2019年大型会议会务工作流程
大型会议会务工作流程清单
会场 会场布置 摄影 回程安排 礼品 会后活动安排 人员报到 摄影联系
自备数码相机 会议现场抓拍用 回程机票预订 会议礼品预订
活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数 人员报到 资料发放 直接前往酒 工作模块 设备 会场 专家会议指引 工作任务 设备就绪 具体内容 责任人 3 6:30--8:00 3 4 8:20-8:40 时间节点 是否完成 检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 查看会场中携带笔记本人数，是否需 笔记本电脑使 要充电器，网线等,通知物业管理处接 用协助 待人员协助 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 专家会议 会议第一天工 作 【 11月11日】 麦克风 会场收拾 午餐 会议记录 麦克风传递 清洁整理会场 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏
就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 会场、设备准备 设备就绪、会 设备复查，会场布置 场状况 经理会议指引 会议地点指引 指引与会人员到XXXXXXXXXX参加会议 电脑与网络、茶 水、摄影、会议 会议过程开展 同上午会议过程 记录、麦克风 会场收拾 清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 招待宴会 就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 观看二人转表演 观看表演 组织入座、紧急情况处理、组织出场
欢迎牌指引牌座位牌是否到位若有需要提前确定赠送礼品样式及数量联系总办叶穗芬协助部门例会及培训会务工作流程清单环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成会议当天工作设备设备就绪会场检查会场情况签到签到表资料分发准备好资料人员签到后发放电脑与网络茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位摄影摄影把关现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况会议记录会议记录录音笔录音人员现场记录麦克风麦克风传递若台下代表需发言明确麦克风传递负责人午餐就餐确认致电食堂确认就餐人数保障午餐供应就餐地点指引指引与会人员到制定地点就餐茶点准时送达联系食堂确保茶点准时送达下午茶时间告知与会人员茶点摆放点合影大合照拍摄会后组织全体人员合影礼品礼品分发将礼品派发给与会人员会后会场收拾会场清理回收并清空会场资料检查是否有物品遗忘晚宴酒水将提前准备好的酒水放到车上车辆确定接送人员的车辆到位清点人数上车到达餐馆时分别清点人数点菜根据现场情况点菜也可提前点好晚宴后晚宴后确保所有人员都能安全到达目的地会议后期工作宣传报道宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布经领导审阅后通过邮件发布后续工作跟进会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理检查会议使用电脑投影设备音响设备网线等是否就绪桌椅摆放
大型会议会务工作流程
大型会议会务工作流程一、前期准备1. 策划会议会议前期策划非常重要，需要根据会议主题、规模、时间等因素确定会议的场地、参会人员、议程、嘉宾、财务预算等。
此时需要与各相关单位合作，制定详细的策划方案。
2. 确定场馆场馆是会议成功的关键因素之一。
选择场馆时需要考虑到场馆的容纳人数、交通便捷程度、场馆硬件设施等多方面因素，并且需要提前与场馆方沟通并签订合同。
3. 预算计划预算计划是一个完整的财务预算，需要考虑到各项开支，例如场馆租金、餐饮、礼品、设备租赁、人员费用等。
此时需要根据预算计划制定预算报告，并向会议组织者报送相关报告。
二、会议准备1. 会前宣传为了吸引更多的人参加会议，需要对会议进行宣传。
此时需要通过各种方式进行宣传，例如通过媒体宣传、名片、宣传单等方式，向目标受众传达会议的时间、地点、主题等信息。
2. 物资准备物资准备是会议准备的重点之一，需要考虑到会议所需的各种物品，例如会议资料、签到表、餐具、音响设备等。
此时需要提前将这些物品准备好，并做好相应物品的记录和编号等工作。
3. 确定议程议程的制定需要考虑到会议的时间、地点、参会人员等因素，制定议程时需要与各部门协调，确定会议的时间表和议程方案，并将议程与会议组织者进行核实和确认。
