼯作规章制度篇1 第⼀条设⽴专门的档案库房或档案柜对档案进⾏存放、保管,并指派专⼈负责,做到“专⼈专柜”的管理。
档案管理⼈员应严格保守档案机密,任何⼈不得擅⾃进⼊档案室,以保证维护档案的完整性和安全性。
第⼆条档案室配备档案柜或密集架,档案上架排列应科学合理,便于查找。
在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,⾃左向右,⾃上⽽下的排列,以便于管理和查找。
第三条对照⽚、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒,按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防⽕、防盗、防光、防⾼温、防潮、防有害⽓体、防尘、防⾍等“⼋防”⼯作。
第五条档案室在接收同级别⼈事档案托管机构或企业移交的档案后,应对移交档案进⾏严格检查,确保后续托管业务能顺利开展。
第六条确定接收的移交档案要办理托管协议,做好编⽬⼯作,并及时⼊库并及时完成档案汇总统计、登记电⼦档⼯作。
第七条各类外借档案必须严格执⾏档案借阅制度,在归还时要核对是否有遗漏或损害,及时放回原处。
第⼋条定期对库房档案进⾏清理、核对⼯作,做到帐物相符。
对破损、载体变质的档案要及时进⾏修补或复制。
档案管理⼯作规章制度篇2 ⼀、档案科所有⼯作⼈员都有保护档案义务,档案属于涉及托管⼈员隐私,未经许可不得外借、外传。
⼆、各类档案的借(查)阅,必须填写《档案借(查)阅申请单》 三、个⼈档案⼀律须托管⼈员本⼈、或委托书指定的委托⼈,经过相关审批流程后⽅可借阅。
四、外单位来⼈借(查)本托管⼈档案,需持单位《档案借(查)阅申请单》并经科长签字批准,⽅可查阅。
五、阅档必须在档案室,不得携带外出,以确保档案的安全性。
文档档案管理制度(5篇)

文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料,加强文档的管理,是保障和促进各项生产经营活动的有序开展,实现文档管理的程序化、规范化,为使文档管理达到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘),文件管理员必须作好文卷归档,存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集:坚持随时对收集的文件进行归档,保证文件资料的完整,对已办理完毕的文件应及时收回存档;对会议文件要及时整理,单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类,再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格,注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格,注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外,最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次):将文件分类后按时间和来文单位顺序排列,编上页码,做好文件目录后装订,和收发文登记表格放在一起,以便查找。
5、文件销毁:单位年终进行文件销毁工作,对无归档存放价值的文件、材料,上级指定需要销毁的文件,其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表,由站长签字同意后方可销毁,销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件,文件管理员应制定表格,注意借阅人姓名,注明归还时间,借阅人签名。
交待纪律,保证文件不丢失,不得转借他人,爱护文件注意清洁,在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件,须持有介绍信,经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定,不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为,按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度(2)是一项组织的制度和规范,用于管理和维护组织内部的文档和档案。
部门档案文书管理制度

部门档案文书管理制度第一章总则第一条为规范部门档案文书的管理,提高工作效率,保障信息安全,特制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有工作人员及相关工作单位。
第三条本制度所称档案文书,包括电子文书和纸质文书。
第四条本部门办公文书应当符合国家法律法规和相关规范要求。
第五条本部门领导负责本制度的实施和监督。
第六条本部门档案文书管理应坚持依法管理、科学管理、规范管理和安全管理的原则。
第二章文书的生成、编制和归档第七条本部门所有文书应当真实、完整、准确。
第八条所有文书应当按照规定格式编制,标题明确,内容简洁。
第九条各部门应当建立规范的文件编号制度。
第十条文书的密级应当按照国家的规定进行,机密文书应当得到授权才能传送和处理。
第十一条文书的归档应当按照规范要求进行,建立详细的档案目录和检索系统。
第三章电子文书管理第十二条本部门应当建立完善的电子文书管理系统,保证信息安全和便捷检索。
第十三条所有电子文书应当备份,并建立定期更新的备份制度。
第十四条禁止个人私自使用或存储单位电子设备上的文书。
第十五条保密等级高的电子文书应当进行加密处理和权限控制。
第四章档案管理第十六条档案室应当定期清点档案,保障档案的完整性和安全性。
第十七条档案应当按照规定期限进行归档和销毁。
第十八条档案管理人员应当接受相关培训,并严格遵守档案管理规定。
第十九条档案应当根据内容和机密等级进行分类和存储。
第二十条档案管理人员应当接受定期检查和考核,确保档案管理工作的规范和有效。
第五章离职和调离处理第二十一条离职或调离的工作人员应当交接其管辖的档案文书,并签署相关责任承诺书。
第二十二条离职或调离的工作人员应当如实交代其处理的档案文书,并合理交接工作。
第二十三条离职或调离的工作人员离职一年内不得处理或销毁其管辖的档案文书。
第六章监督检查第二十四条监督检查机构应当定期对本部门的档案文书管理情况进行检查和评估。
第二十五条发现问题应当及时整改,并追究相关责任。
文书档案管理制度通用标准