4. 人员安排人员安排是会议准备工作中不可忽视的因素之一。
人员安排需要根据会议宣传、物资准备、议程确定等多个因素确定，需与各部门提前沟通，确定好各个区域的人员和职责。
5. 安全保障安全保障是会议准备的必备之一，需要考虑到会场安全、参会人员身体健康等问题。
此时需要提前与安保人员、医护人员等相关人员进行沟通，并做好安保、医疗等措施。
三、会议执行1. 会前检查会前检查是确保会议顺利进行的重要步骤之一。
此时需要对会议现场进行安全性、物资配置等方面的检查，避免会议中出现任何安全问题或设备故障等。
2. 人员引导在会议现场，需要安排专业的人员进行指引参会人员到达指定场所，并引导参会人员完成了签到、领取资料、餐饮等信息。
会务流程及详细安排方案
会务流程及详细安排方案一、会前准备。
1.1 确定会议主题与目的。
这就好比咱盖房子得先有个蓝图一样。
要把会议想达到啥成果，围绕啥话题展开先搞清楚。
比如说要是个学术交流会议，主题就得明确是哪个学科领域的交流，目的是分享新研究成果呢，还是探讨行业发展方向。
这是整个会务的核心，可不能马虎。
1.2 选定会议时间与地点。
挑时间就像挑西瓜，得找个合适的时候。
得考虑参会人员的日程安排，尽量避开大家都忙得像热锅上的蚂蚁的时候。
地点呢，要交通便利，环境舒适。
要是找个犄角旮旯的地方，那参会者就像迷失在森林里的小鹿一样，找都找不着。
场地大小也要合适，不能像把大象塞进小盒子一样拥挤，也不能太空旷，冷冷清清的像鬼屋。
1.3 邀请参会人员。
这一步就像请客吃饭，得把该请的人都请全乎了。
要提前发出邀请函，把会议的主题、时间、地点、议程等信息都写得清清楚楚，明明白白。
就像给人家画个地图一样，让人一看就知道是咋回事。
对于重要嘉宾，还得打个电话或者发个短信再确认一下，这叫双保险，万无一失嘛。
二、会中安排。
2.1 会议签到。
这是会议开始的前奏，就像开场锣鼓一样。
要设置专门的签到处，安排热情友好的工作人员。
工作人员就像小太阳一样，要能给参会者带来温暖。
准备好签到表、名牌等物品，让参会者一到就感觉井井有条。
2.2 会议开场。
开场得有个热热闹闹的氛围，主持人就像乐队的指挥一样，掌控着整个节奏。
简单介绍一下会议的背景、目的、参会人员等情况，让大家快速进入状态。
可别啰里啰唆的，要像快刀斩乱麻一样干脆利落。
2.3 会议议程推进。
按照事先安排好的议程一项一项进行。
发言人要条理清晰，就像厨师做菜一样，一道一道工序有条不紊。
中间可以安排一些互动环节，像提问、小组讨论啥的。
这就像在平静的湖水里扔个石子，激起一点波澜，让会议更加生动有趣。
2.4 会议休息与茶歇。
人不是机器，得休息。
休息时间就像给汽车加油一样，让参会者补充能量。
茶歇要准备一些可口的点心和饮品，让大家能像在自己家一样放松。
大型会议会务工作流程
会场布置 会议摄像 摄像联系
设备
设备就绪
会场
检查会场情况 签到表 材料发放
签到 会议当天工作
会议当天工作
茶水 摄影 记录 麦克风 人员到位 会后会场收拾
茶水供给到位 摄影人员是否到位 会议记录 麦克风传递 会场点名 会场清理 会务费用结账报销
服务员负责现场倒茶到位 新闻中心指派记者 录音笔录音，工作人员现场记录 若有代表需发言，明确人员负责 麦克风传递 及时掌握与会人员到位情况 关闭各种会议设备，回收会场资 料；检查是否有物品遗忘 对会务期间发生的费用进行结账 报销 组织相关会务人员进行工作总 结，梳理工作流程中出色之处及 不足之处
具体内容
会议前期准备 会前事宜 会 场
检查音响、投影仪、空调、屏蔽 器等设备是否可用，指引牌、座 位牌、面巾纸、茶叶茶杯是否到 位，会场及卫生间卫生是否干净 整洁。 做好会标悬挂和桌椅、座位牌、 麦克风、面巾纸、文具等摆放 与新闻中心联系，派专业人员进 行拍摄。 检查会议使用电脑、音响、投影 仪、空调、屏蔽器、网线筹等是 否正常就绪 指引牌、座位牌、桌椅、文具、 面巾纸及资料摆放；横幅悬挂等 在会场入口处准备好签到表与 笔，供与会人员签到 人员签到后，发放会议资料
大型会议会务工作流程
环节 工作模块 工作任务
会议名称 会议时间 会议确认 会议事由确定 会议地点 与会人员 会议议程 会议分工 会议通知 座位安排 会议资料 会议前期准备 明确工作人员具体分工 通知与会人员参会 与会人员的座位示意图 准备与收集 包括会议主持词及相关资料等 内容包括会议名称、时间、地点 、与会对象、注意事项等 根据会议形式及人数确定会议地 点，预订相应会议室 确定具体与会人员名单 明确会议各项议题及主持人等
大型会务工作组织流程
大型会务工作组织流程大型会务工作组织流程主要包括以下几个环节：确定会议目标、制定会议策划方案、确定会议预算、会议场地选择、会议日程安排、邀请嘉宾和参会人员、会议物资准备、会务团队组建、会议前的宣传和推广、会议现场的组织和执行、会后总结和反馈。
首先，确定会议目标。
包括会议目的、参会人员和规模、会议的主题和内容等。
根据会议目标，制定会议策划方案。
其次，制定会议策划方案。
包括会议的时间、地点、议程安排、参会人员名单、会议宣传方案等。
然后，确定会议预算。
根据会议策划方案，制定会议预算，包括场地租赁费用、设备租赁费用、会务人员费用、餐饮费用、交通费用等。
接着，会议场地选择。
根据会议的规模和要求，选择合适的场地，包括会议厅、展览中心、酒店等。
然后，会议日程安排。
根据会议目标和参会人员的安排，制定详细的会议日程安排，包括开幕式、主旨演讲、分论坛、休息时间等。
接下来，邀请嘉宾和参会人员。
根据会议目标和参会人员的需求，邀请相关的嘉宾和参会人员参加会议，包括专家学者、行业领导、企业代表等。
然后，会议物资准备。
根据会议日程和参会人员的数量，准备会议所需的物资，包括会议背景板、餐饮物资、文具用品等。
接着，会务团队组建。
根据会议规模和需求，组建会务团队，包括会务策划人员、执行人员、摄影录像人员等。
然后，会议前的宣传和推广。
根据会议目标和策划方案，进行会议的宣传和推广工作，包括制作宣传海报、发布会议信息、与媒体合作等。
接下来，会议现场的组织和执行。
根据会议日程，组织会议的现场布置，包括场地布置、设备准备、会议签到等。
最后，会后总结和反馈。
对会议的整个组织流程进行总结和反馈，包括会议的成功之处和不足之处，以及对下次会议的改进和提升建议。
通过以上的流程，组织者能够高效地组织大型会务，确保会议的顺利进行，达到预期的目标。
会务操作流程
会务操作流程一、会务策划1.确定会议目标（1）明确会议主题①讨论内容②目标受众（2）设定会议目的①信息交流②战略规划2.制定会议计划（1）会议时间安排①确定会议日期②确定会议时长（2）选择会议地点①审核场地可用性②考虑交通便利性3.预算编制（1）确定预算范围①场地租赁费用②设备租赁费用（2）预算审批①提交预算报告②获取相关部门审批二、会议准备1.参会人员邀请（1）制定邀请名单①确定主要参会人员②确定嘉宾邀请（2）发送邀请函①选择发送方式邮件传真②确认参会回复2.会议资料准备（1）准备会议议程①明确各环节时间②分配发言人（2）制作会议材料①会议手册②演示文稿3.设备和场地布置（1）设备租赁①确认所需设备投影仪音响设备②确认设备到位（2）场地布置①座位安排②现场标识三、会议实施1.会议签到（1）签到台设置①准备签到表②准备名牌（2）参会人员签到①确认参会人员名单②发放会议资料2.会议进行（1）主持人开场①简要介绍会议背景②说明会议流程（2）各环节发言①按照议程进行发言②控制时间（3）互动讨论①提问环节②听取意见反馈3.会议总结（1）主持人总结①概括会议要点②强调后续工作（2）结束会议①感谢参会人员②宣布会议结束四、会后跟进1.会议资料整理（1）整理会议记录①确认发言内容②整理讨论结果（2）分发会议纪要①确认参会人员邮箱②发送会议纪要2.反馈收集（1）发送反馈问卷①确定反馈内容②选择发送方式（2）汇总反馈结果①分析反馈数据②提出改进建议3.费用结算（1）汇总费用清单①确认各项费用支出②准备结算文件（2）提交费用报销①填写报销申请②附上相关凭证。
大型会议会务工作流程清单1
大型会议会务工作流程清单1大型会议会务工作流程清单1大型会议作为重要的活动形式之一，其会务工作的组织和执行是至关重要的。
为确保会议顺利进行，以下是一份大型会议会务工作流程清单，供参考：1.确定会议目标和主题：-确定会议的目标和主题，明确会议的宗旨和意义。
-带领团队制定会议策划和执行的整体框架。
2.制定会议预算：-根据会议规模和要求，制定详细的预算表。
-包括会场租赁、设备租赁、餐饮费用、差旅费用等项目。
3.选择会议时间和地点：-根据会议规模、参会人数和地理位置等因素，选择合适的会议时间和地点。
-确保会场对参会人员来说便利和舒适。
4.寻找合适的会议服务供应商：-与会议服务公司洽谈，了解他们的服务内容和价格。
-确保会议服务供应商具有良好的声誉和经验。
5.预定会议设备和物资：-需要提前预订所有会议所需的设备和物资，如音响、投影仪、幕布、会议背景板等。
-确保在会议开始之前可以安装和测试所有设备。
6.制作会议宣传资料：-制作会议的宣传资料，包括传单、海报、会议手册等。
-发送给潜在参会者，以引起他们的兴趣并吸引更多的参会者。
7.注册和报名管理：-设置在线注册系统，方便参会者进行注册和报名。
-确保注册过程简便、快捷，并提供参会者所需的信息。
8.安排交通和住宿：-协调交通安排，包括机票、火车票、班车服务等。
-提供住宿指南，预订酒店房间，并与酒店进行合作。
9.确定会议议程：-与主讲人和讲师沟通，确定详细的会议议程和日程安排。
-确保各个环节有足够的时间，并充分利用时间进行讨论和交流。