第一章总则第一条为加强文书档案管理,确保档案资料的真实性、完整性和安全性,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的文书档案管理工作,包括文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等各个环节。
第三条文书档案管理工作应遵循以下原则:(一)依法管理,确保档案资料的合法性;(二)统一领导,分级负责;(三)规范操作,确保档案质量;(四)科学管理,提高档案利用效率;(五)安全保密,保护档案资料不受损失。
第二章文书档案的收集与整理第四条文书档案的收集应做到全面、及时、准确、完整,确保档案资料的来源可靠。
第五条文书档案的整理应按照档案分类、编目、归档等程序进行,确保档案资料的科学性、系统性和可检索性。
第六条文书档案的收集与整理工作,由档案管理部门负责组织实施。
第三章文书档案的保管与鉴定第七条文书档案的保管应遵循以下要求:(一)档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防低温等条件;(二)档案资料应按照分类、编目、归档等要求进行存放,便于查阅和利用;(三)档案资料应定期检查,发现问题及时处理;(四)档案资料应实行严格的安全保密制度,防止丢失、损坏和泄密。
第八条文书档案的鉴定应定期进行,根据档案的保存价值、保存期限等因素,对档案资料进行鉴定和销毁。
第四章文书档案的利用与销毁第九条文书档案的利用应遵循以下原则:(一)确保档案资料的真实性、完整性和安全性;(二)遵循档案利用程序,确保档案利用的合法性;(三)提供档案查询、复制、证明等服务。
第十条文书档案的销毁应遵循以下程序:(一)对拟销毁的档案资料进行鉴定,确定其无保存价值;(二)编制销毁清单,经单位领导批准;(三)销毁档案资料时,应有两人以上在场,确保档案资料销毁的彻底性。
第五章责任与考核第十一条档案管理部门负责文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作,对档案资料的真实性、完整性和安全性负总责。
文书档案管理制度(4篇)

文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作,提高文书档案管理效能,保障文书档案的完整性、准确性和可靠性,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。
三、基本原则1. 法律依据原则:文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。
2. 统一管理原则:本单位的文书档案管理工作由专门机构负责,统一管理,确保文书档案的完整性和安全性。
3. 确权负责原则:对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。
4. 规范操作原则:文书档案管理工作应严格按照有关规定进行,确保工作的规范化和系统化。
五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。
2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式,确保能够快速检索和定位。
六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行,确保文书的统一性和规范化。
2. 文书档案在经过核发后,应当及时归档,确保档案的完整性和可查性。
3. 文书档案采用电子方式存储,同时也要保留纸质文件,以备查阅。
4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行,确保文书档案的安全性。
七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密,任何人不得擅自查阅或泄露。
2. 对于涉及国家机密的文书档案,必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。
3. 对于涉及商业机密的文书档案,必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。
4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度,对文书档案的保密工作进行监督和管理。
八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案,应当及时进行销毁,确保文书档案的及时清理。
2. 对于需要长期保留的文书档案,应当及时归档,确保文书档案的完整性和保存性。
3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。
九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。
文书档案管理制度

文书档案管理制度第一章总则第一条为了加强文书档案的管理工作,根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条本单位文书档案工作应遵循合法、真实、完整、准确和保密的原则,确保档案资料的安全和有效利用。
第四条本单位应当设立专门的档案管理机构,配备相应的档案管理人员,负责文书档案的管理工作。
第五条本单位各部门、职工应当支持和配合档案管理机构的工作,保证文书档案的质量和安全。
第二章档案管理机构与职责第六条本单位应当设立档案管理机构,负责文书档案的管理和保管工作。
第七条档案管理机构的主要职责如下:(一)制定和实施文书档案管理制度,监督和指导各部门的文书档案工作。
(二)负责文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
(三)建立健全文书档案的检索工具,提供档案查询和借阅服务。
(四)定期对文书档案进行鉴定和评估,确保档案的真实、完整、准确和有效。
(五)组织文书档案的信息化建设和管理工作,提供档案的电子化利用。
(六)负责文书档案的安全和保密工作,防止档案的丢失、损坏和泄露。
第三章档案的收集与整理第八条各部门在办理完毕的文件材料,应当按照规定的格式和要求整理归档。
第九条归档的文书档案应当包括原件和复印件,原件应当保持完好无损。
第十条归档的文书档案应当标注档案编号、档案名称、档案类别、形成时间等基本信息。
第十一条归档的文书档案应当由部门负责人签字确认,并加盖部门公章。
第十二条归档的文书档案应当及时交档案管理机构进行保管。
第四章档案的保管与利用第十三条档案管理机构应当对归档的文书档案进行分类、编号、排列、编目、装订等保管工作。
第十四条档案管理机构应当建立健全档案的借阅登记制度,对档案的借阅、归还、复制等进行登记。
第十五条档案管理机构应当定期对档案进行检查、维护,确保档案的安全和完整。
第十六条档案管理机构应当对档案进行信息化处理,提供档案的电子化利用。
机关文书档案管理制度(5篇)