10.安排会议食品和饮料：-根据会议的时间和规模，安排适当的餐饮服务。
-提供早餐、午餐、晚餐和茶歇等，确保参会者得到充分的休息和营养。
11.参会人员管理：-确定参会人员名单，包括发言嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾、嘉宾-提供参会者的签到和会议胸牌。
12.会议现场布置：-根据会议的主题和目标，布置会场和舞台。
会务安排流程
会务安排流程(一)会务一般分为三个阶段, 会前准备、会间服务、会后处理1、会前准备阶段。
（例会和小型会议不安排食宿, 适当简化)2、制定会议方案。
3、对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见, 提交领导讨论审定后, 即作为组织筹办会议的依据。
如作变动,需及时请示报告,不可自作主张,随意改变方案.4、拿出会务工作实施计划。
主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作, 按内容或承办部门归类,按时间顺序排队, 列出共有多少项工作, 每项工作拟由哪个部门或个人负责, 以及各项工作的基本要求、完成的时限等.这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数, 避免忙乱和大的疏漏。
3.组织召开协调会议.5、较大型会议会务任务重, 服务保障的部门多, 要根据需要, 组成会务工作组, 召开会议筹办工作协调会。
召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案, 明确各组或各人的任务,研究和补充《会务工作实施计划》, 协调一些交叉和难度较大的工作, 有针对性地提出要求, 明确分工,责任到组到人。
6、印发会议通知.召开会议的基本问题确定以后, 要尽快发出会议通知, 给参加会议的人员留出准备时间。
会议通知一般包括“八要素”: 即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。
注意事项主要讲需要携带什么材料或物品, 要不要提前报告与会人员名单, 要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次,以及有问题如何联系等.4.印制会议票证。
（大中型会议）对正式出席会议的人员要发给出席证, 列席会议的人员要发给列席证,会议工作人员要发给工作证, 进行选举等其他重要会议, 还可印制使用印有座号的座次证,密级较高、进出住所需严格控制的会议,还要印制车辆通行证。
各种票证颜色要鲜艳, 且互相区别,以便于辨认。
会议各种票证应于会议报到前印制好, 出席证、列席证、工作证一般在报到时核发, 座次证一般在举行全体会议之前临时分发。
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具体内容
责任人 时间节点 完成进度
会议确认
会议事由确定
与会人员 会议议程 确定酒店
电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外 部）、回执、会议使用 文档初稿（Word、 Excel、PPT等） 确定参会人员信息 回执收集 回执收集
明确人员分工
将具体人员分工填入此表
整理通讯录 确定参会人员信 息 确定参会人员信 息 整理通讯录 准备和收集
热水或矿泉水，安排专门人员就位 流程沟通，摄影机位安排，全程或者重要环节沟通，主持人沟通等 摄影工作分工，重要讲话及场景抓拍 礼仪指引嘉宾致辞，传递麦克风 设备、条幅、桌椅设施座位牌等 人员按此前安排不变
会场撤展 就餐宴会
清洁整理会场 就餐地点指引 组织人员
恢复会场卫生，设备设施维护，是否有物品遗漏 带领人员前往酒店就餐，提前做好摆桌，人员安排，工作人员陪同等 1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队； 2.联系车辆到位，各车领队组织人员上车 有序组织旅游，注意组织有序，保证人员不掉队，集中返程，与旅行社对 接好
大型会议会务工作流程进度清单(2019年)
环节 工作模块 工作任务
会议名称 会议时间 会议地点 会议场所 根据会议形式及规模预定会议室场所 确定与会人员类别及通知邀约方式（纸质邀请函、微信邀请函、电话邀约 、邮件邀约、上门拜访邀约等） 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人（发言嘉宾邀约等） 根据与会人员的类型及规模预定酒店房间、用餐、会场等，提前致电酒店 人员做好准备
电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word、Excel、PPT等） 整理通讯录 整理通讯录 电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word、Excel、PPT等） 电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表
摄影、摄像
摄影工作
回程安排 礼品
回程接送，车票 回程人员姓名、车次确认，联系前台确认出票，工作人员送达乘坐返程 预订 会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系预订
会后活动安排 人员报到
活动地点及人数 联系活动场所，车辆预定 人员报到 资料发放 路线设定 展厅布置 直接前往酒店报道 包括会议材料，代表证等 明确行车路线，工作人员跟车，指引司机，向嘉宾明确考察行程，与嘉宾 客商互动，提前准备互动话术和材料 考察地点迎宾布置提前做好，包括停车、道旗、彩虹门、指引牌摆放等 负责解说的工作人员做好提前对接，所需资料提前准备，包括小蜜蜂，话 筒等 1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队；2.联系车 辆到位，各车领队组织人员上车 有序组织展厅考察，注意组织有序，保证人员不掉队，集中返程 检查会议使用电脑、投影设备，音响设备，网线等是否就绪，对相关文件 播放进行预演、调试 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位等 指引与会嘉宾、客户进行会场参加会议
会议筹备 接送（飞机、火车、汽 期 车）
餐饮
就餐形式 地点确定
文具 会场
文具准备及领取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、激光笔、录音笔、代表证等 会议场所预订 会场布置 摄像联系 投影、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水等 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位等 与总办专业人员联系摄像事宜，提前沟通流程，提前与主持人对接 会议现场抓拍，最少安排2人，相机提前充电、清空存储卡，提前准备读 卡器等
参观考察
参观第六工业园/集团双 创展厅
解说对接 组织人员 参观、考察
设备 会场 嘉宾、客户会场指引 电脑及网络
设备调试、就绪 检查会场情况 会场指引 笔记本电脑使用 协助 茶水供应 摄像工作 摄影工作 礼仪指引 布置闭幕会场 摄影，照相，茶 水，会议记录
会议执行 工作安排
茶水 摄影、摄像 礼仪指引，麦克风 会议闭幕
资料
存储 资料 打印 装订 发放 住宿预订、安排 酒店预订 接送入住酒店
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料存储到一定的文件夹，并告知相 关人员 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 通过内部邮件、内容微信共享等多种形式共享资料，确保收到，并要求查 阅、回复 联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐 确定接送人员名单（嘉宾、客户），联络方式及航班、车次到达时间 （根据会务时长、具体安排安排就餐，根据用餐地点做以下工作） 食堂：确定用餐规模，提前联系场地、菜单、酒水等，并办理手续，与食 堂工作人员做好对接，做好接待工作，如有需要需提前做好排桌 外面就餐：酒店预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预定、酒水准备，与 酒店工作人员对接，做好接待工作，如有需要需提前做好排桌 茶点水果：提前安排，并告知工作人员做好摆放或上桌
旅游安排 旅游 回程安排
回程接送，车票 回程人员姓名、车次确认，联系前台确认出票，工作人员送达乘坐返程 预订 宣传计划表 按照前期准备的宣传计划进行宣传，稿件撰写、照片整理 1.本司媒介发布，稿件由评审组审核，通过本司的微信，网站等发布 2.合作媒体发布。审核过的通稿交由合作媒体，确定发布档期，截图留 存，效果监测 专人整理会议纪要 经领导审核后，进行内部OA,邮件，微信发布 客户资料整理，归档 针对客户进行回访，确定回访时间
会议后期 工作安排
宣传报道
宣传报道发布 纪要整理 内部发布 销售跟进
会议纪要
后续工作跟进
会务费用结账报 对会务期间发生的费用进行结账报销 销 会务工作总结 组织会务组人员进行总结，梳理工作流程中的出色之处和不足之处 工作任务跟踪管 针对会上确定的各项工作任务（未尽之处）进行跟踪管理 理