机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上,对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限,交专门档案业务人员签订后,填写卷内目录,进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录,然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档,要严格保管,确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固,关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生,做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐,布局合理,案卷排列科学,便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的,均由档案管理人员负责,并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后,方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后,向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求,确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份,保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次,需存档的重大活动资料由各科室提供,局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度(2)是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性,提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容:1. 机关文书的定义和分类:明确机关文书的概念、种类和分类,如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发:规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序,明确各个环节的责任和权限,确保文书的合法性和准确性。
档案文书管理制度范本(通用6篇)

档案文书管理制度范本(通用6篇)档案文书管理制度11、文书立卷每年年初,政府文件部门或业务部门应首先制定出当年可能形成文件的文件类别,并按文件类别做好文件的收集和分类工作。
在收集完整文件的基础上,根据以下特点逐项进行分类。
①分年度。
将文件按其形成的年度分开。
②分级别。
将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。
对互相联系紧密的文件,如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。
将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。
根据《文书档案保管期限的规定》,将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的基础上,根据实际情况,灵活运用文件各特征(问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关),分别组合成若干个案卷。
拟写案卷标题,简明、确切地反映卷内文件的内容。
案卷正式确定下来后,根据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。
编写卷内文件的页号;填写卷内文件目录和备考表;拆除档案文件上的金属物,装订案卷;填写案卷封面,包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案管理对档案库房中的文件柜和书架进行科学的排列和编号。
保持仓库清洁卫生。
学习和掌握文件保护技术。
仓库应有防高温、防潮、防盗、避光、防尘等安全设施。
,以避免灰尘、有害气体、微生物、昆虫和老鼠对档案的危害。
3、档案利用准备检索工具。
编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等,并积极开展档案史料的编研工作。
查阅、借阅有关文件,需经秘书长批准;对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记,然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。
借阅档案,应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》,以便存查。
对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计建立档案进出登记簿。
准确编制档案工作统计年报,并及时上报有关部门。
5、档案鉴定根据国家有关档案保管期限的规定,制定档案保管期限表,由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组,定期对档案进行鉴定。
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文书档案管理制度通用版
In Order T o Standardize The Management Of Daily Behavior, The Activities And T asks Are Controlled By The Determined Terms, So As T o Achieve The Effect Of Safe Production And Reduce Hidden Dangers.
标准/ 权威/ 规范/ 实用
Authoritative And Practical Standards
文书档案管理制度通用版
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1、目的与适用范围
本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法,
本制度适用于公司文书档案的管理。
2、工作内容
2.1文书档案的归档
2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。
2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。
2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。
2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签字。
2.1.5归档的案卷必须符合下列要求:
2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。
2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过50个字,统一用黑笔写案卷。
2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。
2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。
2.2文书档案的整理和保管
2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管,
2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。
2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。
2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。
2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。
2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施研究解决。
2.3文书档案的签定和销毁
2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。
2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。
2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。
2.3.4销毁时必须多人以上监销。
销毁人和监销人均应在销毁单上签字,销毁清单和有关领导的签署材料永久保存。
2.4文书档案的统计利用
2.4.1档案室要定期或不定期编制有关统计表、主要内容、时间、案卷段、鉴定、销毁、借阅、复制等。
2.4.2档案人员要根据工作需要,编制各种检索工具,如案卷目录、索引等。
2.4.3文书档案和借阅必须履行借阅手续,借阅人对借阅的档案注意爱护、保密,严禁私自涂改和销毁。
2.4.4对带有保密性重要档案,要经广级领导审批,方可借阅,且只能在档案室借阅,不准持出,以防丢失,且不得擅自查阅与自己无关的部分。
该位置可输入公司/组织对应的名字地址
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